TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 TALENTO HUMANO CODIGO 6.5 HOJA 1 DE ACTAS ACTAS COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL Cumplidos 2 años en AG, se transfiere al AC por 3 años. Eliminación por pérdida de vigencia y valores primarios para la entidad Convocatoria Acta de escrutinio Acta de constitución y funcionamiento Registro de inscripción Actas de reunión Soporte actividades CONTRATOS CONTRATOS DE APRENDIZAJE 1 80 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 80 años por reconocimiento de derechos pensionales, lapso en que se digitaliza. Eliminar por pérdida de valores primarios para la entidad Requerimiento de personal TH FT 001 Formato de resultado del proceso de selección TH FT 002 Formato de verificación de documentos TH FT 005 Hoja de vida Certificados de escolaridad Copia de cursos de identificación Libreta militar Antecedentes disciplinarios Certificado de afiliación EPS Certificado de afiliación AFP Autorización examen médico de ingreso Certificado de aptitud médica Contrato o Convenio de aprendizaje Formato de ingreso de personal TH FT 006

2 TALENTO HUMANO CODIGO 6.5 HOJA 2 DE Afiliaciones seguridad social Contrato de apertura de cuenta Otrosí o adiciones Incapacidades Solicitud de reconocimiento de prestaciones económicas Copia del abono de la EPS por incapacidad Permisos o licencias Visita de acompañamiento etapa productiva SENA Actas de descargos Evaluación del aprendiz Formato de acta de reunión entrega cargo SEM FT 010 Autorización examen medico de egreso Examen médico de egreso Formato de paz y salvo TH FT 009 Certificación de aprendizaje CONTRATOS DE PASANTÍAS 2 8 Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 8 años, lapso en primarios para la entidad Requerimiento de personal TH FT 001 Formato de resultado proceso de selección TH FT 002 Formato de verificación de documentos TH FT 005 Hoja de vida Certificados de escolaridad de identificación Libreta militar Antecedentes disciplinarios Certificado de afiliación EPS Certificado de afiliación AFP Convenio de practicas (contrato) Afiliación a seguridad social Carta de aceptación de prácticas empresariales Formato de ingreso de personal TH FT 006

3 TALENTO HUMANO CODIGO 6.5 HOJA 3 DE Acta de inicio de convenio AD FT 003 Otrosí o adiciones Notificación de novedades al contrato Visita de seguimiento convenio Informe de actividades FI FT 013 Evaluación del practicante Formato de acta de reunión entrega cargo SEM FT 010 Formato de paz y salvo TH FT 009 Certificación de practicante CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 2 8 Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 8 años, lapso en primarios para la entidad Solic. Contratación personal por prestación de serv. TH FT 014 Formato de verificación de documentos TH FT 005 Hoja de vida Certificados de escolaridad RUT de identificación Libreta militar Antecedentes disciplinarios Certificado de afiliación EPS Certificado de afiliación AFP Contrato de prestación de servicios Acta de inicio AD FT 003 Póliza de cumplimiento Recibo de pago de póliza Otrosí o adiciones Informe de actividades FI FT 013 Notificación de novedades al contrato Evaluación desempeño personal prest. servicios TH FT 013 Comunicaciones Acta de liquidación de contrato de prest. de servicios TH FT 015

4 TALENTO HUMANO CODIGO 6.5 HOJA 4 DE Certificación de prestación de servicios CONVENIOS CONVENIOS DE PASANTIAS O APRENDIZAJE Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 3 años, lapso en primarios para la entidad. 570 Convenio 571 Comunicaciones CONVENIOS ENTIDADES DE CRÉDITO O LIBRANZA Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 3 años, lapso en primarios para la entidad Convenio Comunicaciones HISTORIAS HISTORIAS LABORALES 1 80 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 80 años, por reconocimiento de derechos pensionales, lapso en que se digitaliza para consulta. Seleccionar una muestra del 20% de cargos de alta dirección Requerimiento de personal TH FT 001 Resultado del proceso de selección TH FT 002 Exámenes de conocimiento específicos Verificación documentos contratación de personal TH FT 005 Hoja de vida Certificaciones de escolaridad Copia de cursos de identificación Libreta militar Antecedentes disciplinarios Certificado de afiliación EPS Certificado de afiliación AFP

5 TALENTO HUMANO CODIGO 6.5 HOJA 5 DE Autorización examen médico de ingreso Examen médico de ingreso Contrato laboral Afiliación a EPS Afiliación a AFP Afiliación a ARL Afiliación a Caja de compensación familiar Ingreso de personal TH FT 006 Contrato de apertura de cuenta Acta de entre de dotación Solicitudes de préstamo Autorización de descuento por libranza Otrosí o adiciones Actualización de hojas de vida Actualización de certificados educación Incapacidades Solicitud de reconocimiento de prestaciones económicas Copia del abono de la EPS por incapacidad Permisos o licencias Citación descargos Actas de descargos Certificados de ingresos y retenciones Solicitud de retiro de cesantías Evaluaciones de desempeño TH FT 004 Formato de registro de vacaciones Carta de renuncia o cancelación de contrato Formato de acta de reunión entrega cargo SEM FT 010 Autorización examen medico de egreso Examen médico de egreso Paz y salvo TH FT 009 Liquidación del contrato de trabajo TH FT 008 Carta de retiro de cesantías Formulario cancelación de empleados caja de compensación

6 TALENTO HUMANO CODIGO 6.5 HOJA 6 DE INFORMES INFORMES AUSENTISMO 1 1 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 1 año. Eliminar por pérdida de vigencia y valores primarios para la entidad. 585 Registro de ausentismo 586 Soportes INFORMES EVALUACIONES DE DESEMPEÑO 1 1 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 1 año. Eliminar por pérdida de valor primario para la entidad Informe de evaluación de desempeño Tabulación de evaluación de desempeño Registro identificación necesidades de capacitación TH FT NOMINA Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 3 año, lapso en que se digitaliza para consulta. Eliminar por pérdida de valor primario para la entidad, la información queda resguardada en el aplicativo contable Planilla de nomina Desprendibles de nomina Anexo liquidación de primas Anexo pago de intereses de cesantías Anexo pago de vacaciones Anexo abono a cesantías Liquidación de prestaciones sociales TH FT 007 Soportes de novedades PLANILLAS

7 TALENTO HUMANO CODIGO 6.5 HOJA 7 DE PLANILLAS INTEGRADAS DE APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Comprobante de pago Reporte de pago por administradora Planilla integrada de aportes de seguridad social Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 8 años, lapso en que se digitaliza. Eliminar físicos por pérdida de valor primario para la entidad, conservar digitales permanentemente para consulta como soporte del reconocimiento pensional PROCESOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN ADJUDICADOS Cumplidos 2 años en AG, se transfiere al AC por 3 años, lapso en primarios Requerimiento de personal TH FT 001 Términos de la convocatoria de personal Cuadro resumen convocatoria Listado de postulantes Cuadro resumen de preseleccionados Acta de reunión SEM FT 010 Hojas de vida candidatos PROGRAMAS PROGRAMAS DE CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO 2 1 Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 1 años Eliminar por pérdida de valor primario para la entidad. 566 Programa de capacitaciones y/o entrenamientos TH FT Registro de capacitación y entrenamiento TH FT Soportes 569 Evaluación de satisfacción de capacitación TH FT PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL 2 1 Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 1 año. Eliminar por pérdida de valor primario para la entidad. 36 Programa

8 TALENTO HUMANO CODIGO 6.5 HOJA 8 DE REPORTES REPORTES VINCULACIÓN ENTIDADES DE SEGURIDAD SOCIAL 1 1 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 1 año, lapso en que se digitaliza. Eliminar por pérdida de valor primario para la entidad Registro de ingreso Comunicaciones Requerimientos Paz y salvos