PROCEDIMIENTO DE PAGOS TESORERIA

Transcripción

1 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Establecer los requerimientos a nivel documental y las condiciones generales para la realización de los pagos de la organización. 2. CAMPO DE APLICACIÓN Aplica para todos los pagos que realiza la organización, desde el momento en que se reciben las cuentas en tesorería hasta el pago correspondiente 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA No aplica. 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS CDP (certificado de disponibilidad presupuestal): Documento mediante el cual la organización le asegura a un tercero que existen recursos suficientes para crear compromisos a su cargo. RPE (registro presupuestal): Documento por medio del cual se indica claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar en una organización.

2 Página 2 de 5 5. DESCRIPCIÓN 5.1 Documentos Soportes para la Realización de un Pago Pago directo: - Distribución de costos. Compras de almacén: - Solicitud de pagos. - Factura o cuenta de cobro. - Orden de compra y entrada almacén. Contratos pago de anticipos: - Cuenta de cobro - Copia del contrato. - CDP y RPE - Aprobación de garantías. Contratos pago sucesivos, pagos parciales o finales (contratos de suministro, publicidad, servicios, usufructo): - Entrada a almacén. - Pago de parafiscales, planilla de vinculación o certificado de revisión fiscal - Pólizas de cumplimiento - Informe de interventoría si corresponde Nota 1: El contrato y los documentos soportes de la orden de servicio, certificación del operador comercial sobre el número de cupones recaudados y certificación del Jefe Comercial de que los valores a pagar son los pactados (este en el caso de los recaudadores), certificación del Jefe de Comunicaciones de la prestación parcial del servicio (para los contratos u órdenes de trabajo de publicidad), no hacen parte de los documentos de soporte de la cuenta, pero se pueden consultar sólo para lectura en el proceso jurídico.

3 Página 3 de 5 Contratos pagos actas parciales y pagos finales (contratos de obra): - Copia del contrato. - Factura o cuenta de cobro. - Copia del CDP, RPE. - Actas parciales Para pagos finales además de los anteriores documentos, copia de la adición y/o otrosí al contrato (en caso de haberla) con su respectivo CDP y RPE de la adición, aprobación de modificación de pólizas, acta de recibo, acta de liquidación y balance de obra. Pagos internos: - Soportes de la nómina, parafiscales y descuentos de nómina. - Notas débito y extractos donde se evidencien gastos bancarios o pago de obligaciones relacionadas con la deuda (para deuda o gastos bancarios). - CDP y RPE (no si son descuentos de nómina). Reintegros - CDP y RPE (no si es un reintegro de nómina). - Certificación de recibido del servicio y/o producto adquirido. Avances: - Solicitud de pagos. - En caso de que sea una compra por almacén los mismos documentos de este pago. - Certificación de recibido del servicio y/o producto adquirido. - Formato de avance (solo para los avances). Pagos generales: - Acta de recibo (si hay contrato u órdenes de servicio.). - Aprobación de pólizas (si hay contrato y si así se manifiesta en el). - Certificación de que el servicio se recibió a satisfacción (para gastos de reuniones, actividades y servicio de comedor).

4 Página 4 de 5 - Paz y salvo del almacén y activos fijos y soporte de la liquidación (este punto es solo para los trabajadores desvinculados de la empresa). - Certificado de notas y comprobante de pago del semestre (solo para las cuentas de auxilio y/o estimulo de estudio y el comprobante de pago cuando solicite reintegro). Nota 2: cuando se pague una cuenta de viáticos el empleado es el responsable de hacer llegar a la tesorería y a talento humano el certificado de asistencia si es una capacitación o cumplido si es una diligencia autorizada. 5.2 Condiciones Generales para la Realización de los Pagos 1. Los pagos únicamente son aprobados por el Gerente. Para que la gerencia apruebe un pago este debe tener el visto bueno de alguno de los Directores. 2. La Auxiliar de contabilidad entrega a Tesorería todos los documentos para la programación de pagos. 3. las cuentas deben estar físicamente en tesorería una semana antes de la programación de pagos. 4. la programación y realización del pago a proveedores será los días martes y viernes. 5. La programación de los pagos se hará de acuerdo al vencimiento de la factura o cuenta de cobro en función del flujo de efectivo. 6. Todas las facturas y cuentas de cobro deben tener el radicado de VENTANILLA UNICA. 7. Todo cheque que salga de la Organización deberán llevar sello restrictivo, salvo solicitud escrita del representante legal y/o primer beneficiario. 8. Para el pago con transferencia o consignación de cheques se hará una vez recibida la certificación bancaria de la Auxiliar de Contable y se haya hecho la inscripción de la cuenta por parte de la Auxiliar de Tesorería. 9. Para la entrega de cheques a terceros (diferentes del primer beneficiario), deben presentar autorización del primer beneficiario con firma, huella y fotocopia de la cédula del primer beneficiario y de la persona autorizada.

5 Página 5 de 5 LISTA DE MODIFICACIONES Rev. Fecha Página Descripción de modificaciones Se modificó el punto 5.1 Documentos Soportes para la realización de un pago No aplica. Creación del documento. Elaborado: Clara Verificado: María Elena Aprobado: Gustavo Fecha de Eugenia Herrera. Saavedra. Jaramillo aprobación: Cargo: Jefe de Cargo: Directora Cargo: Gerente Tesorería. Administrativa y de Talento Humano. Firma: Firma: Firma: Rige a partir de: