PROCEDIMIENTO DE MATRICULA FINANCIERA

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1 PROCEDIMIENTO DE MATRICULA REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. NUMERAL DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO Página 1 de 11

2 1. OBJETIVO Definir las modalidades de pago de la matricula financiera, los requisitos exigidos a los estudiantes y los responsables del proceso. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la matricula financiera de aspirantes a ingresar a la Institución y para estudiantes antiguos. Inicia con la liquidación de la matricula financiera, continua con la modalidad de pago y termina con la expedición del comprobante de matrícula financiera. 3. RESPONSABLE El Jefe de Crédito es el responsable de cumplir, hacer cumplir y mantener este procedimiento. 4. DEFINICIONES 4.1 Matricula Financiera: Es el proceso mediante el cual el aspirante/estudiante realiza el pago de los derechos para acceder al servicio educativo que ofrece la Institución. Debe realizarse para cada período académico, según las fechas señaladas en el Calendario Académico. 4.2 Calendario Académico: Es el cronograma establecido para realizar las actividades académicas de cada período lectivo, semestral. 4.3 Crédito Educativo: Es un mecanismo de financiación a través del cual, los estudiantes pueden obtener una educación con facilidad de pago por medio de cuotas mensuales durante un tiempo pactado, que busca mejorar la calidad de vida del mismo y de su familia. 5. POLÍTICAS 5.1 En la oficina de Crédito tiene prioridad la atención al estudiante, por lo tanto todos los miembros de la oficina están en capacidad de asesorar, realizar la matrícula financiera y resolver las dudas a los estudiantes. Página 2 de 11

3 5.2 El Jefe de Crédito dará autorizaciones de nivel superior y/o resolverá situaciones problema, cuando los auxiliares no puedan darles solución. 5.3 Los precios y plazos para el pago de los derechos pecuniarios correspondientes a las matriculas y otros conceptos, los fija la Junta Directiva anualmente. 5.4 Para matricularse financieramente en la Institución, el estudiante debe estar a paz y salvo por todo concepto. 5.5 No se otorgarán créditos directos a estudiantes de primer ingreso, ni a estudiantes de último semestre. 5.6 Sólo se otorgará créditos directos con la Institución, con previa autorización del Vicerrector Administrativo y Financiero, y en casos de estudiantes que estén a paz y salvo y hayan demostrado puntualidad y cumplimiento en los pagos. 5.7 Un estudiante tiene la opción de combinar las formas de pago, de contado y a crédito. En todo caso, el pago del seguro estudiantil debe ser de contado. 5.8 Los convenios para financiación de estudios que se realicen con entidades públicas o privadas son aprobados por la Junta Directiva de la Institución. 6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 6.1 LIQUIDACIÓN DE LA MATRÍCULA. Con base en la documentación entregada por el aspirante, la oficina de Admisiones y Registro expide un comprobante de liquidación con el cual el estudiante procederá a realizar su matrícula financiera. 6.2 PAGO DEL SERVICIO EDUCATIVO. El Auxiliar de Admisiones indaga con el estudiante la forma de pago que empleará: Página 3 de 11

4 6.2.1 PAGO DEL SEMESTRE DE CONTADO: El aspirante/estudiante, debe realizar el pago del valor de la matricula el y seguro estudiantil, en cualquiera de las entidades bancarias o empresas recaudadoras, autorizadas. Nota 1: Cuando el pago se va a realizar con tarjeta débito, crédito, o cheque de gerencia, debe hacerlo en la Caja de la oficina financiera de la Institución. Nota 2: Cuando el pago se realiza con tarjeta de crédito, el estudiante no se beneficia con la totalidad del descuento por pronto pago. En este caso, solo se le hará el 5% de descuento, cuando corresponda al periodo establecido para otorgar el 10%. Una vez efectuado el pago, el aspirante/estudiante, lleva el comprobante de la consignación a la oficina financiera de la institución, donde el Auxiliar de Ingresos registra la información del pago en el software económico y genera el comprobante de Matricula Financiera en original y copia. El original lo entrega a la oficina de Crédito para que sea archivada en la carpeta del estudiante, y la copia la entrega al estudiante para que realice la matricula académica de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para Matrícula Académica. Nota: Los estudiantes nuevos deben realizar la matricula académica en la oficina de admisiones y Registro de la Institución; y los estudiantes antiguos, realizan la matricula en la respectiva facultad o a través del portal de estudiante de la página web institucional. 6.2 PAGO DEL SEMESTRE A CRÉDITO: Cuando el aspirante/estudiante, manifiesta la necesidad de financiar el pago de su matricula, el Auxiliar de Admisiones lo direcciona con la oficina de Crédito. Tanto el Jefe como los auxiliares de Crédito de la institución están en capacidad de atender y asesorar al estudiante o a los padres de familia, sobre la opción de financiamiento que mejor se adapta a sus necesidades, indagando sobre su situación económica y capacidad de pago. Las opciones de crédito ofrecidas por la institución son: Página 4 de 11

5 6.2.1 Créditos directos. Sólo se otorgará créditos directos con la Institución, con previa autorización del Vicerrector Administrativo y Financiero, y en casos de estudiantes que estén a paz y salvo y hayan demostrado puntualidad y cumplimiento en los pagos. El porcentaje del crédito educativo directo a otorgar al estudiante para matricula, lo establece el vicerrector administrativo y financiero, con una tasa de interés corriente e interés por mora variable, ajustada cada año, no mayor a la tasa permitida por la ley. El saldo se difiriere a 4 cuotas iguales, para asegurar el pago total de la deuda dentro del semestre. Estos créditos son atendidos y estudiados por el Jefe de Crédito. Los requisitos para acceder a este tipo de crédito son: Liquidación de Matricula Financiera. Diligenciar completamente el formulario Solicitud de Financiación de Servicios Académicos. Un codeudor. Certificado laboral del codeudor. ( Si es empleado) Declaración de Origen de ingresos del codeudor ( Si es independiente) El estudiante (deudor) y el codeudor, deben firmar un Pagaré y su carta de instrucciones en blanco, como garantía de la deuda. Fotocopia de las cédulas del estudiante (deudor) y del codeudor. Recibo de servicio de energía eléctrica, del estudiante, menor de tres meses. Una vez el crédito sea aprobado, el Jefe de Crédito, genera el nuevo comprobante de pago con el valor que el estudiante debe cancelar de contado. El estudiante además de efectuar el pago de contado del valor de la matricula que no va a financiar, debe pagar el 100% del seguro estudiantil. Con el comprobante de pago, se dirige a la oficina financiera para que el Auxiliar de Ingreso registre la información del crédito en el software económico y genere el comprobante de Matricula Financiera en original y copia. El Página 5 de 11

6 original lo entrega a la oficina de crédito para que sea archivada en la carpeta del estudiante, y la copia la entrega al estudiante para que realice la matricula académica de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para Matrícula Académica Créditos con entidades financieras: Crédito Educativo Icetex: Crédito Nuevo: Los aspirantes/estudiantes que quieran acceder a un crédito por primera vez con el ICETEX, deberán: Ingresar a la página web de ICETEX y diligenciar, junto con el codeudor, la solicitud de crédito. Pagar en el Banco el estudio de crédito en Cifin Quince días (15) después radicada la solicitud, el aspirante/estudiante debe consultar en la página web del ICETEX, el estado de su crédito. Una vez verificada la aprobación del crédito, el aspirante/estudiante debe acercarse a la institución a entregar los documentos que lo soportan, y a firmar, junto con el codeudor, el pagaré y la carta de instrucciones, en presencia del Coordinador de Crédito- ICETEX de la institución. La carta de instrucciones debe ser autenticada en Notaría. Con el lleno de estos requisitos, el Auxiliar de Crédito- ICETEX, legaliza el crédito e imprime una copia de dicha legalización la cual entrega al aspirante/estudiante. Con esta copia el aspirante/estudiante se acerca al Auxiliar de crédito para que ingrese los datos en el Software económico y de esta manera legalizar su matricula financiera con CECAR, este proceso, genera el comprobante de matricula financiera, con el que el aspirante/estudiante, procede a realizar de su matrícula académica según lo establecido en el Procedimiento para matrícula académica. Página 6 de 11

7 Renovación de Crédito Icetex: CECAR publica las fechas durante las cuales estará habilitada la página web de ICETEX para la renovación de los créditos, pero el responsable de la renovación del crédito, es el propio estudiante. Los estudiantes que deseen renovar su crédito ICETEX deben: Consultar en la página web de ICETEX las fechas en las cuales estará habilitado el programa para renovaciones de crédito Ingresar a la página web de ICETEX con el número de su identificación, y actualizar los datos de su crédito educativo Imprimir dos copias del reporte de la actualización de datos Con las dos copias, el estudiante se dirige a la institución con el Auxiliar de Crédito -ICETEX, quien le entrega el formulario de Solicitud de financiación de servicios educativos para que lo diligencie y anexe tanto los documentos exigidos por la institución, como una copia del reporte de la actualización de datos realizada en la página de ICETEX. Con la segunda copia, el Auxiliar de Crédito- ICETEX procede a realizar la renovación del crédito a través de la página web haciendo uso de la clave exclusiva que le asigna el ICETEX. El reporte de Crédito Renovado que arroja el sistema después del proceso, es archivado en la carpeta del estudiante. Una vez diligenciada la solicitud el estudiante se dirige al auxiliar de crédito a legalizar su matrícula financiera; en este proceso, se genera el comprobante de Matricula financiera, con el que el estudiante procede a realizar su matrícula académica según lo establecido en el Procedimiento para matrícula académica Créditos Educativos con Otras entidades Financieras. Cuando no sea conveniente para el aspirante/estudiante acceder a un crédito con ICETEX, se direcciona con el asesor de la entidad de crédito que ofrezca la mejor opción de financiamiento, según sus necesidades. Página 7 de 11

8 El asesor de la entidad de crédito explica al aspirante/estudiante sobre el diligenciamiento del formulario de crédito y los requisitos exigidos que debe anexar, según sea el caso. Una vez legalizadas las garantías y aprobado el crédito educativo con la entidad de crédito y pagado de contado el seguro estudiantil, el aspirante/estudiante se acerca al Auxiliar de Crédito para legalizar su matrícula financiera. Después de ingresar la información del crédito en el software económico, el Auxiliar de crédito de CECAR imprime y entrega al estudiante el comprobante de Matricula financiera y le indica que debe seguir con el proceso de matricula académica, de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para Matrícula académica Créditos por convenios. Semestralmente se realizan convenios de auxilios con entidades públicas o privadas, los cuales son revisados por el Asesor Jurídico de la institución y aprobados por la Junta Directiva de CECAR. Los convenios especifican el valor del auxilio a otorgar a los beneficiarios. El Jefe de crédito recibe copia del convenio firmado y la lista de beneficiarios, e informa y entrega copia de la lista a los Auxiliares de Crédito, para que todos estén en capacidad de atender estos casos. Después de verificar que el estudiante esté incluido en la lista relacionada, se le debe solicitar que diligencie en el formulario de Solicitud de financiación de servicios académicos y anexe los documentos exigidos; incluyendo el pagaré y la carta de instrucciones, firmados, por él y el codeudor como garantía de la deuda. El Jefe de Crédito firma el formulario autorizando la matrícula financiera. El Auxiliar de Crédito, realiza la Matricula Financiera al estudiante, ingresando los datos de la financiación en el software económico e imprime el comprobante respectivo con el que el estudiante procede a legalizar su matricula académica de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para Matrícula Académica. Página 8 de 11

9 Crédito por Libranzas con empresas externas: Las Libranzas con entidades externas para el pago de matrícula son autorizados por la Junta Directiva. Los estudiantes beneficiarios de créditos por libranza, son atendidos directamente por el Jefe de Crédito, quien le entrega al interesado el formulario de Libranza autorizado. El estudiante debe llevar dicho formulario a la empresa respectiva para su diligenciamiento y firma por parte Jefe o Director de la Oficina de Personal. Al formulario diligenciado y firmado se debe anexar un certificado laboral vigente y los tres últimos comprobantes de nómina del beneficiario de la libranza. El Jefe de crédito recibe la libranza, revisa la información consignada y los anexos y procede a firmarla para que el estudiante legalice su matricula financiera con el Auxiliar de Crédito, quien ingresa al Software económico el valor de la libranza, las cuotas y el valor mensual a pagar. Con el comprobante de matrícula financiera, el aspirante/estudiante, procede a realizar su matricula académica de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para Matrícula Académica. El Auxiliar de Crédito archiva los documentos en la carpeta de libranzas para posteriormente controlar las consignaciones de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de recaudo y gestión de cartera Crédito por Libranzas con CECAR: En el caso de que un empleado de CECAR, su cónyuge o sus hijos, estudien en la institución, puede cancelar el valor de la matricula financiera respectiva, a través de una Libranza. El formato Libranza por estudio se encuentra disponible en la oficina de Gestión Humana de la institución y se legaliza con la firma del Director de Gestión Humana certificando la capacidad de pago. Con este documento firmado el aspirante/estudiante se acerca a cualquier Auxiliar de Crédito para que ingrese en el software económico la información de la libranza y genere el comprobante de pago con el que el estudiante puede proceder a realizar su matricula académica Cruce de cuentas: Otra opción de pago de matricula financiera es a través del cruce de cuentas con acreedores de CECAR. Para esto, el acreedor debe, además de cumplir con lo establecido en el Procedimiento de pagos, anexar una carta en la que autoriza el cruce de Página 9 de 11

10 la cuenta y especifique el nombre completo, documento de identidad, valor a cruzar, programa y semestre que cursa el estudiante beneficiario. Nota: El acreedor debe radicar la cuenta de cobro en la oficina de Compras, anexando la carta de autorización de cruce de cuentas, para que el Jefe de Compras expida el acta de recibo y envíe a la oficina de Financiera el paquete con la documentación y todos sus soportes, quien verifica la información. Dependiendo si la solicitud de cruce de cuenta aplica para abono a deuda se envía la información a la Oficina de Cartera o si aplica para pago de matrícula se envía la información a la oficina de Admisiones y Registro para que el estudiante proceda a realizar su matricula académica de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para Matricula Académica Nota: El Jefe Financiero debe llevar un listado de los cruces de cuentas realizados Auxilio de Bienestar Universitario: Semestralmente el Director de Bienestar Universitario solicita a la Junta Directiva de la Institución, su autorización para otorgar un auxilio económico a los estudiantes que se han destacado en aspectos académicos, deportivos o culturales; el cual puede aplicar a su matrícula financiera. Una vez aprobados los auxilios, la Secretaría General de la Institución mediante una comunicación, lo informa al Jefe de Crédito. Éste, a su vez informa a todos los auxiliares de crédito, para que cualquiera de ellos esté en capacidad de atender estos casos. El estudiante beneficiado debe diligenciar el formato Solicitud de financiación de servicios educativos, en el que se especifica la forma de pago de la totalidad de la matricula, y anexar los requisitos exigidos. Una vez aprobada la financiación, el estudiante legaliza su matrícula financiera con el auxiliar de crédito; y con el comprobante de matrícula financiera, procede a realizar la matrícula académica de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para Matrícula Académica Auxilio de Fundadores: Cuando un estudiante sea beneficiario de un Auxilio de Fundadores, debe igualmente diligenciar la Solicitud de financiación de servicios educativos y anexar los soportes respectivos. El Jefe de Crédito, firma la solicitud en señal de aprobación. Con la solicitud firmada, el estudiante legaliza su matricula financiera con el Auxiliar de Crédito, quien ingresa los datos de la financiación en el Software económico e imprime el Página 10 de 11

11 comprobante de Matrícula respectivo para que el estudiante proceda a realizar su matricula académica de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para Matricula Académica 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Procedimiento para Matrícula Académica Procedimiento de Gestión de cartera Procedimiento de pagos 8. REGISTROS Solicitud de Financiación de Servicios Académicos Pagaré Carta de instrucciones Liquidación de matriculas Libranzas Elaborado por Aprobado por Nombre Ederlina Berastegui Anaya Piedad Martínez Carazo Cargo Jefe de Crédito Rectora Firma Original Firmado Original Firmado Página 11 de 11