Resolución CREG 084 de 2007

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1 Todos los derechos reservados para XM S.A. ESP INSTRUCTIVO PARA RECLAMACIÓN A LA FACTURACIÓN MENSUAL O AJUSTES A LA FACTURA EN EL MERCADO DE ENERGÍA MAYORISTA O A LA LIQUIDACIÓN Y FACTURACIÓN DE LOS CARGOS POR USO DEL SIN Resolución CREG 084 de 2007 Gerencia Centro Nacional de Despacho Dirección Transacciones del Mercado Documento XM CND Febrero 07 de 2012

2 Contenido Objetivo 1 Introducción. 1 Definiciones 1 1. Reclamación a la factura mensual o ajustes a la factura en el mercado de energía mayorista o a la liquidación y facturación de los cargos por uso del sin Requisitos Generales Requisitos Generales Reclamaciones a la facturación Plazo para presentar las reclamaciones Término para resolver las reclamaciones a la facturación mensual Emisión de los ajustes a la facturación Plazo para presentar reclamaciones a los ajustes a la facturación mensual Plazo para resolver y emitir el nuevo ajuste Instrucciones para diligenciar el formato de reclamación a la facturación mensual o ajustes a la factura en el mercado de energía mayorista o a la liquidación y facturación de los cargos por uso del SIN Datos del Solicitante Datos de la Factura Expresión Concreta de los Motivos de Inconformidad. 8

3 Objetivo Presentar a los agentes participantes en el Mercado de Energía Mayorista un documento en el que se describen los procedimientos detallados para la reclamación a la facturación mensual o ajustes a la factura en el Mercado de Energía Mayorista o a la Liquidación y Facturación de los Cargos por Uso del SIN. Introducción. La Comisión de Regulación de Energía y Gas CREG en la Resolución CREG 084 de 2007, definió y unificó los mecanismos de reclamación, requisitos y plazos, a las facturas expedidas por el ASIC y el LAC. XM ha elaborado este documento, en el que se describen los requisitos, procedimientos y plazos detallados, por el cual pretende facilitar el proceso de reclamación a las facturas que expide el administrador del SIC y LAC, y brinde mayor información a los agentes del Mercado de Energía Mayorista. Definiciones Ajustes a la facturación: Facturación correspondiente a periodos que ya han sido facturados al menos una vez por parte del ASIC o del LAC. Facturación Mensual. Proceso que adelantan el ASIC y el LAC para expedir la Factura Comercial correspondiente al mes anterior al mes en que se emiten los documentos o de períodos anteriores a éste. Reclamación a la Facturación Mensual: Documento mediante el cual un agente presenta al ASIC o al LAC observaciones a la factura mensual o a los ajustes a la factura, con el fin de que se aclare, modifique o revoque.

4 Instructivo para reclamación a la facturación mensual en el ASIC y LAC 2 1. Reclamación a la factura mensual o ajustes a la factura en el mercado de energía mayorista o a la liquidación y facturación de los cargos por uso del sin Requisitos Generales La reclamación a la facturación mensual y a los ajustes a la facturación mensual que realicen los agentes, deberá cumplir los siguientes requisitos: a) Formularse por escrito con expresión concreta de los motivos de inconformidad, diligenciando completamente el formato de reclamación a la facturación mensual o ajustes a la factura en el Mercado de Energía Mayorista o a la Liquidación y Facturación de los Cargos por Uso del SIN diseñado para el efecto. b) Presentar la reclamación al ASIC o al LAC, según corresponda, dentro de la oportunidad establecida en la resolución objeto de aplicación. c) La reclamación debe ser presentada por el representante legal del agente o por su apoderado o por su delegado. En los dos últimos casos se deberá anexar copia del poder debidamente otorgado o de la delegación dada por el representante legal de la empresa. d) La reclamación debe enviarse vía fax, correo certificado, a través de medios electrónicos, ópticos o por cualquier otro medio de mensaje de datos, acompañados de firma digital o personalmente. El formato para presentar la reclamación diseñado por el administrador del SIC y LAC se encuentra disponible en el portal de XM ingresando a través del portal energético en el menú Gestión operativa y comercial donde se debe seleccionar la opción Transacciones en el Mercado de Energía Mayorista, luego en el grupo Formatos, Instructivos y Procedimientos se encuentra la opción Liquidación Facturación SIC LAC, finalmente en la categoría formatos se encuentra el archivo Formato reclamación Facturación SIC- LAC, el cual debe ser diligenciado al momento de presentar una reclamación a la facturación mensual. Ver Anexo 1 Por otra parte, en la misma ruta donde se encuentra el Formato reclamación Facturación SIC- LAC, en la categoría Instructivos, se encuentra el archivo Instructivo para reclamación a la facturación mensual o ajustes a la factura en el Mercado Mayorista de Energía Eléctrica o a la liquidación y facturación de los cargos por USO del SIN, en el cual se encuentra la información necesaria para diligenciar correctamente el formato de reclamaciones Requisitos Generales La Reclamación a la Facturación Mensual sólo procederá cuando las observaciones o solicitudes de modificación a la liquidación diaria presentadas por parte del agente, en los plazos previstos en la regulación vigente (Resolución CREG 084 de 2007), no hayan sido tenidas en cuenta por el ASIC en la liquidación soporte de la factura mensual.

5 Instructivo para reclamación a la facturación mensual en el ASIC y LAC Reclamaciones a la facturación Plazo para presentar las reclamaciones. Las reclamaciones a la facturación mensual deberán presentarse al ASIC o al LAC, dentro de los quince (15) días calendario siguiente al recibo de la factura por parte del agente que realiza la reclamación Término para resolver las reclamaciones a la facturación mensual. Al término de un (1) mes, el ASIC y el LAC deben comunicar a los agentes la decisión acerca de las reclamaciones a la facturación mensual presentadas por los agentes, contado a partir de su recepción en debida forma en el ASIC o en el LAC, según corresponda Emisión de los ajustes a la facturación. Publicación información soporte de la liquidación del ajuste. El ASIC y el LAC deberán publicar la información soporte de la liquidación del ajuste que se va a emitir para comentarios de los agentes, a más tardar el día anterior a los últimos siete (7) días calendario del mes siguiente a aquel en que se resuelva la totalidad de reclamaciones del respectivo mes de facturación. Observaciones y modificaciones a la información publicada. Los agentes podrán presentar observaciones y solicitar modificaciones a la información publicada en el punto anterior, solamente para los elementos nuevos de la información soporte de la liquidación del ajuste que se va a emitir, dentro de los siete (7) días calendarios siguientes a la publicación de esta información por parte del ASIC o el LAC. Resolver las observaciones y solicitudes de modificación presentadas por los agentes. El ASIC y el LAC tendrán un plazo de siete (7) días calendario para resolver las observaciones y solicitudes de modificación presentadas por los agentes a la información soporte de la liquidación del ajuste que se va a emitir. Expedición ajustes a la facturación. El ASIC y el LAC deberán expedir los ajustes a la facturación, a más tardar el día anterior a los últimos siete (7) días calendario del mes siguiente a aquel en que se publique la información soporte de la liquidación del ajuste. En la Fig. 1, se presenta un resumen del procedimiento que se debe tener en cuenta al momento de realizar una reclamación a la facturación mensual.

6 Instructivo para reclamación a la facturación mensual en el ASIC y LAC 4 Fig. 1. Procedimiento para reclamaciones a la facturación mensual Plazo para presentar reclamaciones a los ajustes a la facturación mensual. Los agentes solo podrán reclamar hasta el decimoquinto (15) día calendario después de que el agente reciba el ajuste. Dichos ajustes a la facturación podrán ser reclamados solamente por los elementos nuevos de la liquidación que soportan dicho ajuste Plazo para resolver y emitir el nuevo ajuste. El ASIC y el LAC tienen un plazo de un (1) mes para resolver la reclamación y emitir el nuevo ajuste, si es del caso. En la Fig. 2 se presenta la línea de tiempo representativa para la reclamación a la facturación mensual y a los ajustes a la facturación mensual del ASIC y LAC

7 Instructivo para reclamación a la facturación mensual en el ASIC y LAC 5 Fig. 2. Línea de tiempo para reclamaciones a la facturación mensual En el portal web de XM se encuentra disponible un archivo donde se podrá consultar el calendario de plazos para realizar reclamaciones a la facturación mensual, el archivo se encuentra en la siguiente dirección:

8 Instructivo para reclamación a la facturación mensual en el ASIC y LAC 6 Anexo 1 XM S.A. E.S.P. Resolución CREG 084 de 2007 Formato de reclamación a la facturación mensual o ajustes a la factura en el Mercado de Energía Mayorista ó a la liquidación y facturación de los Cargos por Uso del SIN Fecha en que se realiza la solicitud: 1. DATOS DEL SOLICITANTE Empresa Solicitante: Año: Mes: Día: Actividad: Nombre Representante Legal, apoderado o delegado que firma este Formato: Cargo: Correo Electrónico: Ciudad: Teléfono: Versión Versión 2. DATOS DE LA FACTURA Factura Ajuste Factura Ajuste Facturación SIC : Facturación LAC: No de documento(s) SIC: No de documento (s) LAC: Periodo de consumo: Archivos soporte de la liquidación objeto de la reclamación: 3. EXPRESIÓN CONCRETA DE LOS MOTIVOS DE INCONFORMIDAD Nota: En los dos casos que firme el apoderado o delegado, se deberá anexar copia del poder debidamente otorgado o de la delegación dada por el representante legal de la empresa. Firma del Representante Legal, apoderado o delegado

9 Instructivo para reclamación a la facturación mensual en el ASIC y LAC 7 2. Instrucciones para diligenciar el formato de reclamación a la facturación mensual o ajustes a la factura en el mercado de energía mayorista o a la liquidación y facturación de los cargos por uso del SIN El formato de reclamación a la facturación mensual o ajustes a la factura permite a los agentes presentar las reclamaciones contra la liquidación contenida en la facturación mensual y los ajustes a la facturación producida por el ASIC y el LAC. Fecha en que se realiza la solicitud: Se debe colocar el año, mes y día en el cual se presenta la solicitud de reclamación a la facturación mensual ante el ASIC o LAC Datos del Solicitante. Empresa Solicitante: Es la denominación social de la empresa que solicita la reclamación, tal como aparece en el Certificado de Existencia y Representación Legal. Actividad: Es el tipo de actividad que representa la empresa solicitante en el Mercado de Energía Mayorista. Las actividades que aplican en este formato son Comercialización, Generación, Transmisión y Distribución. Nombre Representante Legal, apoderado o delegado que firma este formato: Nombres y apellidos del Representante Legal, apoderado o delegado que firma el formato. Cargo: Cargo que ocupa el representante legal, apoderado o delegado dentro de la empresa solicitante. Correo Electrónico: Correo electrónico del Representante Legal, apoderado o delegado que firma este formato. Ciudad: Ciudad donde se encuentra la sede de la empresa solicitante. Teléfono: Número telefónico donde se pueda localizar el representante legal, apoderado o delegado Datos de la Factura. Facturación SIC Versión Factura: Se debe indicar la versión TXF correspondiente a la factura objeto de reclamación presentada por el ASIC, si es del caso.

10 Instructivo para reclamación a la facturación mensual en el ASIC y LAC 8 Facturación SIC Versión Ajuste: Se debe indicar la versión TXn correspondiente al ajuste a la factura objeto de reclamación presentada por el ASIC si es del caso. Facturación LAC Versión Factura: Se debe indicar la versión TXF correspondiente a la factura objeto de reclamación presentada por el LAC, si es del caso. Facturación LAC Versión Ajuste: Se debe indicar la versión TXn correspondiente al ajuste a la factura objeto de reclamación presentada por el LAC, si es del caso. No de documento(s) SIC: Se deben relacionar el o los prefijos y consecutivos de los documentos contables objeto de reclamación de las facturas mensuales y ajustes a la facturación emitidas por el ASIC. No de documento(s) LAC: Se deben relacionar el o los prefijos y consecutivos de los documentos contables objeto de reclamación de las facturas mensuales y ajustes a la facturación emitidas por el LAC. Periodo de consumo: Corresponde al periodo facturado. Archivos soporte de la liquidación objeto de la reclamación: Se deben relacionar los nombres de los archivos soporte de la liquidación con base en los cuales se sustenta la reclamación Expresión Concreta de los Motivos de Inconformidad. Debe formularse de manera concreta los motivos de la reclamación, detallando los días, periodos, conceptos, u otros elementos que aporten claridad para efectos de revisión de la reclamación. Firma del Representante Legal, o apoderado o delegado: El formato debe estar firmado por el Representante Legal de la empresa o por su apoderado o por su delegado. En los dos últimos casos se deberá anexar copia del poder debidamente otorgado o de la delegación dada por el representante legal de la empresa.