Facturación Electrónica. Guía para el Obligado a facturar

Transcripción

1 Facturación Electrónica Guía para el Obligado a facturar FYM Technology 3/8/2010

2 Contenido Introducción... 3 Objetivo... 4 Alcance... 4 Portal e-bill su Herramienta Principal... 5 Inicio de las operaciones con factura electrónica... 7 Facturando de Forma Electrónica... 9 Cese de Operaciones con Factura Electrónica Anexos Página 2 de 15

3 Introducción En el año 2007, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) puso en marcha la factura electrónica. Este modelo permite que los documentos tributarios que actualmente son utilizados por los contribuyentes, puedan ser generados, enviados y administrados por los mismos en forma electrónica, mediante una plataforma segura basada en certificados electrónicos, firma digital y encriptación de datos. Pero qué es la factura electrónica? La DIAN en el decreto 1929 del 29 de Mayo de 2007, decretó su definición así: documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de conformidad con lo establecido en este decreto, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito. Ahora bien, Todos estamos obligados a facturar de forma electrónica? La respuesta es NO. Sin embargo, si usted está obligado a facturar, encontrará muchos beneficios con el uso de este modo de facturación. Desde su puesta en marcha tanto en Colombia como en otros países de América latina como Chile, México y Argentina, se han obtenido resultados muy beneficiosos para los contribuyentes, entre los que se encuentran ahorro en costos de generación, impresión, almacenamiento y distribución, optimización en el proceso de facturación, competitividad, aumento de la imagen de la compañía, entro otros. Página 3 de 15

4 Objetivo Este documento tiene como objetivo principal orientar a los obligados a facturar que opten por expedir factura electrónica en el proceso del uso de ésta, las actividades que debe realizar y sus obligaciones, desde el inicio de las operaciones hasta el cese de sus operaciones con este modo de facturación. Alcance El alcance de este documento describe el proceso de factura electrónica desde el inicio de las operaciones, la generación, aceptación, entrega, conservación y exhibición de la factura hasta los reportes que el obligado a facturar y el adquiriente deben enviar periódicamente a la DIAN. Página 4 de 15

5 Portal e-bill su Herramienta Principal A través de nuestro portal e-bill, usted podrá realizar todas las actividades inherentes del proceso de factura electrónica como son: 1. Expedición. Generamos las facturas electrónicas, de acuerdo con las características técnicas y de control exigidas por la DIAN: Artículo 4 de la resolución del 28 de Nov. de 2007 y el anexo 001 Procedimiento para la generación del contenido técnico de control de las facturas y de las notas crédito. Cumpliendo con los principios básicos de autenticidad e integridad, si satisface lo dispuesto en los artículos 8, 9, 16 y 17 de la Ley 527 de 1999, en concordancia con los artículos 12 y 13 de la misma Ley. Cumpliendo con los requisitos fiscales contenidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario de acuerdo con el artículo 3 del decreto 1929 del 27 de Mayo de Entrega. Enviamos automáticamente las facturas electrónicas al correo electrónico del cliente, en el tiempo acordado para esta actividad. 3. Aceptación. Nuestro sistema de aceptación permite asegurar que el cliente recibió las facturas electrónicas, de tal modo que éste no pueda repudiar la información. 4. Conservación. Almacenamos las facturas electrónicas en nuestras bases de datos en el mismo formato electrónico en que fueron generadas y por el término exigido por la ley, conservando su contenido fiscal y técnico cumpliendo con los artículos 12 (5) y 13 (6) de la Ley 527 de Exhibición. Por medio de nuestro portal e-bill, usted podrá exhibir sus facturas electrónicas originales, sin necesidad de reproducirlas y garantizando la exactitud de la información. Adicionalmente, si la exhibición de las facturas se le requiere al adquiriente, también podrán hacerlo por medio del portal, cumpliendo así con el artículo 5 del Decreto Además, generamos y enviamos a la DIAN los reportes que usted y sus clientes deben reportar como son: Página 5 de 15

6 1. Consolidado mensual por adquirente, cumpliendo con las especificaciones técnicas descritas en el anexo 002 de la Resolución Informe de acuerdos para expedición y aceptación de facturas electrónicas, cumpliendo con las especificaciones técnicas que figuran en el anexo 004 de la Resolución Consolidado mensual por obligado a facturar, el cual debe presentar periódicamente el adquiriente que pretenda hacer valer costos y deducciones. Este informe lo realizamos cumpliendo con las especificaciones técnicas que figuran en el anexo 003 de la Resolución Información detallada, la cual podrá exigir la DIAN a los obligados a facturar y a los adquirientes. Esta información se entregará en el formato cuyas especificaciones técnicas se incluyen en el anexo 005 de la Resolución Nota. Esta información será generada y enviada a la DIAN en los plazos establecidos de acuerdo con el artículo 9 de la Resolución Página 6 de 15

7 Inicio de las operaciones con factura electrónica A continuación se describen los pasos que usted debe realizar para empezar a facturar de forma electrónica: 1. Informar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en adelante DIAN (por sus siglas) su decisión de facturar bajo esta modalidad. La persona natural o jurídica a través de su representante legal, deberá diligenciar y entregar el documento denominado 1301 Informe Uso Factura Electrónica establecido por la DIAN para: El inicio de las operaciones con factura electrónica, Las actualizaciones a la información inicialmente dada (Inicio de operaciones) relacionada con los terceros que prestan servicios al Obligado a facturar, El cese de operaciones en la expedición de facturas electrónicas. Ver el anexo 1 al final de este documento. 2. Solicitar autorización de numeración a la DIAN, informando el o los rangos a utilizar. Esta numeración obedece a un sistema de numeración consecutiva. Para solicitar la autorización usted debe diligenciar y entregar el documento denominado 1302 Solicitud sobre Numeración de Factura establecido por la DIAN para: Autorización de nueva numeración, Habilitación de un sobrante por finalización por término de los dos años de vigencia de la resolución de autorización, Inhabilitación de un rango de numeración no utilizada. Ver el anexo 2 al final de este documento. Nota. La DIAN realiza la notificación de autorización de la numeración a través de Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente o dependencia que haga sus veces dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recepción. Una vez vencido el término antes señalado sin que la Administración se haya pronunciado, se entenderá que opera la autorización solicitada. Página 7 de 15

8 3. Acordar con el adquiriente la aceptación de las facturas electrónicas, para lo cual usted deberá suscribir un acuerdo que contenga como mínimo la siguiente información: Fecha a partir de la cual rige, Causales de terminación, Intervinientes en el proceso, Operaciones de venta a las que aplica, Procedimientos de expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición, Formato electrónico de conservación, Tecnología de información usada, Procedimiento de contingencia, aplicable cuando se presenten situaciones que no permitan llevar a cabo los procedimientos y medios acordados. Ver ejemplo del acuerdo en el anexo 3 al final de este documento. Nota. El acuerdo debe ser conservado tanto por el obligado a facturar como por el adquirente y estar a disposición de la DIAN para cuando la misma lo requiera. Página 8 de 15

9 Facturando de Forma Electrónica Para poder realizar sus facturas electrónicas, usted primero debe cumplir con lo siguiente, de acuerdo con lo establecido por la DIAN: 1. Entregar información relacionada a las operaciones con factura electrónica en forma virtual a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN, haciendo uso de la firma digital, respaldada con certificado digital emitido por la DIAN. Para esto usted debe: 1.1 Solicitar la emisión del mecanismo digital, mediante el diligenciamiento del formulario Mecanismo Digital para Servicios Electrónicos con la DIAN. Ver el anexo 4 al final de este documento. 1.2 Aceptar las obligaciones y responsabilidades en el uso de este mecanismo mediante firma del formulario Activar su certificado digital dentro de los 14 días siguientes al envío del correo electrónico de código de autorización enviado por los servicios informáticos electrónicos que atiende la emisión del mecanismo digital de la DIAN. Nota. Si el certificado digital no es activado durante el plazo estipulado por la DIAN, éste se inhabilita y usted deberá realizar nuevamente el trámite. Una vez realizadas las actividades anteriormente descritas, usted puede empezar a facturar de forma electrónica. A continuación se describe el proceso de factura electrónica que usted y el adquiriente deben seguir: 1. Registro de facturas en el portal e-bill. Usted podrá registrar las facturas a generar a sus adquirientes, sin necesidad de contar con un sistema de facturación propio. 2. Orden de generación de facturas. Usted debe confirmar que los datos ingresados son correctos para que el sistema pueda generar sus facturas. Página 9 de 15

10 3. Generación y almacenamiento de las facturas. Una vez se entreguen la información de las facturas, el sistema automáticamente las genera de acuerdo con las características técnicas y de control de la DIAN y las almacena en las bases de datos de FYM. 4. Publicación de facturas. Publicamos las facturas en el portal e-bill una vez se generen de forma electrónica para que el adquiriente cuando ingrese al portal las pueda aceptar o rechazar. 5. Envío de facturas al adquiriente. Una vez se publiquen las facturas, el sistema automáticamente envía un correo electrónico (previamente registrado) al adquiriente. 6. Aceptación de las facturas. Una vez el adquiriente reciba el correo podrá acceder al portal e-bill para aceptar o rechazar las facturas. En cualquiera de los casos, el sistema le enviará un correo electrónico a usted indicando las acciones del adquiriente. 7. Exhibición de las facturas. Si usted o el adquiriente requiere ver alguna factura electrónica publicada anteriormente, solo deben ingresar al portal e-bill en donde podrán visualizarla en formato pdf, además podrán descargarlas en formatos pdf, word o xls. El Gráfico que se presenta a continuación explica el proceso de facturación electrónica. Página 10 de 15

11 Gráfico 1. Proceso Facturación Electrónica Página 11 de 15

12 Cese de Operaciones con Factura Electrónica El cese de operaciones con factura electrónica, se puede realizar por oficio expedido por la DIAN o por solicitud del obligado a facturar. Si usted decide cancelar este modo de facturación, deberá: 1. Informar a la DIAN el cese de operaciones bajo la modalidad de factura electrónica para lo cual deberá diligenciar y entregar el documento denominado 1301 Informe Uso Factura Electrónica establecido por la DIAN. Ver el anexo 1 al final de este documento. 2. Solicitar la inhabilitación de la numeración sobrante (cuando sea el caso) Para lo cual usted debe diligenciar y entregar el documento denominado 1302 Solicitud sobre Numeración de Factura establecido por la DIAN. Ver el anexo 2 al final de este documento. Página 12 de 15

13 Anexos 1. Formulario 1301 Informe Uso Factura Electrónica Para visualizar el formulario completo hacer click aquí. Servicios Formularios y guias DIAN 2. Formulario 1302 Solicitud sobre Numeración de Factura Para visualizar el formulario completo hacer click aquí. Servicios Formularios y guias DIAN Página 13 de 15

14 3. Acuerdo para la expedición y aceptación de facturas electrónicas Página 14 de 15

15 4. Formulario Mecanismo Digital para Servicios Electrónicos con la DIAN Para visualizar el procedimiento de mecanismo digital hacer click aquí. Mecanismos Digitales Página 15 de 15