CÓDIGO: PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS,

Transcripción

1 Página 1 de 9 1) Descripción del Procedimiento 1.1) Unidad Responsable: GAF 1.2) Objetivo: Establecer los trámites necesarios para llevar a cabo la reclamación en los casos de siniestralidad de bienes de la UNAD y de elementos adquiridos mediante modalidad de Leasing. 1.3) Alcance: Aplica para las personas que tienen asignado algún bien de propiedad de la UNAD y leasing a nivel nacional, así como para el Coordinador de Inventarios, e inicia con el reporte del siniestro que realiza la persona responsable del bien y finaliza con la reposición o indemnización del mismo. 2) Definiciones 2.1) Concepto 2.2) Definición Compañía Aseguradora Personas Jurídicas que asumen un riesgo y que como contraprestación cobran una prima de seguros. Intermediarios de Son personas jurídicas que tienen a su cargo asesorar a la Universidad de manera seguros integral en todos los trámites relacionados con la administración de riesgos y el corretaje de seguros en todos y cada una de las ramas contratadas del programa de seguros. Seguros Es el proceso de asegurar los activos fijos, contratos a los estudiantes y empleados. Riesgo Suceso incierto que no depende de la voluntad del tomador asegurado o beneficiario. Leasing Es un sistema de financiación y un tipo de alquiler o arrendamiento de productos, donde se tiene opción de compra de los mismos. Siniestro Evento en el que se puede se ver afectado un bien de la universidad relacionado con pérdida, hurto, daño por deterioro, catástrofe natural. También aplica para afectación y daños a terceros. 3) Condiciones Generales 3.1) Los documentos correspondientes al siniestro deben ser enviados directamente a la Sede Nacional, a la oficina de inventarios en medio físicos y correo electrónico.

2 Página 2 de 9 Nº 4.1) Actividad 1 Reportar el siniestro. 4.2) Insumos necesarios para la actividad Carta informando los hechos, Denuncia penal. Formato único de responsabilidad es (F-4-8-2). Carta de vigilancia informando los hechos. 4.3) Descripción detallada de la actividad Reportar el siniestro entregando en medio físico, los siguientes documentos: Carta informando los hechos, Denuncia penal. Formato único de responsabilidades (F ) -Formato acta de Inspección Ocular (F ) 4) Descripción del Procedimiento 4.4) Resultados o productos de la actividad INICIO Documentació n completa necesaria para iniciar tramite de reclamación. 4.5) Códigos de registros y documentos asociados Sistema de administración de inventarios. Sistema de Inventarios (GIDT). 4.6) Medio de archivo 4.7) Código de carpeta en la que se archiva (código según la TRD) 4.8) Encargado de la actividad (responsables) Físico/Digital Coordinador de Carta de vigilancia informando los hechos. Estos documentos se entregan a la oficina de inventarios cuando los bienes son de propiedad de la UNAD y continúa con el paso 2. Si el bien a reportar es de leasing: Se deben entregar los documentos

3 Página 3 de 9 2 Elaborar resolución de baja del bien siniestrado. 3 Solicitar a contabilidad el valor del bien menos la depreciación, y solicitar dos cotizaciones del bien hurtado en el mercado actual. 4 Solicitar Reclamación a la compañía de seguros. Reporte del sistema de información de activos. emitido por el contador con valor de adquisición del bien menos la depreciación, cotizaciones actualizadas del valor del bien en el mercado actual. emitido por el contador con valor de a la Gerencia de Innovación y desarrollo Tecnológico con oficio remisorio en físico y Continúa al paso 4. Elaborar resolución de baja del bien siniestrado consultando en el sistema la información del bien, fecha de adquisición, valor, placa, para realizar la resolución de baja y retirarlo definitivamente del sistema contable y así mismo de los inventarios de la universidad. Solicitar a contabilidad el valor del bien menos la depreciación y reunir dos cotizaciones del bien en el mercado. Enviar a la compañía de Seguros el documento emitido por el contador con valor del bien menos Resolución aprobada. soporte de contabilidad. Cotizaciones actualizadas del valor del bien en el mercado actual. Documentació n completa necesaria para iniciar tramite Resolución aprobada. soporte de contabilidad. Cotizaciones actualizadas del valor del bien en el mercado actual. Oficio remisorio recibido por la compañía de seguros. Físico Coordinador de Físico Coordinador de Físico Coordinador de

4 Página 4 de 9 5 Solicitar respuesta a la Compañía de seguros, sobre el valor de la indemnización y deducible. adquisición del bien menos la depreciación, dos cotizaciones actualizadas del valor del bien en el mercado actual. emitido por la aseguradora del valor de la indemnización y del deducible a pagar por parte del funcionario responsable. la depreciación, dos cotizaciones actualizadas así como la documentación suministrada por el funcionario, la cual reporto en la actividad 1. Para enviarla a la Compañía de seguros, y oficina de control interno Disciplinario. Solicitar respuesta a la Compañía de seguros sobre el valor de la indemnización, y valor del deducible a pagar por parte del funcionario responsable de de reclamación ante la Compañía de Seguros, para Indemnización del bien hurtado. Cuenta de cobro dirigida al funcionario responsable del bien con el valor de deducible a pagar. Cuenta de cobro. Físico/Digital Coordinador de 6 Pagar valor del deducible del bien o reintegrar el bien en igual o Consignación con sello del banco donde se encuentra la cuenta de la En los casos de Leasing, se solicita cuenta de cobro al funcionario y/o contratista de acuerdo al valor deducible establecido por la aseguradora. 1. Pagar el valor del deducible del bien. Para el caso de los contratistas: Enviar copia Reporte al sistema de información financiero del ingreso del Consignación bancaria o autorización a la Gerencia de Talento Humano Físico/Digital Persona responsable del bien.

5 Página 5 de 9 mejores condiciones. universidad, con el valor del deducible. En los casos de los funcionarios de planta, Autorización descuento por nómina. de la consignación del valor del deducible a las oficinas de: Tesorería y inventarios. Para el caso de los funcionarios de planta : Enviar copia de la consignación del valor del deducible a las oficinas de: Tesorería y inventarios. O descuento por nomina, deberán enviar autorización con los valores a descontar a la Gerencia de Talento Humano. dinero por reposición de siniestros. Autorización con los valores descontar a la Gerencia de Talento Humano. para descontar valores o Entrada de Almacén con concepto técnico. 2. Para el caso de funcionarios de planta y/o contratistas: Reintegrar el bien en igual o mejores condiciones previo concepto técnico del Área Idónea. En caso de que el funcionario no realice el pago o reintegro

6 Página 6 de 9 7 Realizar informe con la documentació n completa y el estado del siniestro. s aportados por el funcionario responsable: Relacionados en la Actividad 1. gestionados por el responsable de los seguros: Cotizaciones actualizadas. Oficio del contador de la UNAD, con el valor del bien menos depreciación. emitidos por la Aseguradora: Oficio con el valor de la indemnización Consignación en la cuenta de la universidad con el valor de la indemnización, continuar con el Procedimiento de cobro coactivo (P-4-2). Realizar la recopilación de la documentación de acuerdo a los hechos ocurridos y enviar al a las oficinas de: -Control interno Disciplinario -Control interno Quienes inician la investigación y determinan la responsabilidad del funcionario frente a los hechos ocurridos. Radicado de toda la documentació n relacionada con el siniestro en las oficinas de Control interno Disciplinario y control interno. Documentació n completa para archivar en Adquisiciones e inventarios. Oficios remisorios. Físico/Digital Coordinador de

7 Página 7 de 9 por parte de la aseguradora. final: Consignación de deducible por parte del funcionario responsable, de acuerdo a la cuenta de cobro. FIN

8 Página 8 de 9 5) Diagrama de Flujo del Procedimiento Persona Responsable del Bien Coordinador de Inventarios INICIO Reportar el siniestro. El bien es propiedad de la UNAD? SI NO Elaborar resolución de baja del bien siniestrado Solicitar a contabilidad el valor del bien menos la depreciación, y solicitar dos cotizaciones del bien hurtado en el mercado actual. Solicitar Reclamación a la compañía de seguros. Solicitar respuesta a la Compañía de seguros, sobre el valor de la indemnización y deducible. Pagar valor del deducible del bien o reintegrar el bien en igual o mejores condiciones. El funcionario reintegro el valor del deducible? NO SI Enviar copia de la consignacion a tesoreria y inventarios. Continuar con el "Procedimiento de Cobro Coactivo (P-4-2)" Realizar informe con la documentación completa y el estado del siniestro. FIN

9 Página 9 de 9 6) s de Referencia 6.1) Tipo de 6.2) No. y Fecha de Aprobación 6.3) Nombre Ley 42 de 1993 Organización del sistema fiscal financiero Ley 724 del 2000 Código Disciplinario Único Decreto 4444 de 2008 Enajenación de Bienes del Estado Resolución 1602 del 4 septiembre de 2008 Por la cual se adopta el reglamento operativo para el manejo y control administrativo de los bienes de propiedad de la UNAD. 7) Modificaciones/actualizaciones 7.1) Versión 7.2) Fecha 7.3) Descripción resumida de la modificación/actualización 0 09/06/2014 Primera versión emitida. 1 20/08/2014 Se actualizó el alcance, se especificaron los cargos por responsable y se incluyó una actividad. Se ajustó el diagrama de flujo de acuerdo a los anteriores cambios.