PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN DEL TALENTO HUMANO

Transcripción

1 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en PROCESO: GESTIÓN DEL 1) Descripción del Procedimiento 1.1) Unidad Responsable: Página 1 de ) Objetivo: Facilitar, fortalecer y reorientar la integración al entorno institucional del personal, proporcionándole la información necesaria para su integración y permanencia en la Universidad. 1.3) Alcance: El procedimiento inicia con la situación administrativa de vinculación, traslado, contratación, incorporación de obligaciones o, la necesidad de actualización y termina con la verificación de apropiación de conocimientos. Este procedimiento es aplicable a todo el personal de la UNAD. 2) Definiciones 2.1) Concepto 2.2) Definición Inducción General Es el proceso dirigido a facilitar y fortalecer la integración del personal a la UNAD, proporcionando la información necesaria para su vinculación e inserción como parte de la institución, buscando una mejor adaptación con el entorno institucional, su lugar de trabajo y las labores a desempeñar. Inducción Especifica La inducción específica, se refiere al proceso de acomodación y adaptación del trabajador al cargo; esto incluye aspectos relacionados con la ubicación física, manejo de elementos, así como la información específica de la dependencia, su misión y el manejo adecuado de las relaciones interpersonales en la Universidad. Reinducción Es el proceso dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en la misma. El programa de reinducción está dirigido a todos los empleados de la Universidad y se realizara por lo menos cada dos años, o antes, en el momento en que se produzcan dichos cambios. Evaluación de Medir los conocimientos adquiridos a lo largo del proceso de inducción y de Aprendizaje Las evaluaciones de este nivel determinan el grado en que los participantes realmente asimilaron lo que se les impartió, cambian actitudes, adquieren o amplían conocimientos y habilidades o destrezas como consecuencia de asistir a la acción formativa. Evaluación del evento Medir la percepción de los participantes de las jornadas de inducción y de

2 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en PROCESO: GESTIÓN DEL Página 2 de 11 3) Condiciones Generales 3.1) El procedimiento de inducción y re inducción del personal se realiza a través de las siguientes modalidades: virtual o presencial. 3.2) Situaciones que originan la inducción general del personal: Personas que ingresan a la universidad por primera vez por: -Nombramiento por resolución -Contratación de personal nuevo. 3.3) Situaciones que originan la inducción especifica en el puesto de trabajo: - Ingreso por primera vez a la UNAD -Movilidad (Traslados, encargos, comisiones, etc.) -Incorporación de nuevas responsabilidades a cargo del personal. 3.4) Situaciones que originan la reinducción del personal: -Re inducción cada dos (2) años o antes, en el momento en que se produzcan cambios institucionales o normativos (DECRETO 1567 DE 1998, por el cual se crean (SIC) el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado). -Actualización normativa o cambios institucionales. 3.5) El diligenciamiento de las evaluaciones del evento y de aprendizaje, depende de la voluntad de los Participantes, por lo cual no se asegura el 100% de la aplicación. 3.6) Para el desarrollo de actividades de inducción y/o re inducción, se tendrá en cuenta el programa anual de inducción y re inducción. 3.7) La inducción específica se debe aplicar por los líderes de cada unidad, zona o centro. Como evidencia se debe dejar registro a través del formulario digital seguimiento a la aplicación de la inducción específica. 3.8) Para los docentes que ingresan a la Universidad y teniendo en cuenta que es prerrequisito contar con el diplomado formador de formadores, éste será considerado como inducción general e inducción específica, ya que, los contenidos facilitan la adaptación del docente con el entorno institucional y el ambiente de trabajo, proporcionándole la información y herramientas necesarias para su inserción como parte de la institución, al igual que las funciones que ha de desempeñar como docente. El soporte de este será el certificado de aprobación emitido por la Universidad. 3.9) El personal de orden de prestación de servicios que pasa a formar parte de la planta administrativa de la UNAD no requiere presentar proceso de inducción específica, siempre y cuando las funciones a ejecutar estén relacionadas con las obligaciones contractuales que este venía desarrollando o cuente con la experiencia laboral relacionada que requiere el cargo. 3.10) La aplicación de la inducción general al personal nuevo de la Universidad será responsabilidad de los Directores de Centro, de acuerdo a los lineamientos por parte de la Gerencia de Talento Humano.

3 PROCESO: GESTIÓN DEL Página 3 de 11 Nº 4.1) Actividad 1 Construir el Programa de inducción y de reinducción del talento humano. 2 Aplicar la inducción y/o 4.2) Insumos necesarios para la actividad Normatividad Institucional. Normatividad externa. Programa de Inducción o de Listado de personal para Inducción general y/o Inducción 4.3) Descripción detallada de la actividad Identificar la normatividad interna y externa, y con ella realizar la construcción del programa de inducción o de reinducción y/o la actualización del mismo cuando se requiera. Determinar qué actividad se va a desarrollar de acuerdo a los siguientes casos: a) Inducción general, según condición general 4) Descripción del Procedimiento 4.4) Resultados o productos de la actividad INICIO Programa de inducción y de Inducción General y/o Inducción específica y/o Reinducción aplicada. Listados de 4.5) Códigos de registros y documentos asociados Programa de inducción o de Registro de Inscripción actividades de. Formulario digital seguimient 4.6) Medio de archivo 4.7) Código de carpeta en la que se archiva (código según la TRD) Físico/Digital 610 Físico/Digital ) Encargado de la actividad (responsables) Y LIDERES DE UNIDAD

4 PROCESO: GESTIÓN DEL Página 4 de 11 específica o Reinducción. Nro.3.2 y Nro b) Inducción especifica según condición general Nro. 3.3, 3.7, 3.8 y 3.9 c) Reinducción, según condición general Nro Determinar la metodología de aplicación (presencial o Virtual) teniendo en cuenta los lineamientos de la o de la VIACI, y realice la convocatoria. En caso de ser necesario, concertar el apoyo de otras unidades cuando asistencia Para la inducción específica: Formulario digital seguimiento a la aplicación de la inducción específica. o a la aplicación de la inducción específica.

5 PROCESO: GESTIÓN DEL Página 5 de 11 3 Aplicar evaluación de la inducción general o Listado del personal a quien se les aplico la inducción general o se requiera abordar temas de su respectiva competencia. Aplicar las evaluaciones de satisfacción y de aprendizaje, teniendo en cuenta los siguientes parámetros. EVALUACIÓN DE SATISFACCIÓN: se aplicará al finalizar la jornada de inducción general o de reinducción (Hasta cinco (5) días después), utilizando el registro para evaluación de satisfacción a través de los medios Evaluaciones realizadas Consolidado de la evaluación. Registro de satisfacción de la inducción. Registro de evaluación de aprendizaj e de la inducción. Físico/Digital 610

6 PROCESO: GESTIÓN DEL establecidos. Página 6 de 11 4 Analizar la información obtenida en la evaluación de satisfacción. Resultados de las evaluaciones de satisfacción. EVALUACIÓN DE APRENDIZAJE: se realizara después de la acción formativa y mediante la estrategia de evaluación que determine la, VIACI o Director de Centro según corresponda. Analizar los datos obtenidos de las evaluaciones de satisfacción aplicadas, con el objetivo de definir si se requiere o no la actualización de los contenidos establecidos dentro del Informe del análisis de la información. No Aplica Físico/Digital 610

7 PROCESO: GESTIÓN DEL Página 7 de 11 5 Analizar la información obtenida en la evaluación de aprendizaje. Resultados de las evaluaciones de aprendizaje. programa. Analizar los datos obtenidos de las evaluaciones de aprendizaje para determinar el nivel de conocimiento adquirido. Informe del análisis de la información. No Aplica. Físico/Digital Archivar Documentos. Documentos generados en el Si se determina que el grado de aprendizaje es menor al estándar establecido, según lineamientos de la, se debe volver a aplicar la inducción a la persona identificada, de lo contrario se continúa con el siguiente paso. Archivar los documentos Documentos archivados No Aplica. Fisico/Digital 610 VIACI

8 PROCESO: GESTIÓN DEL Página 8 de 11 procedimiento. generados en el procedimiento, de acuerdo con las TRD. FIN

9 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en PROCESO: GESTIÓN DEL 5) Diagrama de Flujo del Procedimiento Página 9 de 11 VIACI INCIO Construir el programa de inducción o de reinducción del talento humano. Aplicar la inducción y/o Aplicar evaluación de la inducción general o reinducción Analizar la información obtenida en la evaluación de satisfacción Analizar la información obtenida en la evaluación de aprendizaje El grado de aprendizaje es menor al estandar establecido? SI NO Archivar documentos. FIN

10 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en PROCESO: GESTIÓN DEL Página 10 de 11 6) Documentos de Referencia 6.1) Tipo de Documento 6.2) No. y Fecha de Aprobación 6.3) Nombre Decreto 1567 de Por el cual se crean el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado. Ley 909 de Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. Decreto 1227 de Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de Acuerdo 009 de Por el cual se aprueba el Estatuto Docente de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD). Acuerdo 012 de Por el cual se adopta el Estatuto del Personal Administrativo de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD). Acuerdo 015 de Por el cual se adopta el Reglamento Académico de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD). Decreto 4665 de Por el cual se adopta la actualización del Plan Nacional de Formación y capacitación para los servidores públicos. Acuerdo 009 de Por el cual se aprueba el plan de desarrollo de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD) para el periodo Acuerdo 0037 de Por el cual se expide el nuevo Estatuto Organizacional de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD). 7) Modificaciones/actualizaciones 7.1) Versión 7.2) Fecha 7.3) Descripción resumida de la modificación/actualización 0 11/12/2013 Primera versión emitida. 1 14/07/2014 Se modificaron las condiciones generales del procedimiento. Se elimina la actividad de remitir los documentos generados 2 12/11/2014 a los responsables de conservación, se define como único responsable en la columna correspondiente a la dejando de compartir la responsabilidad con la VIACI.

11 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en PROCESO: GESTIÓN DEL Página 11 de Se incluye condición general 3.7, y se hace referencia a la emisión del Formato de seguimiento a la aplicación de la inducción específica. (F-5-1-1) dentro del procedimiento. Se ajusta condición General 3.7 en relación a la remisión de copia a Talento Humano de del formato de seguimiento a la aplicación de inducción especifica. Se adiciona condición General 3.8 y 3.9. En la descripción del procedimiento Numeral 2, literal b) se relacional la condición 3.8 y 3.9 Se modifica condición general 3.7, se implementa un formulario digital seguimiento a la aplicación de la inducción específica lo cual facilita el manejo de la información a nivel nacional. En condición 3.10 La aplicación de la inducción general al personal nuevo de la Universidad será responsabilidad de los Directores de Centro, de acuerdo a los lineamientos por parte de la Gerencia de Talento Humano.