FORMATO PROCEDIMIENTOS Código

Transcripción

1 Procedimiento: INVENTARIO Páginas 1 de 5 Acto Administrativo de FT-MIC-03-0 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 15 de Diciembre de 2015 Elaboró Firma de Autorizaciones Revisó Aprobó Interno Disciplinario - Áreas de Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Interno Disciplinario Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión Diciembre de 2010 Agosto de 201 Control de Cambios Descripción Actualización del enfoque por procesos del IDEP (Resolución 232 de diciembre de 2010) Migración nuevo formato de Procedimiento FT-MIC Cambios numerales 2, 3,, 5, 6, 7, 8 y 9.(FT-MIC-03-0 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 27 de Agosto de 201) Diciembre de 2015 Cambio al nombre del procedimiento Cambios numerales 7 y 9. (FT-MIC-03-0 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 15 de Diciembre de 2015) 1. Responsable de Procedimiento Área de de la Interno Disciplinario

2 2. Objetivo Mantener actualizada la información de los inventarios de los bienes y recursos del Instituto, con el propósito de ejercer control, verificando que al realizar inspección física, la información registrada en los sistemas dispuestos por la entidad para la administración de sus bienes, corresponda con la ubicación, características y responsables. 3. Alcance El procedimiento inicia con elaboración del plan anual de inventarios y finaliza con el anexo del Inventario final al balance general. Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión del IDEP.. Base legal Resolución 158 de 2010 Por la cual se actualiza la composición y otras reglas de funcionamiento del Comité de Inventarios del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP Resolución 59 de 2002 Por la cual se adopta en Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito expedido por el Contador General de Bogotá D.C. Resolución 001 de 2001 Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Resolución 00 de 2000 Plan General de Contabilidad Documentos Externos 5. Documentos de Referencia Documentos Internos N/A Base de Datos del Sistema SIAFI Término Inventario Físico Faltante de Inventario 6. Definiciones Definición Existencia real de materiales, numeración de otros bienes, determinada mediante observación a partir de la cual se establece el mínimo de unidades, peso o medida de las cosas que son su objeto. Menor valor de las cantidades reales de existencias materiales comprendidas en el activo, comparadas con el que aparece en los registros contables.

3 Nro. Descripción de actividades 7. Descripción del procedimiento Diagrama de Flujo Responsable Punto de Control Documento soporte de la actividad Observaciones 1 Elaborar el plan anual de inventarios INICIO Plan anual de inventarios de la vigencia Teniendo en cuenta la RESOLUCIÓN 001 DE 2001 por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital, se elabora el plan anual El Plan incluye los funcionarios encargados, grupos de trabajo y sus responsabilidades, las fechas de las actividades de preinventario, la toma física y el Informe y Acta Final. 2 Presentar al Comité de Inventarios el plan anual de inventarios general Plan anual de inventarios de la vigencia El responsable del procedimiento hace la presentación del plan en el Comité de Inventarios con el fin de aprobarlo. 3 Revisar y aprobar el Plan Anual de inventarios Comité de Inventarios Formato FT-GD Acta de reunión. En comité se revisa y aprueba el Plan Anual de Inventarios dejando constancia en el acta. Ejecutar las actividades descritas en el Plan Anual de inventarios Revisar los inventarios realizados en anteriores vigencias Listados de bienes registrados en SIAFI FT-GRF Recolección de información inventario Se efectúa la verificación física de los bienes y recursos a cargo de las dependencias de la entidad y funcionarios que se desempeñen en ellas, teniendo en cuenta la RESOLUCIÓN 001 DE En caso de determinar faltantes o sobrantes se debe informar la novedad al coordinador del inventario para que sea verificado en el informe final.

4 5 Efectuar los ajustes respectivos Formatos: FT-GD Acta de reunión. FT-GRF Solicitud Movimiento de Almacén FT-GRF Solicitud dada de Se verifican y hacen los ajustes baja relacionados con las FT-GRF Paz y salvo para recomendaciones y conceptos. la entrega de inventarios de funcionarios y/o contratistas FT-GRF Solicitud de bienes y servicios 6 Elaborar Acta de aprobación, Informe Final y emitir Inventario definitivo Subdirección Administrativa Financiera y de Control Acta de aprobación Listados de bienes registrados en SIAFI Formato FT-GD Acta de reunión. Se levanta un acta en la cual deben quedar consignados todos los pormenores de la toma física o comprobación. El acta debe contener recomendaciones, comentarios, análisis y firma de los actuantes. Se revisa el inventario y se emite el final para ser incluido en el Balance General Subdirección 7 Anexar al Balance General Administrativa Financiera y de Balance General Control FIN Una vez emitido el inventario Final se anexa al Balance 8. Tiempos Entre un (1) día y dos (2) meses

5 Generales del procedimiento Sistema de Gestión Ambiental Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional Sistema de Seguridad de la Información Sistema de Gestión Documental y Archivo 9. Políticas de Operación Hasta tanto no se efectué el inventario general de la entidad, no se tendrá certeza sobre los faltantes o sobrantes reales encontrados. Pueden existir compensaciones validas entre ellos que es necesario ajustar y reclasificar entre responsables y dependencias. Los Inventarios quedan registrados en el aplicativo SIAFI y en el formato correspondiente a FT-GRF Recolección de información inventario anual Los ajustes requeridos dentro del proceso de inventarios se diligenciaran los formatos que se describen a continuación y que servirán de soporte del movimiento que se requiera en el modulo del sistema SIAFI como son: FT-GRF Solicitud Movimiento de Almacén; FT-GRF Solicitud dada de baja; FT-GRF Paz y salvo para la entrega de inventarios de funcionarios y/o contratistas El funcionario y/o contratista deberá hacer entrega de los bienes cargados en sus inventarios mediante el formato FT-GRF Paz y salvo para la entrega de inventarios de funcionarios y/o contratistas, el cual servirá como soporte a Tesorería para el pago de liquidación y/o último desembolso en cada caso. Para actualizar los inventarios de los funcionarios y/o Contratistas es necesario diligenciar el formato FT-GRF Solicitud Movimiento de Almacén El área de reportará cada tres meses y consolidado anual sobre elemento de consumo a los jefes de área y/o Subdirectores. El área de realizará inventarios rotativos y aleatorios en la vigencia, dejando constancia en el formato FT-GRF Recolección de información inventario En cada vigencia con una periodicidad de seis (6) meses el IDEP realizará el inventario del parque automotor, los cuales deben ser reportados y enviados mediante comunicación a la Secretaria Distrital de Movilidad. La, Disciplinaria del IDEP, dará iniciar a los procesos por responsabilidades por pérdida o robo de elementos devolutivos asignados a funcionarios o contratistas (Responsabilidad por manejo de bienes y activos), (Ley 2 de 1993, Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen Ley 610 de 2000, y Manual de Responsabilidades vigente por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías. ) Todos los funcionarios y contratistas deben participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, difusión e implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental. Hibernar los computadores cuando van a estar sin uso por más de 15 minutos y apagar el computador, monitor, parlantes e impresora al terminar la jornada. Se deben hacer separación de los residuos sólidos de acuerdo con la clasificación establecida en el Plan de Acción Interno de Residuos PAIR-. Imprimir solamente la versión definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y enviarlos a través de correo electrónico. Regular el tono de voz, adecuar los tonos de timbre de los teléfonos fijos y móviles para evitar el exceso de ruido. Todos los funcionarios y contratistas deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el IDEP. Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 10 minutos. Todos los funcionarios y contratistas deben velar por cuidado de las instalaciones generales, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo. No obstruir las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo. Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de computo asignado. Por ningún motivo se debe realizar instalación de software no licenciado y sin autorización del administrador del sistema. El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales y/o misionales se prohíbe el uso del mismo para suscripciones de índole personal. Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohíbe el uso compartido de las mismas. Cada funcionario es responsable de la organización e integridad de la información almacenada en los equipos de computo y debe realizar un Backup mensual de la misma en coordinación con el administrador del sistema. Se debe realizar una inspección con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraíbles utilizados en los equipos de computo de la entidad con el fin de evitar la propagación de virus informáticos. No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor información. El funcionario encargado del archivo de gestión de cada dependencia debe mantener actualizado el inventario documental del proceso. No alterar los documentos: no doblar, no resaltar, no escribir en los documentos (pueden perder su valor probatorio). Las carpetas de los archivos de gestión no deben contener más de 200 folios. Si se requiere unir legajos documentales con ganchos de cosedora, se debe utilizar solamente uno y el correspondiente papel de sacrificio.