GESTIÓN DE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Transcripción

1 PÁGINA 1 de OBJETIVO Gestionar y controlar las actualizaciones al de bienes de la institución, en su traslado entre dependencias, baja por diferentes motivos (hurto, caso fortuito, inservibles, para destrucción) y el traslado exterior de los mismos por garantía. 2. ALCANCE Desde la solicitud de traspaso o traslado hasta la descarga o baja de los elementos de las diferentes dependencias 3. RESPONSABLE. Es la responsable de cumplir y hacer cumplir este procedimiento, realiza la baja, presenta levanta actas y elabora comprobantes. Vicerrector(a) Administrativo. Elabora informes e informa a la aseguradora. Auxiliar de Inventarios: Entrega y archiva la documentación. Vigilante. Autoriza la salida. Jefe de la dependencia. Informa perdidas, levanta actas, envía copia de denuncias y se integra el bien Universitario de almacén e s: Coordina traslado, entrega reporta, genera actas y envía documentos 4. DEFINICIONES 4.1 Actualizar. Poner al día, adaptar al momento presente aquello que se ha quedado desfasado o anticuado. 4.2 Ajuste. Confrontación de la información en libros con las existencias físicas en s. 4.3 Aseguramiento. Es la base sobre la que se construye la toma de decisiones de una organización. 4.4 Baja. En son las mercaderías, productos, artículos, etc. Que posee una empresa en sus almacenes y no son actas para su utilización, por lo tanto no serán tenidas en cuenta para su uso de la actividad económica. 4.5 Bienes. Son aquellos que se adquieren en el mercado pero pagando por ellos un precio. Es decir, son bienes materiales e inmateriales que poseen un valor económico y que, por ende, son susceptibles de ser valuados en términos monetarios 4.6 Caso fortuito. Existe cuando el suceso que impide el cumplimiento de la obligación, no era previsible usando de una diligencia normal. 4.7 Cesar. Dejar de hacer, trasladar la responsabilidad de algo a otra persona o entidad.

2 PÁGINA 2 de Clasificar. Ordenar o poner por clases o conjuntos de elementos con características comunes. 4.9 Control. Examen periódico que se hace a los bienes en las organizaciones con la finalidad de que se estén cumpliendo con los parámetros establecidos en el proceso de planeación Dependencia. Área que hace parte funcional de una empresa 4.11 Definitivo. Lo que se decide, resuelve o concluye Faltante. Carencia de algo Fuerza mayor. Es un hecho que no se puede evitar y tampoco se puede prever Funcionario.Es aquel trabajador que desempeña funciones en una empresa u organismo del Estado Hurto. Perdidas de elementos de manera fraudulenta Inservible. Que no está en condiciones para ser usado Institución. Mecanismos de índole social y cooperativa, que procura ordenar y normalizar el comportamiento de un grupo de individuos Obsoleto: Elemento logístico que deja de tener vigencia Patrimonio. El conjunto de bienes, derechos y obligaciones, pertenecientes a una empresa como persona jurídica y que constituyen los medios económicos y financieros a través de los cuales ésta puede cumplir sus objetivos Practicas Externas. Son una actividad de naturaleza formativa realizada por los estudiantes y supervisada por un tutor de la empresa o institución en donde se desarrolla la actividad Responsabilidad. Es un valor que está en la conciencia de la persona, que le permite reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos, siempre en el plano de lo moral Retiro de bienes. Proceso por el cual se da salida del a un elemento con la finalidad de brindar apoyo a una actividad Retiro definitivo. Desechar de manera permanente un bien Sistema de Inventarios. Registros necesarios para contabilizar las compras de mercancías para la venta, o consumo de la organización.

3 PÁGINA 3 de Tramitar. Hacer pasar un asunto por los trámites oportunos o necesarios para solucionarlos Unidad de almacén. Unidad que almacena, custodia o despacha los bienes de consumo y devolutivos. 5. CONTENIDO TRASLADO DE BIENES ENTRE DEPENDENCIAS ÍTEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE INFORMAR A LA UNIDAD DE ALMACÉN E INVENTARIO Informa a la unidad de Almacén e mediante solicitud enviada por la UGAD o DATARSOFT, relación detallada de elementos a trasladar, nombre y cargo de la persona responsable de recibir el bien. COORDINAR EL TRASLADO DE ELEMENTOS Coordina el traslado de los elementos y simultáneamente se elabora el comprobante correspondiente desde el sistema de s. ENTREGAR EL REPORTE DE TRASLADO DE ELEMENTOS Entrega reporte de formato de traslado para su respectiva firma en original y dos copias. ENTREGAR COPIAS A JEFES DE DEPENDENCIA Y ARCHIVAR Entrega copia de reporte a cada uno de los jefes de dependencia y archiva el original. Jefe dependencia Auxiliar de DOCUMENTO UGAD Datarsoft Reporte De Traslado De Reporte De Traslado De Copia De Reporte De Traslado De Reporte De Traslado De CONTROL DE SALIDA DE ELEMENTOS PARA REPARACIÓN O GARANTÍA

4 CÓDIGO PR-GF-05 PÁGINA 4 de INFORMAR A LA UNIDAD DE ALMACÉN E INVENTARIOS Informar mediante comunicación a la unidad de almacén e s sobre la reparación o garantía del bien en uso. REVISAR EL BIEN Ordenar la revisión del bien (bienes en uso sin garantía) por personas idóneas en el ramo según el caso y recibe el concepto técnico, COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS COMUNICARSE CON EL PROVEEDOR Si los bienes están garantía el auxiliar de almacén e se comunica con el proveedor y se diligencia COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS ENTREGAR EL BIEN Entregar el bien al interesado y hacer firmar el recibido de conformidad, entregando copia del COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS a vigilancia y conservando la original como documento de soporte en almacén e. AUTORIZAR SALIDA DE BIENES Portería autoriza la salida basados en el COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS Jefe de unidad o dependencia Auxiliar de almacén o Auxiliar de almacén o Auxiliar de alcance o Vigilante Datarsoft Comprobante De Salida De Concepto técnico Comprobante De Salida De Comprobante De Salida De Comprobante De Salida De BAJA DE BIENES POR HURTO INFORMAR AL JEFE DE LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA 1. Dar aviso al jefe de la vicerrectoría administrativa y financiera mediante oficio y denunciar penalmente ante la autoridad competente. Jefe dependencia Datarsoft

5 CÓDIGO PR-GF-05 PÁGINA 5 de 17 ENVIAR COPIA DE DENUNCIA A 2. INVENTARIOS Enviar copia de la denuncia a la unidad de Jefe dependencia Datarsoft s. ELABORAR INFORME DEL ACONTECIMIENTO Elaborar informe de lo sucedido, enviando copia a la compañía de seguros. REALIZAR LA BAJA Hacer la baja, recibiendo la orden por parte de vicerrectoría administrativa y financiera REINTEGRACIÓN DEL BIEN En caso de declararse responsabilidad tanto administrativa como fiscal por la pérdida del bien, el responsable debe reintegrar el bien por uno de iguales o mejores características, o cancelar el valor del bien o precio comercial, previo avalúo. GENERAR ACTA DE BAJA Una vez hecho el pago o reintegro del elemento se efectúa el descargo, de la cuenta responsabilidades en proceso, con cargo a baja de bienes. Genera el acta de baja en original y copia ENVIAR DOCUMENTOS PARA FIRMA Enviar acta de baja y resolución de baja a rectoría para firma. RECIBIR DOCUMENTOS Recibir acta de baja y resolución de baja firmadas por parte de rectoría ENVIAR COPIA A CONTABILIDAD Y ARCHIVAR Enviar copia a la unidad de contabilidad y Archivar la documentación de acuerdo con el consecutivo Nota: En caso de que la compañía de seguros indemnice la perdida (por restitución del bien seguirá el proceso de reposición de bienes) Vicerrector administrativo Jefe dependencia Rectoría Auxiliar de Informe Acta De Entrada De Factura De Compra Resolución De Baja Resolución De Baja Resolución De Baja

6 CÓDIGO PR-GF-05 PÁGINA 6 de 17 BAJA DE BIENES POR CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR AVISAR AL JEFE ADMINISTRATIVO 1. Dar aviso al jefe administrativo, mediante memorando para que designe los funcionarios que adelantaran la inspección ocular y el levantamiento inmediato del acta Jefe dependencia Oficio en original y copia LEVANTAR ACTA Levantar el acta en la que debe relacionarse la fecha en la que el hecho tuvo lugar y el día en que se realiza la inspección ocular, enumerando los detalles y las circunstancias del caso y complementando con una relación de lo sucedido o de la información obtenida; lista de los bienes cuya pérdida se establezca con los datos de, la cantidad y el valor. Todas las personas actuantes firman el acta. PRESENTAR EL ACTA Presentar el acta al jefe administrativo, para que autorice efectuar los registros correspondientes. INFORMAR A LA ASEGURADORA Informar a la compañía aseguradora para los trámites del caso. RECIBIR AUTORIZACIÓN PARA DESCARGO Recibir de la Vicerrectoría administrativa autorización escrita para descargar el registro soportado con la copia del acta a fin de descargar de los s los elementos devolutivos en servicio. GENERAR ACTA DE BAJA Genera comprobante acta de bajas en original y copia. ENVIAR COPIA A CONTABILIDAD Enviar copia a la unidad de contabilidad. Jefe dependencia Vicerrector administrativo s Acta Acta Oficio UGAD Datarsoft Copia Acta De Baja

7 CÓDIGO PR-GF-05 PÁGINA 7 de ELABORAR COMPROBANTE DE SALIDA ELEMENTOS Si se trata de elementos en depósito, el almacenista elabora el comprobante de salida elementos devolutivos o elementos de consumo por este concepto. COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS ARCHIVAR Archivar al documento de acuerdo a su consecutivo COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS Auxiliar Comprobante De Salida De Comprobante De Salida De BAJA DE BIENES INSERVIBLES EN USO ENVIAR COMUNICACIÓN 1. Enviar comunicación a la unidad de UGAD almacén e en la que se relaciona Jefe dependencia los objetos que por su obsolescencia o DATARSOFT deterioro no prestan ningún servicio y mediante concepto técnico. LEVANTAR ACTA DE INSPECCIÓN Levantar acta de inspección ocular detallando los elementos con sus especificaciones. RETIRAR ELEMENTOS DE LA DEPENDENCIA Retirar los elementos de la dependencia. SE REÚNE ALMACÉN CON PERSONAL IDÓNEO Se reúne almacén con el personal idóneo y se mira si es posible la recuperación o reparación del elemento para ser entregado a otra dependencia que lo esté solicitando o de lo contrario se da de baja después del diagnóstico realizado. s s Acta De Verificación Concepto Técnico

8 CÓDIGO PR-GF-05 PÁGINA 8 de ENVIAR ACTA AL ORDENADOR DE GASTO Enviar original del acta junto con el concepto técnico al ordenador del gasto. ELABORAR ACTO ADMINISTRATIVO Elaborar acto administrativo por medio de la cual ordena el destino de los bienes a dar de baja teniendo en cuenta el acta de baja y concepto técnico, remitiendo posteriormente el acto administrativo a la unidad de s. RECIBIR ACTO ADMINISTRATIVO Y DESCARGAR ELEMENTOS DEL SISTEMA Recibir acto administrativo y Descargar los elementos del del sistema de información. COORDINAR EL TRÁMITE DE DESTINO DE BAJA De acuerdo con las especificaciones dadas en el acto administrativo. Proceder a coordinar el trámite de destino de baja. ENVIAR DOCUMENTOS A CONTABILIDAD Enviar copia del acto administrativo y acta de baja a la unidad de contabilidad para su respectivo procedimiento contable. ENVIAR A LA UGAD Enviar original del acto administrativo y acta de bajas a UGAD para respectivo archivo de acuerdo con el consecutivo. Rector s s Concepto Técnico Acto Administrativo Acto Administrativo Acto Administrativo Copia Acto Administrativo Copia Acta De Baja Acto Administrativo BAJA DE BIENES INSERVIBLES EN DEPOSITO PARA DESTRUCCION 1. VERIFICAR EL ESTADO DE OBSOLENCIA Verificar el estado de obsolescencia o total deterioro de los bienes en depósito. Listado De

9 CÓDIGO PR-GF-05 PÁGINA 9 de ENVIAR LISTA DE BIENES INSERVIBLES Enviar el listado de los bienes inservibles al vicerrector administrativo, relacionándolos con el código, descripción, cantidad, valor unitario y valor total por grupos de s. RECIBIR, REVISAR Y EMITIR ACTO DE APROBACIÓN Recibir, revisar y emitir acto de aprobación para que el jefe de almacén e s realice la baja correspondiente. RECIBIR AUTORIZACIÓN Recibir autorización para la destrucción de bienes inservibles. DESTRUCCIÓN DE BIENES INSERVIBLES Junto con un delegado de la dependencia administrativa proceden a la destrucción de los bienes inservibles tomando fotografías de estos antes, durante y después de su destrucción. Levantan y firman acta donde queda consignado tal hecho. DESCARGAR ELEMENTOS DEL SISTEMA Con la copia del acta procede a descargar los elementos del sistema de COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS Vicerrector administrativo Delegado administrativo Delegado administrativo Listado De Acto De Aprobación Autorización Acta De Destrucción Comprobante De Salida De RETIRAR BIENES DESTRUIDOS Asignar un funcionario para que retire los bienes (objeto de destrucción) de los depósitos de la entidad para clasificarlos de acuerdo al tipo de material y colocar a disposición los desechos. GENERAR ACTA DE BAJA En el sistema se genera el acta de baja. universitario Acta

10 CÓDIGO PR-GF-05 PÁGINA 10 de ENVIAR DOCUMENTOS A CONTABILIDAD Y SECRETARIA GENERAL Enviar copia de acta de baja y del acta de destrucción a la unidad de contabilidad y secretaria general. ARCHIVAR Archivar la documentación de acuerdo a su consecutivo Acta de baja, acta de destrucción y COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS Auxiliar Copia De Acta De Baja Copia Del Acta De Destrucción Acta de baja Acta de destrucción Comprobante De Salida De

11 PÁGINA 11 de FLUJOGRAMAS TRASLADO DE BIENES ENTRE DEPENDENCIAS INICIO 1. Informar a la unidad de almacén e 2. Coordinar el traslado de elementos 3. Entregar el reporte de formato de traslado 4. Entregar copias a jefes de dependencia y archivar FIN CONTROL DE SALIDA DE ELEMENTOS PARA REPARACIÓN O GARANTÍA INICIO 1. Informar a la unidad de almacén e 2. Revisar el bien Comprobante de salida de elementos 3. Comunicarse con el proveedor Comprobante de salida de elementos 4. Entregar el bien Comprobante de salida de elementos 5. Actualización salida de bienes Comprobante de salida de elementos FIN

12 PÁGINA 12 de 17 BAJA DE BIENES POR HURTO INICIO 1. Informar al jefe de la vicerrectoría administrativa 2. Enviar copia de denuncia a s 3. Elaborar informe del acontecimiento 4. Realizar la baja 5. Reintegro del bien 6. Generar acta de baja 7. Enviar documentos para firma 8. Recibir documentos 9. Enviar copia a contabilidad y archivar FIN BAJA DE BIENES POR CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR INICIO 1. Avisar al jefe administrativo A

13 PÁGINA 13 de 17 A 2. Levantar el acta 3. Presentar el acta 4. Informar a la aseguradora 5. Recibir autorización para descargo 6. Generar comprobante de bajas 7. Enviar copia a contabilidad 8. Elaborar comprobante de salida de elementos Comprobante de salida de elementos 9. Archivar Comprobante de salida de elementos FIN BAJA DE BIENES INSERVIBLES EN USO INICIO 1. Enviar comunicación 2. Levantar acta de inspección 3. Retirar elementos de la dependencia A

14 PÁGINA 14 de 17 A 4. Se reúne almacén con personal idóneo 5. Enviar acta al ordenador de gasto 6. Elaborar acto administrativo 7. Recibir acto administrativo y descargar elementos del sistema 8. Coordinar el trámite de destino de baja 9. Enviar documentos a contabilidad 10. Enviar a la UGAD FIN

15 PÁGINA 15 de 17 BAJA DE BIENES INSERVIBLES EN DEPOSITO PARA DESTRUCCION INICIO 1. Verificar el estado de obsolencia 2. Enviar lista de bienes inservibles 3. Recibir, revisar y emitir acto de aprobación 4. Recibir autorización 5. Destrucción de bienes inservibles 6. Descargar elementos del sistema Comprobante de salida de elementos 7. Retirar bienes destruidos 8. Generar actas de baja 9. Enviar documentos a contabilidad y secretaría general 10. Archivar Comprobante de salida de elementos FIN

16 PÁGINA 16 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA TIPO CÓDIGO NOMBRE Acta Acta de baja Acta de entrada de elementos Libre Acta de destrucción Acta de verificación INTERNO EXTERNO Libre Libre Acto administrativo Acto de aprobación Autorización Comprobante de salida de elementos Concepto técnico DATARSOFT Listado de elementos Oficio Reporte de traslado de elementos Resolución de baja UGAD Factura de compra Informe 8. CONTROL DE CAMBIOS

17 PÁGINA 17 de 17 VERSION DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA RESPONSABLE APROBACIÓN 01 Se modificó por cambio de encabezado y ajuste de contenido teniendo en cuenta los requisitos de la NTC GP 1000:2009 y MECI 1000: /12/2016 Líder de Calidad 02 Se modificó por cambio de encabezado teniendo en cuenta el acuerdo 014 del 24 de Febrero del 2017 que ajusta lo referido a la imagen corporativa de la Universidad como requisito a lo exigido en la resolución del 20 de Junio del 2016 emitida por el Ministerio de Educación Nacional. 03/04/2017 Líder de Calidad