SISTEMA INTEGRADO DE GESTION INDICE

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1 12 de Marzo de 2012 REVISION: 2 PAG 1 DE 5 INDICE 1. OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDADES DEFINICIONES DESCRIPCION REGISTROS CONTROL DE CAMBIOS... 5 ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR ANGELA MARCELA MEDINA TRIANA DIEGO LEONARDO GARRIDO BAUTISTA JOSE MARIA VARGAS MOTTA ASESOR SISTEMAS DE GESTION COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y DE HSEQ GERENTE

2 12 de Marzo de 2012 REVISION: 2 PAG 2 DE 5 1. OBJETIVO Describir las actividades relacionadas con el control y manejo de los materiales, herramientas y equipos, en las bodegas y almacenes JOSE MARIA VARGAS MOTTA 2. ALCANCE Es aplicable en todas las bodegas y almacenes de JOSE MARIA VARGAS MOTTA. 3. RESPONSABILIDADES La responsabilidad del manejo administrativo del almacén está a cargo de los almacenistas y su estricto cumplimiento. 4. DEFINICIONES Bodega. Es el sitio de almacenamiento de Equipos, Materiales y Herramientas de la Empresa. Almacén. En este procedimiento se refiere a almacén de las obras. Almacenista. Persona encargada o responsable del almacén o bodega. DCS. Departamento de Compras y Servicios. 5. DESCRIPCION 5.1 VERIFICACION DE PRODUCTOS O MATERIALES RECIBIDOS Todos los productos o materiales que inciden directamente en la calidad del servicio (ver numeral 4.6 del documento (PGCM1) Procedimiento de Compras y Servicios ), que ingresen a las bodegas y almacenes de JOSE MARIA VARGAS MOTTA deben ser inspeccionados por los almacenistas, quienes verifican la conformidad de sus cantidades, especificaciones y documentos de calidad (cuando sean requeridos en los documentos de compras).

3 12 de Marzo de 2012 REVISION: 2 PAG 3 DE 5 Esta inspección y verificación se realiza con base en los siguientes documentos: orden de compra, y/o Factura y/o remisión del Proveedor (en la que se firma la recepción y salida de Almacén). El almacenista es el responsable de dejar como registro de la recepción cualquiera de los documentos mencionados anteriormente. Los productos o materiales que no cumplen con los requisitos establecidos en los documentos de compra, deben seguir el proceso descrito en el procedimiento (PGCM3) Control de Producto o Material No Conforme. 5.2 RECEPCION DE PRODUCTOS O MATERIALES. Todos los productos o materiales recibidos en los almacenes de JOSE MARIA VARGAS MOTTA, deben ser relacionados por el almacenista en alguno de los siguientes formatos: FGCM11 ENTRADA DE ALMACEN. Se utiliza para decepcionar los elementos que han sido comprados directamente en obra. No es aplicable para compra de papelería. Puede utilizar la factura y/o remisión del proveedor (en la que se firma la recepción y salida del Almacén). El consecutivo empleado para este tipo de entrada de Almacén corresponde al mismo consecutivo de la orden de compra. La entrada de almacén de la papelería corresponde a su respectiva orden de compra, la cual debe ser enviada al lugar de destino junto con una copia de la remisión del proveedor. 5.3 FGCM12 SALIDAS DE ALMACEN Materiales de Instalación y Elementos Consumibles Todos los productos o materiales entregados para su consumo o instalación en el montaje del proyecto son entregados por el almacenista, quien los relaciona en el formato FGCM12 Formato Salidas de Almacén.

4 12 de Marzo de 2012 REVISION: 2 PAG 4 DE 5 Este formato debe ser diligenciado en su totalidad (incluyendo columna Código donde aplique), Elaborado, Revisado y firmado por el Almacenista o el encargado del almacén, aprobado y firmado por el Administrador de la obra. Puede utilizar la Factura y/o remisión del Proveedor (en la que se firma la recepción y salida de Almacén) Préstamo de Herramientas y Equipos Todos los elementos de carácter devolutivo como herramientas, equipos, etc., son solicitados mediante requisición o serán incluidos en el formato FGCM10 Formato Tarjetas de elementos devolutivos a cargo del personal, haciendo firmar al trabajador al frente a cada elemento como constancia de entrega. Una vez utilizada la herramienta o equipo debe ser devuelta al almacén, dejando constancia de dicha devolución mediante la firma del trabajador y del almacenista en la tarjeta respectiva. NOTA: LA DESTRUCCION DE TARJETAS ANULADAS ESTA ESTRICTAMENTE PROHIBIDA. EN CASO DE ANULACION DE TARJETAS, EL ORIGINAL DE LA MISMA DEBE REPOSAR EN EL ARCHIVO DEL ALMACEN CORRESPONDIENTE. 5.4 ACTA DE BAJA Si por alguna circunstancia en las bodegas o almacenes requieren dar de baja herramientas, materiales, equipos, instrumentos, etc., por: venta, permuta desperfecto, daño, pérdida o cualquier otra causa, los responsables de las mismas pueden hacerlo, previa autorización del Gerente, diligenciando el Formato (FGCM16) ACTA DE BAJA.

5 12 de Marzo de 2012 REVISION: 2 PAG 5 DE 5 6. REGISTROS Hacen parte de este procedimiento, los siguientes formatos. Formato (FGCM10) Tarjeta de Elementos Devolutivos a cargo del personal. Formato (FGCM11). Entrada de Almacén. Formato (FGCM12). Salida de Almacén, Formato (FGCM13) Acta de Baja. 7. CONTROL DE CAMBIOS VERSION No FECHA DE EMISIÓN Mayo 30 de de Diciembre de de Marzo de 2012 CAMBIO Actualización de formatos que salen del Sistema Integrado de gestión y nuevas actividades operativas dentro del documento. Se incluyeron los formatos relacionados con el procedimiento. Se eliminaron los aspectos relacionados con la Remisión de los productos o materiales.