PROCEDIMIENTO CONTROL DE ARRIENDOS EN OBRA INDICE 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5. ARCHIVO DE REGISTROS

Transcripción

1 COD: PR-OP-12 Pág. 1 de 8. INDICE 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5. ARCHIVO DE REGISTROS 6. ANEXOS Firma Revisión Firma Aprobación

2 COD: PR-OP-12 Pág. 2 de 8. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS Nº Rev. Párrafo Modificación realizada

3 COD: PR-OP-12 Pág. 3 de OBJETIVO Describir el proceso de arriendos y control en obras de Ingetal S.A. 2. ALCANCE Este procedimiento se refiere al control de arriendos realizados en obra, ya sea de maquinarias, equipos, moldajes y andamios. 3. DEFINICIONES Administrador de Contrato Profesional de obra, designado por la empresa, en conformidad con las bases de la propuesta, para ser el primer responsable de la obra. Jefe Control de Arriendos Persona responsable de supervisar y llevar el control de los arriendos en obra. Moldajes Es un tipo de construcción provisoria, porque luego de cumplir su función se desarma. El destino del Moldaje es dar la forma definitiva que tendrá el hormigón. Andamio Un Andamio se trata de una construcción provisional con la que se hacen puentes, pasarelas o plataformas sostenidas por madera o acero.

4 COD: PR-OP-12 Pág. 4 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nota 1: Requerimiento del Arriendo El Administrador de Contrato en conjunto con el profesional de terreno, analizan la compra y/o arriendo, de acuerdo a las necesidades de la obra. En el caso de este último, el Administrador de Contrato designa al responsable de la gestión, nombrado como Jefe de Control de Arriendo, el cual podrá ser cualquier miembro del equipo administrativo de la obra o un encargado con dedicación exclusiva, pudiendo ser un profesional cuando la obra lo amerite. Nota 2: Emite Cotización El Jefe de Control de Arriendo, envía los antecedentes necesarios para que el proveedor presente la mejor solución de acuerdo a los requerimientos de la obra. En el caso de los moldajes y andamios, estos deben ser cotizados por M2, para así poder evitar posteriores cobros por partes y/o piezas extras, que no fueron consideras en cotización inicial. No obstante a lo anterior, el control además se realizará por piezas. Nota 3: Genera Orden de Compra De acuerdo a la mejor opción, el Jefe de Control de Arriendo, emite una orden de compra por M2, en el caso de los moldajes y andamios y para las herramientas, maquinarias y equipos, se hará por hora, no superando las 180hrs o por día no superando los 30 días, las cuales serán válidas solo para una factura. Nota 4: Aprueba la Compra El Administrador de Contrato, Gerente de Operaciones y Gerente General, en caso necesario, autorizan la orden de compra a través del Portal. Asumiendo de esta forma su responsabilidad frente al arriendo solicitado.

5 COD: PR-OP-12 Pág. 5 de 8. Nota 5: Envío Orden de Compra y Generación de Contrato La Orden de compra es enviada al proveedor y se genera el contrato de arriendo de acuerdo a las condiciones establecidas en la cotización. Nota 6: Recepción En el caso de los moldajes y andamios, el Jefe de Control de Arriendo es el responsable de realizar la recepción y conteo de las piezas, para lo cual se le proveerá de los recursos necesarios. En el caso de las herramientas, maquinarias y equipos, el administrador de bodega será el encargado de recepcionar y verificar que se encuentren en condiciones óptimas para su uso. Nota 7: Almacenamiento En el caso de los moldajes y andamios, deben ser almacenados en un lugar determinado y con las condiciones necesarias, para lograr un mejor control. Las herramientas, maquinarias y equipos, serán almacenados dentro de la misma bodega de materiales. Nota 8: Control de Arriendos El Jefe de Control de Arriendo será el responsable de controlar los moldajes y andamios dentro de la obra, quien tendrá las siguientes funciones: - Mantener el lugar de almacenamiento ordenado - Entregar al personal responsable las piezas solicitadas, para su uso en obra - Controlar el uso correcto y posterior devolución de las piezas al lugar de almacenamiento. - Control periódico de inventario. - Cierre mensual de arriendos, verificar facturación de acuerdo a las condiciones del contrato. - Devoluciones parciales al proveedor - Devolución final al proveedor

6 COD: PR-OP-12 Pág. 6 de 8. Para las herramientas, maquinarias y equipos, el control será responsabilidad del administrador de Bodega, quien a través de una hoja de cargo de herramientas, maquinarias y equipos, llevará el control de la entrega y posterior devolución. Además debe realizar inventarios periódicos para controlar el estado de estos. Al finalizar la obra el Administrador de Bodega deberá entregar un inventario de cierre, en donde detallará tanto los equipos comprados, como los arrendados. Nota 9: Facturación Mensual El administrador de Contrato es el responsable de la aprobación de las facturas mensuales de arriendo, para lo cual debe solicitar los informes correspondientes emitidos por el Jefe de Control de Arriendo. Las ordenes de compras por arriendo de herramientas, maquinarias y equipos solo serán válidas para una factura, en el caso que la factura supere las 180 hrs. o los 30 días, establecidos como tope, se debe generar una orden de compra complementaria. Nota 10: Devolución Elementos Arrendados Para la devolución de los moldajes y andamios, el Jefe de Control de Arriendo, debe generar un informe, cuando corresponda, en el cual detalle las piezas que serán devueltas y/o faltantes. El administrador de Contrato aprueba dicho informe, para posteriormente, solicitar la guía de despacho detallando los elementos a devolver. El Jefe de Control de Arriendo, es el responsable de procurar que se realice la devolución final, directamente en las bodegas del proveedor, para lo cual se le asignaran los recursos necesarios, con el fin de evitar cobros posteriores de piezas no devueltas o no informadas, como faltantes.

7 COD: PR-OP-12 Pág. 7 de ARCHIVO DE REGISTROS IDENTIFICACION ALMACENAMIENTO RECUPERACION RETENCION DISPOSICION Y PROTECCION Y ACCESO Hoja de Cargos de Herramientas y/o equipos Impreso en archivadores Bodeguero Duración de Obra Bodega 6. ANEXOS. Anexo Nº 1: Hoja de Cargos de Herramientas y/o equipos

8 COD: PR-OP-12 Pág. 8 de 8. Anexo Nº 1: Hoja de Cargos de Herramientas y/o equipos Nombre de Detalle Herramientas Fecha de Firma Fecha Firma Observaciones Nº quien retira y Equipos Entrega Recepción Devolución Devolución de Bodega