SUPERVISIÓN DE OBRAS

Transcripción

1 CODIGO: P-GP-15 REVISIÓN Nº 03 ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR APROBADO APROBADO APROBADO Cristina Huaman Rafael Hidalgo Rafael Hidalgo Coordinador SIG Gerente de Gerente de Fecha: 13/01/2015 Fecha: 14/01/2015 Fecha: 14/01/2015 Documento para uso exclusivo dentro de la KUKOVA Ingenieros S.A.C. Toda Copia en papel es un documento no controlado a excepción del original.

2 HOJA DE CONTROL DE REVISIÓN Revisión N Fecha Artículo(s) / Página(s) Detalles de Revisión 03 13/01/2015 Pág. 02 En la Rev. 03 se agregó Hoja de Control de Cambios, a la Rev /01/2015 Art. 03 Pág. 03 En la Rev. 03 se cambió DEFINICIONES por REFERENCIAS a la Rev /01/2015 Art. 04 Pág. 03 En la Rev. 06 se cambió RESPONSABILIDADES por DEFINICIONES a la Rev /01/2015 Art. 05 Pág. 03 En la Rev. 03 se cambió REQUERIMIEN TOS por RESPONSABILIDADES a la Rev /01/2015 Art. 06 Pág. 04 En la Rev. 03 se cambió PROCEDIMIENTO por DESARROLLO a la Rev /01/2015 Art. 07 Pág. 06 En la Rev. 03 se cambió DOCUMENTOS A CONSULTAR por REGISTROS 03 13/01/2015 Art. 08 Pág. 08 En la Rev. 03 cambió Art. 08 REGISTROS por ANEXOS a la Rev. 02. KUKOVA Ingenieros S.A.C. P-GP-15 2

3 PROCEDIMIENTO 1. OBJETIVO Establecer la metodología para la prestación del servicio de supervisión de realizado por el Área de Gestión de. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a todos los servicios de supervisión de brindados por KUKOVA Ingenieros S.A.C. 3. REFERENCIAS Norma ISO 9001: Requisito 7 Realización del Producto Ley y reglamento de contratación del Estado, Vigente. Manual de Integrado de KUKOVA Ingenieros S.A.C. 4. DEFINICIONES a) Supervisión de en el sector privado: El propietario determina a su supervisor según sus necesidades. Se formula en un contrato privado. b) Supervisión de en el sector público: El Estado determina a su supervisor según las normas vigentes. Se formula un contrato administrativo o público. 5. RESPONSABILIDADES 5.1. Gerente del Área de Gestión de a. Manejar el contrato del servicio. b. Convocar y pactar con los profesionales especialistas propuestos. c. Supervisar y evaluar el cumplimiento del servicio. d. Coordinar y solicitar los requerimientos para la prestación del servicio. e. Coordinar la formulación de las valorizaciones y facturaciones. f. Mantener informado al Gerente General del estado del servicio Jefe de la Supervisión de Obra a. Supervisar las s en ejecución de las entidades contratantes. b. De ser requerido, participar en la entrega de terrenos y coordinación de los adelantos directos. c. Aprobar y tramitar los adicionales que se generen en la ejecución de las s. d. Revisar y aprobar las valorizaciones periódicas de los contratistas. e. Evaluar las ampliaciones de plazo determinadas con el contratista. KUKOVA Ingenieros S.A.C. P-GP-15 3

4 f. Conducir el proceso de recepción de las s terminadas. g. Organizar el expediente final para realizar la liquidación de. h. Efectuar la liquidación financiera del servicio. i. Mantener informado al Gerente de Gestión de del estado del servicio Profesionales Especialistas a. Realizar sus tareas según las bases y términos de referencias integradas, contrato u otro documento equivalente. b. Cumplir con los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad Secretaria del Área de Gestión de a. Apoyar al Gerente del Área de Gestión de y/o al Jefe de Supervisión en el manejo de la agenda de trabajo con el cliente y los Profesionales especialistas. b. Asegurar el registro de entrada y entrega al cliente, de la documentación técnico administrativa de la. 6. DESARROLLO 6.1. Actividades de Arranque o Inicio El Gerente del Área y Jefe de Supervisión se aseguran de recibir y revisar la documentación contractual que les corresponda. Luego, el Gerente del Área coordina reuniones iníciales con el Jefe de Supervisión para precisar alcances y características de la. El Jefe de Supervisión participa en la entrega del terreno a solicitud de la entidad o por exigencia del contrato. Éste verifica la apertura oportuna del cuaderno de y da conformidad mediante el registro en éste. Además, elabora un informe diagnóstico inicial cuándo así lo estipule el contrato. El Jefe de Supervisión realiza los requerimientos de equipamiento y RRHH para la implementación de la supervisión en concordancia con la propuesta, base integrada y TdR. Los Profesionales Especialistas se van integrando a la supervisión de acuerdo a los requerimientos del avance de la. De presentarse cambios en el personal, por fuerza mayor, el Gerente de Área y/o Jefe de Supervisión gestionan su cambio en concordancia a lo indicado en la base integrada, TdR y contrato. Los requerimientos de equipamiento y RRHH se hacen mediante mail dirigido al Gerente del Área y/o Gerente de administración. Quiénes coordinan y aseguran su entrega oportuna. El Jefe de Supervisión y su Equipo de Supervisión deben elaborar un Plan de Contingencia en caso de emergencia (evacuación, incendio y primeros auxilios) referente al personal profesional de supervisión designado en la. El cual será aplicado en la correspondiente y aplicado a los colaboradores designados por parte de la empresa. Finalmente, El Jefe de Supervisión confirma la fecha de inicio de la mediante la verificación del cumplimiento de lo estipulado en la reglamentación que rige el servicio y/o contrato. Se registra en el cuaderno de. KUKOVA Ingenieros S.A.C. P-GP-15 4

5 6.2. Actividades de Ejecución La supervisión debe exigir al contratista que se implemente los controles operacionales mínimos para minimizar y/o eliminar para el personal de supervisión, de acuerdo a lo indicado el documento DOC-GP-15-01: Controles Operacionales Mínimos para minimizar y/o Eliminar Riesgos para el Personal de Supervisión. Durante la ejecución de la, el Jefe de Supervisión y Profesionales Especialistas supervisan la ejecución de una serie de actividades realizadas por el Contratista de acuerdo a lo pre-establecido en la base integrada, TdR, contrato y expediente técnico. Asimismo, el Jefe de Supervisión y su Equipo deben mantener un control de atención de las cartas recibidas en, absolviendo las consultas del caso o informando de los eventos acontecidos y llevando un registro del Control Documentario. El Jefe de Supervisión da conformidad a las diversas actividades supervisadas mediante el registro en el cuaderno de. Además, la supervisión mantiene un archivo de la de los registros que usa el contratista para el control de su trabajo. El Jefe de Supervisión asegura que se realicen las correcciones en caso de presentarse desviaciones o incumplimientos por parte del Contratista sobre la base integrada, TdR, contrato y expediente técnico. Éste coordina las acciones a tomar con los Profesionales Especialistas y/o Contratista. Nota: El Jefe de Supervisión mantiene un registro de las desviaciones o incumplimientos cuándo éste incumpla los términos establecidos previamente. Utiliza el cuaderno de. A fin de mes, el Jefe de Supervisión concilia con el contratista la elaboración de los metrados. Luego, a inicio del mes, se asegura de la aprobación y tramitación de la valorización de, en el plazo establecido, según contrato. A continuación, el equipo de supervisión elabora el informe mensual que contiene la descripción de las actividades supervisadas y la documentación que permite dar conformidad a las actividades ejecutas por el Contratista. De acuerdo a lo establecido en la base integrada, TdR, contrato y expediente técnico de la. El informe mensual contiene por lo general: carátula, índice, datos generales de la, cronograma de avance y situación de, la relación de personal, equipos utilizados por el contratista, controles de calidad y anexos ( del cuaderno de, certificados de ensayo y otros). El contenido de éste puede variar según lo establecido en la base integrada, TdR y contrato. El Jefe de Supervisión es RESPONSABLE de la emisión del informe mensual. Debiendo validar el informe mediante su firma y sello. Seguido, entrega al cliente dentro del plazo pactado. De presentarse cambios en el expediente técnico, a solicitud del cliente, el Jefe de supervisión y/o Profesionales Especialistas efectúan las acciones necesarias para las adecuaciones del caso, en el tiempo establecido por el cliente, coordinando para ello con el contratista. De ser necesario se hace de conocimiento al Gerente de Área. El Jefe de Supervisión asegura que se mantenga un archivo físico y/o digital como historial de la supervisión de. También, el correcto ordenamiento de éstos durante el periodo de ejecución del contrato. Según crea conveniente, el Gerente de Gestión de realiza el seguimiento a la ejecución de la supervisión mediante visitas a y reuniones periódicas con el Jefe de Supervisión y Profesionales Especialistas (de ser factible). En las reuniones, el Jefe de KUKOVA Ingenieros S.A.C. P-GP-15 5

6 Supervisión expone la situación y estado de la. Se comunica la fecha de las visitas a y/o reuniones vía mail y/o telefónica Actividades de Cierre El Jefe de Supervisión una vez concluida la ejecución de, verifica su conformidad y lo registra en el cuaderno de. Luego, comunica al cliente para la recepción de la. Seguido, revisa la liquidación y da su conformidad y elabora el informe final de. Finalmente, el Jefe de Supervisión se encarga de entregar a la oficina central de ATA los equipos utilizados en la implementación de la supervisión y archivos de de la supervisión de. Nota: Cualquier documentación o información adicional solicitada, por parte del cliente, está indicado en la base integrada, TdR y contrato. KUKOVA Ingenieros S.A.C. P-GP-15 6

7 7. REGISTROS Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Contrato Cuaderno de Obra Mails Cartas Valorización de la Obra Valorización de la Supervisión de Obra Informes Mensual Informe Final Liquidación de Obra Plan de Contingencia Control Documentario Lugar de Trabajo Representante de Gestión Calidad Lugar de Trabajo Representante de Gestión Calidad Lugar de Trabajo Representante de Gestión Calidad Lugar de Trabajo Representante de Gestión Calidad Tiempo de Disposición KUKOVA Ingenieros S.A.C. P-GP-15 7

8 8. ANEXOS DOC-GP CONTROLES OPERACIONALES MÍNIMOS PARA MINIMIZAR Y/O ELIMINAR RIESGOS PARA EL PERSONAL DE SUPERVISIÓN. 9. DIAGRAMA DE FLUJO N/A KUKOVA Ingenieros S.A.C. P-GP-15 8

9