PROCEDIMIENTO DE OPERACIONES

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1 Página: 1 de 9 CÓDIGO: OPER-PR-002 DOCUMENTO CONTROLADO Revisión Fecha Descripción 01 23/08/07 Emisión Inicial. Según AM /06/08 Revisión por Actualización 03 14/03/09 Revisión por Actualización 04 01/02/10 Revisión por Actualización 05 26/07/10 Revisión por Actualización Elaboró Enna María Acevedo Coordinador Minería Revisó 1 Ernesto Combariza Director de Obra Revisó 2 Milena Jerez Cruz Coordinador SGI Aprobó Beatriz Bohórquez Rueda Gerente General

2 Página: 2 de 9 1. ALCANCE Cubre la ejecución de los proyectos, cumpliendo sus requerimientos contractuales de acuerdo a las especificaciones técnicas, estándares de calidad y HSE requeridos por el cliente a su entera satisfacción. 2. FILOSOFÍA Construyendo con calidad, precios competitivos y a tiempo los proyectos contratados con nuestros clientes 3. POLÍTICAS Toda ejecución de un proyecto en Construvicol S.A., debe regirse por las políticas que a continuación se relacionan: El Director de obra deberá presentar a la Gerencia General diez días calendarios después de adjudicada la licitación o según exigencia del cliente, el listado de requerimientos de infraestructura y logística demandada para la ejecución del proyecto y el funcionamiento administrativo. Antes de iniciar el proyecto, es responsabilidad del Comité Gerencial (Conformado por Presidencia, Gerencia General, Director de Obra, Ingeniero Residente y/o Planner, Jefe Administrativo, Líderes de los procesos y/o demás designados), procederán a realizar la revisión, aprobación y programación del cumplimiento de la lista de chequeo de los requisitos enunciados en el contrato y de los presentados por el Director de obra. Todo proyecto debe contar con un Plan de Gestión Integral elaborado por el Coordinador SGI, el cual debe ser revisado y aprobado por el Gerente General y el Director de obra, antes de dar inicio a su ejecución. Todo personal Operativo y Administrativo, deberá contar con las inducciones y capacitaciones, necesarias y exigidas por Construvicol S.A. y/o el Cliente Contratante, antes de iniciar la ejecución de sus actividades. En caso de que en determinado proyecto sus condiciones contractuales sean diferentes a las políticas existentes en Construvicol S.A., prevalecerán las políticas del cliente que deberán ser ajustadas, conocidas e integradas única y exclusivamente para ese proyecto.

3 Página: 3 de 9 El Director de Obra, Jefe Administrativo, Ingeniero Residente, Coordinador de HSE, Coordinador de Salud Ocupacional y Coordinador SGI, deberán garantizar la capacitación, inducción y monitoreo permanente del cumplimiento de los compromisos contractuales, de las políticas del SGI establecido por Construvicol S.A., que rigen para cada proyecto. Como mínimo cada año o de acuerdo a las necesidades del proyecto, deberán realizarse capacitaciones y reinducciones sobre temáticas de HSE y charlas Operativas, estas actividades estarán bajo responsabilidad del Unidad HSEQ Políticas de Informes de Avance, Corte de Obra y Facturación Se deberá realizar según requerimientos del Cliente Contratante y de la Empresa, informes de avance Diario, Semanal y Mensual, los cuales deben ser enviados a la Gerencia General y al Cliente Contratante. Según requerimiento contractual, se deberán presentar informes de corte de Obra, mínimo un informe mensual. Este informe deberá ser presentado por el Ingeniero Programador de Obra, con el aval y visto bueno, del Director de Obra; de acuerdo a la fecha convenida con el Cliente Contratante. Los informes de Avance y de Corte de Obra, son soportes de facturación y deben ser entregados con copia a la Unidad de Ingeniería y Licitaciones. El Ingeniero programador de Obra debe archivar una copia de seguridad, siguiendo las políticas señaladas en el Instructivo de Control de Backups. Mensualmente se debe realizar el cruce de información de las cantidades facturadas, con el consumo registrado en el mismo lapso de tiempo en el almacén de la obra, para la verificación del movimiento de materiales. Es responsabilidad de esta verificación del Almacenista, Ingeniero Programador de Obra y Jefe Administrativo de cada proyecto Ejecución de Obra: Subcontratos, Control de Calidad, Políticas HSE, Elaboración de Informes y Suministros Todo subcontrato, requerido para la ejecución de un proyecto debe contar con la autorización y firma de la Gerencia General. El Gerente General junto con la Unidad de Ingeniería y Licitaciones, revisa las propuestas y eligen la más conveniente para la Empresa. El Director de Obra, debe garantizar el cumplimiento de los controles de calidad del servicio definidos por el Cliente Contratante y por la Empresa.

4 Página: 4 de 9 La calibración de equipos de medición y seguimiento, se deben realizar en un centro especializado con las acreditaciones requeridas para esta actividad y con la periodicidad que estipulen las normas, los responsables de la utilización del equipo elaboran la RQ de la Orden de Servicio para la renovación de los certificados Se debe cumplir con lo estipulado en el programa de Salud Ocupacional para el año vigente. Será responsabilidad del Coordinador HSE y Supervisores HSE del proyecto, ejecutar este programa y los demás controles operacionales producto de la administración de los riesgos. Se debe cumplir con los requisitos de Gestión Ambiental, establecidos en el Contrato. Será responsabilidad del Coordinador HSE, Coordinador Ambiental y Supervisores HSE del proyecto ejecutar este programa. El director de Obra planea la necesidad de materiales para la ejecución del proyecto, con base en los rendimientos de Obra propuestos en la Licitación y entrega a la sección de compras y suministros, con previa autorización del Gerente General; Una vez adjudicada la licitación, definiendo con esto la política de STOCK de los materiales necesarios y la periodicidad de las requisiciones en el tiempo de ejecución del proyecto. El Director de Obra o el Ingeniero Residente, autorizarán el retiro del material de la Bodega, identificando claramente la cantidad, el tipo de material, utilización y destino. 4. INSTRUCCIONES 4.1. Socialización del contrato Antes de iniciar la ejecución del proyecto, e el Director de Obra, debe conocer y entender, plenamente los requerimientos Contractuales, para su debido cumplimiento Responsable Director de Obra Referencias Contrato 4.2. Visita de reconocimiento de área y condiciones de trabajo

5 Página: 5 de 9 La visita de reconocimiento busca detallar las condiciones del área de trabajo y crear contactos para la instalación de talleres, de oficina, de suministros y de vivienda de los trabajadores Responsable Director de Obra Jefe Administrativo Referencias Información general de condiciones de visita de reconocimiento Ajuste del programa detallado de trabajo de acuerdo a las necesidades reales del proyecto El Programador de Obra con apoyo de la Dirección de Obra y la Gerencia General, deberán reajustar el programa detallado de trabajo, estipulado en el Plan de Gestión Integral teniendo en cuenta los siguientes aspectos tiempo de ejecución, recursos humanos, equipos, insumos y materiales. Con base en esta información se debe hacer la solicitud a los departamentos respectivos, tales como Recursos Humanos, Mantenimiento, Coordinación SGI, Compras y Suministros Responsables Director de Obra Ingeniero Programador de Obra Gerente General Referencias 4.4. Formato Plan de Gestión Integral OPER-FO-002. Solicitudes de Recurso Humano. Requisiciones de Compras y servicios. Listado equipos requeridos. Implementación de la logística El Gerente General y Director de Obra, determinan las adecuaciones necesarias para el desarrollo del proyecto, tales como Talleres, Transporte de Equipo y Personal, Oficinas, Equipos de Oficina, Sistemas de Comunicación, Alojamientos, entre otros.

6 Página: 6 de 9 Este estudio de adecuaciones, se realiza con base al informe generado en la visita preliminar y el reajuste al plan de calidad. La implementación de estas adecuaciones, deben estar autorizadas por la Gerencia General. Para el traslado de equipo se deberá contar con el respaldo del Gerente de Mantenimiento y Transporte, quien deberá cumplir las políticas definidas sobre el tema Responsables Director de Obra Gerente General Director de Mantenimiento y Transporte Referencias N/A 4.5. Inducción al personal Una vez se ha contratado el personal requerido para el proyecto, se deben realizar las inducciones respectivas las cuales son las siguientes: Inducción a la Compañía Contratante Área de trabajo. HSE: Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio ambiente. Políticas de la Empresa relacionadas con el recurso humano, las cuales son: Política acerca de la drogadicción, Política acerca de Tabaquismo, Política de Calidad, Política de HSE, Política relacionada con el Alcohol, Política relacionada con el VIH y Política sobre manejo de Sustancias Químicas. Estas inducciones pueden ser realizadas por el Cliente Contratante o por Construvicol S.A Responsables Director General de HSE. Director de Obra. Coordinador de recursos humanos. Cliente Contratante Referencias Formato Programa de Inducción a Construvicol S.A. GREC-FO-002. Formato Registro Asistencia a Capacitaciones e Inducciones GREC-FO-004.

7 Página: 7 de Elaboración del acta de inicio Una vez dispuestos los recursos para la ejecución del contrato, se debe firmar el Acta de Inicio con el Cliente Contratante Responsables Director de Obra. Representante de la Empresa Contratante Referencias Acta de inicio firmada Ejecución de la Obra Desarrollo de las actividades contratadas Responsables Director de Obra. Ingeniero Residente. Personal Operativo Referencias Reporte de actividades de obra y equipo Control de Calidad Se debe verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas, mediante las respectivas pruebas de calidad. Como evidencia de los controles de calidad de la obra, se debe elaborar y presentar al Director de Obra, un informe con los resultados obtenidos (Memorias de Cálculo, Resultados de laboratorio, Planos, entre otros documentos). Estos informes, se deben entregar periódicamente, según requerimientos contractuales, al Contratante como soporte de Facturación.

8 Página: 8 de 9 Si hay una no conformidad, se debe repetir la ejecución de la fase que no cumplió con la especificación o conciliar alternativas para la entrega del producto. Según Procedimiento Control de Producto No conforme MEJO-PR Responsables Ingeniero Residente. Director de Obra. Laboratoristas. Topógrafos. Ingeniero QA/QC. Auxiliar QA Referencias 4.9. Cartera Topográfica. Reporte de Densidades. Reporte de Compresión de Concreto, según aplique. Formato de Acciones correctivas, preventivas y de mejora MEJO-FO-001. Elaboración de informes parciales Se debe realizar informes de programación, de producción valorizado y de avance de obra, que permiten controlar el cumplimiento de los plazos estipulados en el contrato; Y serán entregados al Cliente Contratante según sus requerimientos. Si el Cliente Contratante tiene sus propios formatos de presentación de informes, estos reemplazarán los emitidos por Construvicol S.A. A nivel Interno, se deberán entregar al Gerente de Operaciones, quien deberá transmitir semanalmente, esta información al Gerente General o dependiendo del tipo de proyecto y/o de común acuerdo con él. Según formato Informe Ejecutivo. Los informes de avance, pueden incluir el registro fotográfico o fílmico de la obra Responsables Ingeniero programador de obra. Ingeniero Residente. Director de Obra. Gerente de Operaciones.

9 Página: 9 de Referencias Informe Ejecutivo de obra. Informes de avance de obra Elaboración de informes final Detalle final de construcción de obra, que según aplique incluye: Planos. Memorias de cálculos. Detalles de materiales. Memorias fotográficas (Antes-Durante-Después). Memorias de laboratorio. Registros de controles de calidad. Este informe final deberá entregarse al Cliente Contratante según sus requerimientos Responsables Director de obra. Ingeniero Residente. Ingeniero programador de obra. Laboratoristas. Topógrafos Referencias Informe Final Liquidación del proyecto Entregar a satisfacción lo contratado. El contratante deberá emitir un acta de aceptación a satisfacción del proyecto Responsables Director de Obra Referencias Acta de aceptación firmada por el cliente.