INSTRUCTIVO VERIFICACIÓN SEGUIMIENTO Y CONTROL DE FACTURACIÓN EN PROYECTO

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1 INSTRUCTIVO VERIFICACIÓN CÓDIGO: OPER-IN-002 HISTORIAL DE CAMBIOS Revisión Fecha Descripción 01 15/09/2012 Emisión del documento Elaboró Revisó Aprobó Autorizó Oscar Martínez Sandra Gelves Héctor Duran Carlos Bohórquez Ing. Facturación Coordinador Calidad Gerente Proyectos Vice Pdte Operaciones

2 Página: 2 de 5 1. OBJETIVO El presente instructivo se presenta para establecer la información requerida de los proyectos para hacer eficiente el seguimiento y control en todo momento de los recursos, alcance, tiempo y costos asignados a estos. 2. ALCANCE Este procedimiento abarca la presentación de los informes de avance de obra a la gerencia hasta el control y seguimiento de la facturación de cada proyecto. 3. DEFINICIONES OT: Orden de Trabajo APU: Análisis de Precios Unitarios PDT: Programa Detallado de Trabajo ACCRUAL: Proyección Mensual de Facturacion para Provisión. PRESUPUESTO CERO: Presupuesto detallado de Recursos y costos (Mano de obra, materiales y maquinaria) DOSSIER: Informe mediciones de calidad de la Obra. 4. INFORMACION Y REQUISITOS 4.1. PROGRAMACIÓN Frentes nuevos a ejecutar Proyección facturación mensual INFORMES Informe de control diario Informe Semanal 4.3. FACTURACIÓN Generación acta de cobro Aprobación y radicación Factura Facturación Subcontratistas Generación acta Subcontratistas Aprobación y radicación Factura Subcontratistas 5. VERIFICACION 6. RESPONSABLES

3 Página: 3 de PROGRAMACIÓN Frentes nuevos a ejecutar Cada vez que el cliente autorice iniciar trabajos en un nuevo frente (plataforma, localización, Cluster o tramos cuando se trate de proyectos viales) o en áreas adicionales no contempladas dentro del objeto del contrato, el Director de Obra y el ingeniero Planner del proyecto, deben remitir al área de ingeniería de la empresa los documentos e información relacionados a continuación: -Contrato (OT, orden de servicio) -APU -PDT -Presupuesto o cuadro de costos (Generado por el cliente o por el proyecto). -Planos diseño para ejecución. -Personal, Materiales y Equipos requeridos (presupuesto cero). -Flujo de caja. (Diario) Proyección facturación mensual. Es necesario que cada proyecto de acuerdo a las fechas establecidas para los cortes de obra, presente mensualmente un estimado de la facturación del mes siguiente (ACCRUAL), en el cual se discriminaran además de los tramos o frentes a intervenir, la siguiente información: -Ítems contractuales -Cantidades a ejecutar -Valores unitarios / totales -Materiales -Equipos Opción 1: El ACCRUAL se presentará a más tardar 5 días después de la fecha del corte del periodo anterior, es decir que si su último periodo de corte fue el día 15, tiene hasta el día 20 del mes para presentar el estimado de la próxima Facturación. Tener en cuenta que en esta fecha se deberá alternar el ejercicio con la presentación de la Facturación en trámite. Opción 2: El ACCRUAL se presentará a más tardar 15 días después de la fecha del corte del periodo anterior, es decir que si su último periodo de corte fue el día 15, tiene hasta el 30 del mes para presentar el estimado de la próxima Facturación; en conclusión se contaran con 15 días de ejecución real y 15 días de proyección. 4.2 INFORMES Informe de control diario.

4 Página: 4 de 5 Es de obligatorio cumplimiento presentar diariamente la siguiente información: -Informe diario de campo aprobado por las partes. -Producción diaria (PDT, en trámite y legalizada), propia y de subcontratistas. -Detalle Consumo diario de materiales. (Especificar en qué frentes y para que actividades se utilizaron y la cantidad establecida por diseño y adicionales se presentan.) -Relación horas maquinas diario. (Detalle Por frentes, quipo operativo, varado). -Relación del personal (Detalle Por frentes) Este informe se enviará con máximo un desfase de 1 día, es decir lo ejecutado del día de hoy, se entregara pasado mañana a más tardar a las 9:00am Informe Semanal. El ingeniero Planner y el Director de Obra enviará el detalle de las actividades del trabajo realizado durante la semana por frentes u órdenes de trabajo FACTURACION Generación acta de cobro Una vez se realice el corte de obra del mes (a más tardar 3 días después) y antes de iniciar la conciliación de las actividades ejecutadas en el periodo con el cliente o la interventoría, se debe enviar el archivo consolidado del acta de cobro, formato OPER-FO-030 o el suministrado por el cliente, en su estado preliminar al área de operaciones Aprobación y radicación Factura. Una vez se haya finalizado la conciliación del acta de liquidación del periodo, se debe enviar como está establecido: -Los archivos magnéticos de las actas (archivos tipo Excel y/o Word). -Respectivos soportes (memorias de cálculo de las actividades, formato OPER-FO-003). -Memorias y cálculos topográficos, planos As Built. -Dossier, máximo 20 días después de terminado la OT, Frente u orden de servicio. -Archivos escaneados de Acta, factura y todo los soportes (reportes diarios, bitácoras, nomina, informes, anexos y demás información entregada con la factura), debidamente aprobados y firmado por las partes.

5 Página: 5 de Facturación Subcontratistas Se tiene establecido la no aprobación de ninguna actividad, ni se hará reconocimiento alguno a subcontratistas sin que el cliente antes los haya aprobado o reconocido a Construvicol S.A Generación acta Subcontratistas. Una vez Construvicol S.A haya presentado la facturación al cliente y/o estén aprobadas por el mismo las cantidades ejecutadas en el periodo, se procederá a realizar la respectiva acta de liquidación con el subcontratista, formato OPER-FO-030 (previa conciliación). El acta de los subcontratistas debe generarse en lo posible con las mismas condiciones y detalles con las que se factura al cliente, es decir, discriminada por contratos, frentes, ítems y periodos Aprobación y radicación Factura Subcontratistas. Una vez se haya finalizado la conciliación del acta de liquidación del periodo con el subcontratista se debe enviar: -Los archivos magnéticos de las actas (archivos tipo Excel y/o Word). En los formatos establecidos por el área de calidad de la Construvicol S.A. OPER-FO-030 -Respectivos soportes y reportes diarios de obra donde se avalan las actividades por el cliente con sus memorias de cálculo. OPER-FO-004 -Archivos escaneados del Acta y todo los soportes (reportes diarios, bitácoras, nomina, informes, anexos y demás información entregada con la factura), debidamente aprobados y firmado por las partes. 5. VERIFICACIÓN Conforme sea entregada la documentación requerida, se revisará y se analizara el avance de cada frente tanto físico como financiero, comparando básicamente lo programado contra lo ejecutado con el objetivo de afianzar fortalezas y reducir debilidades si existen en los proyectos. 6. RESPONSABLES Gerente de Proyectos Director de Obra Ingeniero Planner Ingeniero de Facturación.