MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

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1 CÓDIGO: MEJO_DOCI_004 HISTORIAL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 32 20/04/2016 Actualización del Cumplimiento de Requisitos de Gestión Integral 33 23/07/2016 Actualización de caracterizaciones de procesos y cargos 34 12/01/2017 Actualización por tercerización de procesos ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Coordinador de Calidad Director Gestión Integral Gerente

2 Página: 2 de 27 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 3 2. ALCANCE APLICA PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMA ISO APLICA PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMA OHSAS APLICA PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMA ISO APLICA PARA EL CUMPLIMIENTO DEL RUC 4 3. DESARROLLO OBJETIVOS E INDICADORES LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN COMITÉ ADMINISTRATIVO 6 ORGANIGRAMA DE CONSTRUVICOL S.A AUTORIDADES, RESPONSABLES Y RENDICIÓN DE CUENTAS PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL PLANIFICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE CAMBIOS 8 CADENA DE VALOR CARACTERIZACIONES 10 PROCESO GESTIÓN GERENCIAL 11 PROCESO GESTIÓN COMERCIAL 12 PROCESO MEDICIÓN, ANALISIS Y MEJORA 13 PROCESO GESTIÓN DE OPERACIONES 14 PROCESO GESTIÓN HSE 15 PROCESO GESTIÓN HUMANA 16 PROCESO DE GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO 17 PROCESO GESTIÓN TECNOLÓGICA 18 PROCESO GESTIÓN MAQUINARIA Y EQUIPO 19 CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS GESTIÓN INTEGRAL 20

3 Página: 3 de INTRODUCCIÓN Para Construvicol S.A., es muy importante la satisfacción de sus clientes y partes interesadas, motivo por el cual está consciente de que esta se logra a través de la prestación de servicios que cumplan con los requisitos exigidos por ellos e inclusive los no exigidos y que sean necesarios para su óptimo aprovechamiento dentro del marco legal vigente. En ese orden de ideas Construvicol S.A., se encuentra comprometido con la identificación de Peligros y Aspectos Ambientales, generados durante el desarrollo de sus actividades, con el fin de reducir y eliminar sus riesgos e impactos, sensibilizar a su personal en la importancia de su Seguridad y salud en el trabajo y Protección al Ambiente; generando así una cultura en pro de un ambiente sano y seguro con calidad, que invite tanto a sus Empleados como a Clientes, Proveedores, Visitantes, Vecinos y Partes Interesadas a protegerse a sí mismo y al medio que los rodea. La Calidad, Seguridad y salud en el trabajo y Medio Ambiente en Construvicol S.A., se encuentra determinado por el grado de cumplimiento de los requisitos del cliente, los aspectos legales y reglamentarios y otros relacionados con la ejecución de la obra y los servicios en general que presta la empresa. El presente Manual de Gestión Integral tiene como objeto, proporcionar una descripción general del Sistema de Gestión Integral de Construvicol S.A., presentar la identificación e interacción entre sus procesos, mecanismos que nos permitan identificar las necesidades del cliente y de sus partes interesadas, así como los recursos y actividades necesarias para satisfacerlas; Por otro lado, ser proactivos en las alternativas de mejora continua, viendo el SGI como un sistema dinámico que se adapta a los cambios y realidades de la Organización.

4 Página: 4 de ALCANCE 2.1. Aplica para el cumplimiento de la Norma ISO 9001 CONSTRUCCIÓN DE OBRAS CIVILES: Construcción de vías; Movimientos de Tierra; Excavación, Construcción, Operación y Mantenimiento de Rellenos Sanitarios y Obras Ambientales Complementarias; Construcción de Locaciones y Localizaciones Petroleras Aplica para el cumplimiento de la Norma OHSAS CONSTRUCCIÓN DE OBRAS CIVILES: Construcción de vías, Movimientos de tierra, Excavación, Construcción, Operación y Mantenimiento de rellenos sanitarios y obras ambientales complementarias; Construcción de locaciones petroleras 2.3. Aplica para el cumplimiento de la Norma ISO CONSTRUCCIÓN DE OBRAS CIVILES: Construcción de vías, Movimientos de tierras, Excavación y Construcción de locaciones petroleras EXCLUSIONES SE EXCLUYE EL NUMERAL 7.3 DISEÑO Y DESARROLLO. DADO QUE LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA SE ENFOCA EXCLUSIVAMENTE A LA CONSTRUCCIÓN Esto se evidencia en las siguientes formas: 1. Los documentos como planos, especificaciones y demás referentes al diseño y desarrollo de las obras son entregadas por parte de los clientes contratantes. 2. La Empresa ejecuta las obras de acuerdo a estas especificaciones pero no realiza trabajos de diseño en ninguna etapa, previa o posterior al inicio de la obra. 2.4 Aplica para el cumplimiento del RUC CONSTRUCCIÓN DE OBRAS CIVILES: Construcción de vías, Movimientos de tierra, Excavación, Construcción, Operación y Mantenimiento de rellenos sanitarios y obras ambientales complementarias; Construcción de localizaciones petroleras

5 Página: 5 de DESARROLLO Construvicol S.A. enmarca su plan estratégico y directrices de gestión basado en los siguientes documentos que son debidamente socializados y publicados al personal que integra la organización: GGER_DOCI_001 Misión y Visión GGER_DOCI_002 Política de Calidad GGER_DOCI_003 Política SGSSTA GGER_DOCI_004 Política de No Alcohol, Tabaco y Drogas GGER_DOCI_007 Política Seguridad vial GGER_DOCI_008 Objetivos del Sistema de Gestión Integral GGER_DOCI_009 Valores Institucionales 3.1. OBJETIVOS E INDICADORES Para poder evaluar la eficacia del Sistema de Gestión Integral, CONSTRUVICOL S.A. ha definido Objetivos que han sido diseñados bajo parámetros que permitan realizar un seguimiento para así identificar los aspectos susceptibles a mejorar para responder cada vez mejor a las necesidades del cliente. Cada objetivo está compuesto de indicadores que se encuentran analizados en el formato MEJO- FO-006 Medición Indicadores Gestión LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN Con el fin de involucrar a la Presidencia como responsable del Sistema de Gestión Integral, éste debe realizar a intervalos planificados según el Procedimiento Revisión por la Gerencia GGER-PR- 001, en dónde se comprueba la eficacia del mismo revisando y validando la integridad del SGI, su mantenimiento y mejoramiento, las políticas y objetivos de Calidad, SGSSTA y sus demás componentes o de manera extra si se requiere. La Presidencia asegura que los requisitos del cliente se determinan y cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción de éste. Para tal fin, Construvicol considera los siguientes aspectos: Realizar la revisión de los términos de referencia especificados en los procesos licitatorios.

6 Página: 6 de 27 Verificar la capacidad con la cual cuenta la Organización, con el fin de cumplir los requisitos del Cliente. Con el propósito de aumentar la Satisfacción del Cliente Externo e Interno, se determinan los requisitos relacionados con la realización del proyecto. Realizar seguimiento a la percepción del cliente, con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la Organización, mediante la Evaluación de Satisfacción del Cliente Externo MEJO-FO REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN La presidencia nombra un delegado en su representación, responsable de la gestión integral de la Empresa. Dentro de sus responsabilidades tendrá la de promover que el Sistema de Gestión Integral cumpla con los requisitos establecidos, se mantenga y mejore continuamente; igualmente incentivar hacia una cultura de enfoque al cliente, seguridad y salud en el trabajo e informar a la Presidencia de su labor, llevando toda la información necesaria para que la Dirección pueda realizar una constante revisión del sistema buscando mejora continua. El representante de la Dirección, orienta las actividades del Comité de Gestión Integral, el cual estará integrado por los responsables de los procesos que conforman el SGI; en caso de ausencia podrán asignar la persona que consideren pertinente COMITÉ ADMINISTRATIVO Está conformado por el representante de la dirección y los líderes de cada proceso. Sus funciones se enfocan en mantener y promover el mejoramiento del SGI, dar cumplimiento a las actividades descritas en los procesos, velar por su desempeño, cumplir las metas propuestas, transmitir las necesidades de recursos entre otras responsabilidades administrativas.

7 Página: 7 de 27 ORGANIGRAMA DE CONSTRUVICOL S.A. El Organigrama propio de cada proyecto se especificará en el Plan de Gestión Integral, presentando los cargos y autoridades para el desarrollo del objeto del contrato.

8 Página: 8 de AUTORIDADES, RESPONSABLES Y RENDICIÓN DE CUENTAS A continuación se exponen las autoridades y responsables del cumplimiento de las actividades. ACTIVIDAD AUTORIDAD RESPONSABLE EJECUTA GESTIÓN DE OPERACIONES: PROGRAMACIÓN Y EJECUCION OBRA GESTIÓN HUMANA GESTIÓN HSEQ GESTIÓN PROYECTOS OPERACIONES GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN TECNOLÓGICA GESTIÓN EN RESPONSABILIDAD SOCIAL Presidencia Vicepresidencia Gerencia operaciones Dir. de operaciones Gerencia Administrativa Gerencia Administrativa Vicepresidencia Operaciones Gerencia Administrativa Gerencia Administrativa Gerencia Administrativa Vicepresidencia Adtiva Coordinador Gestión Humana Director de obra Líder Gestión Humana Gestor HSEQ Coord. HSE Supervisores Operaciones Gerente Tesorería Contador Líder Sistemas Gestor HSEQ Director Jurídico. Jurídico Ing. residente, Programación y control- Control costos, Topografía, QAQC, Coordinador de Proyecto Jefe administrativo Proyecto, auxiliar nomina Equipo HSE, Equipo QAQC (proyectos) Jefe de mantenimiento del proyecto- Supervisor mantenimiento Área de Compras- Oficina Principal Natura Jefe Administrativo - planner control costos - Jurídica contabilidad- tesorería Auxiliar sistemas, Jefe administrativo Jefe Administrativo, Profesional Reclamaciones proyecto RENDICIÓN DE CUENTAS Presidencia Vicepresidencia Gerencia operaciones Dir. de operaciones Vicepresidencia Gerencia Administrativa Vicepresidencia Operaciones Gerencia Administrativa Gerente Administrativa Gerencia Administrativa Gerencia Administrativa Líder Gestión Humana 3.6. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL La planificación del Sistema de Gestión Integral, la definición de políticas, objetivos, planes de calidad, identificación de peligros y aspectos, valoración de riesgos e impactos ambientales significativos que puedan generar efectos sobre la Seguridad y salud en el trabajo y el medio ambiente, sobre esta identificación se generan programas de gestión que permitan planear las actividades a ejecutar con el fin de mitigar los riesgos e impactos y como control operacional se generan procedimientos de trabajo seguro y actividades que contribuyan a la mitigación de los riesgos e impactos ambientales PLANIFICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE CAMBIOS

9 Página: 9 de 27 El objetivo primordial de la gestión de cambios es que se realicen e implementen adecuadamente todos los cambios necesarios en la infraestructura y servicios garantizando el seguimiento de procedimientos estándar. La gestión de cambios debe trabajar para asegurar que los cambios: Están justificados. Se llevan a cabo sin perjuicio de la calidad del servicio. Están convenientemente registrados, clasificados y documentados. Cuando se planeen y realicen cambios que puedan modificar el sistema de gestión integral, cambios en la tecnología, adquisición de maquinaria o equipos, creación de nuevos cargos, ingreso a nuevos mercados, cambio en legislación, modificación de documentos, por medio de revisiones por la gerencia, acciones correctivas, preventivas y de mejora, a cargo de la alta dirección y responsables de procesos. Descripción del cambio Características del cambio: Si afecta Personas, Tecnología y/o Procedimiento Realizar análisis de los posibles efectos y controles que se generen de los cambios planteados. Este análisis debe considerar tanto los peligros y riesgos relacionados con la implementación del cambio, así como los nuevos peligros y riesgos que se crearán para el área usuaria.

10 Página: 10 de 27 CADENA DE VALOR 3.8 CARACTERIZACIONES La cadena de valor, como se muestra gráficamente en el numeral anterior, agrupa los procesos del Sistema de Gestión Integral en tres grandes grupos: Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Análisis y Mejora. La metodología de la ejecución de obras y controles a los dispositivos de seguimiento y medición se expone dentro del plan de gestión integral. A continuación se encuentran detallados cada uno de los procesos que conforman la cadena de valor de Construvicol S.A. La información se encuentra consignada de la siguiente forma:

11 Página: 11 de 27 PROCESO GESTIÓN GERENCIAL

12 Página: 12 de 27 PROCESO GESTIÓN COMERCIAL

13 Página: 13 de 27 PROCESO MEDICIÓN, ANALISIS Y MEJORA

14 Página: 14 de 27 PROCESO GESTIÓN DE OPERACIONES

15 Página: 15 de 27 PROCESO GESTIÓN HSE

16 Página: 16 de 27 PROCESO GESTIÓN HUMANA

17 Página: 17 de 27 PROCESO DE GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO

18 Página: 18 de 27 PROCESO GESTIÓN TECNOLÓGICA

19 Página: 19 de 27 PROCESO GESTIÓN MAQUINARIA Y EQUIPO

20 Página: 20 de 27 CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS GESTIÓN INTEGRAL ISO 9001:2008 NUMERAL PROCESO Gestión Gerencial X X X X X X X X X X X X X X X X X Análisis y Mejora X X X X X X X X X X X X X X X Gestión HSE X X X X X X X X X X X Gestión Comercial X X X X X X Gestión de Operaciones X X X X X X Gestión de Abastecimiento X X X X X X Gestión Maquinaria y Equipo X X X X X X Gestión Humana X X X X X X X X Gestión Tecnológica X X X X X X NUMERAL PROCESO Gerencial X X X X X X Análisis y Mejora X X X X X X X Gestión HSE X X X X Gestión Comercial X X X X X Gestión de Operaciones X X X X X X X X Gestión Abastecimiento X X X X X Gestión Maquinaria y Equipo X X X Gestión Humana X X X X X X X Gestión Tecnológica X X

21 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Página: 21 de 27 NUMERAL PROCESO Gestión Gerencial X X X X X X X X X Análisis y Mejora X X X X X X X X X X Gestión HSE X X X X X X X X Gestión Comercial X X X X X X X Gestión de Operaciones X X X X X X X X X X X Gestión de Abastecimiento X X X X X X Gestión Maquinaria y Equipo X X X X X X X Gestión Humana X X X X X X X Gestión Tecnológica X X X X X X ISO 14001:2004 PROCESO NUMERAL Gestión Gerencial X X X X X X X X X X X X X Medición Análisis y Mejora X X X X X X X X X X X X X X Gestión HSE X X X X X X X X X X X X X X X X X X Gestión Comercial X X X X X X X X X X X X Gestión de Operaciones X X X X X X X X X X X X Gestión de Abastecimiento X X X X X X X X X X X X Gestión Maquinaria y Equipo X X X X X X X X X X X X Gestión Humana X X X X X X X X X X X X Gestión Tecnológica X X X X X X X X X X X X

22 Página: 22 de 27 NUMERAL PROCESO OHSAS 18001: Gestión Gerencial X X X X X X X X X X X X X Análisis y Mejora X X X X X X X X X X X X X X X Gestión HSE X X X X X X X X X X X X X X X X X X Gestión Comercial X X X X X X X X X X X X X Gestión de Operaciones X X X X X X X X X X X X X Gestión Abastecimiento X X X X X X X X X X X X X Gestión Maquinaria y Equipo X X X X X X X X X X X X X Gestión Humana X X X X X X X X X X X X X Gestión Tecnológica X X X X X X X X X X X X X RUC NUMERAL PROCESO Gestión Gerencial X X X X X X X X X X X X Análisis y Mejora X X X X X X X X X X X X X X X Gestión HSE X X X X X X X X X X X X X X X Gestión Comercial X X X X X X X X X X X X X Gestión de Operaciones X X X X X X X X X X X X Gestión Abastecimiento X X X X X X X X X X X X Gestión Maquinaria y Equipo Gestión Humana X X X X X X X X X X X X Gestión Tecnológica

23 Página: 23 de 27 RUC OHSAS ISO ISO 9001 PROCESO LIDERAZGO Y COMPROMIZO GERENCIAL Políticas de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente Elementos visibles del compromiso gerencial (Reuniones Gerenciales, Revisiones Gerenciales) 4. Requisitos del sistema de Gestión SYSO (título solamente) 4. Requisitos del sistema de Gestión Ambiental (título solamente ) 4.1. Requisitos Generales 4.1. Requisitos Generales 4.2. Políticas de S&SO 4.2. Política Ambiental Objetivos y Metas Recursos Revisión por la Dirección Objetivos y programas Recursos, funciones, Responsabilidad y Autoridad Revisión por la Dirección Objetivos, metas y programas Recursos, funciones, Responsabilidad y Autoridad 4. Sistema de Gestión de la calidad 4.1. Requisitos Generales 5.1. Responsabilidad, autoridad y comunicación Responsabilidad y autoridad 5.1. Compromiso de la dirección Medición Gestión de Operaciones G. Humana - GOPER G Ger G. HSE 5.3. Políticas de la calidad Gestión HSE 8.5. Mejora continua 5.1. Compromiso de la dirección 5.6. Revisión de la dirección (título solamente) Generalidades G Gerencial Información para la revisión Resultados de la revisión Mejora continua Objetivos de la calidad Planificación del sistema de gestión de calidad Mejora continua 5.2. Compromiso de la dirección Responsabilidad y autoridad G. Humana- G 6.1. Representante de la Dirección Tec

24 Página: 24 de 27 RUC OHSAS ISO ISO 9001 PROCESO 2.3 Responsabilidades DESARROLLO Y EJECUCIÓN DEL SSOMA 4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN (TITULO SOLAMENTE) 4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN (TITULO SOLAMENTE) Documentación Documentación Documentación Control de documentos Control de registros Requisitos legales y de otra índole 2.4 Competencias Control de documentos Control de los registros Requisitos legales y otros requisitos Competencia, formación y toma de conciencia Control de documentos Provisión de recursos - G Oper- G. HSE 6.3 infraestructura G Gerencial 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO (TITULO SOLAMENTE) (Requisitos de la documentación) Generalidades Control de los documentos Control de los registros Control de los registro Requisitos legales y otros requisitos competencia, formación y toma de conciencia capacitación y entrenamiento Programas de inducción 2.7 Comunicación motivación, comunicación, participación y participación y consulta consulta Comunicación ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Identificación de peligros, aspectos ambientales, valorización y determinación de control de riesgos e impactos (Gestión de riesgos) Planificación (título solamente) Identificación de peligros Evaluación de riesgos y determinación de controles 4.3. Planificación (título solamente) Aspectos ambientales 5.2. Enfoque al cliente G Comercial Determinación de los requisitos relacionados con el producto G OPER - GGER (Recursos humanos) Generalidades Competencia, toma de conciencia y formación G. Humana - G. HSE Comunicación interna Comunicación con el cliente 4.3. Planificación (título solamente) 5.2. Enfoque al cliente Determinación de los requisitos relacionados con el producto Revisión de los requisitos relacionados con el producto

25 Página: 25 de 27 RUC OHSAS ISO ISO 9001 PROCESO 3.2. Tratamiento del Riesgo Selección de contratistas Control operacional Control operacional Visitantes, comunidad y autoridad subprograma de medicina preventiva y del trabajo subprograma de seguridad industrial subprograma de gestión ambiental Estándares y procedimientos Plan de Gestión de residuos Planificación de la realización del producto Procesos relacionados con el cliente Determinación de los requisitos relacionados con el producto Revisión de los requisitos relacionados con el producto Planificación del diseño y desarrollo Elementos de entrega para el diseño y desarrollo Resultados del diseño y desarrollo Revisión del diseño y desarrollo Revisión del diseño y desarrollo Verificación del diseño y desarrollo Control de los cambios del diseño y desarrollo Procesos de compras Información de las compras Verificación de los productos comprados producción y presentación de los servicio control de la producción y de la presentación del producto Validación de los procesos de producción y de la presentación del servicio Exclusión G Operaciones G. Abastecimiento

26 Página: 26 de 27 RUC OHSAS ISO ISO 9001 PROCESO seguimiento y medición de desempeño Seguimiento y medición de desempeño Preservación del servicio Objetivos de la Calidad Programa de Gestión Objetivos y Objetivos, Metas y Planificación del Sistema de programas Programas Gestión de Calidad Prog. de Gestión Ambiental Mejora Continua Control de los Dispositivos de Subprograma de medicina Seguimiento y de Medición preventiva y del trabajo ( Análisis y Mejora) Sutrabajo de Higiene Industrial Subprograma de seguridad industrial Planes de Emergencia EVALUACIÓN Y MONITOREO Incidentes (accidentes y casi accidentes) Acciones Correctivas y Preventivas Preparación y respuesta ante Emerg Verificación (título solamente) Investigación de incidentes, no Conformidad, acción correctiva -Preventiva Investigación de incidentes No conformidad, Acción correctiva y acción preventiva Preparación y respuesta ante Emerg Planificación (título solamente) N/A N/A No conformidad, Acción correctiva y Acción preventiva 8.1. Generalidades Seguimiento y Medición de los Procesos Seguimiento y medición del producto 8.4. Análisis de datos Control de producto no conforme Planificación (título solamente) N/A N/A 8.3. Control Producto no Conf 8.4. Análisis de Datos Acción Correctivas Acción Preventivas 4.2. Auditorías Internas al SGSST Auditoría Interna Auditoría Interna Auditoría Interna Todos los procesos

27 Página: 27 de 27 RUC OHSAS ISO ISO 9001 PROCESO 4.4. Inspecciones Medición y seg. al desempeño Evaluación del Cumplimiento legal Seguimiento y Medición Evaluación del cumplimiento Legal Seguimiento y Medición de los Procesos Seguimiento y Medición del Producto