PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS PROCESO GESTIÓN MEJORAMIENTO CONTINUO

Transcripción

1 Página: 1 de OBJETIVO Definir la metodología a seguir para llevar a cabo las auditorías internas al Sistema de Gestión Integral de la Fundación FES, con el fin de determinar la conformidad del mismo con las disposiciones y requisitos de las normas que lo soportan. 2. ALCANCE Inicia desde la programación de las auditorias hasta el seguimiento a las acciones implementadas resultado de los hallazgos. 3. DEFINICIÓN Alcance de la auditoria: extensión y límites de la auditoria Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Auditado: Organización o proceso que es auditado. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria. Conclusiones de la auditoria: Resultados de una auditoria tras considerar los objetivos de la auditoria y los hallazgos. Conformidad: cumplimiento de un requisito Criterios de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria. Equipo auditor: Dos o más auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo de expertos técnicos, si se requiere. Evidencias de auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información pertinentes para los criterios de auditoría y que es verificable. Expertos técnicos: persona que aporta conocimientos o experiencia específica al equipo auditor. Hallazgos de la Auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de la auditoria. Los hallazgos de la

2 Página: 2 de 10 auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad, identificación de oportunidades de mejora o el registro de buenas prácticas. Informe de la auditoria: Documento donde se especifican los resultados de la auditoria. Lista de chequeo: formato en donde se consignan los aspectos a evaluar por parte del auditor. No conformidad: Incumplimiento de un requisito Observador: Persona que acompaña al equipo auditor pero que no audita. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para agregar valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Plan de Auditoria: Descripción de las actividades y detalles acordados de una auditoria. Programa de Auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Riesgo: Es la posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos organizacionales, de los proyectos o de los procesos. SGI: Sistema de Gestión Integral 4. RESPONSABLE Coordinador de Planeación y Calidad, Representante por la Dirección al SIG, Equipo de Auditores. 5. CONDICIONES Los informes de auditoría son insumo para la Revisión por la Dirección al Sistema de Gestión Integral. Se define la competencia del Auditor Interno y Externo: La competencia de los auditores internos y externos se definen en las siguientes tablas.

3 Página: 3 de 10 Tabla 1. Competencia del auditor interno de la organización Criterio Perfil Educación - Profesional Experiencia - Como mínimo un (1) año como auditor interno o acompañante en empresas del sector y/o mínimo 6 meses de labor en la Fundación FES. Formación - Haber asistido como mínimo 24 horas de formación en auditoria de en algunos de los modelos que soportan el SGI de la Fundación FES. Tabla 2. Competencia del auditor externo Criterio Perfil Educación - Profesional. Experiencia - Mínimo 10 Auditorías realizadas preferiblemente en empresas del sector. Formación - Haber asistido como mínimo a 1 Curso de actualización como Auditor Interno. 6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES 6.1 Realizar programa de Auditorias El Coordinador de Planeación y Calidad realiza anualmente y revisa conjuntamente con el Representante de la Dirección para el SGI, el F-GMC-5 Programa de auditorias; teniendo en cuenta los siguientes criterios: Cubrimiento de todos los procesos del SGI. Exigencias externas de certificación y/o evaluación de los modelos que soportan el SGI. Verificación del cumplimiento de los requisitos de las normas y modelos que soportan el SGI Verificación del cumplimiento de los requisitos legales, procedimientos y demás requisitos aplicables a la Fundación. La importancia de cada uno de los procesos. Requerimientos de la Alta Dirección. Resultados de las auditoria anteriores. Inclusión de nuevos procesos o proyectos.

4 Página: 4 de 10 En el programa de auditorías se incluye la programación de auditorías externas, internas de procesos y/o de proyectos. El F-GMC-5 Programa de Auditorías Internas es revisado y aprobado por el Director Ejecutivo y se podrá actualizar de acuerdo con la influencia de los criterios mencionados anteriormente para lo cual requerirá nuevamente la aprobación respectiva. La cantidad y frecuencia de las auditorías se establece atendiendo lo expuesto a continuación: AUDITORIA CRITERIO FRECUENCIA Externa Según lo dispuesto en las normas y entes certificadores Auditoria mínimo una vez al año y/o evaluadores de los modelos que soportan el SGI Interna procesos Todos los procesos del SGI Auditoria mínimo una vez al año Interna procesos Procesos críticos del SGI Según lo dispuesto por la Alta extraordinaria Interna proyectos Interna proyectos 6.2. Elaborar Plan de la Auditoria Plazo de ejecución del contrato menor o igual a tres meses. Plazo de ejecución del contrato superior a tres meses. Dirección Auditoria al 70% de la ejecución del proyecto. 1 auditoria cada 3 meses. El Coordinador de Planeación y Calidad elabora el F-GMC-6 Plan de la Auditoria Interna para cada una de las auditorías internas establecidas en el F-GMC-5 Programa de Auditorías. El plan de auditoria incluye: Objetivo donde describe el propósito de lo que se quiere lograr con la auditoria. Alcance, se define la cobertura de la auditoria (proyectos, procesos, etc). Criterios Riesgos Logística, se definen recursos requeridos como transporte, alimentación, salones, acceso a sitio repositorio de documentos, permisos; entre otros. Confidencialidad Plazo: Fecha de inicio, fecha finalización

5 Página: 5 de 10 Cronograma de la auditoria: Proceso/proyecto, lugar de la auditoria, fecha, hora, auditor, auditado. El F-GMC-6 Plan de Auditoria Interna es revisado por el representante de la dirección para el SGI y aprobado por el Director Ejecutivo Convocar a los auditores internos El Coordinador de Planeación y Calidad convoca a los auditores internos, les comunica el F-GMC-6 Plan de Auditoria Interna, los criterios, los formatos y metodología; se revisa la documentación existente, normatividad, informes que puedan servir de base para la auditoria. A cada auditor interno se le entrega el formato: F-GMC-7 Lista de Chequeo y Desarrollo de la Auditoria para su revisión y ajuste Realizar revisión de los documentos y elaboración y/o ajuste de la Lista de Chequeo Al auditor de cada proceso se le da acceso a los documentos que son necesarios antes de dar inicio a la auditoria, por ejemplo: Manual del SIG, Caracterización de procesos, procedimientos, instructivos, normatividad aplicable, Listado Maestro de Documentos, y demás documentos que pueden servir de base para la elaboración y/o ajuste de la Lista de Chequeo. El auditor identifica a partir de los criterios de auditoría, de la revisión de los documentos, de la normatividad aplicable, de los requisitos del SIG; los aspectos relevantes a tener en cuenta en el momento de la auditoria y así completa el documento F-GMC-7 Lista de Chequeo y Desarrollo de la Auditorias para el proceso o proyecto a auditar y que servirá de soporte para la recolección de las evidencias de la auditoría Socializar el plan de auditoria El Coordinador de Planeación y Calidad socializa el F-GMC-6 Plan de la Auditoria Interna a todos los responsables de procesos/proyectos a ser auditados a fin de organizar sus agendas respectivas. En el caso de que alguno de los auditados manifieste inconvenientes para atender la auditoria en la fecha y hora señalada, lo manifiesta al Coordinador de Planeación y Calidad quien analiza la situación y busca soluciones de reprogramación Realizar los arreglos logísticos y administrativos para realizar la auditoria El Coordinador de Planeación y Calidad organiza la logística para la auditoría, la cual incluye: Transporte de equipo auditor externo Transporte para vista a otras sedes

6 Página: 6 de 10 Alimentación Salones y espacios para las auditorías y para el análisis de los hallazgos Esquema de comunicación entre equipo auditor. Trámite de permisos Aspectos de confidencialidad 6.7. Realizar reunión de apertura El Coordinador de Planeación y Calidad realiza una reunión de apertura con el equipo auditor y el grupo auditado. En esta reunión se: Presenta el equipo auditor y el grupo de auditados Comunica nuevamente el plan de auditoria (objetivo, alcance, criterios, cronograma) Comunica metodología de la auditoria. Comunica fecha y hora de la reunión de cierre Comunica consideraciones de confidencialidad Comunican aspectos logísticos y administrativos (canales de comunicación, permisos, transportes) Se resuelven inquietudes de los asistentes. Se genera acta de la reunión de apertura Ejecutar la auditoria El auditor asignado para cada proceso/proyecto realiza la auditoria recolectando las evidencias, verificando y confirmando hechos y actuaciones hasta que considere se ha cumplido con el propósito de la auditoría. El auditor registra sus comentarios, observaciones y hallazgos en F-GMC-7 Lista de chequeo y desarrollo de la auditoria. La auditoría se realiza a través de: Entrevistas: Preferiblemente en los puestos de trabajo de los auditados para tener mayor disponibilidad de documentos y registros o en sala de juntas. Las preguntas utilizadas durante la entrevista deben ser claras y permitir a su vez respuestas que conlleven a la información requerida. Revisión documental con el fin de verificar que la ejecución real está ceñida al procedimiento escrito y que existe evidencia del cumplimiento sistemático del procedimiento. Recolección de informes, registros. Observación a las áreas de trabajo, comportamientos.

7 Página: 7 de 10 Visitas durante la ejecución de las actividades: Con el fin de verificar los procedimientos aplicados en el desarrollo de las actividades. 6.9 Analizar las evidencias y hallazgos de la auditoria En reunión con el equipo auditor, se analizan las evidencias vs criterios de auditoría a fin de obtener los hallazgos de auditoría. Los hallazgos de auditoría pueden determinar: Conformidad o no conformidad con los criterios Oportunidades de mejora. Buenas prácticas Riesgos Recomendaciones Se analizan también: cumplimiento del plan, controles suficientes para mitigar los riesgos de la auditoría, aspectos logísticos y administrativos: con el fin de que se realicen los ajustes necesarios para garantizar el cumplimiento del plan de auditoría. Se genera el informe preliminar de auditoría Preparar las conclusiones de la auditoria El equipo auditor se reúne antes de la reunión de cierre para: revisar los hallazgos, la información recopilada, acordar las conclusiones, preparar recomendaciones, determinar el seguimiento de la auditoria Realizar cierre de auditoria e elaboración del informe La reunión de cierre se realiza con el grupo auditado y el grupo auditor indicando si se cumplió completamente el plan de auditoría, comentando los hallazgos más relevantes, los aspectos positivos, las recomendaciones; indicando la fecha de entrega del informe final y ofreciendo orientación sobre la forma de seguimiento a las acciones correctivas, preventivas o de mejora que se formulen para atender los hallazgos. El auditor, teniendo en cuenta la información recolectada en F-GMC-7 Lista de chequeo y desarrollo de la auditoria, elabora el informe en el formato F-GMC-8 el cual debe ser entregado a más tardar ocho (8) días después de finalizada la auditoria a la Coordinación de Planeación y Calidad. El informe contiene como mínimo la siguiente información: Datos Generales: fecha, objeto, alcance de la auditoria, criterios de auditoria y procesos/proyectos auditados.

8 Página: 8 de 10 Resumen de los hallazgos: fortalezas, oportunidades de mejora, riesgos, puntos débiles, conformidades y no conformidades. Oportunidades de mejora de la auditoría que puede incluir aspectos como: necesidades de formación de los auditores, fortalecimiento de los instrumentos de auditoría, necesidades de ajuste en la planificación, entro otros. Se podrán presentar informe de auditoría para cada proceso. El Coordinador de Planeación y Calidad entrega a cada uno de los auditados el informe a fin de que formulen las acciones correctivas, preventivas y de mejora en cumplimiento del procedimiento P-GMC-6 Formulación de Acciones correctivas, preventivas y de mejora Evaluar a los auditores internos El representante por la Dirección para el SGI realiza la evaluación de los auditores haciendo uso del formato Evaluación de Auditores. La evaluación de los auditores es revisada conjuntamente con ellos a fin de evidenciar sus fortalezas y dar a conocer sus debilidades para iniciar un plan de mejora de sus competencias Evaluar el cumplimiento del programa de auditoria El Coordinador de Planeación y Calidad prepara un informe de evaluación del cumplimiento del programa de auditoria que incluya los logros, riesgos y aspectos por mejorar del mismo Socializar el informe de evaluación del programa y planes de auditoria El Coordinador de Planeación y Calidad presenta al Comité Técnico el informe de evaluación de cumplimiento del programa y planes de auditoria. Se generan recomendaciones para el fortalecimiento de la auditoria en la Fundación FES Revisar la formulación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora Para las no conformidades de auditoria externa, el representante de la dirección para el SGI y el Coordinador de Planeación y Calidad verifican la formulación de las acciones correctivas antes de ser enviadas al ente certificador, realizando las observaciones y ajustes que se consideren necesarios antes de su envío. Para los hallazgos de auditoría interna, cada responsable de proceso verifica la formulación de las acciones de su proceso/proyecto, las cuales pueden ser verificadas adicionalmente en los seguimientos de las auditorías internas.

9 Página: 9 de Realizar seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora formuladas La Coordinación de Planeación y Calidad y el equipo auditor son los responsables de hacer seguimiento a la implementación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora y la eficacia de las mismas Preparar informe de Auditorías como insumo para la revisión por la dirección al Sistema de Gestión Integral La Coordinación de Planeación y Calidad prepara el informe de auditoría general requerido para la revisión por la dirección al SGI periódica Verificar y mejorar la auditoria al SGI Periódicamente la Coordinación de Planeación y Calidad realizará la verificación del cumplimiento del programa, planes de auditoría y actividades de seguimiento a fin de identificar brechas en su cumplimiento y en su aporte para el fortalecimiento del SGI de la Fundación FES así como oportunidades de mejora que se tramitan a través de la formulación de acciones correctivas, preventivas y de mejora en cumplimiento del procedimiento P-GMC-6 y/o a través de la formulación de lecciones aprendidas siguiendo el procedimiento P-GCO-1. FIN. 7. ANEXOS No Aplica CONTROL DE CAMBIOS Versión del Documento Descripción del Cambio Motivo del cambio Fecha del cambio 1 Creación 17 Junio de 2014 Aprobado por Representante de la Dirección para el SGI

10 Página: 10 de 10 CONTROL DEL DOCUMENTO Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Olga Mildred Charry Cargo: Coordinador de Planeación y Calidad Nombre: Olga Mildred Charry Cargo: Coordinador de Planeación y Calidad Firma: Firma: Firma: Nombre: Máximo Adrián Luna Valencia. Cargo: Representante de la Dirección para el SGI