ORGANISMO CERTIFICADOR DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO VIGILANCIA, SEGUIMIENTO Y MANTENIMIENTO DE LA CERTIFICACIÓN

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1 Versión: 0 Fecha: Código: OCSGC- PRO-016 Página 1 de 9 DE LA CERTIFICACIÓN NTC -ISO-IEC 17021:2006. Requisitos para los Organismos que realizan Auditorías y Certificación de Sistemas de Gestión.

2 Versión: 0 Fecha: Código: OCSGC- PRO-016 Página 2 de 9 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES / ABREVIATURAS CONTENIDO VIGILANCIA Y SEGUIMIENTO AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO ACTIVIDADES DE VIGILANCIA MANTENIMIENTO RESPONSABILIDADES DOCUMENTOS DE REFERENCIA ANEXOS... 9

3 Versión: 0 Fecha: Código: OCSGC- PRO-016 Página 3 de 9 1. OBJETIVO Establecer los mecanismos a través de los cuales se realiza seguimiento y vigilancia al cumplimiento de los clientes certificados. 2. ALCANCE El procedimiento aplica a todos los documentos del Sistema de Gestión del OCSGC/UTP y las actividades de seguimiento de los clientes certificados. 3. DEFINICIONES / ABREVIATURAS Auditado: Organización que es auditada. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría. Mantenimiento: Requisito. Condición necesaria y que se debe cumplir para obtener algo No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. OCSGC/UTP: Organismo Certificador de Sistemas de Gestión de la Calidad de la Universidad Tecnológica de Pereira. Vigilancia: Repetición sistemática de actividades de evaluación de la conformidad como base para mantener la validez de la declaración de la conformidad.

4 Versión: 0 Fecha: Código: OCSGC- PRO-016 Página 4 de 9 4. CONTENIDO Una vez otorgada la certificación, el OCSGC/UTP realiza actividades de vigilancia y seguimiento con el fin de determinar si los clientes certificados continúan cumpliendo los requisitos de la norma y pueden o no mantener su certificación vigente VIGILANCIA Y SEGUIMIENTO El OCSGC/UTP realiza seguimiento a los clientes certificados a través de auditoría in situ de seguimiento, la revisión de información, declaraciones, publicidad entre otros de los clientes AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO Las auditorías de seguimiento son auditorías in situ que se realizan a los clientes por lo menos una vez al año, es decir una vez otorgada la certificación la primera auditoría de seguimiento se realiza máximo transcurridos 12 meses desde el último día de la segunda etapa de la auditoría. La auditoría de seguimiento no se realiza a todo el sistema, a no ser de que sea considerado pertinente por el equipo auditor, el objetivo de la misma es verificar si la organización certificada continúa cumpliendo con los requisitos de la norma del Sistema de Gestión de la calidad con la cual fue certificada entre la auditoría de certificación y la auditoría de renovación; por ello para las organizaciones que tienen la certificación con alcance de varios sitios, el equipo realiza muestreo según raíz

5 Versión: 0 Fecha: Código: OCSGC- PRO-016 Página 5 de 9 cuadrada de la población de sitios a auditar y se argumenta en el Plan de Auditoría (OCSGC-FOR-14-01), en ocasiones pueden ser auditados más sitios esto siempre debe justificarse. Para la planeación de la segunda auditoría de seguimiento se tiene en cuenta que deben evaluarse los aspectos que no fueron auditados en la anterior auditoría de seguimiento, con el fin de auditar todo el Sistema de Gestión de la Calidad una vez se otorga la certificación. Con el fin de realizar este seguimiento se tiene el Programa de Auditorías (OCSGC-FOR ), en donde se contemplan las fechas estimadas de auditorías de seguimiento, el OCSGC/UTP le recuerda al cliente antes del término, sin embargo el cliente puede iniciar el proceso si desea a partir del diligenciamiento del Formulario Información Previa Certificación- Solicitud (OCSGC-FOR ) en donde establece que requiere la realización de la auditoría de seguimiento o colocándose en contacto con el OCSGC/UTP dado que tiene el Programa de Auditorías (OCSGC-FOR ) donde se estiman las fechas de seguimiento, y el valor de la misma está cubierto con el Acuerdo de Certificación. Una vez se recepciona el Formulario Información Previa Certificación- Solicitud (OCSGC-FOR ), y a partir del estudio de la misma se designa el equipo auditor según Procedimiento Selección y Designación Equipo Auditor (OCSGC-PRO-013). El equipo auditor procede a planear la auditoría de seguimiento en el Formato Plan de Auditoría (OCSGC-FOR-14-01) y a realizar la auditoría con base en el Procedimiento Auditoría In Situ (OCSGC-PRO-014), teniendo que en la lista de chequeo debe auditar por lo menos los

6 Versión: 0 Fecha: Código: OCSGC- PRO-016 Página 6 de 9 siguientes puntos: Las auditorías internas realizadas en la organización con los respectivos resultados y acciones frente a las mismas. Las revisiones realizadas por la dirección. Las acciones tomadas sobre no conformidades identificadas en auditoría previa. El tratamiento de quejas. La eficacia del sistema de gestión de la calidad en relación con el logro de los objetivos del cliente certificado. El progreso de las actividades planificadas dirigidas a la mejora continua. La continuidad en el control operativo. Cualquier cambio notificado por el OCSGC/UTP y/o por el cliente según Procedimiento Información y Confidencialidad (OCSGC- PRO-010). La utilización de la marca y referencias de la certificación, teniendo como base el Procedimiento Uso de Marcas y Referencia a la Certificación (OCSGC-PRO-011). En los casos en que existan quejas, apelaciones, declaraciones cambios y/o que requieran revisión del cumplimiento del cliente certificado se realizará auditoría de seguimiento adicional a la programada en el momento en que sea necesaria ACTIVIDADES DE VIGILANCIA El OCSGC/UTP además de la auditoría de seguimiento, realiza actividades que le permitan conocer el comportamiento del cliente

7 Versión: 0 Fecha: Código: OCSGC- PRO-016 Página 7 de 9 certificado con respecto al cumplimiento de la norma y los compromisos con el OCSGC/UTP, para ello: El OCSGC/UTP cuando existen quejas, apelaciones, cambios notificados o cuando sea requerido solicita información al cliente certificado sobre aspectos relativos a la certificación, y/o documentos y registros soporte. El OCSGC/UTP revisa las declaraciones de los clientes y el uso de material publicitarios. Las actividades de seguimiento que no se llevan a cabo en auditoría se registran en el formato Actividades de Seguimiento Clientes Certificados (OCSGC-FOR ) y son llevadas al Comité de Certificación cuando se va a decidir sobre el estado de la certificación del cliente, éstas deben realizarse al menos una vez al año MANTENIMIENTO El Director del OCSGC/UTP lleva al Comité Certificador los resultados de las auditorías de seguimiento con base en el Informe Auditoría para el Comité de Certificación (OCSGC-FOR ) emitido por el Auditor Líder en donde notifica si identifica situaciones susceptibles de suspender o retirar la certificación y las actividades de vigilancia realizadas por el OCSGC/UTP, a partir de esta información el Comité Certificador decide si se mantiene o no la certificación según el Procedimiento Decisiones Sobre la Certificación (OCSGC-PRO-016).

8 Versión: 0 Fecha: Código: OCSGC- PRO-016 Página 8 de 9 5. RESPONSABILIDADES RESPONSABLE Director del OCSGC/UTP Equipo Auditor Auditado RESPONSABILIDAD Suministrar los documentos e información necesaria al Equipo de auditoría. Informar al comité para la Preservación de la Imparcialidad sobre los procesos de seguimiento y vigilancia. Informar al Comité Certificador sobre los resultados de la auditoría de seguimiento y demás información requerida para tomar decisión. Desarrollar las actividades de auditoría según las políticas, procedimientos y compromisos definidos por el OCSGC/UTP y asumidos por el equipo. Custodiar la documentación que está bajo su cargo. Presentar reportes e informe de las auditorías Revisar y evaluar los resultados de la auditoría de seguimiento. Cumplir con los acuerdos pactados y permitir el acceso al equipo auditor. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA NTC-ISO-IEC 17000:2004. Evaluación de la Conformidad. Vocabulario y Principios Generales. NTC-ISO-IEC 17021:2006. Evaluación de la Conformidad. Requisitos para los Organismos que realizan Auditorías y Certificación de Sistemas de Gestión. NTC-ISO 9000:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y

9 Versión: 0 Fecha: Código: OCSGC- PRO-016 Página 9 de 9 Vocabulario. NTC-ISO 9001:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. NTC-ISO 19011:2000. Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiental. OCSGC-PRO-001. Procedimiento Fundamental. OCSGC-PRO-010. Procedimiento Información y Confidencialidad. OCSGC-PRO-011. Procedimiento Uso de Marcas y Referencia a la Certificación. OCSGC-PRO-013. Procedimiento Selección y Designación Equipo Auditor. OCSGC-PRO-014. Procedimiento Auditoría In Situ. OCSGC-PRO-016. Procedimiento Decisión Otorgamiento de Certificación. Acuerdo de Certificación. 7. ANEXOS ANEXO 1. OCSGC-FOR Actividades de Seguimiento Clientes Certificados. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Cargo: Cargo: Cargo: Fecha: Fecha: Fecha: