Edición: Cero Fecha: Marzo 2018 Código: PC-SGC-03 Página: 1 de 7. PROCEDIMIENTO Realización de Auditorías Internas

Transcripción

1 Página: 1 de Objetivo. Mantener la realización del programa de auditorías internas, estableciendo los lineamientos para verificar su grado de cumplimiento de acuerdo a los criterios de la norma, la documentación del Sistema de Gestión y normatividad aplicable. 2.- Alcance. Este procedimiento aplica a todos los procesos que comprenden el Sistema de Gestión de la Calidad. Inicia con el Programa Anual de Auditorías, se elabora el plan de auditoría, se realiza la reunión de apertura, se elaboran las listas de verificación, se integra el informe de auditoría, se lleva a cabo la reunión de cierre, y se da seguimiento a las acciones correctivas y de mejora continua. 3.- Referencias. Norma ISO 9000:2015 y NMX-CC-9000-IMNC-2015 Norma ISO 9001:2015 y NMX-CC-9001-IMNC-2015 Manual de Gestión de la Calidad versión cero, febrero Responsabilidades/Autoridades La Dirección General es responsable de: Aprobar el presente procedimiento. Autorizar el Programa Anual de Auditorías Internas del SGC. La Dirección de Planeación y Administración es responsable de: Proponer el Programa Anual de Auditorías Internas del Tecnológico. es responsable de: Designar para cada auditoría al equipo auditor del SGC que cubran el perfil para desempeñarse como Auditor(a) Interno(a) y Auditor(a) Líder. Realizar la evaluación de los(as) Auditores(as) Internos(as). Realizar la retroalimentación a los(as) Auditores(as) Internos(as). Entregar al Auditor(a) Líder el Programa Anual de Auditorías Internas autorizado. Distribuir el plan e informe de auditoría a los(as) responsables de los procesos involucrados. El (la) Auditor(a) Líder deberá: Elaborar el plan e informe de auditoría interna. Asignar los procesos a auditar a los(as) auditores(as), considerando la independencia con los procesos inherentes a su trabajo normal dentro de la institución. Entregar a la Subdirección de el plan e informe de auditoría interna. Dar seguimiento para su atención y cierre, a las no conformidades, acciones correctivas, salida no conforme, observaciones y oportunidades de mejora

2 Página: 2 de 7 El Equipo Auditor deberá: Participar en las reuniones previas, durante y posterior a la auditoría interna que sean convocados para tal efecto. Conducirse con total independencia durante la auditoría y cumpliendo con los lineamientos establecidos en la Norma ISO 19011:2012. El (la) Auditado(a) deberá: Informar durante la reunión de apertura de la auditoría, si existe alguna observación a considerar para el desarrollo de la misma, de acuerdo como se marca en el plan de auditoría recibido con antelación. Presentar las evidencias necesarias de que se han documentado, implementado y mantenido los procesos bajo su responsabilidad. 5.- Definiciones. Auditoría. Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Auditoría interna. Denominada en algunos casos como auditoría de primera parte, se realizan por, o en nombre de, la propia organización para fines internos y puede constituir la base para la auto-declaración de conformidad de una organización. Hallazgos de la auditoría. Evidencia objetiva que se presenta durante el proceso de auditoría que muestra conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría establecidos, incluyendo las oportunidades de mejora. No conformidad. Incumplimiento de un requisito Observación. Debilidad de las condiciones existentes del sistema que requiere analizarse para su atención. Auditor en entrenamiento. Persona integrante del Tecnológico que se encuentra en proceso de capacitación y entrenamiento para integrarse como Auditor(a) Interno(a). Observador: persona que acompaña al equipo auditor pero no audita (puede ser una persona del auditado, un regulador o un testigo). Auditoría de Vigilancia: Es la que se realiza a los centros de trabajo certificado de forma bianual, para verificar que se mantiene el cumplimiento con los requisitos y condiciones que dieron lugar a la certificación.

3 Página: 3 de Políticas. Se realizará al menos una auditoría interna al año. La Alta Dirección a través del Comité de Calidad, sesionara para la toma de decisiones. Los integrantes del equipo auditor deberán demostrar su educación, formación, competencia y habilidades como auditores(as) del Sistema de Gestión de la Calidad, cuyos documentos probatorios deben estar en el expediente que se encuentra bajo el resguardo del Departamento de Recursos Humanos. Los criterios para definir la competencia del(a) Auditor(a) Líder y Auditores(as) Internos están definidos en el punto Auditorías Internas del Manual de Gestión de la Calidad del TESOEM, mismas que se describen a continuación: AUDITOR(A) LÍDER Grado Académico Mínimo: Preferentemente Licenciatura Formación: Interpretación de la norma ISO9001:2015 (acreditable). Formación de auditores internos de calidad con referencia a la norma ISO (acreditable). AUDITOR(A) INTERNO(A) Grado Académico Mínimo: Educación Media Superior (concluida). Formación: Interpretación de la norma ISO9001:2015 (acreditable). Formación de auditores internos de calidad con referencia a la norma ISO (acreditable). Habilidades: Comunicación verbal y escrita. Habilidades: Comunicación verbal y escrita Experiencia laboral: Contar preferentemente con una antigüedad laboral en el TESOEM de tres meses. Experiencia en auditorías: Haber participado por lo menos en dos auditorías internas como Auditor con un mínimo de: -10 horas de auditoría. -100% de asistencia en la planeación e integración del informe de la auditoría En ambos casos se deberá contar con la aprobación de la Alta Dirección. Experiencia laboral: Contar preferentemente con una antigüedad laboral en el TESOEM de seis meses. Experiencia en auditorías: Haber participado por lo menos en tres auditorías internas y acreditar 15 horas de auditoría. La organización debe asegurar la imparcialidad del proceso de auditorías internas cuidando que un(a) auditor(a) interno(a) no realice la revisión en su departamento o programas que se encuentren bajo su responsabilidad. (subdirección/área), ni alguna que esté adscrita a la Subdirección a la que pertenece. Como parte del proceso de evaluación de auditores(as) internos(as) debe haber una retroalimentación para atender las áreas de oportunidad que se identifiquen en cada caso. El plan de auditoría interna debe ser entregado a la Dirección General o a la Subdirección de por parte del Auditor(a) Líder a más tardar tres días hábiles previos al inicio de la misma. El informe de auditoría interna deberá firmarse por el (la) Auditor(a) Líder, y su recepción por la Dirección General del Tecnológico o en su caso por la Subdirección de Planeación y Calidad, y los (las) auditores(as) firman como participantes de la auditoría. El informe deberá ser distribuido por la Subdirección de a los responsables de los procesos del SGC, posterior a la reunión de cierre. Los registros de calidad generados durante el proceso de auditorías serán conservados

4 Página: 4 de 7 durante un periodo de un año, mismos que serán resguardados por la Subdirección de. La No Conformidad, Observaciones y Oportunidades de Mejora que se generen durante la auditoria se deberá atender en un plazo de 60 días naturales.

5 Página: 5 de Desarrollo. No. Unidad administrativa Actividad 1 2 Dirección General 3 4 El (la) Auditor(a) Líder 5 Elabora la propuesta del Programa Anual de Auditorías (FO- SGC-05) y lo presenta a la Dirección General para su autorización. Revisa y en su caso, autoriza el Programa Anual de Auditorías (FO-SGC-05); en caso de no aprobarse se atenderán las observaciones recibidas y se pasa nuevamente a aprobación. Recibe el Programa Anual de Auditorías autorizado y lo entrega al Auditor(a) Líder. Recibe el Programa Anual de Auditorías y lo hace del conocimiento del equipo auditor. Agenda reunión con el equipo auditor y elabora el Plan de auditoría (FO-SGC-06), asigna a los auditores(as) en los procesos a auditar, recaba firmas y lo entrega a la Subdirección de. Recibe el Plan de Auditoría Interna (FO-SGC-06) y lo hace del conocimiento a la alta dirección y los(as) dueños(as) de procesos. Convoca a la Alta Dirección, subdirectores y dueños de procesos a la reunión de apertura de la auditoría interna. 6 El (la) Auditado(a) Asisten a la reunión de apertura cuyo propósito es confirmar el plan de auditoría (FO-SGC-06), y recibir una explicación del método de auditoría que se utilizará, dando oportunidad a los(as) auditados(as) para realizar preguntas sobre el desarrollo de la auditoría. Los(as) asistentes firman la lista de asistencia con código (FO-SGC-11). 7 Equipo Auditor Durante la auditoría interna, revisa la conformidad de la documentación y registros del SGC con los requisitos de la Norma ISO 9001:2015, los reglamentarios y los determinados por la organización. Registra en la lista de verificación (FO- SGC-07), la conformidad, no conformidad y observaciones encontrados, considerando el alcance y objetivos de la auditoría. 8 El (la) Auditado Durante la auditoría de su(s) proceso (s) y procedimiento (s) muestra evidencias de la operación del (los) procesos auditados, de acuerdo a las solicitudes o preguntas al auditor.

6 Página: 6 de 7 No. Unidad administrativa Actividad 9 Equipo Auditor 10 El (la) Auditor Líder Revisa la información y verifica la conformidad del cumplimiento de acuerdo con los criterios de auditoría. Se reúnen antes del cierre para revisar los hallazgos, acordar su clasificación tanto de conformidad, no conformidad u observaciones, según sea el caso. Elabora él informa de auditoría interna (FO-SGC-08), lo valida y lo firma. Informa en la reunión de cierre sobre los hallazgos encontrados y las conclusiones de la auditoría interna. Distribuye el informe de auditoría interna (FO-SGC-08) entre los responsables de los procesos del SGC del TESOEM. 11 Recibe al informe de auditoría interna (FO-SGC-08). Solicita que se requisite el formato para evaluación de auditores internos (FO-SGC-09), integra, procesa la información, para considerar estos resultados en la selección de auditores(as) para la siguiente auditoria. 12 El (la) Auditado(a) Recibe informe de auditoría interna (FO-SGC-08). Documenta e implementa la(s) acción(es) correctiva(s) para atender la(s) no conformidad (es) derivada(s) de la auditoría interna de acuerdo con el procedimiento (PC-SGC-05) 13 Solicita al auditor(a) líder dar seguimiento y verificación de las acciones correctivas, preventivas y observaciones, de acuerdo con las fechas de vencimiento definidas. 14 El (la) Auditor Líder Realiza el seguimiento de la(s) acción(es) correctiva(s), y observaciones con el cual retroalimenta a la Subdirección de hasta el cierre efectivo de la acción.

7 Página: 7 de 7 HOJA DE CONTROL ELABORÓ SUPERVISÓ REVISÓ AUTORIZÓ MTRA. LAURA LEONOR MIRA SEGURA Auditora Líder LIC. JOSÉ LUIS MARTÍNEZ TÉLLEZ Subdirector de LIC. JOSÉ MANUEL CHÁVEZ MEJÍA Director de Planeación y Administración Cambios de esta versión LIC. CARLA LIBERTAD DOMÍNGUEZ DEL RÍO Directora General No existen cambios por ser versión cero