PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA

Transcripción

1 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Coordinador de Calidad Representante de la Dirección Rector y/o Director Administrativo Fecha de Aprobación:

2 Página 2 de 7 1. OBJETIVO Establecer los requisitos para la planificación y ejecución de las s Internas, para la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad en conformidad con la norma ISO 9001:2008 en la Corporación Educativa Colegio Británico de Cartagena (CBC). 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable al Sistema de Gestión de Calidad del CBC, utilizando las s Internas como mecanismo de verificación de la correcta implementación y mantenimiento eficaz del mismo. 3. DEFINICIONES Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna. Auditado: Organización, Dependencia y/o proceso que es auditado. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Hallazgo: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles de una auditoría. Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma ISO 9001:2008 Guía CTG 200 Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas Informe de Manual de Calidad

3 Página 3 de 7 5. CONTENIDO 1. Planificación de las s Programa Coordinador de Anual de Calidad, El Coordinador de Calidad como Responsable del s, Auditores mantenimiento del Sistema de Gestión Calidad elabora un programa anual de auditorías internas que cubra la totalidad del sistema descrito en el Manual de Gestión Calidad del CBC, teniendo en cuenta el estado y la importancia de los procesos y áreas a auditar. Plan Interna de La frecuencia con la cual se auditarán los Procesos del establecimiento será anual. La planificación de las auditorías describe los auditores responsables, personas calificadas y con independencia del proceso auditado. En el registro Plan de Interna, se define el alcance de la auditoría (documentos, registros y actividades que aplican para el proceso a auditar) y los criterios de la misma. Además se indica quien será el auditor y quienes los auditados. Nota: Cuando la auditoría interna sea realizada por una entidad externa a la institución, esta aplicará sus propios registros. 2. Implementación de las s Internas Para cada auditoría interna, el auditor responsable conoce con anterioridad los procedimientos e instrucciones utilizados por el establecimiento para desarrollarlos en el proceso a auditar. Para la organización de la misma, debe tener en cuenta los resultados de auditorías previas y condiciones especiales que haya podido generar la misma. Resultados de auditorías Auditor

4 Página 4 de 7 3. Metodología para la Ejecución de la Interna Para las auditorías internas, se deben seguir en lo posible los siguientes pasos por parte del Auditor: Conocimiento del alcance de la (documentos y registros que aplican). Conocimiento de los resultados de s previas. Objetivos de la (se describen en el formato Plan de Interna). Descripción de las Actividades a realizar durante la (incluye tiempo). Seguimiento de s previas. Cierre de No Conformidades abiertas en s previas. Ejecución de la (describir los eventos No Conformes, las Debilidades y las Fortalezas del Área Auditada, en el registro reporte de interna) Esto se tiene en cuenta verificando la implementación y el mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad, verificando los resultados, haciendo seguimiento a las acciones correctivas e identificando oportunidades de mejora. Plan de Auditor Interna, Informe de Informar sobre los resultados de la al responsable del Proceso Auditado y dejar copia del Informe de. Entregar el reporte de interna original al responsable del mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad. Nota: Cuando la auditoría interna sea realizada por una entidad externa a la institución, esta aplicará sus propios registros. Interna 4. Resultados de las s Una vez se ha diligenciado completamente el reporte de Interna, el responsable del Proceso Registro de Acciones Correctivas y Preventivas Auditor Responsable del Proceso

5 Página 5 de 7 Auditado se encarga de tomar acciones para eliminar las No Conformidades detectadas y sus causas, estableciendo la fecha límite para que la acción correctiva quede implementada. Todas las No conformidades, producto de s, deben quedar registradas en el registro Registro de acciones correctivas y preventivas. En este formato se describe en forma detallada la No Conformidad encontrada, en el bloque Descripción de la no conformidad. La acción correctiva propuesta se describe en la columna del bloque Plan de implementación de las acciones. Todas las No conformidades, producto de s, generan Acción Correctiva, por lo tanto se siguen las pautas del Procedimiento de Acciones Correctivas. La responsabilidad de analizar la causa de las no conformidades detectadas en la y de definir e implementar Acciones Correctivas, es únicamente del Responsable del proceso Auditado y de éste depende el cierre de dicha No Conformidad. Una copia del reporte de la auditoría queda en poder del auditado y de los responsables del Proceso Auditado, el original es entregado al responsable del mantenimiento del sistema de gestión de Calidad. 5. Seguimiento a los Resultados de la Cumplida la fecha límite establecida por el auditado para implementar la acción correctiva, el responsable del sistema de gestión de Calidad verifica, por medio de un Auditor, preferiblemente el mismo que encontró la No Conformidad, si la Acción implementada ataca la causa de dicha no Conformidad y si ésta ya fue cerrada, haciendo el seguimiento de la acción tomada. Seguimiento de la implementada en el Registro de Acción Correctiva

6 Página 6 de 7 El responsable del proceso Auditado, es el único encargado de que la no conformidad quede cerrada y debe informar al Representante de la dirección y/o Coordinador de Calidad y al Auditor para cumplir con esto. Las actividades de seguimiento incluyen la verificación de las acciones tomadas y los resultados de la verificación, siguiendo las pautas del Procedimiento para el control de Acciones Correctivas. 6. Utilización de los Resultados de las s para la revisión del SGC Informe de Auditor Calidad de Con base en los reportes de de Calidad, el responsable del Sistema de Gestión de Calidad elabora un informe de con los resultados de cada una de ellas y lo presenta a la Alta Dirección. Este informe es revisado y sirve para que se tomen las medidas necesarias por parte de la Alta Dirección durante la revisión del Sistema de Gestión De Calidad. Con estos resultados se pueden identificar falencias en el Sistema de Gestión de Calidad e indicar oportunidades de mejora. 7. Calificación de los Auditores Internos Para poder realizar auditorías internas en la organización, los auditores internos cumplen con el siguiente perfil: Educación: deben tener conocimiento en carreras administrativas y/o de ingenierías. Formación: Haber recibido entrenamiento y capacitación en cursos de auditorías internas de calidad ISO 9001:2008. Certificados de auditores internos Auditor Interno

7 Página 7 de 7 Habilidades: Debe poseer liderazgo en el desarrollo de s Internas de calidad, facilitando el desarrollo de las mismas. De igual forma demostrar una adecuada planificación de las s Internas, como el uso eficaz de los recursos durante su realización. Se verifica con certificados de asistencia y/o diploma del auditor. Experiencia: realización de auditorías. 6. ANEXOS Programa anual de s Manual de Calidad Resultado de auditorías Plan de auditoría interna Reporte de Informe de auditoría interna Registro de acciones correctivas y preventivas Informe de auditoría Certificados de auditores internos 7. ACTUALIZACIONES FECHA DE MODIFICACION PARTE MODIFICADA 06/ Aprobación de procedimiento Encabezados de formatos NUMERO DE VERSION 01 No aplica MODIFICACIONES 02 Se identificó con el nombre del procedimiento al que pertenecen Coordinador de Calidad Representante de la Dirección Director Administrativo y/o Rector