1ra. AUDITORÍA INTERNA AL SGC. NTC ISO 9001 versión 2008

Transcripción

1 1ra. AUDITORÍA INTERNA AL SGC NTC ISO 9001 versión 2008

2 NTC ISO 9001:2008 La Universidad Santo Tomás - Seccional Tunja DEBE llevar a cabo Auditorías Internas a intervalos planificados para: Determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad cumple con los requisitos de la NTC ISO 9001:2008. Determinar si se cumplen los requisitos establecidos por la Universidad. Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz el SGC. Programa de auditoría interna (frecuencia y metodologías). Plan de auditoría. Definir los criterios de la auditoria. Alcance de la auditoría. Selección de los auditores (competencias). Asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoria. Los auditores no deben auditar su propio trabajo.

3 AUDITORÍA Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la Universidad.

4 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ESTRUCTURA DE LA UNIVERSIDAD PROCEDIMIENTOS JEFE E COLABORADOR o COLABORADOR o COLABORADOR o PROCESOS g RECURSOS

5 ALCANCE DEL SGC Diseño y prestación de servicios académicos de educación superior presenciales a nivel de pregrado y posgrado en la Universidad Santo Tomás - Seccional Tunja.

6 POLÍTICA DE CALIDAD En la Universidad Santo Tomás Tunja estamos comprometidos con la formación integral de la persona, como respuesta a las necesidades y expectativas de nuestros estudiantes, de los egresados y la sociedad mediante los procesos de enseñanza-aprendizaje, investigación y proyección social a través del mejoramiento continuo, la participación del talento humano y las acciones de internacionalización e interinstitucionalización, para asegurar la pertinencia y alta calidad de los programas académicos, soportados en el pensamiento humanista cristiano de Santo Tomás de Aquino.

7 MAPA DE PROCESOS

8 DOCUMENTOS Plan General de Desarrollo. Manual de Gestión de la Calidad. Misión Institucional. Política de Calidad. Objetivos de Calidad. Control de Documentos y Registros. Control del Servicio no Conforme. Auditoría Interna. Acciones Correctiva y Preventiva.

9 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

10 TIPOS DE AUDITORÍAS 1. AUDITORÍA INTERNA O DE PRIMERA PARTE: Evaluar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad e identificar oportunidades de mejoramiento. 2. AUDITORÍA EXTERNA DE SEGUNDA PARTE: Realizadas por las partes que tienen interés en la organización, por ejemplo los clientes u otras personas en su nombre. DE TERCERA PARTE: las realizan organizaciones auditoras externas e independientes. 3. COMBINADA: Auditoría conjunta de los sistemas integrados de gestión - OHSAS CONJUNTA: Dos o más organizaciones auditoras cooperan en la realización de una auditoría a un solo auditado.

11 EQUIPO AUDITOR Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.

12 EXPERTO TÉCNICO Persona que aporta conocimientos específicos o experiencia al equipo auditor. NOTA 1: El conocimiento específico o experiencia es aquel relacionado con la organización, proceso o actividad que van a ser auditados con el idioma o la cultura. NOTA 2: Un experto técnico no actúa como auditor en el equipo de auditores.

13 PROGRAMA DE AUDITORÍA Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

14 PROGRAMA DE AUDITORÍA

15 PLAN DE AUDITORÍA Descripción de las actividades y de los detalles acordados en una auditoría.

16 REUNIÓN DE APERTURA Reunión estratégica Evitar malos entendidos Aclarar papel y función de los auditores Recordar plan de auditoria y otros aspectos INCLUIR: Confirmar objeto y alcance de la auditoria. Confirmar el plan que se va a iniciar. Metodología de la auditoria. Validar los medios logísticos. Recordar fecha de reunión de cierre. Confidencialidad. Lunes 12 de septiembre de 2011 a las 8:00 a.m. - Auditorio Mayor.

17 INICIO DE LA AUDITORÍA

18 las preguntas de auditoría... tipo de preguntas más utilizado

19 las preguntas de auditoría cerradas abiertas

20 las preguntas de auditoría cerradas suministran información puntual: un responsable, una fecha, un lugar SI / NO

21 las preguntas de auditoría abiertas permiten obtener descripciones de procesos o actividades

22 Las preguntas de Auditoría sondeo utilizan supuestos con el propósito de confrontar

23 Las preguntas de Auditoría comprobación se utilizan para verificar el grado de comprensión del auditor

24 Las preguntas de Auditoría consentimiento buscan información sobre opiniones, creencias, juicios del auditado

25 TIPO DE PREGUNTAS TIPO DE PREGUNTAS TIPO DE RESPUESTA EFECTO QUÉ, PORQUÉ, COMO ABIERTAS (larga) ABREN LA CONVERSACIÓN QUIÉN, CUANDO, DONDE CORTA CIERRAN EL INTERCAMBIO Así qué En terminos del proceso Cuales serian las implicaciones? ABIERTAS, DAN LIBERTAD PARA EXPRESARSE GUIAN AL AUDITADO SIN CONTROLARLO

26 PROCESO DE ENTREVISTA Escuchar Observar Actividades del Auditor Preguntar Analizar Registrar Evaluar

27 LA ACTITUD DEL AUDITOR Escuchar atentamente. Preocuparse por entender. No aprobar ni desaprobar. Respetar las pautas del auditado. No preparar la siguiente pregunta. Mirar al auditado. Transmitir confianza. Ser paciente. Demostrar respeto por el auditado (aunque no comparta sus ideas).

28 LISTA DE VERIFICACIÓN Los documentos de trabajo los debe preparar y usar el equipo auditor con propósitos de referencia y registro de los procedimientos de la auditoría. Listas de verificación y planes de muestreo para la auditoría. Formatos para registro de información, tales como evidencia de soporte, hallazgos de la auditoría y registros de las reuniones. El uso de las listas de verificación y formatos no debe restringir el alcance de las actividades de la auditoría que pueden cambiar como resultado de la información recolectada durante la auditoría. Los documentos de trabajo, incluidos los registros que resultan a partir de su uso, se deben retener, al menos hasta finalizar la auditoría.

29 LISTA DE VERIFICACIÓN

30 EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. NOTA: La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa (observación, revisión de documentos, entrevista, entre otros).

31 HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. NOTA: Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad, no conformidad u observaciones con los criterios de la auditoría, como oportunidades de mejora.

32 CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

33 COMPORTAMIENTO DEL AUDITADO los payasos PERSONALIDADES los de buen / mal carácter los que discuten los que siempre buscan asesoria los confiados los nerviosos los ocupados

34 INFORME DE AUDITORÍA Revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información recolectada durante la auditoría, contra los objetivos de la auditoría. Acordar las conclusiones de la auditoría teniendo en cuenta la incertidumbre en ésta. Preparar las observaciones, si se especifican en los objetivos de la auditoría. Discutir las acciones complementarias de la auditoría, si es apropiado.

35 REUNIÓN DE CIERRE Reunión concluyente Brindar un espacio para presentación y reconocimiento de No Conformidades Estrategia para no generar conflicto y lograr que me acepten las No Conformidades Informe preliminar INCLUIR: Proceso(s) / Subproceso(s) auditado(s). Aspectos Relevantes (fortalezas). Aspectos por mejorar (observaciones). Oportunidades de mejora (no conformidades). Martes 27 de septiembre de 2011 a las 4:30 p.m. - Auditorio Mayor.

36 ACCIONES A SEGUIR Establecer las Acciones Correctivas. Definir las Acciones Preventivas. Evaluar las observaciones y realizar las acciones de Mejora. Período de tiempo acordado. El auditado debe mantener informado al Comité de Gestión de la Calidad acerca de el estado de estas acciones. El cumplimiento y eficacia de la acción correctiva se debe verificar de acuerdo a un procedimiento apropiado. Esta verificación puede ser parte de una auditoría posterior.

37 CICLO DEL CERTIFICADO DEL SGC CERTIFICADO RENOVACIÓN 3 meses máximo 3 meses máximo Validez del Certificado: 3 años Revisión Previa Etapa N 1 Auditoría de Otorgamiento Etapa N 2 Auditoría Complementaria (si se requiere) 1ra. Auditoría de seguimiento 2da. Auditoría de Seguimiento Auditoría de Renovación Mes 11 Mes 22 Mes 33