Procedimiento Auditorías Internas

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1 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 1 de 6 Elaborado por: Coordinador SGI Procedimiento Auditorías Internas Fecha: Fecha: Aprobado por: Sub Gerencia de Seguridad,Salud Laboral y Medio Firmado y almacenado en Coordinación del SI Firma Firmado y almacenado en Coordinación del SG Firma 1.- Objetivo. Establecer el proceso de Auditorías Internas reguladas y autónomas consideradas en los Sistemas de Gestión (PEC SGI), y evaluar de esta forma, los procesos de los sistemas de gestión, comprobar que dicho Sistema se ha implementado y mantenido eficazmente, y posteriormente informar al Gerente General de los resultados. 2.- Aplicación. Toda auditoria programada, planificada y realizada en PAIS. 3.- Definiciones. 3.1 Abreviaturas. SGI: Sistema de Gestión Integrado. SG: Sistema de Gestión. PEC Excelencia: Programa Empresa de Excelencia 3.2 Términos. Auditoria: Proceso sistemático y documentado de verificación, que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias, para determinar si las actividades específicas, los eventos, las condiciones, el Sistema de Gestión o información acerca de estas materias, cumplen con los Criterios de Auditoría establecidos y comunicar los resultados obtenidos. Acción Correctiva: Acción que se define para corregir la causa de una No Conformidad y evitar su repetición. Esto implica realizar una investigación para identificar la causa precisa. Se puede traducir en una acción de mediano o largo plazo. Acción Preventiva: Acción implementada para eliminar la causa de una potencial No Conformidad, defecto u otra situación indeseable, para prevenir su ocurrencia. 1 de 6

2 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 2 de 6 Criterios de Auditoría: Políticas, prácticas, procedimientos o requisitos contra los cuales el Equipo Auditor compara la evidencia reunida acerca de la materia objeto de auditoría. Hallazgo de Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recolectada, comparada con los criterios de auditoría Evidencia de Auditoría: Información verificable, registro o declaración de hechos. Informe de Auditoría: Documento en donde se exponen los resultados de la auditoria Observaciones: Situación en la cual la falta de información (evidencia) no permite precisar conformidad del hallazgo encontrado. No Conformidad: incumplimiento de un requisito especificado en los Sistemas de Gestión 4.- Método o Descripción del Proceso. 4.1 Programa Anual de Auditorías. El coordinador SGI, emitirá cada año, el Programa Anual de Auditorías (RG-GE-004) para el año en curso. En el Programa se identifican de manera tentativa las fechas en que se realizarán las auditorías a los distintos Departamentos de la Organización y qué requisitos normativos se auditarán en cada oportunidad. El programa de auditorías señala que todos los requisitos normativos y todos los Departamentos y procesos que serán auditadas dentro de un año calendario. El Programa es distribuido y comunicado al resto de la organización a través de correo electrónico SGI. En el caso de faenas, las auditorias se programarán en conjunto con Administrador de Contrato, Jefe de Faena o en su defecto con supervisores, donde serán prioridad auditar procedimientos de trabajo, y por sobre todo desviaciones a las normativas ISO 9001, y OHSAS A su vez todos los procesos pueden ser auditados por nuestros clientes, cuando estimen conveniente, para verificar la correcta implementación de nuestros procesos. 2 de 6

3 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 3 de Modificaciones al Programa Anual de Auditorías. El coordinador SGI puede modificar el Programa de Anual en el transcurso del año debido a diferentes motivos, comunicando al resto de la organización cada vez que esto ocurra. Toda auditoría realizada ha sido identificada con anterioridad en el programa de auditorías. 4.2 Auditores Requisitos de calificación para Auditores Internos Haber participado en un curso de formación de Auditor Interno en las Normas ISO 9001, ISO y OHSAS Designación de los Auditores. Los Auditores son designados por el coordinador SGI para realizar cada auditoría en particular. Así mismo, para cada una de ellas él designa al Auditor Líder. Las auditorías son realizadas por un Equipo Auditor que estará conformado por uno o más Auditores. Los Auditores designados son independientes del sector que se va a auditar y mantendrán imparcialidad con el sector o proceso a auditar y discreción con la información recopilada Vigencia de los Auditores. Los Auditores se mantienen vigentes como tal, realizando al menos una auditoria anual o asistiendo a un curso de formación de auditores internos. 4.3 Ejecución de la Auditoría Plan de la Auditoría. Cada auditoría señalada en el Programa Anual de Auditoria, es planificada por el Auditor Líder designado según responsabilidades en el área de negocio o participación en los servicios entregados, quien establece según el programa lo siguiente: objetivo, alcance, miembros del equipo auditor, cargos a auditar, rango horario de cada entrevista, lugar (si es necesario), requisitos a auditar, hora y lugar de las reuniones de apertura y cierre. Una vez completado el Plan de Auditoria, el Auditor Líder publica el documento mediante un correo electrónico masivo el informe de la planificación de la actividad al 3 de 6

4 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 4 de 6 resto de la organización. Estas actividades se realizan entre 10 a 7 días antes del inicio de la auditoria. Durante esta etapa, cada División a auditar comunica la existencia de problemas u otras actividades coincidentes bajo su responsabilidad que haga necesaria la re-planificación de la auditoria. La planificación de la auditoria se entiende por aceptada si no existe reclamo, sugerencia ni petición de modificación de las partes interesadas Realización de la auditoria La auditoría se inicia con la reunión de apertura, oportunidad en la cual el Auditor Líder se reúne con los jefes o representantes de las divisiones a auditar, confirmando la planificación de la auditoría. Los auditores realizan la Auditoría de acuerdo al plan bajo las metodologías y herramientas que son de su competencia Durante el último día de auditoria el Equipo Auditor bajo la coordinación del auditor líder desarrollo el Informe de Auditoria. Si la Auditoria es en una división en sus diferentes actividades, cada auditor podrá realizar un informe de la Auditoria de forma independiente Informe de Auditoría y Reunión de cierre. El Auditor Líder coordina la realización del Informe de Auditoría, (RG-GE-005) indicando quienes componen el Equipo Auditor, las No Conformidades detectadas, Observaciones y otras informaciones relevantes. Dicho informe es presentado en la Reunión de Cierre, a los representantes de las divisiones auditadas Plazo de Cierre de No Conformidades Las Divisiones, Departamento encargado de desarrollar un proceso, que recibe una no conformidad tiene un plazo de siete días hábiles, para indicar el resultado del análisis de causas y las acciones correctivas/preventivas a realizar. 5.- Responsabilidades y Obligaciones. Coordinador SGI: Emitir, modificar y distribuir el Programa Anual de Auditoría. 4 de 6

5 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 5 de 6 Equipo Auditor: Desarrollar la auditoria según la planificación de ésta, siguiendo los lineamientos del Auditor Líder. Auditor Líder: Coordina al Equipo Auditor, supervisa y dirige la redacción del Informe de Auditoría. Auditado: Otorgar todas las facilidades para que el equipo auditor desarrolle la auditoria. Ejecutar las acciones correctivas relativas a las no conformidades si es que se detectaron bajo procesos de su responsabilidad. 6.- Anexos. No aplica. 7.- Registros. Código e Identificación RG-GE-004 Programa Anual de Auditorias RG-GE-006 Plan de Auditoria RG-GE-005 Informe de Auditoria Ordenamiento Acceso Archivo Almacenamiento Disposición Responsable Por Subgerencia o Departamento Por Subgerencia o Departamento Por Subgerencia o Departamento Libre Libre Libre Sub Gerencia de seguridad, Salud laboral y Medio Sub Gerencia de seguridad, Salud laboral y Medio Sub Gerencia de seguridad, Salud laboral y Medio - Digital y/o Físico, mantener por 1 año - Digital y/o Físico, mantener por 1 año - Digital y/o Físico, mantener por 1 año Archivar Archivar Archivar Sub Gerencia de seguridad, Salud laboral y Medio Sub Gerencia de seguridad, Salud laboral y Medio Sub Gerencia de seguridad, Salud laboral y Medio 8.- Bitácora de Actualizaciones. Nº Descripción del cambio Fecha de 6

6 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 6 de 6 Documento original Ejecución de la Auditoría Se modifica Aplicación Se eliminan las referencias alusivas a otros documentos del sistema. Se modifica 5.1 Programa de auditoria Se modifica Modificaciones al programa de auditorias Se modifica Requisitos para auditores Se modifica Designación de auditores Punto se modifica, ahora llamado Vigencia de auditores antes Evaluación Punto es modificado, en cuanto a la secuencia del Plan de auditoria Se modifica en lo referente a la ejecución de la auditoria Se modifica 5.3.3, se ingresa información referente a la reunión de cierre Apartado 6, se modifican las responsabilidades del Equipo auditor y auditor líder, Se ingresa responsabilidades del auditado. Se elimina el registro Evaluación de Auditores en apartado 8. Se elimina tem 9 Diagrama de Procesos Se modifica pie de página del documento Se modifica punto Requisitos Auditores Internos Se modifica punto Realización de la Auditoria Se modifica punto Informe de Auditoria y Reunión de Cierre Se modifica punto 5.1 Programa Anual de Auditorias Se modifica punto 5.2 Auditores Se actualiza en razón de la nueva Organización vigente. Puntos 1,5.3, a) Se modifica los términos Unidades y Áreas a Departamentos. b) Se realiza una revisión general del documento Revisión y actualización del Documento Se agrega en punto prioridad de programación de auditorías según responsabilidades en el área de negocio y participación en los servicios entregados Se modifica recuadro de archivo, en punto N 7 Registros Se incorpora Logo Grupo Empresas, ya que documento quedara para los sistemas de gestión de nuestra organización. PEC EEPA, PEC PAT, PEC PAIS, SGI Se actualiza documento de acuerdo a estructura organizacional Se modifica palabra PRyMA por Sub Gerencia de seguridad, Salud Se modifica el punto plan de auditoria método de publicación Se modificó el responsable en el 4.1 programa anual de auditorias de 6