Procedimiento para la Planificación y Ejecución de Auditorías Internas de SSOMA

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1 Código: PG-SSOMA-06 Revisión: 04 Página: 1 de 15 Procedimiento para la Planificación y Ejecución de Auditorías Internas de SSOMA CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS Rev.Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: 00 22/12/98 Emisión. Jorge Ottiniano Ing. SSA Juan Montoya Superintendente SSA Luis Peschiera Representante de la Dirección 01 12/01/01 Revisión general. Federico Carrasco Ing. SSOMA Federico Carrasco Ing. SSOMA José Coca Superintendente CSSOMA 02 09/03/10 Modificación del formato del procedimiento para la Planificación y Ejecución de Auditorías Internas de SSOMA. Revisión general. Carlos Gómez Auditor SSOMA Martín Soto Jefe CSSOMA Cesar Coloma Gerente de Gestión de Operaciones 03 07/07/11 Revisión general. Cambio de formato. Cambio de Codificación. Maritza Maldonado Ing. SSOMA César Torres Coordinador SSOMA Christian Navarro Gerente SSOMA 04 19/02/14 Modificación del ítem: 4.0, 5.1, 5.2, , y 6.0. Maritza Maldonado Coordinadora SIGSSOMA Fernando Mendoza Gerente SSOMA Fernando Mendoza Gerente SSOMA Firmas de la revisión vigente

2 Código: PG-SSOMA-06 Revisión: 04 Página: 2 de 15 I. Tabla de contenido I. Tabla de contenido PROPOSITO ALCANCE DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES DESARROLLO Generalidades Planificación de la auditoria Programación de la auditoría Preparación Ejecución de la auditoria Reunión de apertura Proceso de auditoría Evaluación Criterio de desviaciones Reunión de auditores Reunión de cierre Informe de la auditoría Seguimiento al levantamiento de no conformidades, acciones correctivas y efectividad Cierre del Proceso de auditoría RESPONSABILIDADES ANEXOS PG-SSOMA-06-F1, Programa General de Auditoría Interna de SSOMA PG-SSOMA-06-F2, Plan de auditoría Interna de SSOMA PG-SSOMA-06-F3, Acta de reunión de apertura PG-SSOMA-06-F4, Acta de reunión de cierre PG-SSOMA-06-F5, Informe de auditoría interna de SSOMA

3 Código: PG-SSOMA-06 Revisión: 04 Página: 3 de PROPOSITO. Establecer el proceso de auditorías internas para el Sistema Integrado de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA) de Cosapi S.A., así como a los procesos correspondientes para cada uno de ellos. 2. ALCANCE. Este procedimiento se aplica a todas las áreas operativas y oficinas de Cosapi S.A., como a todos sus empleados y subcontratistas. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. MA-SSOMA-01 Manual Integrado de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. PG-SSOMA-05 Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas de SSOMA. DuPont Sustainable Solutions Latinoamérica Plan de Auditorías SSOMA. 4. DEFINICIONES. Auditoría de SSOMA: Proceso sistemático e independiente para determinar si las actividades relativas a Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente y sus resultados, cumplen con las disposiciones ya establecidas y si se han implementado de manera efectiva para el logro de los objetivos y políticas de la organización. Auditor Líder: Auditor responsable de cumplir con el programa y plan de auditorías internas de SSOMA; de designar nuevos miembros del equipo auditor, de elaborar el plan de auditorías y revisar los informes de auditorías internas de SSOMA. Auditor Miembro (Auditor de SSOMA): Persona con capacitación en técnicas de auditoría de SSOMA. Contará con el curso aprobatorio de Auditor Interno de SSOMA en base a las Normas ISO y OHSAS Criterio de auditoría: Conjunto de normas, políticas y documentos propios del Sistema Integrado de Gestión de SSOMA. Competencias: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. Equipo Auditor: Es un grupo formado por uno o más auditores para realizar auditorías. Por lo general está conformada por dos personas; un Auditor de SSOMA o líder y un auditor asistente o miembro. Evidencia objetiva: Registros, declaraciones de hechos u otra información, que sea importante para el criterio de auditoría acordado y verificable, la evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa. Hallazgo de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Mejoramiento continuo: Proceso para mejorar el Sistema Integrado de Gestión de SSOMA, para lograr mejoras en los resultados de SSOMA en general, de acuerdo con la Política Integrada de SSOMA de Cosapi S.A. No conformidad (del Sistema) - NC: Falta de cumplimiento con los requerimientos especificados en la norma, procedimientos internos o legislación vigente. Cualquier desvío de

4 Código: PG-SSOMA-06 Revisión: 04 Página: 4 de 15 estándares laborales, prácticas, procedimientos, reglamentos, resultados del Sistema de Gestión de SSOMA, etc. Que podrían directamente o indirectamente causar lesión o daño a la propiedad, dalo al medio ambiente, o una combinación de estas. Lista de verificación: Documento que sirve de guía al momento de realizar las preguntas al auditado. Observación: Es un comentario del auditor. Es un punto detectado como sugerencia para mejorar el Sistema de Gestión de SSOMA. No constituye una no conformidad ni requiere seguimiento ni registro, de acuerdo al criterio que aplique el Coordinador del Sistema de Gestión de SSOMA. Plan de Auditoría: Documento que indica la fecha, hora y lugar de la auditoria. Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Tratamiento de No Conformidad: Registro de Acción Correctiva para evitar la reincidencia de la no conformidad. SIGSSOMA: Sistema Integrado de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. 5. DESARROLLO. 5.1 Generalidades. El SIGSSOMA implantado en Cosapi S.A., contempla la importancia de las auditorías internas, como una herramienta clave para alcanzar los objetivos establecidos en su Política Integrada de SSOMA. Por medio de las auditorías internas se verifica la efectividad de los elementos que conforma el SIGSSOMA de Cosapi S.A., se incluye la revisión de la documentación, la aplicación de los estándares de SSOMA, la implementación de medidas de control y de acciones correctivas y preventivas. En dicho proceso de auditoría se incluye la verificación de los requisitos descritos en las normas ISO y OHSAS y el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos de SSOMA aplicados al proceso, actividad y/o área auditada. Los resultados de las auditorías internas, son usados por la Gerencia para mejorar continuamente el funcionamiento de la organización. La auditoría interna de SSOMA es ejecutado por personal calificado perteneciente al cuadro de empleados de Cosapi S.A., quienes recibirán el nombre de Auditor de SSOMA. La independencia del Auditor de SSOMA en relación de la actividad, debe ser observada cuidadosamente. Así, la Gerencia de SSOMA - Sede Central garantiza la ausencia de cualquier conflicto de independencia entre el Auditor de SSOMA y el proceso auditado. 5.2 Planificación de la auditoría. La frecuencia mínima para ejecutar las auditorías internas es de doce (12) meses. Las auditorías internas del SIGSSOMA se programan en función del estado y la importancia del proceso, actividad y/o área a ser auditada y son realizadas por personal independiente de aquellos que tienen responsabilidad directa por la actividad que está siendo auditada. El Coordinador del SIGSSOMA, establece cuando será ejecutada la Auditoría, registrando los datos en el formato Programa General de Auditoría Interna (PG-SSOMA-06-F1). La programación es anual, siendo actualizada periódicamente. Cualquier Área o Unidad perteneciente a la estructura funcional del SIGSSOMA puede ser auditada.

5 Código: PG-SSOMA-06 Revisión: 04 Página: 5 de 15 El Programa General de Auditoría Interna debe especificar los siguiente: Sistema a ser auditado (SIGSSOMA). Proceso, Actividad, Proyecto, Area y/o Unidad a ser auditada. Alcance de la auditoría, indicando los ítems normativos como alcance mínimo a ser auditado en esa oportunidad. Fecha tentativa de la auditoría. 5.3 Programación de la auditoría Preparación. El Area de SSOMA envía la documentación aplicable que sea necesaria para la preparación de la Auditoría Interna. La Gerencia de SSOMA designa al equipo auditor responsable quien está liderado por el Coordinador del SIGSSOMA, quienes revisan la documentación presentada por el Proyecto, Área o Unidad a ser auditada verificando si ésta satisface los requisitos especificados en el Manual Integrado de SSOMA. El equipo auditor comunica a los responsables de las áreas auditadas los horarios y fechas para asegurar la asistencia en cada auditoría, adicionalmente el equipo auditor registra los datos del Plan de Auditoría en el formato PG-SSOMA-06-F2, Plan de Auditoría Interna. Cuando la documentación atiende a los requisitos de las especificaciones en el MA- SSOMA-01, Manual Integrado de SSOMA, se prepara el programa de auditoría y de ser necesario el Coordinador del SIGSSOMA cambia la fecha de la misma, a su vez comunica a los involucrados el cambio realizado. El Plan de Auditoría interna de SSOMA es elaborado por el Coordinador del SIGSSOMA y revisado y aprobado por el Gerente de SSOMA, para posteriormente ser enviado al personal de las áreas involucradas y se entrega una copia a los integrantes del equipo auditor. El plan de auditoría deberá ser comunicado a todos los interesados una semana antes de su inicio, indicando el alcance general (proyecto y/o áreas a ser auditadas). En el plan de auditoría interna de SSOMA debe estar contenido: Objetivo. Alcance (descripción del Proyecto, Área o Unidad a ser auditado). Fecha y Hora de la Reunión de Apertura/ Cierre. Elemento auditar. Participante. Hora de inicio. Hora de finalización. Auditor a cargo. Observaciones. Una vez aprobado el plan de auditoría, el auditor puede preparar una Lista de verificación (Protocolo de evaluación de los requisitos del SIGSSOMA) que le sirva como guía para ejecutar las entrevistas durante la auditoria. El Gerente de Área/ Unidad de Negocio o Representante de la Dirección puede establecer la ejecución de una auditoria que no esté contemplada en el programa general, basándose en resultados obtenidos en auditorías externas o internas, estatus de implementación del sistema y revisiones del sistema por la dirección. Dicha auditoria debe ser comunicada a la Gerencia de SSOMA, para que se tome en cuenta en el programa y se informe de la misma.

6 Código: PG-SSOMA-06 Revisión: 04 Página: 6 de 15 De preferencia se deben realizar auditorías en aquel proyecto seleccionado para ser auditado, cuyo avance sea como mínimo 20%. 5.4 Ejecución de la auditoría Reunión de apertura. El (los) auditor(es) de SSOMA realizará(n) una reunión de apertura entre los auditadores y los auditados, la que no debe exceder a 30 minutos, donde el auditor líder deberá referirse a lo siguiente: Confirmar y revisar el alcance y objetivo de la auditoría. Presentación del equipo auditor a los responsables del Área o Unidad a ser auditada. Aclarar y coordinar los detalles del Plan de auditoría interna. Explicar el proceso de auditoría. Explicar el llenado del formato de Tratamiento de No Conformidad. Aclarar dudas sobre las acciones preventivas y correctivas. Explicar y/o solucionar otras dudas que se presenten. El auditor es responsable de registrar la conformidad de la reunión en el formato PG- SSOMA-06-F3, Acta de reunión de Apertura Proceso de auditoría Evaluación. Verificar el cumplimiento de la información contenida en los documentos que conforman el SIGSSOMA de Cosapi S.A., aplicables al Proyecto, Área o Unidad auditada, y su cumplimiento en relación con los requisitos del Manual Integrado de SSOMA y de las Normas ISO y OHSAS El auditor durante el proceso de auditoría emplea la técnica de investigación tomando como referencia la documentación aplicable al Proyecto, Área o Unidad auditada, así mismo realiza un muestreo del proceso con el fin de encontrar conformidad con los requerimientos especificados y en caso de ser necesario realiza el rastreo de la información, datos y actividades referidas. Durante la auditoría, el Auditor de SSOMA, en coordinación con el responsable del Proyecto, Área o Unidad auditada, puede realizar cambios referentes a las asignaciones de trabajo de los auditores y al Plan de Auditoría interna, con la finalidad de asegurar el óptimo resultado de la misma Criterio de desviaciones. Durante la auditoría, el auditor se asegura de encontrar conformidad con las actividades realizadas en el SIGSSOMA de acuerdo a la documentación aplicada, así como de asegurar que no existe alguna de las siguientes situaciones en los Proyecto, Áreas u Unidad auditadas: Desconocimiento y falta de implantación de la Política Integrada de SSOMA. Desconocimiento de las responsabilidades del personal entrevistado. Falta de aplicación de las acciones correctivas en problemas recurrentes y críticos referentes al Sistema y al servicio.

7 Código: PG-SSOMA-06 Revisión: 04 Página: 7 de 15 Que la documentación del sistema no cumpla con alguno de los requerimientos de las normas ISO y OHSAS aplicable. Que las actividades evaluadas no se realizan de acuerdo a los lineamientos descritos en la documentación correspondientes. Que no se están registrando los resultados de las actividades cuando sea requerido en procedimientos, contractualmente o por normativa. Que los registros no cumplen con los requerimientos de los documentos aplicables, tales como datos ambiguos, confusos e incompletos. Que la documentación y/o actividades evaluadas no cumplan los requisitos de las normas legales u otros requisitos de SSOMA aplicados al Proyecto, Área o Unidad. Que exista documentación del sistema que no esté controlada de acuerdo a los lineamientos aplicables. Al término del período de entrevista en caso de detectarse desviaciones respecto del criterio de auditoría se notifican al área involucrada, así mismo se esclarece cualquier duda del personal involucrado Reunión de auditores. Durante esta reunión el Coordinador del SIGSSOMA revisa y clasifica las desviaciones encontradas, considerando que una observación no afecta la eficiencia del proceso involucrado, por lo que sólo se tomaran acciones inmediatas; para una no conformidad se requiere que se tomen acciones correctivas por lo que se aplicará el PG-SSOMA-17, Procedimiento para el tratamiento de de No Conformidades de SSOMA y PG-SSOMA-05, Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas de SSOMA para el control de acciones, soportada por las evidencias objetivas necesarias y la aceptación del auditado Reunión de cierre. Al final de la auditoría y antes de la preparación del informe de auditoría, el equipo auditor, debe efectuar una reunión con los responsables del Proyecto, Área o Unidad auditada para presentar las conclusiones generales, no conformidades y observaciones. Se cubrirán los siguientes aspectos: Presentación del acta de cierre el cual incluye el resumen de no conformidades encontradas en el Proyecto, Área o Unidad, observaciones y la descripción de los hallazgos encontrados. Aclarar las dudas del personal involucrado. El auditor es responsable de elaborar el acta de reunión de cierre en el formato PG- SSOMA-06-F4, Acta de reunión de Cierre Informe de la auditoría. El equipo de auditoría elabora el informe de la auditoría realizada con las anotaciones de las no conformidades y observaciones. De ser necesario el equipo auditor puede anexar al informe de auditoría, anotaciones complementarias que automáticamente pasan a ser parte del informe. El informe de auditoría es revisado por un Auditor Líder y aprobado por el Gerente de SSOMA.

8 Código: PG-SSOMA-06 Revisión: 04 Página: 8 de 15 En caso de no existir observaciones o no conformidades en el proceso de auditoría de SSOMA para el Proyecto, Área o Unidad en cuestión, se termina el proceso. En caso de que si las hayan, se inicia el proceso de implementación de las acciones preventivas, acciones correctivas y seguimiento. 5.5 Seguimiento al levantamiento de no conformidades, acciones correctivas y efectividad. El responsable del área en coordinación con el personal involucrado, estudian las observaciones presentadas en la reunión de cierre con el fin de presentar las acciones inmediatas o correctivas. Las acciones preventivas y correctivas, serán aplicadas en las mismas condiciones expresadas en el PG-SSOMA-05, Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas de SSOMA. El auditor asignado o el equipo auditor ejecuta la auditoría de seguimiento verificando la implementación y efectividad de las acciones correctivas tomadas y de acuerdo a los lineamientos establecidos en el PG-SSOMA-05. El proceso de auditoría se debe repetir en la medida de lo posible hasta que la implementación, levantamiento de no conformidades y acciones correctivas sean totalmente atendidas. 5.6 Cierre del Proceso de auditoría. Al concluir el cierre de todas las no conformidades por parte de las áreas, el Coordinador del SIGSSOMA prepara un informe de auditoría a la Gerencia de SSOMA y a la Gerencia de Unidad de Negocio, con copia al Coordinador de SSOMA, al Gerente de Proyecto o Jefe del Area o instalación y al Jefe y/o Responsable de SSOMA. El Gerente de SSOMA informará este resultado al Representante de la Dirección para posterior análisis en la revisión gerencial. 6. RESPONSABILIDADES. Gerente de SSOMA. Velar por el cumplimiento del presente procedimiento. Promover y asegurar la capacitación de su personal en la aplicación del presente procedimiento para Planificación y Ejecución. Definir y asignar a los integrantes de los Grupos de Auditorías SSOMA. Comunicar los resultados de la auditoría a través de la línea de mando. Comunicar e implementar la herramienta de Auditorías SSOMA en todas sus áreas de responsabilidad, de acuerdo con el programa definido. Gerente General/ Gerente de Unidad de Negocio/ Gerente de Area/ Gerente de Proyecto/ Jefe de Obra o Jefes de Areas auditadas. Facilitar la realización de la auditoría interna y acompañar los resultados. Definir las acciones correctivas y/o preventivas, asignar los responsables de las mismas y las fechas de cumplimiento previstas. Coordinador del SIGSSOMA. Proponer un Programa Anual considerando la criticidad del Proceso, Actividad, Proyecto, Area y/o Unidad a auditar, el resultado de auditorías previas, el estado y la importancia de los procesos auditados. Programar las Auditorías Internas, designando al equipo auditor y nombrando un auditor líder para cada equipo.

9 Código: PG-SSOMA-06 Revisión: 04 Página: 9 de 15 Facilitar toda la documentación necesaria (copia de la Norma ISO y OHSAS 18001, copia del requisito legal aplicable, formatos, listado de procedimientos del área/ proceso a auditar y No conformidades pendientes) para la realización de la auditoria. Analizar las No conformidades que se generen en las auditorías. Cumplir con los planes de acción para las recomendaciones generadas en las auditorías SSOMA. Informar al Gerente de SSOMA, Gerente de proyecto/ Jefe de Obra o Jefes de áreas auditadas sobre el cumplimiento y resultados obtenidos en las auditorías internas programadas. Mantener actualizados los registros derivados de la auditoría. Auditores Líderes. Preparar con anticipación la auditoría interna, estudiar la documentación, preparar la lista de verificación y notificar al área a ser auditada. Llevar a cabo las auditorías internas programadas. Preparar las solicitudes de Acción Correctiva generadas por las no conformidades encontradas durante la auditoría. Preparar el informe final de la auditoria para entregárselo al Coordinador de SSOMA. Auditores Miembros. Preparar con anticipación la auditoría interna, estudiar la documentación, preparar la lista de verificación. Llevar a cabo las auditorías internas programadas. 7. ANEXOS. 7.1 PG-SSOMA-06-F1, Programa General de Auditoría Interna de SSOMA. 7.2 PG-SSOMA-06-F2, Plan de auditoría Interna de SSOMA. 7.3 PG-SSOMA-06-F3, Acta de reunión de apertura. 7.4 PG-SSOMA-06-F4, Acta de reunión de cierre. 7.5 PG-SSOMA-06-F5, Informe de auditoría interna de SSOMA.