PROCEDIMIENTO PARA NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA

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1 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Apartado: Código: P-SGA Página 1 de 7 DOCUMENTO CONTROLADO PROCEDIMIENTO PARA NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA

2 Apartado: Código: P-SGA Página 2 de OBJETIVO Establecer los controles necesarios para el tratamiento de las no conformidades reales y potenciales que se detecten en el SGA del ITSM, así como la toma de acciones correctivas y acciones preventivas para mitigar los impactos ambientales. 2.- ALCANCE Aplica a todas las no conformidades reales o potenciales identificadas durante la implementación del SGA y su corrección vía la toma correcciones, acciones correctivas y acciones preventivas. 3.- REFERENCIAS E INTERACCIÓN Norma ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental Requisitos con orientación para su uso. ISO 14050:2002 Gestión Ambiental - Vocabulario. ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de Calidad - Fundamentos y Vocabulario Procedimiento de Control de Documentos (P-SGA ) Procedimiento de Términos y Definiciones del SGA (P-SGA ) Pagina Web Institucional apartado del Sistema de Gestión Ambiental. 4.- TÉRMINOS Y DEFINICIONES Ver el Procedimiento de Términos y Definiciones del SGA (P-SGA ). 5.- RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES Coordinadora del SGA. Supervisa el tratamiento de las No Conformidades, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas (Identificación, Gestión, Seguimiento y Cierre). Revisión de la eficacia de las acciones correctivas y preventivas tomadas. Informar el resultado de la revisión de la eficacia. Mantener los registros derivados de esta actividad.

3 Apartado: Código: P-SGA Página 3 de 7 Responsables de Área. Análisis de la causa de la No conformidad y establecimiento de la Acción Correctiva y/o Preventiva. Toma de Acciones. 6.- DESARROLLO Cualquier persona puede detectar desviaciones que pueden dar lugar al establecimiento de No Conformidades, Acciones Correctivas y/o Acciones Preventivas así como Oportunidades de Mejora. Quien detecte una desviación deberá comunicarlo al Coordinador del Sistema de Gestión Ambiental, que será la persona que decidirá la idoneidad de la apertura de una NC, AC y/o AP. 6.1 Fuentes para la Identificación de No Conformidades. Se consideran causas de NC de carácter ambiental, entre otras, las referidas a: Incumplimientos a los requisitos establecidos en la norma ISO 14001:2004. Incumplimientos a la legislación en materia ambiental aplicable al ITSM. Incumplimiento a la política ambiental (POL-SGA ). Incumplimiento a los objetivos y metas programadas (OBJ-SGA ). Incumplimiento a los criterios operacionales establecidos en los procedimientos documentados del SGA. Impactos ambientales derivados del desarrollo de alguna actividad. Impactos ambientales provocados por posibles accidentes (Derrames, fugas, escapes, vertidos incontrolados, etc.) No conformidades detectadas en auditorías internas y/o externas al SGA. Quejas y/o sugerencias de carácter ambiental realizadas por partes interesadas.

4 Apartado: Código: P-SGA Página 4 de Reporte y Registro de la No Conformidad. Cualquier persona que forme parte del ITSM y/o que tenga relación con el SGA puede identificar y reportar cualquier no conformidad proveniente de las fuentes mencionadas en el inicio 6.1. El Coordinador del Sistema de Gestión Ambiental, será la persona que decidirá la idoneidad de la apertura, que de ser viable se registrará en el Formato F-SGA-21 de No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva. La Coordinación del SGA registra la No Conformidad en el Formato Resultado de la Revisión de la Eficacia de Acciones Tomadas y Estado que Guardan (F-SGA-36), asignando el número consecutivo. Una vez que se ha registrado debidamente la No Conformidad (F-SGA-21 y F-SGA-36), el Coordinador del SGA y el responsable del área donde fue detectada la No Conformidad, llevan a cabo el análisis de la causa raíz mediante el formato (F-SGA-22) Métodos para el Análisis de la Causa Raíz para establecer la corrección. 6.3 Tratamiento de la No Conformidad. El Responsable del Área procede a analizar la no conformidad reportada para determinar cuál será la corrección que implementará para eliminar la no conformidad detectada que mitigue los impactos ambientales. (Investigando las características especificas del problema). Se podrá apoyar en la (s) Persona (s) que considere necesario. Registra la corrección y la fecha establecida para el compromiso en el Formato F-SGA- 21 y notifica a la Coordinación del SGA. La Coordinadora del SGA realizará el seguimiento y verificación en la fecha acordada, dicha verificación es registrada en el Formato No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva (F-SGA-21), el cual también será utilizado para notificar a la Persona que reportó la no conformidad. 6.4 Acción Correctiva. La investigación de las no conformidades, para determinar sus causas son determinadas por cualquiera de los siguientes métodos: Lluvia de Ideas, Diagrama Causa Efecto (Ishikawa) o análisis de 5 Porqués?, como se establece en el formato F-SGA-22

5 Apartado: Código: P-SGA Página 5 de 7 Métodos para el Análisis de la Causa Raíz. El responsable de la toma de acciones debe invitar a participar a las Personas que él desee para poder hacer un buen análisis de la no conformidad. Después de una evaluación detallada de la no conformidad y determinada la causa de la no conformidad, el responsable del área, determina las acciones correctivas que se adoptarán para asegurarse que las no conformidades no vuelvan a ocurrir, estableciendo los compromisos: fechas, responsables y firmas. El Coordinador del SGA las registra en F-SGA- 36. La evaluación de la no conformidad también puede arrojar como resultado, únicamente la toma de correcciones como se menciona en el inciso 6.3. Se deberá realizar un análisis periódico de los tipos de no conformidad, ya sea en el proceso de Revisión por la Dirección o en cualquier otra reunión con la finalidad de poder detectar tendencias negativas y en tal caso tomar acciones correctivas. Las acciones tomadas son apropiadas en relación a la magnitud de los problemas e impactos ambientales encontrados. Cualquier cambio necesario que se genere, se incorporará en la documentación del SGA correspondiente de acuerdo al Procedimiento de Control de Documentos (P-SGA ). 6.5 Acción Preventiva. El Personal del ITSM evalúa la necesidad de detectar problemas potenciales, los cuales son determinados por alguno de los siguientes métodos: Lluvia de Ideas, Diagrama Causa Efecto (Ishikawa) o análisis de 5 Porqués?, como se establece en el formato F-SGA-22 (Métodos para el Análisis de la Causa Raíz), con la finalidad de implementar acciones preventivas que eviten la ocurrencia de no conformidades. El responsable de la toma de acciones debe invitar a participar a las Personas que él desee para poder hacer un buen análisis del problema potencial. Después de una evaluación detallada del problema potencial y determinada la causa, el responsable del área, determina las acciones preventivas que se adoptarán para prevenir la ocurrencia de no conformidades, El coordinador del SGA las registra en F-SGA-36.

6 Apartado: Código: P-SGA Página 6 de 7 Las acciones tomadas son apropiadas en relación a la magnitud de los problemas potenciales e impactos ambientales determinados. Cualquier cambio necesario que se genere, se incorporará en la documentación del SGA correspondiente de acuerdo al Procedimiento de Control de Documentos (P-SGA ). 6.6 Revisión de la Eficacia de las Acciones Correctivas y Preventivas tomadas. La Coordinadora del SGA tienen la responsabilidad y autoridad para revisar la eficacia de las acciones correctivas y acciones preventivas tomadas, ya sea revisando las evidencias que consideren necesario o muestreando actividades que se consideren como generadoras de problemas reales o potenciales. El registro de la eficacia de la acción tomada se lleva a cabo mediante el formato F- SGA- 36 Resultado de la Revisión de la Eficacia de Acciones Tomadas y Estado que Guardan. En caso de que la acción no haya sido eficaz se notificará al Responsable del Área utilizando el formato F-SGA-21 y F-SGA-36 y procederá nuevamente de acuerdo a lo establecido en 6.4 y 6.5. El informe de los resultados de la verificación de las acciones tomadas y el estado que guardan las mismas es en los formatos: F-SGA-21 y F-SGA-36, este utiliza como información de entrada al proceso de revisión por la dirección. Las acciones tomadas se consideran cerradas cuando se han cumplido los compromisos establecidos. Los registros generados por este procedimiento se mantendrán al menos 1 año, concluido este periodo se destruyen.

7 Apartado: Código: P-SGA Página 7 de REGISTROS Código F-SGA-21 F-SGA-22 F-SGA-36 Registro No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva Métodos para el Análisis de la Causa Raíz Resultado de la Revisión de la Eficacia de Acciones Tomadas y Estado que Guardan. 8.- IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Fecha Punto Descripción de la Modificación Julio Emisión. Febrero Mayo 2012 N/A Se anexo al punto 4 Definiciones y Abreviaturas el vínculo al Procedimiento Términos y Definiciones del SGA (P-SGA ). Se agrega como pie de pagina la leyenda: Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original y Esta versión es vigente si se consulta en la Pagina Web Institucional ó en la Oficina de la Coordinación del SGA