PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

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1 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Calidad Representante de la Dirección Director Administrativo y/o Rector Fecha de Aprobación:

2 Página 2 de OBJETIVO Establecer los controles necesarios para los documentos internos y externos del sistema de gestión de calidad de la Corporación Educativa Colegio Británico de Cartagena y asegurar su disponibilidad. 2. ALCANCE Este documento es aplicable a todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad y a los procesos que afectan directamente la calidad del producto o servicio que proporciona la Institución. 3. DEFINICIONES Revisión: Proceso mediante el cual se modifica la estructura o contenido de un Aprobación: Consiste en aprobar que lo escrito o demostrado en el documento se encuentra establecido y es lo que conviene hacer. Sitio de utilización: Lugar en el cual debe encontrarse el documento para que cumpla su función de orientar el trabajo y de presentar los criterios de aceptación y rechazo de las actividades que se realizan. Tipo de documento: Carácter de un documento que le permite clasificarse como elaborado internamente en la institución (interno) o recibido por terceras personas u organizaciones (externo). Copia controlada: Documento que debe ser entregado oficialmente y que reemplaza toda versión anterior. Para cada procedimiento existe un listado de funciones o sitios dentro o fuera de la institución que deben recibir cada nueva versión. Los demás sitios o funciones pueden tener documentos que no necesariamente corresponden a la última versión y por lo tanto son documentos no controlados. Formato para registro: Documento base que establece los campos a diligenciar como resultado de actividades a desempeñar. SGC: Sistema de Gestión de Calidad. 4. DE REFERENCIA Norma ISO 9001:2008 Guía CTG 200

3 Página 3 de CONTENIDO El sistema de calidad está conformado por los siguientes tipos de documentos: 5.1. Documentos externos: Todos aquellos requeridos por la Institución Educativa para su funcionamiento y el desarrollo de su Sistema de Gestión de la Calidad, los cuales son realizados por entes externos. Por ejemplo libros de consulta, guías, catálogos, normas, etc Documentos internos: Todos aquellos creados para documentar el funcionamiento propio y el SGC de la Institución, tales como: Manual de calidad Procedimientos Caracterizaciones Matrices Instructivos Formatos (Registros) 5.3. ELABORACIÓN DE LOS Y FORMATOS Elaboración de los documentos (Manuales, Procedimientos e Instructivos): Descripción de los parámetros o numerales que conforman el documento: Encabezado: Constituido por Logo de la institución, que debe estar ubicado en la esquina superior izquierda del Identificación del documento: Nombre del Proceso: Para el caso de los procedimientos e instructivos, se indica el nombre del proceso en el que se origina el Versión: Numero de identificación del Fecha de aprobación: corresponde a la fecha en la cual se aprueba la versión actual del documento y se establece de acuerdo a la siguiente estructura: día/mes/año. No. de Paginas: Número de páginas que componen el Cuerpo del documento Objetivo: Numeral en donde se explica el objetivo o propósito que tiene el Alcance: Son las limitaciones o campo de aplicación del documento, describe la cobertura de las disposiciones en términos de procesos, cargos, áreas, etc. Definiciones: Incluir las explicaciones y definiciones estrictamente necesarias a las que haga referencia el documento, para facilitar la comprensión del mismo. Documentos de referencia: Referencias de los documentos externos o internos.

4 Página 4 de 11 Contenido: Desarrollo del documento y/o descripción de actividades. La manera de redacción y presentación de los procedimientos e instructivos es en multicolumna y de los manuales es en párrafos. Debe utilizar siempre el mismo término para definir el mismo concepto. Anexos: Documentos anexos. Actualizaciones: Identificación de cambios Firmas de aprobación: Solamente los documentos impresos tendrán las firmas de elaboración, revisión y aprobación, que aparecerán en la parte final del Todo documento publicado en la plataforma ya está previamente aprobado. NOTAS: Los documentos tendrán una hoja de portada que contiene la siguiente información: el logo de la Institución y los cargos de quien elabora, revisa y aprueba cada documento y la fecha de aprobación del documento en formato día, mes y año. Ejemplo: ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Elaborado por: Se establece el cargo del responsable de elaborar el Revisado por: Se establece encargado de revisar el documento al cual pertenece el Aprobado por: Se establece por parte de la Dirección General, la aprobación del Cuerpo de Caracterizaciones, Listados. Para estos documentos, se establece la estructura que se describe a continuación: Encabezado: Constituido por: Logo de la entidad: Debe estar ubicado en la esquina superior izquierda del Identificación del documento: Nombre del

5 Página 5 de 11 Proceso: Se describe el nombre del proceso en el que se origina el Versión: Número de edición del Fecha de edición: Corresponde a la fecha en que se aprueba la versión actual del documento y se establece de acuerdo a la siguiente estructura: día/mes/año. No. de Páginas: Números de páginas que componen el Firmas: Se establecen en la última página de los documentos y se determinan de la siguiente forma: Elaborado Por: Se establece el cargo del responsable de elaborar el documento y la firma del mismo. Revisado Por: Se establece encargado de revisar el documento al cual pertenece el Aprobado Por: Se establece la por parte de la Dirección general la aprobación del Ejemplo: ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Espacio para el cargo Espacio para el cargo Espacio para el cargo Firma Firma Firma NOTAS: El cuerpo de las caracterizaciones está constituido por campos libres de acuerdo con lo que se necesite registrar Cuerpo de Formatos o Registros: Todos los formatos para registro tienen un encabezado. Constituido por: Logo de la institución: Debe estar ubicado en la esquina superior izquierda del formato. Identificación del formato: Nombre del formato. Procedimiento: Se describe el nombre del procedimiento en el que se origina el Versión: Número de edición del formato. Fecha de edición: En formato día/mes/año. No. de Páginas: Números de páginas que componen el formato. El cuerpo de los formatos está constituido por campos libres de acuerdo con lo que se necesite registrar. Es responsabilidad de la persona que realiza un documento, definir los formatos necesarios con sus respectivos campos para verificar la realización de una actividad.

6 Página 6 de 11 NOTAS: Los formatos no requieren firma de aprobación, su uso está relacionado con la naturaleza del proceso en el cual se origina Cuerpo del Manual de Calidad: Para su documentación se creó un libro en un formato especial, en el cual se va a documentar el manual de calidad, que se encuentra subdividido por secciones. Cada sección cuenta con el siguiente encabezado: Encabezado: Constituido por Logo de la institución: Debe estar ubicado en la equina superior Izquierda del Titulo del documento: Nombre de identificación de cada sección del Manual. Versión: Número de edición de cada sección del Fecha de edición: En formato día/mes/año. No. de Páginas: Números de páginas que componen cada sección del Cómo colocar la versión a los documentos: La versión de los documentos se colocara en números, se inicia con el No.01 y se va incrementando en uno, a medida que el documento sufra cambios, se consigna en el encabezado. Los cambios generados a los documentos y/o formatos del SGC generarán nueva versión del mismo. Si un formato atado a un documento sufre modificaciones, estas no afectan al cambio de versión del documento o viceversa. De igual forma si a un documento se le anexa uno o varios formatos o se desecha alguno o varios, el documento no cambia de versión. Para listados que se generan como resultado de la aplicación de un software, el estado de la versión se identifica con la fecha de edición. En el listado maestro de documentos internos y listado maestro de documentos externos se escribirá el documento con la última versión. Las caracterizaciones tendrán fecha de la última actualización realizada y así mismo cambiarán de versión.

7 Página 7 de CONTROL DE ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE Acta del comité Responsables o sección del proceso y/o responsable del proceso, nuevo Calidad documento 1. Solicitud de elaboración de nuevos documentos La solicitud de la elaboración de un nuevo documento del sistema la podrá realizar cualquier funcionario del CBC. Para ello, expondrá las razones y motivos al comité de calidad en el caso de tratarse de un documento dedicado a la gestión del sistema de la calidad, o al equipo responsable del proceso en el caso de documentos relacionados con éstos. Tanto el comité de calidad como el equipo responsable del proceso decidirán si la propuesta es aceptada o no. En caso positivo, comprobarán si existe algún documento que pueda revisarse para incluir los nuevos temas o se requiere la elaboración de un documento totalmente nuevo. 2. Elaboración e identificación Desarrollar el contenido del documento siguiendo el esquema de este procedimiento descrito en el numeral 5.3, de acuerdo con cada tipo de 3. Revisión Asegurar que el contenido del documento y/o registro sea coherente y consistente con la realidad y sea adecuado a las necesidades de la Institución. 4. Aprobación La aprobación de los documentos y anexos, antes de su distribución, se realiza de acuerdo Firma de elaboración en el Firma de revisión en el documento Firma de aprobación en el documento, Actas de calidad junto con el responsable del de Proceso Jefe del Proceso Rector y/o Director Administrativo

8 Página 8 de 11 ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE con lo establecido en el presente documento (incisos y 5.3.2). Nota: Los formatos no requieren de firma de aprobación. aprobación En los documentos, se hace excepción con el PEI que es aprobado en el Consejo Directivo y los Planes Anuales en Consejo Académico. 5. Asegurarse que la versión pertinente esté disponible en los puntos de uso: Una vez recogida las firmas de aprobación por los responsables, se recopilan, se registran en el Listado Maestro de Documentos internos y se publican en la plataforma virtual. Algunos documentos no son publicados en la plataforma virtual como: Perfiles de cargos y Planes anuales. La ubicación de estos está definida en el Listado Maestro de Documentos Internos y se registran en el Registro de Copia Controlada. El Calidad es el encargado de guardar y mantener en buen estado los documentos originales en medio físico. Así mismo, manejará la copia magnética de toda la documentación aprobada. Es importante anotar que los documentos en medio magnético no llevarán las firmas de aprobación por seguridad de los funcionarios de la Institución. Para asegurar que los funcionarios de la Institución tengan acceso a los documentos aprobados del S.G.C., se publicarán en la plataforma virtual del colegio. 6. Seguimiento: Evaluar si el contenido del documento continúa siendo adecuado y consistente con la realidad y necesidades de la institución cuando: Listado maestro de documentos internos, Plataforma virtual, Registro de copia controlada Actas de seguimiento, Informes de auditoría Coordinador de Calidad Calidad, Responsable de Proceso, Rector y/o Director

9 Página 9 de 11 ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE Se planeen cambios en las actividades incluidas en el procedimiento. Solicitud de las personas involucradas. Resultados de auditorías. Administrativo 7. Control de los cambios Al igual que los nuevos documentos, en caso que sea necesaria una modificación a algún documento debe seguir el paso uno. 8. Estado de la versión vigente El estado de la revisión está detallado en el inciso de este procedimiento. 9. Identificación de los cambios o actualización Al final del Documento (no aplica a formatos ni listados de datos), se adiciona una tabla que contiene la siguiente información: Fecha de modificación, parte modificada, número de versiones y modificaciones. 10. Actualización Ajustar el contenido del documento según resultados de la revisión, cuándo en ésta se determine la necesidad de actualización, y repetir los pasos 3, 4, 5, 7 y Asegurarse que los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables: Los documentos son impresos en tinta no borrable. Se mantiene un listado maestro, donde se relacionan todos los documentos del sistema de calidad tal y como se identifican. Documento cambiado Encabezado del documento Tabla de actualizaciones del documento Documento actualizado Documento guardado en el equipo del Calidad Persona que propone el cambio, Calidad Calidad Coordinador de Calidad Jefe de Proceso Calidad

10 Página 10 de 11 ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE Los documentos se guardan con el nombre del documento que los identifica, en el equipo del Calidad y también en la plataforma virtual, tal como se especifica en el paso cinco. Los documentos se publican en la plataforma virtual una vez son aprobados para el acceso del personal del CBC. 12. Asegurarse que se identifique los documentos de origen externo y se controla la distribución El Jefe del Proceso donde aplica el documento externo informa al Calidad sobre la introducción al SGC y distribución de nuevos documentos externos o cambios en las versiones para que se actualice el listado maestro de estos documentos. Para guías y manuales que apliquen al proceso, el original se mantendrá en la oficina del Jefe de Proceso que corresponda bien sea en medio impreso o magnético. 13. Control de obsoletos Las copias impresas de documentos internos son reutilizadas tachando la parte documentada, al entregar la nueva versión del documento y en el Sistema la nueva versión reemplaza a la anterior. Los originales impresos de documentos internos obsoletos serán reutilizados como papel reciclado. Listado maestro de documentos externos Registro de distribución de copia controlada. Jefes de Proceso Coordinador de Calidad

11 Página 11 de ANEXOS Acta del comité o sección responsable del proceso Nuevo documento Actas de aprobación Listado maestro de documentos internos Plataforma virtual Registro de copia controlada Actas de seguimiento Documento cambiado Documento actualizado Documento guardado Listado maestro de documentos externos Registro de distribución de copia controlada 7. ACTUALIZACIONES FECHA DE MODIFICACION PARTE MODIFICADA 24/02/2011 Aprobación procedimiento 16/12/2011 Cambios en el Ítem NUMERO DE VERSION 01 No aplica MODIFICACIONES 02 Procedimiento: Se describe el nombre del procedimiento en el que se origina el 16/12/2011 Cambio en registros 02 Se agregó la identificación del procedimiento al que pertenecen. Cambio en el Ítem La versión de los documentos ya no está ligado a los cambios de formato ni viceversa. Calidad Representante de la Dirección Director Administrativo y/o Rector