Sistema Integrado de Gestión GUIA PARA LA ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

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1 Sistema Integrado de Gestión GUIA PARA LA ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE Versión 8 Proceso: Gestión de la Calidad - GC Junio de 2017

2 Página 2 de OBJETIVO Definir los parámetros para la elaboración y codificación de los documentos generados en el Sistema Integrado de Gestión de la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte 2. ALCANCE La presente guía aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión, producidos en la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte. 3. NORMATIVIDAD La normativa aplicable la Guía Para la Elaboración y Codificación de Documentos, se encuentra documentada en el Portal Institucional en la URL: y en la Intranet Institucional en la URL: 4. DEFINICIONES IU. Escuela Nacional del Deporte : Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte. SIG : Sistema Integrado de Gestión. TDR : Tablas de Retención Documental. N/A : No aplica.

3 Página 3 de CONDICIONES GENERALES 5.1 Estructura de la Documentación La estructura general de la documentación se ilustra en la siguiente pirámide documental: Documento de trabajo especifico requerido para dar pautas o lineamientos de un tema Documento de trabajo especifico requerido para puntualizar lo que se debe ejecutar Documento general que indica cómo se ejecuta las actividades de un procedimiento Documentos de trabajo que evidencian la operación Se ha establecido que todos los documentos elaborados en la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte tales como Manuales, Procedimientos, Guías, Instructivos y Formatos, deben contener como mínimo lo establecido en ésta guía, con variaciones o excepciones en su descripción. Se exceptúa de utilizar lo establecido en ésta guía, los documentos externos al Sistema Integrado de Gestión. Sin embargo, se deberán identificar con el fin de ubicarlos y controlarlos.

4 Página 4 de 17 Dependiendo del nivel en el que se encuentra el documento a elaborar se debe tener en cuenta el siguiente contenido: Contenido Manuales (01) Procedimientos (02) Instructivos (05) Guías (03) Protocolo (06) Formatos (04) Titulo X X X X X X Portada X X X X X N/A Encabezado X X X X X X Pie de página X X X X X X Control cambios Tabla Contenido de de C.A 1 X X X X X X N/A N/A C.A C.A N/A Introducción X N/A N/A 2 C.A C.A N/A Objetivo X X X X X N/A Alcance X X X X X N/A Normatividad X X C.A X X N/A Definiciones X X X C.A X N/A Condiciones Generales Descripción Gráfica Revisión Actualización y X X X C.A X N/A C.A X C.A C.A X N/A X X X X X X Anexos C.A C.A C.A C.A C.A N/A Referencias Documentales X C.A N/A N/A C.,A N/A Aprobación del Documento, sólo aplica en el documento original, el cual debe estar debidamente archivado en la Oficina que administre el S.I.G. 1 C.A: Cuando Aplique 2 N/A: No aplica

5 Página 5 de Encabezado de los Documentos Para nuestra Institución se tendrá el siguiente encabezado el cual será incluido también en los formatos utilizados para demostrar la evidencia del S.I.G. En los siguientes ejemplos se mostrará las márgenes que deben tener cada uno de estos encabezados de acuerdo al tamaño y forma del documento. A. Para documentos en hoja tamaño carta u oficio con orientación vertical el encabezado deben ser las siguientes: Código: cm Logo de la Institución NOMBRE DEL DOCUMENTO 3 Fecha: día/mes/año Versión: Página de 5 cm 6 cm 5 cm B. Para documentos en hoja tamaño carta con orientación horizontal el encabezado deben ser las siguientes: Código: cm Logo de la Institución NOMBRE DEL DOCUMENTO Fecha: dd/mes/año Versión: Página de 5 cm 12 cm 5 cm Para el caso de las hojas tamaño oficio horizontales el espacio donde va NOMBRE DEL DOCUMENTO, tendrá 17 cm. 3 Podrá ser: Manual, Procedimiento, Guías o Instructivo, en el caso de los Formatos se indica el propósito para el cual se diseñó.

6 Página 6 de Logo En recuadro izquierda del encabezado se colocará el logo de la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte vigente Titulo del Documento: Hace referencia al nombre o titulo del documento y se ubicará en el recuadro central del encabezado, este debe tener las siguientes características: letra Arial N 10, mayúscula sostenida, negrita y centrado en el recuadro vertical y horizontalmente. Para el caso de las Guías prácticas creadas en el Proceso de Investigación, serán identificadas con el número de guía respectiva y la descripción del nombre del documento se hará en la portada con las siguientes características Letra Arial No. 12, mayúscula sostenida, negrita y centrada. Nota: Para los títulos de los documentos se debe colocar el nombre del documento, sin especificar que se trata de un manual, procedimiento, formato, guía, instructivo, protocolo o formato Código del Documento: La codificación debe mejorar la gestión de la correspondencia y el archivo de documentos en la Institución, mediante la asignación de códigos que permitan identificar de manera ordenada y práctica cada una de ellos. La codificación, es de uso obligatorio para todos los procesos. Los códigos no podrán ser modificados y serán asignados por la oficina que administra el Sistema Integrado de Gestión. Toda evidencia documental que exista en la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte, debe tener un código, el cual estará compuesto de la

7 Página 7 de 17 siguiente forma: los dos primeros dígitos identificarán el proceso al cual pertenece el documento, según como se muestra en la tabla N 1, seguido del código de la Tabla de Retención Documental. TABLA N 1 Código de los procesos del SGC Proceso Innovación a la gestión Gestión de calidad Docencia Investigación Proyección social Gestión de practicas y servicios de salud Bienestar universitario Gestión de apoyo a la docencia Gestión administrativa Gestión financiera Gestión evaluación Sigla IG GC DC IV PS GP BU AD GA GF GE Esta codificación se ubicará en la primera fila de la parte derecha del encabezado del documento y se debe separar con punto (.), para el caso de la oficina de origen se separa por comas. Ejemplo: La codificación de la Guía para la Elaboración y Codificación de Documentos es: Código del proceso TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Oficina generadora Serie Sub-serie Consecutivo documento GC 3, Fecha de Documento En este espacio se coloca la fecha del documento de la siguiente forma, Día, Mes, Año, esta fecha indica a partir de que día el documento se encuentra vigente en el Sistema Integrado de Gestión y está siendo aplicado.

8 Página 8 de Versión. Indica el número de versión o las veces que el documento fue actualizado, este número se escribe sin anteponer el cero y sin puntos Paginación Indica el número de páginas u hojas que componen el documento. Nota 1: El código, la fecha, versión y paginación deben estar justificados a la izquierda en cada uno de los cuadros y en letra arial N 10. La altura de cada recuadro será 0,63 cm. Nota 2: Cuando los registros que provengan de aplicaciones o programas de sistemas el encabezado no contara con el espacio de la paginación, esta podrá ir en la parte inferior de la página o donde se acuerde con el diseñador de dicha aplicación. 5.3 Cuerpo del Documento Es conforme a los requerimientos de cada documento y se utilizara letra Arial entre los números 8 y 10 según el caso. Nota: El eslogan de la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte, estará enmarcado en el pie de página en los documentos relacionados con la Institución, teniendo las siguientes características, letra Arial Nº 8, negrilla, letra no cursiva y sin comillas, sin comillas y con las tres primeras letras de cada palabra en mayúscula. 5.4 Aprobación de los Documentos. Los documentos serán elaborados, modificados o eliminados por el responsable del proceso o el personal que ejecuta las tareas diarias de la oficina o unidad, Revisados por el representante de la dirección, aprobados por el Rector para el caso de los procedimientos y documentos especiales como políticas o manuales. Los otros documentos como formatos, guías e instructivos, serán aprobados por el responsable del proceso.

9 Página 9 de 17 La verificación de la eficacia y eficiencia del documento aprobado estará a cargo del responsable del proceso. La aprobación del documento se coloca en la última página y se describe de la siguiente manera: Elaboró Revisó Aprobó Aprobación de Documento Nombre Cargo Firma Fecha 5.5 Control de Cambios Procedimientos. Este cuadro está ubicado después de la aprobación de cada documento, el cual se diligencia con la descripción de los cambios realizados y su justificación. Cuerpo del control de cambios de procesos Versión No. Fecha de Aprobación Control de Cambios Descripción del Cambio 1 24/07/2005 Se modifican las instrucciones n... Justificación del cambio Razón por la cual se hace el cambio 5.6 Conservación e Identificación de Documentos Obsoletos El contratista del S.I.G, deberá guardar una copia en digital de los documentos cuando se han actualizado o modificado. 5.7 Utilización de los Documentos. Los procedimientos, guías, instructivos y formatos deben tener acceso todo el personal del área de trabajo, se debe capacitar sobre su contenido y aplicación, y se encontrara en la intranet para que todo el personal que los utiliza tenga un fácil acceso.

10 Página 10 de Presentación de los Documentos La Portada debe reunir las siguientes condiciones: DETALLE LETRA NEGRITA MAYUSCULA JUSTIFICACIÓN OBSERVACIÓN LOGO N/A N/A N/A S.I.G Arial N 20 SI La primera letra de cada palabra TITULO Arial N 20 SI Sostenida La primera letra de cada VERSIÓN Arial N 12 SI palabra La primera letra de cada palabra. El código los CÓDIGO Arial N 12 SI caracteres alfabéticos van en mayúsculas PROCESO Arial N 12 SI Solo la primera letra de cada palabra FECHA Arial N 12 SI Solo la primera letra de cada palabra Características de los documentos de la institución: Centrado Horizontalmente Centrado Horizontalmente Centrado Horizontalmente Centrado Horizontalmente Centrado Horizontalmente Centrado Horizontalmente Centrado Horizontalmente Se coloca en la parte superior de la portada. Medidas 3,49 cm Alto por 8,89 cm de Ancho. A cero espacios de la margen superior. Se ubica a dos espacios por debajo del logo de la Institución. Se ubica a tres espacios por debajo del título anterior. Se ubica a dos espacios por debajo del título anterior. Se ubica a dos espacios por debajo del título anterior y será asignado por la oficina que administre el S.I.G. Se ubica a cinco espacios por debajo del título anterior Proceso al que pertenece el documento. Se ubica a un espacio por debajo del título anterior.

11 Página 11 de 17 PAPEL MARGENES CUADROS PIE DE PAGINA DILIGENCIAMIENTO OBSERVACIÓN Tamaño carta u oficio según el caso Superior 3.5 cm Inferior 3.0 cm Derecha 3.0 cm Izquierda 3.0 cm El encabezado tendrá un margen superior de 1.3 cm y el pie de página tendrá un margen inferior de 1.5. Serán sin fondo ni colores y ajustados a la información que contengan. En los cuadros de descripción detallada de los procedimientos la letra será Arial 10, en el resto de los cuadros se manejara el tamaño de acuerdo a la necesidad. Según la nota del numeral 5.3 del presente documento. Letra Arial N 8 y Centrada. Cuando sea necesario incluir un pie de página en el documento, este deberá ser en letra Arial 9. Se diligencian en computador cuando estén sistematizados, para los formatos preimpresos deben ser diligenciados en letra imprenta legible, sin tachones ni enmendaduras. Para el numeral 5.1 de los procedimientos en la columna del diagrama y actividad, el verbo deberá expresase de modo imperativa, Ej. Defina, Realice, Ejecute, etc. En el caso de los documentos que se utilizan diariamente y por razones de uso tiendan a deteriorarse, deben ser protegidos con cubiertas plásticas. Se dejará 2 espacios entre el titulo de un documento y el párrafo inicial y entre párrafos un espacio. Esta debe ser la viñeta que se utilice en los documentos, justificada a la izquierda, sin sangría 5.9 Documentos digitales Para el caso de los registro que su diligenciamiento se realiza a través de un aplicativo o programa y que dan evidencia de la ejecución de una actividad, en lo posible se debe de ajustar al encabezado que se presenta en la presente guía, en el caso de no poder hacerlo, estos deben de ser reportados a la oficina del S.I.G, con el fin de ser codificados y acordar donde se reportara los datos básicos de identificación como son, código, fecha de vigencia, versión y paginación. Esto aplica para las encuestas realizadas en Google Apps, y registros derivados de programas o aplicativos. 6. AFINES AL CONTROL DOCUMENTAL 6.1 Listado Maestro de Documentos. Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se registran en el Listado Maestro de Documentos (GC.3, ), con el fin de apoyar el cumplimiento de los requisitos obligatorios y dejar evidencia el saber hacer de la Institución. Cuerpo del Listado Maestro de Documentos.

12 Página 12 de PROCESO: 2. IDENTIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN 3. ACTUALIZACIÓN 4. REVISIÓN 3.2 Fecha 4.1 Fecha 2.1 Código del de 3.3 de 2.2 Nombre del Documento Documento Distribuido a Versión Vigencia Estado 4 Revisión D M A D M A Nota: El encabezado es el descrito en el numera 5.2 del presente documento. 1 Nombre del proceso. 2 Identificación y distribución. 2.1 Código de identificación según la estructura de codificación para la documentación interna descrita en este documento. 2.2 Nombre del documento. 2.3 Indica el área que tienen copias. 3 Actualización. 3.1 Versión del documento 3.2 Fecha en la cual se actualizó o elaboró y aprobó el documento. 3.3 Describe la situación en que se encuentra actualmente el documento (M- Modificación y V-Vigente). 4 Revisión del documento. 4.1 Fecha en la cual se revisara el documento en cuanto a su aplicación en la Institución. 6.2 Listado Maestro de Registros Para establecer un control de los registros, se establece el siguiente Listado Maestro de Registros (GC.3, ), que brinda evidencia de la conformidad con el SGC. Cuerpo del Listado Maestro de Registros. 4 Estados: V Vigente ; R - Revisión

13 Página 13 de 17 Proceso: 1. Entidad Emisora 2. Nombre ó Titulo del Documento 3. Ubicación 4. Versión 5. Fecha 6. Fecha de Revisión DD MM AA DD MM AA PROCESO: 1.CODIGO 2. NOMBRE DEL REGISTRO 3. QUIEN LO DILIGENCIA 4. LUGAR DE ARCHIVO 5. TIEMPO DE RETENCIÓN 6. DISPOSICION FINAL 7. FORMA DE ORDEN 1. El código de identificación se establece según la estructura de codificación de la documentación interna, descrita en este procedimiento. 2. Nombre del registro. 3. Indica el cargo de que diligencia el registro. 4. Sitio donde se almacena el registro durante el tiempo de conservación. 5. Periodo en el cual se conserva el registro. 6. Describe la forma como se descarta el registro de conformidad con las tablas TRD. 7. Forma como se almacenan los registros, estos pueden ser alfabéticamente, por fecha de elaboración o por consecutivo. 6.3 Listado Maestro de Documentos Externos Los documentos externos deben ser registrados en el formato (GC.3, ), el cual será diligenciado por cada responsable de proceso y se consolida en la oficina que administre el S.I.G Cuerpo del Listado Maestro de Documentos Externos 1. Entidad que emite el documento. 2. Nombre con el cual se reconoce el documento. 3. Sitio donde estará ubicado el documento. 4. Versión del documento cuando aplique. 5. Fecha de vigencia del documento. 6. Fecha que el documento será revisado por el responsable del proceso y su equipo, con el fin de identificar los cambios que puedan afectar al proceso.

14 Página 14 de Solicitud para Crear, Actualizar o Eliminar un Documento La documentación interna que conforme el Sistema Integrado de Gestión, debe tener la codificación y nombre del documento, si se requiere crear, actualizar o eliminar un documento se debe diligenciar el formato (GC.3, ), teniendo en cuenta los resultados de auditorías internas de calidad, cambios en los procedimientos de trabajo y en las acciones correctivas, preventivas y de mejoras presentadas. El Responsable del Proceso y el Representante de la Calidad, revisaran la viabilidad de la creación o el cambio propuesto al documento, quedando como evidencia el registro la fecha y el número de la versión del documento. Nota: El encabezado es el descrito en el numera 5.2 del presente documento. Cuerpo de solicitud para la crear, actualizar o eliminar un documento. Tipo de novedad: Creación Actualización Eliminación Proceso: Fecha Elaboración: Nombre de los documentos a Modificar o Crear: N Nombre de Documento: Ver. Código Fecha Observación Causa o Descripción de (Creación, Actualización): Comentario al documento eliminado:

15 Página 15 de 17 ESPACIO DE APROBACIÓN La solicitud fue aceptada? Si No Fecha: Responsable del Proceso Representante de la Dirección 1. Tipo de Novedad: señale si se trata de una creación, actualización o Eliminación del documento. 2. Proceso; Indique el proceso al que pertenece el documento. 3. Fecha de Elaboración: fecha en la cual diligencia este documento. 4. Nombre de los documentos a modificar o crear: Nombre del documento: Hace referencia al nombre del documento si ya esta creado o al nombre que tendrá el nuevo documento. Versión: Identifica la versión del documento, en el caso de ser un nuevo documento se identificará con la versión 01. Código: Hace referencia al código asignado según lo establecido en el numeral de este documento. Fecha: Indica la fecha a partir de la cual el documento se encuentra vigente, en el caso de documentos nuevos este espacio se encuentra en blanco. Observación: Comentario breve del cambio realizado cuando aplique. Proceso: Identifica al proceso al cual pertenece el documento. 5. Causa o Descripción: anote la causa por la cual se crea, actualiza o modifica el documento. 6. Comentario al documento eliminado: realice un comentario que justifique el motivo, la causa por el cual se debe eliminar el documento. 6.5 Distribución de Documentos a Responsables de Procesos La oficina encargada de la administración del S.I.G, distribuye los documentos aprobados a los responsables de los procesos que aplica, llevando registros de los documentos distribuidos con el formato (GC ), en este

16 Página 16 de 17 formato se registra el proceso que emite el documento, la fecha de entrega y el código del documento. Cuerpo del formato distribución de documentos Proceso que emite el documento: Fecha de Entrega: Versión : Nombre del Documento: Código: Proceso Responsable del proceso Cargo Copia controlada N Firma de Recibido Aprobación del Documento Nombre Responsable Firma Fecha Elaboró Revisó Aprobó Alejandro Ramos Fajardo María Isabel Andrade García José Fernando Arroyo Valencia Contratista S.I.G 15/06/2017 Vicerrectora de Institución Universitaria Administrativa Rector de Institución Universitaria 16/06/ /06/2017 Control de los Cambios Versión No. Fecha de Aprobación 1 16/02/ /11/2009 Descripción de los Cambios Se ajusta la guía a la norma NTC GP 1000:2004 y a los requerimientos del SGC de la Institución, conforme a los ajustes realizados a los formatos que hacen parte de esta guía. Se actualiza el numeral 5.8 condiciones de la portada en lo relacionado con las dimensiones del logo, debido que el que se estaba utilizando no respondía a la imagen institucional. Se actualiza el numeral 6.4 con la actualización del formato para la Creación, Actualización o eliminación de un documento. Justificación del cambio Actualizar el documento a los requerimientos del SGC de la institución Acción Preventiva y de mejora

17 Página 17 de /06/ /09/ /09/2016 Se cambia la figura del numeral 5.1 sin cambiar el contenido de la misma. Se añade el Control de cambios para los Formatos. Se Añade una nota con referencia al eslogan de la IU-END en el numeral 5.3. Se ajusta el documento a las nuevas tablas de retención documental y se ingresa a la tabla N 1 los dos nuevos procesos creados por la reestructuración administrativa Se ingresa en la tabla Nº1 el proceso de Gestión de prácticas y servicios de salud, se ingresa la nota 2 del numeral Paginación, Se actualiza el slogan de la institución Actualización de los documentos del S.I.G. Reestructuración administrativa y revisión documental Revisión documental del proceso. 6 15/04/2016 Se incluye el literal 5.9 documentos digitales Observaciones realizadas a la guía. 7 22/09/2016 En el Literal título del documento, se incluye párrafo donde se describe cambio aprobado para las Guías creadas en el proceso de Investigación, en cuanto al nombre del documento y su descripción en la página de portada. Observaciones realizadas a las guías del proceso de investigaciones.