PROCEDIMIENTO MAESTRO

Transcripción

1 1. Propósito: 1.1. Este documento establece los pasos a seguir para elaborar cualquier procedimiento, política, registros, hoja de instrucción y navegación perteneciente al Sistema de Gestión de Calidad de SUMSA. 2. Alcance: Este procedimiento debe ser atendido por todas las áreas que abarquen el sistema de gestión de calidad de SUMSA. Todos los documentos del sistema de gestión de calidad se administraran a través del encargado del control de documentos. 3. Definiciones: 3.1. Procedimiento: Documento que describe un sistema estructurado a seguir para realizar alguna actividad Política: Documento que describe los lineamientos que debe contener cualquier procedimiento o formato que se realice para seguir el Sistema de la gestión de la calidad de sumsa Registro: Documento utilizado para el vaciado y administración de la información el cual se puede manejar de un departamento a otro Hoja de instrucción: Documento que contiene la descripción detallada de los pasos a seguir para el llenado de algún registro Hoja de navegación: Documento utilizado que contiene la descripción detallada de los pasos a seguir para manejar algún proceso de un sistema Sumsa: Servicios Universales de México S.A. de C.V. 4. Responsabilidades: 4.1. Personal sumsa: Todo el equipo sumsa será responsable de elaborar y vigilar que se realicen procedimientos, políticas, formatos, hojas de instrucción y navegación de acuerdo al procedimiento maestro. 5. Descripción del procedimiento: Para la elaboración y emisión de todos los procedimientos, políticas, formatos, hojas de instrucción y navegación, se debe cumplir lo siguiente: 5.1. Formato de los documentos. Todos los documentos deben ser confeccionados siguiendo este procedimiento Para los procedimientos, política, hojas de instrucción y navegación el tipo de letra que se utilizará es Arial, tamaño 10 para la redacción, y tamaño 10 en títulos (en negrita y la primer letra mayúscula) Todos los documentos deberá tener una viñeta donde aparecerá la siguiente información Encabezado y pie de página. Para los registros únicamente aplica este paso Se incorpora el logo y nombre comercial de la empresa en la esquina superior izquierda de la viñeta, como se muestra a continuación: Información Confidencial Sumsa 1

2 En la parte media superior se coloca el tipo del documento, con mayúsculas en negritas en color blanco con el tipo de letra Existence Light 12, ejemplo: En la parte media baja de la viñeta se coloca el nombre del documento, con mayúscula negra con el tipo de letra Existence Light En los últimos tres recuadros de la derecha de la viñeta se coloca la palabra código, la palabra versión abreviada (Ver.) y el número de la versión que se maneja, en el tercer recuadro la palabra fecha y el dia, las tres primeras letras del mes y los dos últimos dígitos del año de elaboración. Todo esto se coloca en el tipo de letra Existence Light 12, solo la primera mayúscula y el mes de la fecha de elaboración con mayúsculas. Ejemplo: Se coloca una viñeta como pie de página en azul con la leyenda información confidencial sumsa y el número de página en la esquina inferior derecha, con tipo de letra calibri 12 en negritas en color blanco, como se muestra a continuación: 5.3. Identificación. La identificación o referencia del documento será designado por el encargado de control de documentos y deberá escribirse en el recuadro CODIGO ubicado en el sector superior derecho de la viñeta superior (ver procedimiento de control de documentos PR-CA-01 para asignar número de identificación) Versión. Es el número de versión de acuerdo a las modificaciones realizadas en el documento Fecha. Esta fecha es la de creación del documento, no cambia con las revisiones potenciales que se efectúen a la documentación del SGC Propósito. Se debe indicar para qué se hace el procedimiento, cuál es su objetivo Alcance. Indicar la(s) área(s) que aplican el documento Definiciones. Definir términos necesarios para aclarar las actividades descritas en el documento Responsabilidades. Indicar el cargo responsable por la aplicación del procedimiento Descripción del procedimiento o instrucción de llenado o lineamientos de aplicación. Corresponde de acuerdo al documento expedido Descripcion del procedimiento (aplica en procedimientos): Describir en forma secuencial la actividad que da paso al procedimiento, tomando en cuenta quienes participan, que hacen, como se hace, cuando y donde se realiza Instrucción de llenado (aplica en hojas de instrucción y navegacion). Describir en forma secuencial y detallada los pasos a seguir para el llenado de un registro o bien realizar el proceso de algún sistema. Información Confidencial Sumsa 2

3 Lineamientos de aplicación (aplica en política). Descripcion del régimen a seguir para el cumplimiento de los requisitos necesarios para llevar a cabo algún proceso Diagrama de flujo. Se realiza una representación gráfica de las actividades a realizar (solo aplica en elaboración de procedimiento) Políticas de referencia. Se agregan el nombre de las políticas que sean necesarias consultar para la elaboración del proceso (solo aplica en elaboración de procedimiento) Lista de distribución. Se realiza un listado de los puestos que tengan relación con el contenido descrito en el documento Registros o documentos de referencia. Listar aquella documentación que se genera como resultado de la actividad descrita y que permite demostrar la ejecución de la misma así como también su almacenamiento. Ejemplos: planillas, formatos, órdenes de compra, etc. (el registro aplica solo en procedimiento y los documentos de referencia en las políticas). Ejemplo: Nombre del Registro Formato de solicitud de cartas Registro Generado Almacenamiento Código Responsable Medio Ubicación Retención Disposición xx-xxx-xx Generalista de RH Físico Archivo de administracion generalistas 15 días Destrucción Marco Legal. Leyes que aplican en las políticas generadas (solo aplica en la elaboración de políticas) Control de cambios. Se informa(n) la(s) modificación(es) que el documento ha sufrido producto de lo cual se emite una nueva revisión. Ejemplo: Anexos. Nombre o título del anexo Firmas. Se coloca el nombre y las firma del generador, revisor y aprobador de manera electrónica (aprobación vía correo electrónica) Generador. El dueño del proceso generara el documento o registro y envía a revisor Revisor. El jefe del área del dueño del proceso revisara el documento o registro elaborado y envía a aprobación Aprobador. El Gerente de Operaciones aprobara el documento y envía a control de documentos para su publicación y administración. Ejemplo: Generador Revisor Aprobador Guadalupe Balderrama Cristina Esparza Cesar Zaragoza Información Confidencial Sumsa 3

4 6. Diagrama de flujo. Entradas Procesos Salidas INICIO Formato de los documentos Necesidad de elaborar un procedimiento, política, formato, hoja de instrucción o navegación para el control de procesos. Encabezado y pie de página Identificación Versión Fecha Propósito Alcance Lista de distribución Registros o documentos de referencia. Marco legal Control de cambios Definiciones Anexos Responsabilidades Descripción del procedimiento, instrucción de llenado y lineamientos de aplicación. Revisión/aproba ción Firmas Diagrama de flujo FIN Políticas de referencia 7. Políticas de referencia. 8. Registros. Información Confidencial Sumsa 4

5 9. Lista de distribución Todo el personal sumsa. 10. Control de cambios. Versión Descripción del cambio Fecha 1.0 Nueva creación 03 de Noviembre Se cambia punto: Aprobador. El Gerente de Operaciones aprobara el documento y envía a control de documentos. Por: Aprobador. El Gerente de Operaciones aprobara el documento y envía a control de documentos para su publicación y administración. 03 de junio Anexos 12. Firmas. Generador Revisor Aprobador Elizabeth Lujan Guadalupe Balderrama Cesar Zaragoza Información Confidencial Sumsa 5