CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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1 Cambios en el presente documento: Modificación de encabezado, estructura de firmas. 3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS 4. RESPONSABILIDADES, ítems: 4.1 al DEFINICIONES, ítems: 5.1 al 5.4, 5.6 al 5.9, 5.12, 5.13, 5.15, PROCEDIMIENTO, ítems: al 6.1.5, 6.2 (tabla), (tabla), 6.4, 6.6, 6.8, 6.9, al , Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 1 de 16

2 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 3 2. ALCANCE 3 3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS 3 4. RESPONSABILIDADES 3 5. DEFINICIONES 4 6. PROCEDIMIENTO ANEXO 16 Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 2 de 16

3 1. OBJETIVO Establecer las pautas necesarias para la elaboración, revisión, identificación, aprobación, distribución, actualización, almacenamiento y protección de los documentos y registros del Sistema Integrado de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente () de Mitsui Automotriz S.A. (MASA). 2. ALCANCE Este procedimiento involucra a todos los documentos y registros relacionados con el Sistema Integrado de Gestión de en MASA. 3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS Ley 29783: Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo - Artículo 28. D.S TR: Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo. R.M. N TR: Formatos referenciales de la información mínima que deben contener los registros obligatorios del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Ley 30222: Ley que modifica la Ley D.S EM: Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional y otras medidas complementarias en minería. Política de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de MASA. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Gerente General: Aprobar la política, reglamentos, planes, programas, procedimientos, registros y manuales del sistema de gestión de. Realizar una revisión del desempeño del sistema de gestión CFO / CAO: Revisar los reglamentos, planes, programas, procedimientos, registros y manuales del sistema de gestión de, luego de la revisión de la Jefatura de Gerentes de : Aprobar los procedimientos, registros y manuales operativos Sub Gerentes de : Revisar los procedimientos, registros y manuales operativos. Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 3 de 16

4 4.5. Jefatura de : Revisar los reglamentos, planes, programas, procedimientos, registros y manuales del sistema de gestión de. Es la persona encargada de dar el visto bueno para que el documento sea revisado por el CFO / CAO o el Subgerente del, según el documento que corresponda. Archivar, conservar, mantener y disponer los documentos y registros del sistema integrado de gestión de Supervisor : Desarrollar la documentación e información necesaria del sistema integrado de gestión de Líder, Supervisor, Jefe de : Desarrollar la documentación e información necesaria de acuerdo a las diferentes realidades, para poder identificar todas aquellas medidas adicionales que se requieran en busca del mejor cumplimiento del presente procedimiento. 5. DEFINICIONES 5.1. Anexos: Son guías establecidas para ayudar a la comprensión de un procedimiento Copia Controlada: Copia de documento original que al entregarse a una persona se registra en un formato Copia No Controlada: Copia de documento original que al entregarse a una persona no es necesario registrarlo Copia Dura: Copia física impresa Documento: Información y su medio de soporte, este medio puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón, o una combinación de estos Documento Externo: Documento que no es generado por MASA, pero que por su información específica es adoptado como parte del sistema de gestión y debe ser controlado. Puede encontrarse en copia dura o medio electrónico. Son documentos externos las normas legales aplicables, normas técnicas, MSDS, manuales de equipos, guías técnicas, información de clientes, entre otros Documento Interno: Documento generado por MASA para su uso dentro del sistema de gestión. Son documentos internos las políticas, reglamentos, manuales, procedimientos, instrucciones, diagramas, formatos de registros y planos. Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 4 de 16

5 5.8. Documento Obsoleto: Documento que ha sido reemplazado por una nueva versión actualizada o retirado porque la actividad que lo originó se ha suspendido o es controlada por otro documento Fecha de Emisión: Es la fecha que se dio origen al documento Formato: Es un documento en el que se consignarán datos como resultado de una verificación o control, convirtiéndose de esa manera en un registro Instructivo o Instrucción: Documento que detalla la forma de como desarrollar una actividad específica en un proceso determinado, puede incluir gráficos, esquemas, dibujos, fotografías, etc. para ayudar a la comprensión del usuario Manual: Documento que especifica la forma de administrar una organización. El manual puede variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada organización en particular Plan: Es el documento de gestión mediante el cual se describe a grandes rasgos las ideas que van a orientar y condicionar el desarrollo de los niveles de la planificación para el mismo. Sería el nivel estratégico, con unas metas genéricas que dan sentido al resto de los niveles, de forma que no se hagan acciones aisladas sino que todas tengan una coherencia, una finalidad. Para que un plan se lleve a cabo se requiere que se desglose en las acciones específicas que son necesarias para lograr lo que el plan se propone hacer. Esto se hace a través del uso del programa Política: Es una declaración de principios generales que la empresa u organización se compromete a cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices básicas acerca del comportamiento que se espera de sus empleados y fija las bases sobre cómo realizar las actividades de la empresa Procedimiento: Descripción específica para llevar a cabo una actividad o un proceso Programa: Documento que establece una serie de pasos en secuencia para llevar a cabo un plan. El programa está compuesto de acciones, responsabilidades, medios y plazos a seguir para alcanzar los objetivos y metas de una organización Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas Reglamento: Es el conjunto de disposiciones obligatorias para trabajadores y patrones en el desarrollo de los trabajos en la empresa, así como las consecuencias al infringir las reglas establecidas. Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 5 de 16

6 6. PROCEDIMIENTO 6.1. Estructura de Documento Encabezado de Procedimiento: El logo de la empresa se ubica en la primera columna. El código del documento y el nombre del documento se ubica en la segunda columna. El tipo de letra de preferencia será Arial, tamaño 11. En la celda Revisión, debe escribirse el número de revisión del documento con dos (2) dígitos. El tipo de letra de preferencia será Arial, tamaño 10. En las celdas Elaborado, Revisado 1, Revisado 2 y Aprobado, debe escribirse el cargo de la persona. El tipo de letra de preferencia será Arial, tamaño 10. En la fecha de emisión se colocará la fecha que dio origen al documento Carátula: El logo de la empresa y el nombre del documento se ubicará según la siguiente estructura. El tipo de letra de preferencia será Arial, tamaño 28. Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 6 de 16

7 En el cuadro de identificación de cambios, se escribe los cambios en relación a la versión anterior. El tipo de letra de preferencia será Arial, tamaño 11. Las firmas de los responsables de la elaboración, revisión y aprobación, los nombres y apellidos y las fechas se realizan de acuerdo a la siguiente estructura. El tipo de letra de preferencia será Arial, tamaño Pie de Página: Todos los documentos del Sistema de Gestión SSOMMA tendrán como pie de página la siguiente estructura. El tipo de letra de preferencia será Arial, tamaño Encabezado de Registros y Otros documentos El logo de la empresa se ubica en la primera columna. El nombre del documento se ubica en la segunda columna. El tipo de letra de preferencia será Arial. El código del documento y el número de revisión se ubica en la tercera columna. El tipo de letra de preferencia será Arial. Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 7 de 16

8 El número de revisión debe escribirse con dos (2) dígitos Tabla de Contenido: La tabla de contenido de cada documento se inicia en la página 2 que preferentemente cumplirá con la siguiente estructura. El tipo de letra de preferencia será Arial, tamaño Contenido del Documento: El contenido del cada documento se inicia en la página 3, cumpliendo con la secuencia indicada en la tabla de contenido del documento. El tipo de letra para toda la documentación será de preferencia Arial tamaño 11. Todos los documentos del Sistema de Gestión de se presentan en papel tamaño A Elaboración, Revisión y Aprobación de Documentos del Sistema de Gestión Los niveles de elaboración, revisión y aprobación establecidos en la organización se detallan a continuación: Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 8 de 16

9 DOCUMENTO ELABORA REVISA APRUEBA Políticas de la Organización CFO / CAO Directorio Política del Sistema de Gestión CFO / CAO Gerente General Política de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente Reglamentos Internos de la Organización CFO / CAO Gerente General CFO / CAO Directorio CFO / CAO Jefe de Directorio Reglamentos Internos del Sistema de Gestión Supervisor Supervisor / CFO / CAO CFO / CAO Comité SST Gerente General o Comité SST Manual del Sistema de Gestión CFO / CAO Gerente General CFO / CAO Gerente General CFO / CAO Gerente General Plan del Sistema de Gestión CFO / CAO Gerente General Supervisor Sub-Gerente de CFO / CAO Gerente General Programa del Sistema de Gestión CFO / CAO Comité de SST Supervisor Sub-Gerente de Procedimientos del Sistema de Gestión Jefe de o Sub Gerente de Supervisor CFO / CAO Gerente General Gerente General Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 9 de 16

10 CFO / CAO Supervisor Sub-Gerente de Procedimientos Operativos del Líder o Supervisor o Jefe de Líder o Supervisor o Jefe de Sub Gerente de Sub Gerente de Instructivo Supervisor CFO / CAO Líder o Supervisor o Jefe de Sub Gerente de Instructivos Operativos del Líder o Supervisor o Jefe de Sub Gerente de Jefe de o Sub Gerente de CFO / CAO Gerente General Registros del Sistema de Gestión (Formatos) Supervisor CFO / CAO Gerente General Supervisor Sub-Gerente de Registros Operativos del (Formatos) Líder o Supervisor o Jefe de Líder, Supervisor y/o Jefe de Sub Gerente de Sub Gerente de Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 10 de 16

11 6.3. Codificación del Documento del Sistema de Gestión Política del Sistema de Gestión: La Política del Sistema de Gestión no requiere codificación, ni número de revisión, sólo se mencionará la fecha de aprobación y la firma de aprobación Documentos del Sistema de Gestión: Los códigos de los documentos (excepto la Política) se asignaran de acuerdo a las pautas detalladas en el siguiente cuadro: DOCUMENTO CODIGO SIGNIFICADO DEL CODIGO TIPO DE DOCUMENTOS: REG: Reglamento M: Manual PL: Plan de Gestión T PG: Programa de Gestión P: Procedimiento Reglamento PO: Procedimiento Operativo Manual Plan de Gestión Programa de Gestión Procedimiento Procedimiento Operativo Instructivo Operativo T P - XXXX I: Instructivo IO: IN: Instructivo Operativo Informe PROCESO O ÁREA QUE GENERA EL DOCUMENTO: SSM: Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente ADM: Administración P CMP: Compras CI: Control Interno CON: CYP: FIN: HIN: Contabilidad Carrocería y Pintura Finanzas Hino Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 11 de 16

12 LEG: LEX: MKT: MTO: Legal Lexus Marketing Mantenimiento MON: Montacargas RAC: REP: RH: SEG: Rent a Car y Usados Repuestos Recursos Humanos Seguro SERV: Servicios TOY: Toyota LETRAS REFERIDAS AL TÍTULO DEL DOCUMENTO, CON UN MÁXIMO DE 4 CARACTERES. XXXX NÚMEROS CORRELATIVOS CON UN MÁXIMO DE 2 DÍGITOS. COMBINACIÓN DE LETRAS Y NUMEROS CON UN MÁXIMOS DE 6 CARACTERES (Dependiendo del contrato). REGISTRO PROCESO O ÁREA QUE GENERA EL DOCUMENTO Registro R P - XXXX R P XXXX LETRAS REFERIDAS AL TÍTULO DEL DOCUMENTO, CON UN MÁXIMO DE 4 CARACTERES. NÚMEROS CORRELATIVOS CON UN MÁXIMO DE 2 DÍGITOS. COMBINACIÓN DE LETRAS Y NUMEROS CON UN MÁXIMOS DE 6 CARACTERES (Dependiendo del contrato). Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 12 de 16

13 6.4 Conservación de los Documentos del Sistema de Gestión: Todos los documentos del Sistema de Gestión de serán incluidos en la R- SSM-LMDI: Lista Maestra de Documentos Internos, en la cual se describe el código, nombre, revisión y fecha de aprobación. En cuanto a los documentos obsoletos serán almacenados electrónicamente teniendo acceso solamente el, según corresponda. Se guardara únicamente la ultima versión y/o revisión del documento obsoleto en un file con descripción documento obsoleto, el resto de la documentación obsoleta podrá ser eliminado. 6.5 Revisión de los Documentos Los documentos del Sistema de Gestión de, serán revisados cada vez que sea necesario o con una frecuencia periódica de un año, para asegurar la adecuación óptima de las actividades, productos y servicios de la organización. Se procederá a colocar en la R-SSM-LMDI: Lista Maestra de Documentos Internos, la fecha de la última actualización del documento, considerando que un documento nuevo empieza con la revisión cero. Ejemplo: Revisión: 00, Revisión: 01, Revisión: 02, etc. Nota: La revisión del documento no implica que este se haya modificado. 6.6 Control de Cambios Los cambios que se realicen en un documento con respecto a la revisión anterior, serán identificados escribiendo la palabra y/o párrafo modificado con letra cursiva y negrita en el documento. En el cuadro Cambios en el presente documento desde la última revisión ubicado en la carátula del documento sólo se escribirá los capítulo y/o subcapítulos con letra cursiva y negrita. 6.7 Solicitud de Elaboración y/o Modificación Cualquier persona que forma parte del sistema de gestión puede plantear la elaboración y/o modificación de un documento, el mismo que será solicitado a la jefatura de, adjuntando un borrador del documento propuesto. La elaboración, revisión y aprobación del documento se realizara de acuerdo a lo descrito en el ítem de este procedimiento. 6.8 Distribución de Documentos Internos Generación de Copias Controladas El área de es responsable de generar copias controladas de los documentos del sistema de gestión y de distribuirlos a los representantes Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 13 de 16

14 de las unidades de negocio o encargados de las áreas en copia dura o copia electrónica, registrando su firma como constancia de la entrega del documento en el R-SSM-DCC: Registro de Distribución de Copias Controladas. Al distribuirse una nueva versión del documento y registrarlo, el usuario deberá devolver la copia de la versión anterior. La identificación de Copia Controlada en el documento se realiza mediante el sello de agua que dice: Copia Controlada Generación de Copias No Controladas El área de pueden distribuir los documentos del sistema de gestión a cualquier persona solicitante en copia dura o copia electrónica. La identificación de Copia No Controlada en el documento se realiza mediante el sello de agua que dice: Documento en la Intranet Copia No Controlada El documento del sistema de gestión que se requiere dar a conocer a todo el personal se entregará en archivo electrónico con extensión pdf al responsable del área del Control & Sistemas. El encargado de Sistemas publicará el documento a través de la red interna de MASA intranet. Todos los usuarios de MASA con acceso a la intranet tendrán acceso a la lectura de los documentos del sistema de gestión. 6.9 Documento Externo Todos los documentos de origen externo serán remitidos a la Jefatura de para su registro en el R-SSM-LMDE: Lista Maestra de Documentos Externos. El responsable del área que emplea los documentos de origen externo es el encargado de asegurarse que los documentos que se emplean sean los vigentes. Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 14 de 16

15 6.10 Control de Registros Identificación del Formato de Registro Los registros se mantendrán legibles, identificables y recuperables y serán controlados también mediante la R-SSM-LMDI: Lista Maestra de Documentos Internos, en la cual se considera el código del documento, nombre del registro, número de revisión, fecha de actualización, ubicación física o ruta electrónica y disposición final. Los registros se identifican mediante el título del formato y la codificación, en aquellos casos en los que no exista código se identificara sólo por el título Almacenamiento del Registro Los responsables de las diferentes áreas archivarán y mantendrán los registros actualizados, deberán garantizar su almacenamiento en lugares apropiados y seguros, con el fin de evitar su deterioro Protección del Registro Cada responsable de las diferentes áreas define las medidas de control apropiados para proteger los registros a fin de evitar daño, pérdida o deterioro. Los registros electrónicos, serán protegidos mediante tecnologías de la información (antivirus, password, etc.) Recuperación del Registro Los registros deben ser almacenados en forma ordenada para facilitar el acceso a ellos durante su tiempo de retención. Los registros podrán ser almacenados en dispositivos electrónicos (CD, USB, etc.) Tiempo de Conservación del Registro El tiempo de conservación del registro se indicará en el procedimiento donde se les haga referencia, a excepción del registro R-SSM-DCC: Distribución de Copia Controlada que se archiva el tiempo de vigencia del documento distribuido Disposición del Registro MASA define la forma en que se disponen los registros tomando en consideración que los registros confidenciales deben ser destruidos, los registros en papel no confidenciales podrán ser destinados para reutilización y los registros en medio electrónico deben ser borrados o eliminados. Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 15 de 16

16 Retiro del Registro Obsoleto El registro obsoleto es retirado al momento de distribuir el documento vigente Control de Documentos y Registros del cliente externo Cuando el cliente requiera que MASA desarrolle documentos y registros de acuerdo al sistema de gestión del cliente, MASA elaborará los documentos y registros solicitados. Los cuales serán registrados en la lista maestra de documentos externos. 7. Nombre del Registro Responsable del Control Tiempo de Conservación Disposición Final R-SSM-LMDI: Lista Maestra de Documentos Internos Jefatura 1 año o cuando se actualice. Eliminación R-SSM-LMDE: Lista Maestra de Documentos Externos Jefatura 1 año o cuando se actualice. Eliminación R-SSM-DCC: Distribución de Copias Controladas Jefatura 1 año o cuando se actualice. Eliminación 8. ANEXO Ninguno Este documento es propiedad de Mitsui Automotriz S.A. Página 16 de 16

17 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS R-SSM-LMDI Revisión :02 Responsable: Fecha de Actualización de Lista Maestra: N Código del Documento (T - P - XXXX) Nombre del Documento Revisión Fecha de Aprobación Ubicación Física Ruta Electrónica Persona a Cargo

18 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS R-SSM-LMDE Revisión :02 Responsable: N Código del Documento Nombre del Documento Revisión Fecha de Aprobación Fecha de Actualización de Lista Maestra: Ubicación Física Ruta Electrónica Persona a Cargo

19 DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROLADAS R-SSM-DCC Revisión :02 GERENCIA / ÁREA: N DE COPIA ASIGNADA: N Código del Documento Nombre del Documento Revisión Fecha de Aprobación Entregado por Copia Dura Copia Electrónica Recibido por Fecha de Recepción Firma