CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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1 CODIGO: P-GI-01 REVISIÓN Nº 06 ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Americo Castillo E. Cristina Huamán R. Cristina Huamán R. Coordinador de SIG RED RED Fecha: 05/01/2015 Fecha: 06/01/2015 Fecha: 06/01/2015 Documento para uso exclusivo dentro de la Empresa KUKOVA Ingenieros S.A.C. Toda Copia en papel es un documento no controlado a excepción del original.

2 HOJA DE CONTROL DE REVISIÓN Revisión N Fecha Artículo(s) / Página(s) Detalles de Revisión 06 05/01/2015 Artículo N 01 Pág. 03 Se ajustará la definición del Objetivo del Procedimiento de Control de Documentos y Registros 06 05/01/2015 Artículo N 02 Pág. 03 Se ajustará la definición del Alcance del Procedimiento de Control de Documentos y Registros 06 05/01/2015 Artículo N 03 Pág. 03 Se modificó el artículo N 03 en Rev. 05 Definiciones por el de Referencias en Rev. 06 y su contenido respectivo /01/2015 Artículo N 04 Pág. 03 Se modificó en el artículo 04 en Rev.05 Responsabilidades se modificó por Definiciones y su respectivo contenido 06 05/01/ /01/2015 Artículo N 05 Pág. 04 Artículo N 06 Pág Se modificó en el artículo 05 en Rev.05 Procedimiento se modificó por Responsabilidades y su respectivo contenido Se modificó en el artículo 06 Rev.05 Documentos a Consultar por el Desarrollo en Rev. 06, realizando una modificación completa de la estructura del contenido del proceso de control de documentos y registros 06 05/01/2015 Artículo N 07 Pág. 15 Se modificó el contenido de la Rev.05 Registros por nuevo cuadro de control del almacenamiento de los registros en la Rev /01/2015 Artículo N 08, 09 Pág Se agregaron los siguientes artículos: 1. 8 Anexos 2. 9 Diagrama de Flujo KUKOVA Doc. I-GP-01 2

3 1. OBJETIVO PROCEDIMIENTO DE Establecer una metodología para elaborar la documentación para controlar, aprobar, codificar, modificar, distribuir, mantener, reponer y eliminar los documentos y registros del Sistema de Gestión Integrado (Calidad, Seguridad y Medio Ambiente) sometidos a control, asegurando que las ediciones actualizadas estén disponibles en todos los puntos en que se realizan las operaciones, evitando la utilización de documentos obsoletos. Permitir una fácil ubicación de los documentos requeridos por la Norma ISO 9001:2008, ISO 9001, ISO y OHSAS ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a toda la base documentaria de gestión de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo: Manuales de gestión, procedimientos, instrucciones, planes de gestión, programas, registros (formatos) documentos internos y externos. 3. REFERENCIAS Norma ISO 9001: Requisito Control de Documentos - Requisito Control de Registro Norma ISO 14001:2004 Requisito 4.1 Requisitos Generales Norma OHSAS 18001:2007 Requisito 4.1 Requisitos Generales Manual de Integrado de KUKOVA Ingenieros S.A.C. 4. DEFINICIONES SIG Sistema integrado de gestión, que comprende los sistemas de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo. Manual de Gestión Integrado Documento central que enuncia la estructura de la organización, los procesos que conforman el sistema de gestión de calidad o del sistema de gestión ambiental, seguridad y salud ocupacional y las referencias a toda la documentación. Copia controlada Copia destinada a los Departamentos Operativos, sometida a un proceso de distribución controlado, de modo que asegura que es la última versión del documento. Copia no controlada Copia de carácter informativo de distribución, documento físico que no presente sello o término de copia controlada. KUKOVA Doc. I-GP-01 3

4 Procedimiento Documento que establece la secuencia de operaciones para la realización de un determinado proceso o la interacción entre ellos. Instructivo de trabajo Documento que es parte de un procedimiento y que especifica las operaciones necesarias para realizar alguna actividad. Programa de Medio Ambiente o Seguridad y Salud en el Trabajo Especifica las actividades, responsabilidades, plazos y recursos establecidos para lograr los objetivos y metas relacionadas a la SST o al Medio Ambiente. Registros Documento que representa una evidencia objetiva de la actividad consultada o del resultado obtenido. Formato de un Registro Documentos que darán lugar a un registro cuando se utilicen para registrar una actividad, control, lectura, entre otros. Usuario Persona que recibe el documento actualizado y lo utiliza para realizar su trabajo. Diagrama de flujo del proceso Es una representación gráfica del proceso, detallando la secuencia de actividades por medio de símbolos que describen que tipo de actividad se debe realizar. Los siguientes símbolos son los más utilizados. SÍMBOLO SIGNIFICADO INSTRUCCIONES Inicio. Fin Conexión dentro de la misma página Inicio o fin del proceso Actividad Detallar las actividades del procedimiento Decisión Permite direccionar las decisiones que se deben tomar en un proceso KUKOVA Doc. I-GP-01 4

5 SÍMBOLO SIGNIFICADO INSTRUCCIONES Documento Registros documentarios del procedimiento o proceso. Referencia de Página Permite hacer la referencia con la página anterior 5. RESPONSABILIDADES Dueño del Proceso Coordinador de Gestión Integrado Responsable de Gestión de Integrado Controla los Procedimientos de Gestión, procedimientos de trabajo, Instructivos de Trabajo y sus registros asociados, emisión, modificaciones, distribución y retiro. Jefe de Área Aprobar los documentos generados por su área Responsables de Área o Proceso Realizar su trabajo de acuerdo con las instrucciones que contienen los documentos y completa la información asociada a los registros generados por los documentos. Coordinador del SIG Distribuir y mantener un adecuado control de la documentación del SIG. 6. DESARROLLO 6.1 Documentos Control de la Documentación. El Responsable de Gestión Integrado es el responsable de controlar la siguiente documentación: Manual Integrado Procedimientos de Gestión. Normas. Registros Generados por Procedimientos de Gestión. Procedimientos de Trabajo. Instructivos de Trabajo. Registros Generados por Procedimientos e Instructivos de Trabajo. Bases Administrativas. Bases Técnicas. Especificaciones Técnicas. KUKOVA Doc. I-GP-01 5

6 Documentos Técnicos y Tablas Resumen. Documentos Externos. Se considera documento oficial, aquel que lleve la frase COPIA CONTROLADA. Para efectos de control, toda la documentación que se encuentre en la red computacional, contiene la frase COPIA NO CONTROLADA Estructura de la Documentación La estructura jerárquica de los documentos del Sistema de Gestión Integrado de KUKOVA Ingenieros S.A.C. es la siguiente: Norma ISO 9001:2008 POLITICA CALIDAD MANUAL DE GESTIÓN DE CALIDAD MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES, PROCEDIMIENTOS, PLANES, PROGRAMAS INSTRUCCIONES, CARTILLAS, FICHAS TÉCNICAS, FORMATOS, REGLAMENTOS (INTERNOS/EXTERNOS) Codificación de la Documentación Para la identificación de cada documento se asigna un código de referencia y un número de revisión para su registro y archivo. A modo de ejemplo, se identifica como: Manual Integrado, Programas, Planes, Procedimientos e Instrucciones del Sistema de Gestión KUKOVA Doc. I-GP-01 6

7 T-P-XX T: Tipo de Documento P: Departamento o Proceso encargado del Procedimiento (Gerencia de Administración, Gerencia de Contabilidad y Finanzas, Gerencia Comercial y Relaciones Corporativas, Gerencia Central de Recursos Naturales y Saneamiento, Gerencia Central de Infraestructura y Desarrollo Urbano, Tecnología e Informática, Control de Procesos, etc.) XX: Número Correlativo del Documento Tipo Proceso Nombre MI Manual Integrado (Calidad, Seguridad y Medio Ambiente) T P SGI PL PG P I GG GI AD CF LC TI RS ID CR CP Gestión Integrado Plan Programa de Gestión de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo, Medio Ambiente Procedimientos Instructivos Gerencia General Gestión de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo, Medio Ambiente Gerencia de Administración Gerencia de Contabilidad y Finanzas Licitaciones y Contratos Tecnología e Informática Gerencia Central de Recursos Naturales y Saneamiento Gerencia Central de Infraestructura y Desarrollo Urbano Gerencia Comercial y Relaciones Corporativas Control de Procesos XX XX Número Correlativo del Documento Procedimientos de Trabajo XX-ZZZ-NN XX-ZZZ-NN XX: ZZZ: NN: Tipo de Documento Departamento o Proceso encargado del Procedimiento Número Correlativo del Documento KUKOVA Doc. I-GP-01 7

8 Abreviatura de los Documentos PT GEN CIV EST ELE INS SAN TOP XX Nombre Procedimiento de trabajo General Civil Estructuras Electricidad Instrumentación Sanitarias Topografía Especifico Instructivos XX-ZZZ-NN-MM XX: ZZZ: NN: MM: Tipo de Documento Especialidad Número Correlativo del Documento Número Correlativo del Instructivo Abreviatura de los Documentos PT GEN CIV EST ELE INS SAN TOP XX Nombre Procedimiento de trabajo General Civil Estructuras Electricidad Instrumentación Sanitarias Topografía Especifico Registros/Formatos R-P-YY-XX R: Registro P: Área o Proceso que genera el documento YY: Número de Documento al que está asociado XX: Número Correlativo del Registro KUKOVA Doc. I-GP-01 8

9 Otros Documentos DOC-P-YY-XX DOC: Documento P: Área o Proceso que genera el documento YY: Número del Documento al que está asociado XX: Número Correlativo del Registro Presentación de los Documentos Presentación de la carátula Los documentos internos generados por el Sistema de Gestión Integrado de KUKOVA Ingenieros S.A.C. tienen la siguiente carátula en la primera página. TIPO DE DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO: XX-YYY-NN REVISIÓN Nº ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Firma: Firma: Firma: Nombre: Nombre: Nombre: Cargo: Cargo: Cargo: Documento para uso exclusivo dentro de la Empresa KUKOVA Ingenieros S.A.C. Toda Copia en papel es un documento no controlado a excepción del original. KUKOVA Doc. I-GP-01 9

10 Pág. N de M Presentación del Flujo de Proceso NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE 1 RESPONSABLE 2 1 INICIO Actividad 1 Documento 2 Actividad 2 3 Actividad 3 4 Actividad 4 FIN Encabezado La documentación del Sistema de Gestión Integrado debe presentar el siguiente encabezado. TIPO DE DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO Código Revisión Fecha KUKOVA Doc. I-GP-01 10

11 6.1.5 Tamaño y Tipo de Letra Carátula Tipo de documento : Letra Arial 20, negrita y mayúscula Nombre del documento : Letra Arial 26, negrita y mayúscula Código : Letra Calibri 10 y mayúscula Versión : Letra Calibri 09 y mayúscula Encabezado Tipo de documento : Letra Arial 10, negrita y mayúscula Nombre del documento : Letra Arial 12, negrita y mayúscula Código : Letra Arial 10 Revisión : Letra Arial 10 Versión : Letra Arial 10 Fecha : Letra Arial 10 Flujo de proceso Nombre del documento : Letra Calibri 12, negrita y mayúscula Responsable : Letra Calibri 9, negrita y mayúscula Inicio : Letra Calibri 7 Actividad : Letra Calibri 7 Documento : Letra Calibri 5 Números : Letra Calibri 7 Documentos Tipo de letra : Arial 10 Tamaño de letra : 10 Interlineado : sencillo Contenido de un Procedimiento Los procedimientos mantendrán el siguiente formato: 1. Objetivo 2. Alcance 3. Referencia 4. Definiciones 5. Responsabilidades 6. Desarrollo 7. Registros 8. Anexos 9. Diagrama de flujo Confección, aprobación y revisión de la documentación Los documentos del Sistema Integrado son confeccionados, revisados y aprobados según el siguiente cuadro: KUKOVA Doc. I-GP-01 11

12 DOCUMENTO ELABORA REVISA APRUEBA Manual del Sistema de Gestión Coordinador SIG Representante de la Dirección Gerente General Política del Sistema de Gestión Integrado Coordinador SIG Representante de la Dirección / Comité de SST (cuando aplique) Gerente General Objetivos del Sistema de Gestión (según corresponda) Coordinador SIG Representante de la Dirección / Comité de SST (cuando aplique) Gerente General Programas/ Planes del Sistema de Gestión Integrado (según corresponda) Coordinador SIG Representante de la Dirección / Comité de SST (cuando aplique) Gerente General / Representante de la Dirección o Comité de SST (cuando aplique) Procedimientos Obligatorios por las Normas Coordinador SIG Representante de la Dirección / Gerente de Gestión de Proyectos (Serv.NC) / Comité de SST (cuando aplique) Representante de la Dirección/ Gerente de Gestión de Proyectos (Serv.NC) / Comité de SST (cuando aplique) / Gerente General Procedimientos Administrativos Personal del Área Gerente del Área Gerente del Área Procedimientos Operativos Personal del Área Gerente del Área / Comité de SST (cuando aplique) Gerente del Área / Comité de SST (cuando aplique) Instrucciones Administrativas Personal del Área Gerente del Área Gerente del Área Instrucciones Operativas Personal del Área Gerente del Área / Comité de SST (cuando aplique) Gerente del Área / Comité de SST (cuando aplique) Formatos / Registros Personal del Área Gerente del Área Gerente del Área Especificaciones Técnicas Personal del Área Gerente del Área Gerente del Área Otros Documentos Personal del Área Gerente del Área Gerente del Área La formalización de la aprobación de los documentos y registros se realiza mediante mail. KUKOVA Doc. I-GP-01 12

13 6.1.8 Distribución y Reposición de documentos El Coordinador del SIG se asegura de efectuar la distribución de las copias controladas impresas identificándolas con un sello que indica: Copia Controlada, asegurándose previamente que se ha efectuado la eliminación de las copias obsoletas, y lo registra en la Lista de Distribución de Copias Controladas (R-GI-01-4). Además, el personal de la organización tiene acceso a la información que les compete por su labor del SIG mediante la página web y/o servidor de KUKOVA Ingenieros S.A.C. Todos los documentos del SIG son registrados en la Lista Maestra de Documentos Internos (R -GI-01-1), Lista Maestra de Documentos Externos (R -GI-01-2) y en la Lista Maestra de Registros (R-GI-01-3), según corresponda. Se lleva un registro de la distribución de la política Integrada de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo mediante la Lista de Distribución de la Política Integrada (R-GI-01-5). La última versión del documento obsoleto es almacenado vía electrónica teniendo acceso solamente los departamentos de gestión de calidad, ambiental o seguridad y salud en el trabajo, según corresponda. Se guarda únicamente la última versión obsoleta del documento. El resto de la documentación obsoleta podrá ser eliminada. Los documentos que se utilicen para fines didácticos o de marketing llevan la mención Copia no controlada. Cuando existen cambios en los documentos, el Coordinador de SIG es el responsable de retirar y destruir los documentos obsoletos. En caso de mantenerse documentos obsoletos, éstos deben estar identificados con la palabra Obsoleto Modificación de Documentos, Identificación de Cambios y Actualización de Documentos Los documentos son revisados, modificados y aprobados por las mismas funciones o jefaturas de áreas que los elaboraron; luego son entregados al Coordinador del SIG para su actualización en la base documentaria. Los cambios (entre una revisión y otra) que se realicen en cualquiera de los documentos internos de KUKOVA Ingenieros S.A.C se identificarán en el mismo documento, en el encabezado donde se indica el nuevo número de revisión y fecha de aprobación, los detalles de los cambios se deben especificar al inicio del documento en el punto CONTROL DE CAMBIOS. Los documentos de referencia para la consulta de las modificaciones ocurridas en la documentación del Sistema de Gestión Integrado son los registros: Lista Maestra de Documentos Controlados RI-GI EL Coordinador del SIG y/o Jefe de Área y/o Jefe de Supervisión de Obra o a quien éste designe debe comunicar a todo el personal sobre los procedimientos documentados obligatorios (mencionado en las Normas ISO 9001, ISO y OHSAS 18001) que han sido modificados. En lo referente a los procedimientos, instrucciones y registros operativos, cada Jefatura de Área se encarga de informar a su personal sobre los párrafos que se han modificado o eliminado del documento, procediendo de esta manera a la implementación del mismo. KUKOVA Doc. I-GP-01 13

14 Conservación de Documentos Una copia electrónica de seguridad (backup) de todos los documentos se almacena y conserva en la empresa bajo responsabilidad del Jefe y/o Asistente de Tecnología e Informática, según el procedimiento de Respaldo de Información (P-ST-13) Documentos de Procedencia Externa 6.2 Registros Todos los documentos de origen externo que son obligatorios de aplicar o que se utilicen con fines de consulta se integran al SIG; y para un mejor control, se registran en la Lista Maestra de Documentos Externos (R -GI-01-2) de cada uno de los sistemas. La conservación de estos documentos se realiza en cada área que le competa Identificación y Codificación. Los registros son todos aquellos documentos internos y externos que evidencian la realización de una actividad considerada dentro de los procesos del Sistema de Gestión de Integrado. Se identifica los registros mediante el nombre del registro, código y/o fecha. Todos los campos de un registro se consideran importantes, por lo tanto el llenado de éstos debe ser completo Distribución y reposición de registros. Los registros se mantienen legibles, identificables y recuperables, y son controlados mediante la Lista Maestra de Registros (R -GI-01-3), el cual contiene a lo menos lo siguiente: - Procedimiento o Instructivo que da origen al registro - Nombre del Registro - Responsables (responsables de los formularios y/o de la recopilación) Modificación de Registros Los responsables de las diferentes áreas archivan y mantienen los registros actualizados, garantizando su almacenamiento en lugares apropiados y seguros, con el fin de evitar su deterioro. Los registros se almacenan en los lugares definidos por cada área (ubicación física o electrónica). La clasificación se puede realizar teniendo en cuenta el orden correlativo, por fechas, entre otros Una vez aprobada la modificación, el Representante de SIG procede a modificar y redistribuir los registros. Además, de retirar y destruir los formatos de registros obsoletos Almacenamiento, Recuperación y Disposición de Registros. El tiempo mínimo de conservación de los registros son definidos por cada área (este tiempo está referido al tiempo que se conserva el registro en el área). Con respecto a la disposición final, los registros que han cumplido con el tiempo mínimo de conservación en las diferentes áreas pasan a ser destruidos o conservados como archivos pasivos (históricos), con un tiempo mínimo de conservación adicional. Si algún personal de la empresa está interesado o necesita recuperar algún documento o registro que se encuentre en forma pasiva, éste debe enviar un correo electrónico KUKOVA Doc. I-GP-01 14

15 indicando el registro a solicitar, el tiempo de consulta y las razones de su solicitud. Dicho correo debe estar dirigido al Coordinador del SIG, el cual reenvía el correo electrónico a la persona responsable del almacenamiento del registro para su entrega al solicitante. Si en caso el solicitante no cuenta con cuenta de correo electrónico, éste debe solicitarlo personalmente al Coordinador del SIG. En cada documento se establece el punto 7 Registros, donde se indica Identificación, Almacenamiento, Protección, Recuperación, Tiempo de Archivo, Disposición de cada registro. Una vez expirado el tiempo de archivo, el responsable de cada registro, decide eliminar o no la documentación que ha expirado. Los registros que estén afectos a disposiciones legales, permanecen archivados por el tiempo que ésta disposición lo determine Protección. 7. Todos los registros de Gestión Integrada, están en zonas protegidas contra la humedad o cualquier otro factor ambiental que pueda deteriorarlos. Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Archivo Disposición Lista Maestra de Documentos Listado de Registros Notas de Envío Lugar de Trabajo Representante de Gestión Calidad Lugar de Trabajo Representante de Gestión Calidad Lugar de Trabajo Representante de Gestión Calidad Se archivarán en lugar protegido de los riesgos ambientales Se archivarán en lugar protegido de los riesgos ambientales Se archivarán en lugar protegido de los riesgos ambientales Archivo Magnético Archivo Magnético En duro desde los archivadores respectivos Mientras dure el sistema Mientras dure el sistema Mínimo un año Destruir la copia obsoleta Eliminar el listado obsoleto Destruir 8. ANEXOS R-GI-01-1 R-GI-01-2 R-GI-01-3 R-GI-01-4 R-GI-01-5 R-GI-01-6 Lista Maestra de Documentos Internos. Lista Maestra de Documentos Externos. Lista Maestra de Registros. Lista Maestra de Documentos controlados Lista Maestra de Distribución de Política Integrada. Notas de Envío 9. DIAGRAMA DE FLUJO KUKOVA Doc. I-GP-01 15

16 Diagrama KUKOVA Doc. I-GP-01 16

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