PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Transcripción

1 Página 1 de 6 1 OBJETIVO Controlar los documentos y registros requeridos por el SGI de VINILIT, en lo que respecta a su emisión, revisión, aprobación, actualización, ubicación, eliminación y distribución. 2 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a los documentos de origen interno y sus respectivos registros del SGI de VINILIT, así como los documentos de origen externo. 3 RESPONSABILIDADES El Gerente General es responsable de aprobar los Procedimientos Generales del SGI. El Representante de la Gerencia es responsable de revisar los procedimientos generales del SGI de aprobar los documentos específicos de cada área. Los integrantes del Equipo SGI son responsables de la actualización de documentos y registros transversales del SGI; revisión de los procedimientos específicos de las áreas y mantener la documentación vigente en la Intranet. Además es la responsable de la aplicación y cumplimiento de este procedimiento. Los Jefes de Áreas son responsable de elaboración y actualización de documentos y registros específicos de cada área siguiendo las directrices de este Procedimiento. El Jefe de Control de Calidad es responsable de controlar las hojas de datos de seguridad (HDS) y fichas técnicas de materias primas, fittings y accesorios comprados, así como las leyes y normas de calidad de productos según los requisitos del presente procedimiento. El Jefe de Proyectos es responsable de controlar los planos, según los requisitos del presente procedimiento. El Encargado de Marketing es responsable de controlar los catálogos y folletos de los productos de la Empresa según los requisitos del presente procedimiento. El personal de VINILIT es responsable de conocer y aplicar este procedimiento, de conocer cómo se accede a la documentación del Sistema y de revisar en la Intranet las últimas versiones de la documentación antes de su aplicación. 4 REFERENCIAS Norma Internacional ISO Norma Internacional ISO Norma Internacional OHSAS TERMINOLOGÍAS INTRANET: Sistema informático de almacenamiento y administración de documentos del SGI (manuales, procedimientos, formularios y algunos registros). DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Los registros son un tipo especial de documento. Fecha: Fecha: Fecha: Realizado por: Erika Reyes Encargada de Mejoras Revisado por: Pablo Saavedra Representante de la Aprobado por:rodrigo Escobar Gerente General Gerencia

2 Página 2 de 6 MANUAL: Documento que recopila en forma resumida, una serie de procedimientos o disposiciones, describiendo un sistema. PROCEDIMIENTO: Forma de proceder. Puede estar documentado o no. PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO: Documento que determina las operaciones a seguir con el fin de lograr un objetivo específico. Describe esquemáticamente con palabras o mediante diagramas de flujo, la secuencia de actividades que debe seguir el personal de las áreas involucradas para realizar una actividad. Responde a las preguntas del qué, quién, cómo, cuándo, cuánto, dónde. INSTRUCTIVO: Análogo a la definición anterior pero sólo responde a la pregunta del cómo se ejecuta una tarea. FORMULARIO: Formato asociado a un registro. Un formulario en blanco no es un registro. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas o de los resultados alcanzados en los sistemas de gestión. Los registros pueden estar en formularios de la empresa o provenir de clientes, proveedores o partes interesadas y no tener formato. Pueden estar en papel o medios electrónicos. Un formulario cuando está lleno se convierte en un registro. COPIAS NO CONTROLADAS: Son copias del manual o de los procedimientos del sistema de gestión, impresas para facilitar su lectura, donde no se prevé el control futuro de su actualización. MODIFICACIONES: Son los cambios realizados a los procedimientos e instructivos, en función de la eficiencia y optimización de éstas. Los cuales se evidencian en el punto 7 de cada documento, Registro de modificaciones. REVISIÓN: Proceso de corrección o enmienda de un documento. Las revisiones se enumeran para identificar el documento vigente. La primera elaboración de un documento se identifica como revisión 0 (Rev. 0). IDENTIFICACIÓN: Nombre que individualiza a los documentos y registros. TIEMPO DE RETENCIÓN O MANTENCIÓN: Período de tiempo definido durante el cual se mantendrá almacenado un registro. DISPOSICIÓN: Destino final que tendrá el registro, una vez cumplido el tiempo de retención. Por ejemplo destrucción del documento, archivo en otro lugar, etc. ALMACENAMIENTO: Índica el lugar físico donde se mantienen los registros. Por ejemplo: oficina jefe laboratorio, archivo secretaria gerencia, etc. PROTECCIÓN: Acciones que previenen daños, deterioros y pérdidas de los registros. RECUPERACIÓN O INDEXACIÓN: Es el método de ordenamiento y acceso a los registros. Por ejemplo: por fecha, por cliente, correlativo, etc. 6 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 6.1 ELABORACIÓN, EDICIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS La elaboración y actualización de los procedimientos, instructivos y registros del sistema está a cargo de los Responsables de las Áreas y del Equipo SGI.

3 Página 3 de 6 Los documentos transversales del sistema (aquellos que son de aplicación general) serán escritos por los miembros del Equipo SGI, revisados por el Representante de la Gerencia y aprobados por el Gerente General. Los documentos específicos de las áreas serán escritos por los Jefes de Áreas, revisados por los miembros del Equipo SGI y aprobados por el Representante de la Gerencia. Una vez elaborado y/o actualizado un documento, se debe enviar al Equipo SGI para que sea subido a la Intranet IDENTIFICACIÓN Los procedimientos, instructivos y registros se identifican por su nombre. No se codifican PLANTILLAS Y CONTENIDOS Para la elaboración y/o modificación de procedimientos e instructivos existen dos plantillas en SQL que deben ser descargadas y utilizadas. La plantilla en Word se utiliza para los procedimientos y la plantilla en Power Point, para los instructivos. Toda persona que escriba un documento debe hacerlo utilizando dicha plantilla y respetar el formato allí definido. Los procedimientos deben llevar los siguientes capítulos: 1. OBJETIVO: Se expone el propósito, razón o justificación del procedimiento. Este campo busca ampliar la información contenida en el título y debe redactarse de manera que pueda utilizarse como un resumen de la Norma. 2. ALCANCE: Se indican las áreas, dependencias, cargos y/o productos a los cuales se aplica el procedimiento. 3. RESPONSABILIDADES: Se detallan las responsabilidades que le aplican a los cargos respectivos, incluyendo las responsabilidades de oficialización del procedimiento. 4. REFERENCIAS: Son las leyes, decretos, Normas, bibliografía, catálogos o políticas sobre las cuales se apoya el procedimiento. 5. DEFINICIONES: Se deben incluir las definiciones que se consideren necesarias para la adecuada comprensión del procedimiento. 6. DESARROLLO: Se describen en forma clara las actividades y/o requisitos a seguir para cumplir con el objetivo del procedimiento. 7. REGISTRO DE MODIFICACIONES: Es donde se registran los cambios provocados en el documento de una revisión a otra. ANEXOS: Los necesarios para apoyar la descripción del procedimiento, flujogramas, gráficos, figuras, entre otros. (Si el procedimiento no tiene anexos, borrar este punto). Los instructivos deben estar representados en diagramas de flujo. Si hay aclaraciones, se deben poner como cuadros de texto.

4 Página 4 de ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN INTRANET Los Documentos se mantendrán en medio digital y serán controlados a través del Sistema de Administración de Documentos o Intranet y serán los miembros del Equipo SGI los responsables de mantener al día la documentación. Las impresiones de los documentos no serán controladas puesto que todas las personas deberán verificar la última revisión en Intranet. En la Intranet se almacenan los siguientes documentos: Manual de Gestión Integrado Política SGI Objetivos del SGI Procedimientos e Instructivos El nivel de acceso a la documentación se realizará a través de claves de acceso. Cuando se publique cualquier documento en la Intranet se enviará un correo electrónico informando de la publicación a los usuarios de acuerdo a su nivel de acceso. Los cambios que generan una nueva versión de los documentos tienen que quedar identificados en el capítulo 7. REGISTRO DE MODIFICACIONES. La oficialización del cambio de versión se hace efectiva una vez que el documento quede disponible en la Intranet. Las instrucciones de trabajo, para que estén disponibles en los puntos de uso, serán informadas a través de letreros didácticos en la planta SERVIDOR CD-VINILIT Con el objeto de resguardar la información de la Compañía, todos los archivos que contengan información crítica se trabajan directamente en el servidor CD-VINILIT para que sea respaldado diariamente. Cada Área debe tener una carpeta con acceso restringido. Dicho acceso debe ser solicitado por el Jefe de Área al Departamento de Sistema. 6.3 DOCUMENTOS OBSOLETOS Los documentos obsoletos serán eliminados de la Intranet, esto debe ser realizado por el Equipo SGI. No obstante lo anterior, si se requiere guardar los archivos de los documentos obsoletos, se creará una capeta con este fin en CD-VINILIT/SGI Trabajo. 6.4 CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO Los documentos de origen externo que controla VINILIT S.A. son los siguientes: Legislación aplicable, que se encuentra en Intranet. Hojas de Datos de Seguridad que se encuentran en Intranet y en los puntos de uso en carpetas.

5 Página 5 de 6 Manuales de maquinaria, equipos e instalaciones que se encuentran a cargo del Jefe de Mantención. Permisos y documentos oficiales, cuyos originales se encuentran a cargo del Jefe de Control de Calidad. 6.5 RESPALDO DE DOCUMENTOS DIGITALES El respaldo de la información, servidor de archivos VINILIT, es realizado en forma periódica por Sonda y es almacenada en cintas magnéticas. 6.6 CONTROL DE REGISTROS Todos los registros generados para dar cumplimiento a los requisitos del SGI son conservados para demostrar la conformidad y demostrar los resultados obtenidos. Serán almacenados y mantenidos de tal manera que sean fácilmente recuperables y protegidos contra daño, deterioro o pérdida. Cada área de la organización debe establecer y mantener los registros que sean necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos de los sistemas de gestión, y para demostrar los resultados logrados. Los registros son controlados a través del Listado Maestro de Registros ubicado en la Intranet, en el que se incluye la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de cada uno de ellos. Los formatos oficiales de los registros digitales generados por VINILIT se encuentran en la Intranet y desde allí deben ser obtenidos para su uso. Cada Jefe de Área involucrado en el SGI debe controlar los registros asociados a los procedimientos (escritos o no) aplicables a su área. Cada persona que tenga uno o más registros de los sistemas de gestión bajo su responsabilidad, debe como mínimo, velar que se cumplan los siguientes requisitos: Completo: incluir toda la información señalada en el registro. Vigente: al día. Disponibles: fácilmente accesibles a quien los necesite. Buen estado: protegerlos, evitando daño de riesgo o deterioro. Retención: permanecer como respaldo durante el tiempo definido. 7 REGISTRO DE MODIFICACIONES Revisión Punto Contenido que cambia Rev. 1, 2, 3, 4, 5 y 6 Rev. 7 No se cuenta con registro de modificaciones Todo el Se fusionan los siguientes procedimientos: Documento SIP01 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS SIP02 CONTROL DE DOCUMENTOS SIP03 CONTROL DE REGISTROS Cambia de nombre 3 Se redefinieron responsabilidades

6 Página 6 de 6 Rev.8 Rev.9 5 y 6 5 Se agregaron términos Se eliminaron nomenclaturas 6.4 Se redefinió la forma de controlar los documentos de origen externo Todo el Cambio de formato de documento Documento 3 Se modifican responsabilidades de acuerdo al nuevo esquema de Equipo SGI. 5 Se aclara definición de registro, copia No Controlada, Identificación 6.1 Se elimina codificación de documentos, se incorpora el uso de plantillas de procedimientos e instructivos 6.2 Se define qué documentos se guardan en SQL y cuáles en CD-VINILIT Se reemplaza SQL por Intranet Se reemplaza Control de Cambios por Registro de Modificaciones Responsabilidad de eliminar documentos obsoletos pasa al Equipo SGI Responsabilidad de resguardo de permisos y documentos oficiales pasa al Jefe de Control de Calidad