PROCEDIMIENTO GENERAL DE CALIDAD

Transcripción

1 REVISION 5 Pág. 1 de 7 INDICE 1. OBJETO. 2. ALCANCE. 3. REFERENCIAS. 4. RESPONSABILIDADES. 5. DESCRIPCION. 6. ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN. Copia: CONTROLADA NO CONTROLADA Código de la Empresa ASIGNADA A: 5 Se añaden responsabilidades en aptdo. 4, modificación de 5.3, 5.4 y 6. y Mod Terminología, índice, apartado 5 y formato Mod Apartados 3 y 5.2.b. 2 Encabezado. Se incluyen formatos modificados. Aptdos. 5.2.b. y Portada y Aptdos. 2 y 5.1. REVISION MODFICACIÓN 5 15/03/05 REVISION FECHA ENTRADA EN VIGOR ELABORADO Y REVISADO POR SECRETARIO COMITE DE CALIDAD ISO 9000 APROBADO POR PRESIDENCIA

2 REVISION 5 Pág. 2 de 7 1. OBJETO. Establecer y mantener las necesarias relaciones con proveedores y disciplinas de aprovisionamiento para asegurar un control eficaz y sistemático de la calidad del producto y de la eficiencia de la fuente de aprovisionamiento. 2. ALCANCE. Este procedimiento es aplicable a las compras de gasóleos, fueles, lubricantes y productos de mantenimiento y a los servicios contratados por las empresas como son: agencia de transporte, empresas de mantenimiento, etc 3. REFERENCIAS. Se han tomado los siguientes documentos como referencias: Manual de Calidad, Capítulo 7. Norma UNE-EN-ISO 9001: RESPONSABILIDADES. 4.1 Comité Solicitar cuatrimestralmente el seguimiento de proveedores que dependen del Comité. 4.1 Calidad Evaluación y aprobación de proveedores. Elaboración de la lista de proveedores aprobados. Seguimiento de la eficiencia de los proveedores. Envío de la documentación requerida a los proveedores. Relación con los proveedores. 4.2 Coordinador de Base Seguimiento de la eficiencia de los proveedores y evaluación junto con Calidad. Relación con los proveedores. 4.3 Dpto. Logístico en Filiales Relación con los proveedores. Comunicación de incidencias de proveedores al Departamento de Compras de Repsol.

3 REVISION 5 Pág. 3 de 7 5. DESCRIPCION General. Este procedimiento define las responsabilidades y prácticas aplicables al aprovisionamiento de productos y servicios, incluyendo evaluación y selección de proveedores, emisión de documentación de compra de los productos entregados al cliente, recepción del producto, evaluación regular de la actuación y eficiencia de los proveedores y establecer una evaluación continua del proveedor, en función del cumplimiento de los requisitos exigidos, que permite establecer acciones de mejora. Dadas las características de los servicios prestados como entidad distribuidora en exclusiva de productos REPSOL, ésta queda exenta de su evaluación inicial, no obstante será incluida en la lista de proveedores y el seguimiento de su evaluación será analizado por las incidencias surgidas en la Revisión del Sistema de Calidad de la Red. Dichas incidencias se anotarán en la ficha de proveedor. Para el resto de servicios los proveedores serán evaluados tanto inicialmente como en su seguimiento tal y como se define en el presente procedimiento Evaluación y aprobación del proveedor. La evaluación del proveedor se realiza para asegurarse de que es adecuado para cumplir eficazmente los compromisos de los pedidos. Esta evaluación será realizada por Calidad. La aprobación del proveedor se efectúa por tipo de servicio contratado, reflejándose en el informe de evaluación los tipos de servicio objeto de la misma. a) Proveedores Nuevos. Calidad realiza el proceso de evaluación de un nuevo proveedor en base a las características del material o servicio y su importancia en el resultado del servicio prestado. Para ello, seguirá cualquiera de los siguientes criterios: Información comprobada o recibida del proveedor, en cuanto a capacidad, organización y sistema de calidad. Acreditación de la posesión por el proveedor de aprobaciones, homologaciones o certificaciones por parte de clientes o Entidades reconocidas. Experiencia y resultados conocidos en el mercado: referencias en empresas del sector, en otros usuarios, en clientes, o información de instalaciones, sobre la capacidad del proveedor, fiabilidad o resultados de los suministros Situación especial al ser el único proveedor viable o accesible.

4 REVISION 5 Pág. 4 de 7 Evaluación de un suministro de prueba. Esta característica debe indicarse en el formato Mod. 09 Ficha del Proveedor y no se dará de alta en la Lista de Proveedores Aprobados, Mod. 08, hasta ser evaluado favorablemente por el responsable de administración. Cualquiera de estos métodos de evaluación inicial debe soportarse con la documentación adecuada en cada caso (certificados, informes ajenos o propios, etc.) que se adjuntarán al Mod. 09 Ficha del Proveedor. b) Proveedores Históricos. La aprobación de proveedores con histórico de suministros realizados se efectúa a través de la cumplimentación del formato Mod. 09 por parte de Calidad. Se considerarán como históricos todos los proveedores que ya trabajaban con la empresa a fecha 31 de diciembre del año anterior al de la incorporación de la empresa a la Red ISO Lista de Proveedores Aprobados. Los Proveedores considerados aprobados, según los criterios mencionados serán incluidos en la Lista de Proveedores Aprobados, formato Mod. 08. Esta lista será aprobada y actualizada por Calidad. En caso de no tener contacto comercial con algún proveedor en un período superior a 2 años se le reevaluará mediante cualquiera de los métodos de evaluación de proveedores nuevos, para asegurarse de seguir cumpliendo con los requisitos solicitados. Los procesos contratados externamente se controlan mediante selección/ evaluación y re-evaluación de proveedores para proporcionar evidencias del cumplimiento de los requisitos establecidos. También se elaborará una Instrucción de Trabajo (Mod. 05) que especifique operativa, responsabilidades y controles Evaluación Continuada. Cuando se detecta una deficiencia en el producto entregado o servicio contratado, se registra en el formato Mod. 20 No Conformidad. Con una periodicidad mínima anual, Calidad evaluará tales datos en función de la cantidad de no conformidades detectadas, cantidad de suministros realizados y tipo de las no conformidades. El análisis de dichas incidencias son registradas en el Mod. 09 Ficha de proveedor permitiendo un seguimiento de la eficiencia del proveedor, siendo constancia suficiente de una evaluación positiva la firma y la fecha. Como resultado de esta evaluación, Calidad podrá adoptar acciones correctivas o de mejora. Si el proveedor es responsabilidad de REPSOL (p.ej.: CLH, algunas empresas de calibración, etc.) será el Comité el encargado de recabar información del seguimiento de proveedores, en cada período cuatrimestral y tomar las acciones adecuadas. Si alguna incidencia es de un grado tal que afecta al correcto funcionamiento del Sistema se transmitirá inmediatamente para determinar conjuntamente la acción correctiva.

5 REVISION 5 Pág. 5 de 7 Cuando las incidencias o no conformidades relativas a un proveedor sean muy relevantes para el servicio a los clientes y/o repetitivas (se tomará como referencia un número superior a cinco), Calidad emitirá una acción correctiva dirigida a dicho proveedor a fin de resolver las incidencias y no conformidades detectadas. En caso de decidirse la eliminación de un proveedor de la lista de proveedores aprobados, Calidad lo comunicará internamente a las áreas involucradas y se le dará de baja en dicha lista Formatos. Los formatos referenciados en este procedimiento son: Formato Mod. 08: Lista de Proveedores Aprobados. Formato Mod. 09: Ficha del Proveedor. 6. ARCHIVO DE DOCUMENTACION. Nombre del Documento Tipo de Documento Codificado Responsable Custodia Lugar de Archivo Tiempo de Archivo Lista Proveedores Aprobados. Mod. 08 Ficha del proveedor. Mod. 09 Documento Fecha Calidad Dpto. Calidad Última en vigor Documento Fecha Calidad Dpto. Calidad 1 año después de causar baja

6 REVISION 5 Pág. 6 de 7 LISTADO DE PROVEEDORES APROBADOS Empresa: Base: Aprobado por: / / Nº Proveedor Nombre Servicio suministrado Fecha de Alta Fecha de Baja Mod. 08

7 REVISION 5 Pág. 7 de 7 FICHA DEL PROVEEDOR Empresa: Base: / / PROVEEDOR: Personas de Contacto: Dirección: Servicios: Telf.: Fax: Resultado de la Evaluación: Aprobado Acciones Correctivas No aprobado Síntesis de la Evaluación y Observaciones: Procedimiento de Evaluación Utilizado: Referencias de documentos: Proveedor Histórico Información recibida o comprobada Certificaciones del Sistema de Calidad Referencias o prestigio reconocido Único proveedor Suministro de prueba Resumen anual de Incidencias: EVALUACION CONTINUADA: Mod. 09