PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

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1 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Establecer las directrices y parámetros necesarios para controlar y hacer seguimiento a los s generados por las áreas y/o departamentos de la Cámara de Comercio de Girardot, dando cumplimiento a los requisitos de la norma ISO 9001: ALCANCE Este procedimiento aplica para el control de los s de todas las áreas que realizan actividades que inciden en el Sistema de Gestión de Calidad de la Cámara de Comercio de Girardot. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Los s pueden utilizarse por ejemplo, para documentar la trazabilidad y proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y correctivas. Identificación: Corresponde al nombre y código que se le asigne a un para facilitar su control por parte del personal pertinente dentro de cada Almacenamiento: Corresponde a la metodología que se elija para archivar. Recuperación: Se refiere a la manera como se accede fácilmente a los s. Tiempo de retención: Tiempo durante el cual se conservan los s de calidad en el archivo activo. Disposición: Se refiere a la actividad a seguir con el, una vez este ha cumplido el tiempo de retención. 4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE REGISTRO 1. Identificación 2. Almacenamiento y Protección Cada tiene asignado un mecanismo de identificación único para el Sistema de Gestión de Calidad, se realiza mediante el código y el nombre del. Los s que no provengan de formatos del Sistema de Gestión de la Calidad se identifican solamente con el nombre (facturas, correspondencia, etc.) Depende de la naturaleza de cada (medios digitales o físicos), y es establecido por el líder de cada Se debe tener en cuenta que los medios utilizados para el almacenamiento de los s calidad. calidad, GC-FRT-004, VARIABLE A CONTROLAR Documento diligenciado Copia de seguridad mensual ELABORADO POR: DIANA MILENA BUENO TOCORA APROBADO POR: GERMÁN RENÉ GARCÍA GUZMÁN FECHA: 29 DE NOVIEMBRE DE 2012 FECHA: 05 DE DICIEMBRE DE 2012

2 Página 2 de 5 3. Recuperación 4. Tiempo de retención y disposición final de los s deben ofrecer las mejores condiciones de seguridad y protección para evitar que estos se pierdan o deterioren, cada dueño de los s establece la metodología de almacenamiento en cuanto a clasificación e indexación (orden cronológico, alfabético, etc.) Los cargos que tienen acceso a la información de cada uno de los s deben ser definidos y consignados en el documento, GC-FRT-004. Para la protección de los s magnéticos, el Sistemas debe crear copia de seguridad de la información del Sistema de Gestión de la Calidad contenida en los equipos cada mes. La recuperación se realiza consultando el Documento GC- FRT-004 maestro de s, en la casilla correspondiente a la ubicación en donde se relaciona el sitio donde se encuentra los s. Para los s impresos o físicos la recuperación se realiza seleccionando el archivador y gaveta de acuerdo al código establecido en el numeral 5.1. de este documento. Para los archivos digitales la recuperación se realiza seleccionando el computador y la ruta correspondiente. La persona que tiene la responsabilidad del manejo del determina el tiempo de retención de estos de acuerdo a: Requisitos del cliente, requisitos de Ley y otros. Para la disposición final, el encargado del manejo de cada debe determinar si estos, al cumplir su tiempo de retención, se eliminan o se guardan en el archivo inactivo o se aplica cualquier otro tipo de disposición, como está consignado en el GC-FRT-004,, Sistemas Calidad, Calidad GC-FRT-004, GC-OTR-004, 5. Control de los Todos los aspectos mencionados GC-OTR-004, Registros

3 Página 3 de 5 Registros anteriormente se relacionan en el GC-FRT-004,, los maneja el Calidad, quien adicionalmente deben difundir entre el personal el buen diligenciamiento de los s (en tinta, sin enmendaduras, tachones, etc.). Los formatos deben ser diligenciados a tinta y nunca a lápiz. Se debe garantizar el buen estado de los archivadores, estanterías y cualquier otro elemento destinado para tal fin. Calidad adecuadamente diligenciados y archivados Nota: Es responsabilidad del personal que maneje s diligenciar y mantener actualizado el documento GC-FRT-004,, el cual se encuentra en medio digital en cada estación de trabajo. 5. CONDICIONES GENERALES Los s que se encuentren físicamente archivados deben permanecer protegidos en carpetas, legibles, fácilmente identificables y recuperables. Además la protección de los s que se encuentran en medio magnéticos se debe realizar por medio de copias de seguridad, la cual se debe realizar solo a la carpeta que tenga el nombre del proceso al cual pertenecen los s CODIFICACIÓN DE ARCHIVADORES A cada archivador se le asigna un código alfa numérico de identificación, con la siguiente estructura: XX-XX-XX Primeros dos dígitos: Representan el área o departamento al que pertenece el PE: Presidencia Ejecutiva RP: Departamento de Registros Públicos AD: Departamento administrativo PD: Departamento de Promoción y Desarrollo Empresarial Segundos dos dígitos: Se utilizan cuando el área o departamento tenga secciones. Departamento administrativo y financiero: DA: Director Administrativo y Financiero CI: control Interno y calidad ST: Sistemas CO: Contabilidad TS: Tesorería SP: Secretaria de Presidencia RC: Recepción

4 Página 4 de 5 Departamento de promoción y desarrollo: DR Director de Promoción y Desarrollo CP: Promoción y Desarrollo AP: Auxiliar de Promoción y desarrollo PE: Promotor Empresarial Departamento de s: DR: Director Jurídico y de Registros CR: Registros Públicos. AC: Asistente de Conciliación y Registro. AR: Auxiliar de Registros AJ: Asistente Archivo Jurídico CJ: Cajero Terceros dos dígitos: Corresponden a un consecutivo para cada archivador dentro de cada área / sección. 5. DIAGRAMA DE FLUJO

5 Página 5 de 5 6. REFERENCIAS Norma NTC-ISO 9001:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. Norma NTC-ISO 9000:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario. 7. ANEXOS Anexo 1. Listado Registros, GC-OTR CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN DESCRIPCION FECHA 01 ORIGINAL 29 de abril 2008 Se ajustan las iniciales de algunos cargos de acuerdo a la resolución de Diciembre de 02 de 2012, y se crea las iniciales de auxiliar de promoción. En el punto Codificación de Archivadores