UNIVERSIDAD DE CARTAGENA

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1 PÁGINA: 1 1. OBJETIVO Controlar y supervisar todos los activos fijos, por medio de la organización de un sistema de inventarios, para salvaguardar los recursos físicos de la Institución. 2. ALCANCE Este subproceso aplica a todas las Aplica a todas las y oficinas de la Institución. 3. RESPONSABLE El técnico de inventarios es el responsable de que este subproceso se cumpla y de asegurar el entrenamiento del personal para el conocimiento y aplicabilidad del mismo. 4. DEFINICIONES 4.1 Inventario: Es un listado de todos los bienes muebles (computadores, escritorios, etc.) o inmuebles (maquinaria, equipo, lotes, edificios, etc.) que la tiene la entidad en un momento determinado. 4.2 Acta de baja: Documento que formaliza lo dispuesto por la institución en lo referente a la baja de los activos. 4.4 Acta de entrega: Es el formato que permite organizar la información necesaria para determinar en qué condiciones se entrega el inmueble y con que elementos cuenta. 4.5 Activo: Lo constituyen todos los bienes y derechos que tiene la entidad (efectivo, propiedades, equipos, títulos valor, entre otros). Está conformado por el Activo Corriente y el Activo No Corriente. 5. CONTENIDO 5.1 GENERALIDADES El subproceso de gestión de inventarios se encargará del control y la supervisión de todos los activo fijos a través de la organización de un sistema de inventarios realizar el acto de adquisición de bienes y servicios de acuerdo a las normas legales y requisitos de la organización, basados en la solicitud y evidencia para satisfacer las expectativas de los usuarios El Responsable del subproceso de Gestión de Adquisición y Control de Bienes tiene el deber de hacer cumplir los objetivos establecidos por la Institución que son de competencia de este subproceso.

2 PÁGINA: Para alcanzar los objetivos de este subproceso es necesario que se realicen dos (2) procedimientos, estos son: ingreso de activos fijos y realización de actas de baja Ingreso de activos fijos Objetivo. Controlar a través de un inventario en base de datos los activos ingresados en la Institución. Los responsables de este procedimiento son los encargados de realizar las diferentes actividades que permitan el logro del objetivo propuesto, las cuales van desde recibir el comprobante de ingreso del activo hasta elaborar el informe valorizado dirigido a Gestión contable con información referente del activo ingresado Realización de actas de baja de activos fijos Objetivo. Depurar del sistema los activos fijos que por diagnóstico han perdido uso y vida útil. Los responsables de este procedimiento se encargan de las realización de las distintas actividades que van desde recibir la solicitud por parte del responsable del activo hasta elaborar el informe valorizado dirigido a Gestión contable con información referente del activo dado de baja, lo cual permite el logro del objetivo planteado Entrega y recibo de activos fijos Objetivo. Verificar que todos los activos a cargo del servidor público estén en buen estado y coincidan con el listado de inventario inicial Los responsables de este procedimiento se encargan de la realización de las distintas actividades que van desde recibir notificación de la sección de personal de la desvinculación o traslado de algún de la institución, hasta archivar acta, listado de inventario y formato de entrega definitiva o traslado de activos lo cual permite el logro del objetivo planteado Se debe cumplir con los parámetros de archivo de toda la documentación y registros que se generen en el desarrollo e implementación de este subproceso de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Control de Registros Para la aplicación del presente subproceso, este debe ser leído y comprendido en su totalidad por parte de las personas responsables de su aplicación; en caso de existir dudas, estas deben ser consultadas para su aclaración al responsable del Proceso, subproceso o procedimiento.

3 PÁGINA: 3 6. PROCEDIMIENTO Ingreso de activos fijos Realización de actas de baja de activos fijos Entrega y recibo de activos fijos PP-BS/IN-001 PP-BS/IN-002 PP-BS/IN CONTROL DE REGISTROS Identificación Formato de inventario de activos fijos FO-BS/IN-001 Formato de baja de activos FO-BS/IN-002 Acta con formato de entrega definitiva o traslado de activos FO-BS/IN-003 Formato de seguimiento FO- BS/IN-004 Listado de inventario Clasificación Almacenamiento Por Por Carpeta física por Carpeta Baja de Activos Carpeta entrega definitiva o traslados. Carpeta entrega definitiva o traslados. Lugar: Carpeta física: Por Tiempo de Retención Acceso Oficina Oficina Oficina Oficina Oficina Disposición

4 PÁGINA: 4 Actas de baja Nuevo listado de activos sin el activo dado de baja Por Lugar: Carpeta física: Actas de Baja Lugar: Carpeta física por. Y en el software administrativo Unicartagena. Oficina Oficina 8. FORMATOS Formato de inventario de activos fijos Formato de baja de activos Formato de traslados y entrega de activos definitiva Formato de seguimiento FO-BS/IN-001 FO-BS/IN-002 FO-BS/IN-003 FO-BS/IN CONTROL DE CAMBIO CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Se excluyeron del Manual de procedimientos los flujogramas y los formatos. RESPONSABLE APROBACIÓN Jefe de la División de Calidad y MI Escudo vectorizado en blanco y negro. Se eliminó el color amarillo, se incluyo el formato FO-BS/IN- 004 Formato de seguimiento Jefe de la División de Calidad y MI

5 PÁGINA: 5 ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: Nombre: Edgar Berrocal Castilla Cargo: Responsable de Inventario Nombre: Ederlinda Sierra Puente Cargo: Jefe División de Calidad y Mejoramiento Institucional Nombre: Germán Arturo Sierra Anaya Cargo: Rector Firma: Firma: Firma:

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