SUBPROCESO SELECCIÓN DE PERSONAL DOCENTE

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1 SUBPROCESO SELECCIÓN DE PERSONAL DOCENTE MACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PROCESO: GESTIÓN HUMANA APROBÓ: COMITÉ DE PROCESOS VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AF-FG-034 ACTUALIZADO: 30 DE MAYO DE 2006 OBJETIVO: ESCOGER Y CLASIFICAR LOS CANDIDATOS MAS ADECUADOS PARA SATISFACER LAS NECESIDADES Y LOS REQUERIMIENTOS DE RECURSO HUMANO EN LAS DIFERENTES UNIDADES DE LA UPB. VICERRECTORIA DE ASUNTOS ECONOMICOS Y ADMINISTRATIVOS SUBPROCESOS RELACIONADOS: CONTRATACIÓN DE PERSONAL RECTORÍA UNIDAD ACADEMICA DIRECCIÓN DE DOCENCIA CONSEJO DE FACULTAD CENTRO DE ATENCIÓN PSICOLÓGICA VICERRECTOR IA ACADÉMICA Inicio Program. Para Contratación Docente Estudiar La Necesidad De Plazas De Docentes Evaluar La Solicitud De Plazas Docentes Hay Necesidad? Si tificar A Dirección De Docencia La Aprobación O Negación Presentar Solicitud De Plazas Para Docentes tificar A La Unidad La Negación De La Plaza Se Apruebo Plaza? Si tificar A La Unidad La Aceptación De La Plaza Convocatoria Evaluar Las Hojas De Vida Y Preselección Evaluar Las Hojas De Vida Y Preselección Enviar Las Hojas De Vida Para Pruebas Aplicar Las Pruebas Psicotécnicas Y Entrevista Seleccionar Y Presentar Candidato Al Consejo De Facultad Segunda Entrevista Evaluar Candidato Ingresar Hoja De Vida Al Docente Solicitar La Vinculación Del Candidato Seleccionado Si Se Aprueba Candidato? Fin Contratación De Personal Enviar Información Para La Vinculación Del Docente Asignar Categoría Docente

2 SUBPROCESO SELECCIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO MACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PROCESO: GESTIÓN HUMANA APROBÓ: COMITÉ DE PROCESOS VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AF-FG-001 ACTUALIZADO: 30 DE MAYO DE 2006 OBJETIVO: ESCOGER Y CLASIFICAR LOS CANDIDATOS MAS ADECUADOS PARA SATISFACER LAS NECESIDADES Y LOS REQUERIMIENTOS DE RECURSO HUMANO EN LAS DIFERENTES UNIDADES DE LA UPB. SUBPROCESOS RELACIONADOS: VICERRECTORIA DE ASUNTOS ECONOMICOS Y ADMINISTRATIVOS Reclutamiento Interno? Si Convocatoria Interna Recibir Hojas de vida Pruebas Psicotécnicas Analizar Resultados Preseleccionar Según Requisitos Básicos de la UPB GESTIÓN HUMANA Revisar Convocatoria Externa Revisar la oferta laboral del mercado Recibir Hojas de Vida para Preselección Analizar Hojas de Vida de Aspirantes Verificar las Experiencias Laborales Preseleccionar Según Requisitos Básicos de la UPB Se encontró Aspirante? Archivar Los Informes Del Proceso De Selección Subproceso Contratación Fin Se encontró Aspirante? Entrevistar a los aspirante Se encontró candidato? Si pruebas a candidatos preseleccionados Evaluar Los Candidatos Para Definir Aquellos A Vincular UNIDAD ADMINISTRATIVA Detectar La Necesidad Del Recurso Humano Inicio Informar La Existencia De La Vacante

3 PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE PERSONAL FECHA: 30 DE MARZO DE 2006 PÁGINAS: 1 DE 8 MACROPROCESO: ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO SUBPROCESO: SELECCIÓN DE PERSONAL OBJETIVO GENERAL: REVISÓ: NOMBRE: JAIME MAURICIO PINEDA SIERRA CARGO: DIRECTOR DE DOCENCIA PROCESO: RECURSOS HUMANOS Escoger y clasificar los candidatos más adecuados para satisfacer las necesidades y los requerimientos de recurso humano en las diferentes unidades de la UPB. OBJETIVOS ESPECIFICOS Presentar un diagnóstico del proceso de selección de los aspirantes. Posibilitar la permanencia y la promoción del personal, mediante la selección de empleados idóneos para cada cargo. Comparar el perfil del cargo con las características y condiciones de los candidatos. Vincular el personal idóneo que se requiere para la vacante disponible. Cumplir los requisitos exigidos de acuerdo con el perfil del cargo. Establecer claramente el seguimiento del empleado durante su período de prueba. ALCANCE: Aplica para todas las personas en el área administrativa que se vincule a la Universidad Pontificia Bolivariana, para prestar sus servicios. DEFINICIONES: Proceso de selección: Etapas o actividades por las cuales deben pasar las personas aspirantes a un cargo o vacante, para evaluar diferentes aspectos que permiten identificar las destrezas, habilidades, competencias y conductas, para tomar una decisión que se cristaliza en la contratación. Recurso Humano: Candidatos potenciales para el cumplimiento de los objetivos de la organización. Puesto de Trabajo: Hace alusión a las características técnicas y aptitudes exigidas para el cargo que se quiere ocupar. Adecuada (Idónea): Seleccionar aquellos candidatos, que con sus habilidades y competencias, permitan pronosticar un mejor desempeño en las responsabilidades del puesto. Reclutamiento: Proceso mediante el cual se pretende identificar, seleccionar y mantener la información, que pueda utilizarse adecuadamente, para hallar candidatos con la capacidad para cumplir con los requisitos preestablecidos por la UPB. Contratación: Proceso mediante el cual se formaliza, a través del contrato de trabajo, la relación laboral entre la UPB y la persona seleccionada. Docente interno: Es aquel cuya dedicación es de tiempo completo o medio tiempo en la Universidad. Docente externo: Es aquel cuya dedicación es de un cuarto de tiempo u hora cátedra. APROBÓ: NOMBRE: BLANCA CECILIA TORRES LONDOÑO CARGO: JEFE DE RECURSOS HUMANOS Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTRALADA

4 GENERALIDADES: El proceso de selección de la UPB, tiene en cuenta las competencias requeridas para el desempeño adecuado de los diferentes cargos o para la ejecución de contratos, en cuanto a: Formación, Educación, Experiencia y Habilidades. (Ver Procedimiento Valoración del Perfil PC- UPB-010). Planear el proceso de selección coordinadamente con las personas y áreas que intervienen en él, partiendo de las necesidades de la Unidad, el recurso humano requerido y la Institución. Efectuar una selección de personal acorde con la filosofía, la misión, la visión, los objetivos, los valores, la descripción del perfil de cargo y las disposiciones institucionales. La preselección del recurso humano para la vacante, puede hacerse con el personal vinculado a la Universidad a través de convocatoria interna (reclutamiento interno) o con aspirantes nuevos (reclutamiento externo). Las visitas domiciliarias se realizarán a los aspirantes cuyo cargo requiere determinadas responsabilidades, toma de decisiones y exigencia en la confidencialidad de la información que se maneja PERSONAL ADMINISTRATIVO 01 DETECTAR LA NECESIDAD DEL RECURSO HUMANO. Jefe Inmediato. Director de la Unidad Académica Decano de Escuela. un análisis detallado de las necesidades de recurso humano en la unidad, de acuerdo con la planeación de las actividades, objetivos y metas a cumplir. El resultado del análisis determina la necesidad o no de proveer el cargo: Por vacante o por creación. PERSONAL DOCENTE Se realiza la programación académica y se Estudia la necesidad de plazas docentes ya sea por reemplazo o creación de cargos. La necesidad de plazas debe ser evaluada teniendo la planta docente en relación con la programación académica, el número de estudiantes, el Plan de Investigaciones de Maestrías y Doctorados. Perfil del cargo Verificar si se trata de aprobación de la vacante o creación del nuevo cargo. Tener en cuenta las fechas de los períodos académicos y cierres de novedades de labor docente y de nómina. PÁGINA 2 DE 8

5 PERSONAL ADMINISTRATIVO Solicitar al Comité de Asuntos Laborales, la necesidad de proveer el recurso humano requerido. 02 INFORMAR LA EXISTENCIA DE LA VACANTE O SOLICITUD DE PLAZAS DE DOCENTES Jefe Inmediato. Director de la Unidad Académica Decano de Escuela PERSONAL DOCENTE Para docentes internos se presenta por escrito a la Vicerrectoría Académica la solicitud de plazas de docentes nuevos o por reemplazos con los respectivos soportes de justificación. En caso de ser docentes externos, los aspirantes son preseleccionados del banco de datos existente en cada unidad académica y no es necesario presentarlos a la Vicerrectoría Académica, pasando a la actividad.13. Comunicación Interna. Especificar cuando es una plaza nueva o es un reemplazo. También puede realizarse solicitud de plazas por designación, teniendo su justificación respectiva. (Para personal docente continua en la actividad 9) PÁGINA 3 DE 8

6 03 PRESELECCION AR A LA PERSONA QUE CUBRIRÁ LA VACANTE O CON QUIEN SE CELEBRARÁ EL CONTRATO. Jefe Inmediato Desarrollo de Personal RECLUTAMIENTO INTERNO: Determinar, al interior de la UPB, convocatoria por medio de: Correo electrónico o avisos, posibles candidatos para la vacante, los cuales pueden ser promovidos o trasladados; para el efecto se analizan los siguientes datos básicos de su historia : Análisis Hoja de Vida. Resultados del proceso de selección (Entrevista Desarrollo de Personal, Resultados de las pruebas psicotécnicas) Resultados de la valoración del perfil. Resultados individuales, en los programas de entrenamiento y/o formación. Análisis del cargo basado en el perfil requerido y en los resultados anteriores. Evaluación de conocimientos. Analizar resultados del reclutamiento interno y en caso de no encontrar candidato para el cargo, continuar el proceso por medio del Reclutamiento externo. Analizar la información obtenida y tomar la decisión acerca del candidato. Historia Laboral. Correo electrónico con la Convocatoria. Verificar el envío de la convocatoria. RECLUTAMIENTO EXTERNO: Revisar la oferta laboral del mercado, según se requiera. Recibir Hojas de Vida para Preselección. Analizar hojas de vida de aspirantes. Preseleccionar, según requisitos básicos de la UPB. PÁGINA 4 DE 8

7 04 ENTREVISTAR LOS ASPIRANTES Y DEFINIR CANDIDATOS Jefe Inmediato. Entrevistar y definir al aspirante potencial teniendo en cuenta la necesidad de la unidad y el perfil del cargo., registrando los datos en el formato de Evaluación De Entrevista (FO-UPB-029) Comparar requisitos exigidos para el cargo, con características del candidato. Queda a elección del Jefe Inmediato la realización de pruebas técnicas y confirmar las referencias laborales. Hojas de vida. Formato de Evaluación De Entrevista (FO-UPB-029) Informe Prueba Técnica. Verificar que el aspirante reúna las condiciones del perfil del cargo. Analizar los resultados de las pruebas específicas, entrevista preliminar y referencias laborales. 05 ENVIAR HOJAS DE VIDA A RECURSOS HUMANOS. Jefe Inmediato. Desarrollo de Personal. Remitir a Recursos Humanos los resultados de la entrevista, las hojas de vida de los aspirantes preseleccionados y la evaluación técnica en los casos que se requiere. Revisar que las hojas de vida de los candidatos cumplan con los registros requeridos para la continuidad del proceso. Hojas de vida Formato de Evaluación De Entrevista (FO-UPB-029) Pruebas Técnicas Verificar que los aspirantes cuenten con toda la documentación para continuar el proceso. 06 REMITIR LOS CANDIDATOS PRESELECCION A-DOS PARA LA APLICACIÓN DE PRUEBAS Y ENTREVISTAS AL PROVEEDOR SELECCIONADO Desarrollo de Personal. Jefe inmediato Desarrollo de Personal realiza entrevista con el candidato remitido por el Jefe inmediato. Esta es excluyente. Se remite al Proveedor la hoja de vida de los aspirantes con la descripción del perfil para la aplicación de pruebas psicotécnicas (conocimiento, habilidades y de personalidad). Asignar fecha, día y hora de aplicación de pruebas y entrevistas e informar a los candidatos la citación bien sea por parte del Proveedor o Trabajo Social de la CUB o Desarrollo de Personal de Recursos Humanos. Formato de Evaluación De Entrevista (FO-UPB-029) Verificar la asistencia al proceso de selección. Verificar la confidencialidad de los informes de los aspirantes. PÁGINA 5 DE 8

8 07 EVALUAR LOS CANDIDATOS PARA DEFINIR AQUELLOS A VINCULAR. Proveedor Jefe Inmediato. Desarrollo de Personal. con los aspirantes al cargo las pruebas psicotécnicas, y si es necesario, visita domiciliaria, en este caso el Jefe Inmediato informa a Desarrollo de Personal con el fin de programar la visita, la cual es excluyente al permitir tomar la decisión de si es contratada o no la persona. Analizar cada candidato teniendo en cuenta los resultados de las pruebas y el concepto del Proveedor y Recursos humanos (Desarrollo de Personal). Remitir al Jefe Inmediato por correo electrónico Informe de las pruebas Psicotécnicas con concepto final para seleccionar la persona a vincular. Informe pruebas Proveedor. Informe Visita domiciliaria. Correo electrónico al jefe del o los candidatos. Puntaje obtenido en el proceso. Condiciones del perfil del cargo. Si no es designado ninguno de los candidatos, se realiza nuevamente el proceso, desde la actividad 03. Perfil. 08 ARCHIVAR LOS INFORMES DEL PROCESO DE SELECCIÓN. PÁGINA 6 DE 8 Desarrollo de Personal. Archivo Recursos Humanos. Archivar en orden alfabético y consecutivo las entrevistas de Desarrollo de Personal. Remitir al archivo los informes finales del proceso de selección, para anexar a la Historia Laboral del candidato. Hoja de Vida. Resultado pruebas técnicas. Formato de Evaluación De Entrevista (FO-UPB- 029) Informe Pruebas Psicotécnica s. Informe Visita domiciliaria. Verificar que los documentos se encuentren debidamente archivados.

9 09 EVALUAR LA SOLICITUD DE PLAZAS DOCENTES. Rectoría. Vicerrectoría Evaluar la necesidad de las plazas teniendo en cuenta la programación académica, el Plan de Investigaciones de Maestrías y Doctorados y aprobar o negar la solicitud. Comunicación de respuesta. 10 PRESENTAR Y APROBAR INFORME EN RECTORÍA. Vicerrectoría Informar a la Rectoría las nuevas plazas solicitadas, con sus respectivos anexos, para la aprobación o negación. Enviar la decisión de la solicitud a la Dirección de Docencia. Informe de nuevas plazas de docentes de pregrado y postgrado. Revisar las observaciones de la Rectoría. 11 INFORMAR LA APROBACIÓN O NEGACIÓN DE LA PLAZA. Dirección de Docencia. Informar por escrito a la Unidad Académica la aprobación o negación de las plazas docentes con las respectivas condiciones contractuales. Respuesta a la solicitud. 12 REALIZAR CONVOCATORIA. Director de la Unidad convocatoria abierta por los medios más apropiados, periódico, página Web o correo electrónico, corporaciones de egresados, bolsas de empleos, etc. estableciendo los requisitos necesarios. Recibir la hoja vida en el formato institucional de acuerdo con las fechas establecidas por la Unidad Hoja de vida institucional (en el sistema e impresa). Convocatoria. 13 EVALUAR LAS HOJAS DE VIDA Y REALIZAR PRESELECCIÓN. Director de Unidad Académica Cuando la solicitud de plaza docente es por designación no se hace convocatoria, igualmente, no es necesario hacer convocatoria para docentes externos. Evaluar las hojas de vida de acuerdo con el perfil requerido preseleccionar los candidatos para pruebas psicotécnicas. Comunicación remisoria. Preseleccionar hasta 5 candidatos para pruebas por vacante. PÁGINA 7 DE 8

10 ENVIAR LAS HOJAS DE VIDA PARA PRUEBAS. APLICAR LAS PRUEBAS PSICOTÉCNICAS Y REALIZAR ENTREVISTA. REALIZAR ENTREVISTA. Director de Unidad Centro de Atención Psicológica Director Unidad Académica y Decano de Escuela Revisar las hojas de vida preseleccionadas y enviarlas a pruebas Psicotécnicas, anexando la hoja de vida y el perfil solicitado. Para los Docentes externos no es necesario hacer pruebas Psicotécnicas, pasando a la actividad.16. las pruebas Psicotécnicas a los docentes preseleccionados y enviar resultados a la Unidad entrevista, con el grupo designado previamente para realizarlas, teniendo en cuenta el resultado de las pruebas Psicotécnicas. Seleccionar el candidato con el mejor perfil según la entrevista realizada, las pruebas y la hoja de vida. Comunicación de remisión a las pruebas. Resultado de las pruebas. Comunicación del resultado de la entrevista La universidad se reserva el derecho de vinculación. 17 SELECCIONAR Y PRESENTAR EL CANDIDATO AL CONSEJO DE FACULTAD Director Unidad Académica y Decano de Escuela Informar por escrito la decisión al docente y solicitar las certificaciones que soportan la hoja de vida. En el caso, que no se haya escogido ninguno de los candidatos, iniciar el proceso evaluando nuevas hojas de vida. Resultado final y aprobación del Consejo de Facultad Presentar el docente seleccionado al Consejo de Facultad para su aprobación. Se repiten las actividades a partir de la numero 12. PÁGINA 8 DE 8