Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

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1 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES Página 1 de 6 Fecha de Vigencia: 19 / 09 / 14 VERSIÓN 1 Adopción del procedimiento HISTORIAL DE CAMBIOS NATURALEZA DEL CAMBIO Modificación del Nombre del Documento Modificación de la Responsabilidad por la Aplicación. Modificación del Objetivo. Modificación del Alcance. Modificación Base Legal. Modificación Definiciones. Modificación Puntos de Control. Adecuación al formato actual del SIG. Modificación del Nombre del Documento Modificación del Objetivo. Modificación del Alcance. Modificación Base Legal. Modificación Definiciones. Modificación Puntos de Control. Modificación de texto (actividad 8), se envía el desprendible de pago a cada funcionario que reporta horas extras. Modificación texto (actividad 9), enviar acto administrativo a la Oficina de Control Interno de Gestión para el informe de austeridad. Modificación del nombre del Documento Horas Extras Festivos Días Compensatorios. CONTROL DE REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA ERLY PATRICIA GARCIA Coordinadora Grupo Interno de Nómina y Prestaciones 16/09/14 Sociales REVISÓ CARGO FECHA MARÍA VICTORIA SALCEDO BOLÍVAR Directora Talento Humano 16/09/14 APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA LIZ JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional 19/09/14

2 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES Página 2 de 6 1. OBJETIVO Establecer la secuencia de las actividades requeridas para reconocer, liquidar, ordenar e ingresar al SIAD, el pago de las horas extras al personal de la entidad que tenga derecho a este beneficio. 2. ALCANCE El presente procedimiento inicia con el recibo y la autorización del formato de horas extras, para luego realizar su reconocimiento y liquidación, y finaliza con la revisión del mismo para posteriormente generar la pre nómina para el correspondiente pago de las horas extras del personal del Ministerio de Relaciones Exteriores. 3. BASE LEGAL Decreto 1042 de 1978, Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de los Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Establecimientos Públicos y Unidades Administrativas Especiales de orden Nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones. Decreto anual de salarios, expedidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública, Por el cual se fijan las escalas de asignación básica de los empleos que sean desempeñados por empleados públicos de la Rama Ejecutiva, Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, Empresas Sociales del Estado, del orden nacional y se dictan otras disposiciones. 4. DEFINICIONES HORA EXTRA: Hora de trabajo adicional que exceda la jornada máxima de trabajo, que podrá ser diurna, nocturna o festiva previa autorización y disponibilidad presupuestal. LIQUIDACIÓN: Cálculo que se debe realizar para el reconocimiento y pago de las horas extras laboradas por cada uno de los funcionarios que tienen derecho. 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS Resolución de reconocimiento de horas extras. 6. REGISTROS GH-FO-63 Formato de Horas Extras

3 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES Página 3 de 6 7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Para que proceda el pago de horas extras, el funcionario deberá pertenecer al Nivel Técnico hasta el grado 09 o al Nivel Asistencial hasta el grado 19. El límite para el pago de horas extras mensuales es de 50 horas, excepto para los funcionarios que desempeñen el cargo de Conductor Mecánico, que será de cien (100) hora extra mensuales. Mensualmente se debe revisar el formato de horas extras para verificar que cuenta con toda la información requerida como cantidad, horario y cargo. Se deben ingresar en el SIAD las novedades para su pago. Para la liquidación de horas extras se debe tener en cuenta la siguiente documentación: Nómina de pago. Resolución por la cual se reconoce las horas extras laboradas. Registros ingresados y almacenados en el sistema. Formatos emitidos por cada jefe de dependencia o el Coordinador de Transportes, con las correspondientes firmas de aprobación.

4 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES Página 4 de 6 8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE HORAS EXTRAS GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES OBSERVACIONES Inicio 1. Recibir los formatos de horas extras suscritos por el Jefe de la dependencia o el Coordinador de Transporte Se recibe dentro de los diez (10) primeros días de cada mes 2. Revisar la relación de horas extras laboradas verificando si está debidamente diligenciado Es correcta la relación de horas extras? No 3. Devolver a la dependencia solicitante para los ajustes correspondientes Si 1 4. Incluir las novedades de horas extras en el SIAD para su pago por nómina 5. Revisar la pre nómina liquidada 6. Elaborar proyecto de Resolución por el cual se ordena el reconocimiento y pago de las horas extras 7. Enviar para firma del Director de Talento Humano 8. Recibir copia del acto administrativo firmado y numerado 9. Enviar desprendible de pago al funcionario que reporta horas extras 2

5 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES Página 5 de 6 LIQUIDACIÓN DE HORAS EXTRAS GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES OBSERVACIONES Enviar acto administrativo a la oficina de Control Interno de Gestión para el informe de austeridad El formato de horas extras será archivado en la Coordinación de Nómina por 1 año y luego se trasladará al archivo central. Fin

6 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES Página 6 de 6 9. PUNTOS DE CONTROL No. ACTIVIDAD 2 y 4 3 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O VULNERABLE Incluir datos que no corresponden a lo trabajado realmente No Inclusión de la novedad en el sistema PUNTOS DE CONTROL DESCRIPCION DEL CONTROL Verificar los datos registrados en el sistema revisando la relación de horas extras y la pre nómina liquidada Verificación en la base de datos del SIAD y cotejo con la relación de horas extras FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO Mensual Mensual Funcionario responsable Funcionario responsable Formato reporte mensual de horas extras. Base de datos SIAD