PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD PARA CURSOS DE COMPLEMENTARIA PRESENCIAL

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD PARA CURSOS DE COMPLEMENTARIA PRESENCIAL 1. Ingresar al aplicativo con usuario y contraseña: Usuario: el correo electrónico personal de cada instructor. Contraseña: el documentos de identidad del usuario. (No olvide cambiar su contraseña, con frecuencia) Enlace: Correo registrado Número de doc 2. DILIGENCIAR FORMULARIO: Clic

2 Debe diligenciar la información del curso: *Nombre: el nombre exacto que esta registrado en Sofia Plus. *Código del programa: el número exacto que está registrado en Sofia Plus. Para el caso de cursos cortos, el código de programa debe estar en Ejecución. Para el caso de los EDT S, código de programada debe estar Activo. Se debe diligenciar la información solicitada, escoger al coordinador, desplegando las opciones; de igual manera selecciona al apoyo de supervisión.

3 Debe tener en cuenta, que el aplicativo no deja realizar una solicitud inferior a (5) cinco días para fecha de inicio de los cursos, por favor tener presente que los sábados y domingos NO son días hábiles. Los programas de oferta cerrada van dirigido a empresas, por tal motivo deben escoger alianzas estratégicas. Los programas de jóvenes rurales, son cursos de formación que superen las 200 horas. Los únicos convenios habilitados hasta el momento son: ICBF, Fuerzas Militares e INPEC.

4 El horario del curso debe estar en horario militar (00:00 a 23:59), se deben diligenciar todos los días en los que se va a impartir información, en caso de que el curso requiera programación específica, se debe relacionar los días y las horas en el campo de novedades. Tener en cuenta que la programación de los EDT S, debe manejar una misma franja horaria en los días a programar, Para su respectiva aprobación se debe adjuntar el formato de inscripción de los aspirantes, dentro del mismo formulario. Los aprendices deben estar registrados antes de enviar la información inicial para la creación de la ficha, de lo contrario quedarán por fuera de la inscripción a la formación. Es responsabilidad del usuario y del instructor el registro y la inscripción del mismo, la cual debe ser realizada antes de la finalización del evento de inscripción de la ficha, sin el listado correspondiente la solicitud no será aprobada.

5 Una vez envíe los datos del curso, no olvide diligenciar la información correspondiente a la empresa, es requisito obligatorio en caso de haber realizado una solicitud de oferta cerrada. 3. RECEPCIÓN DE NOTIFICACIÓN: el aplicativo enviará la notificación de su solicitud al correo electrónico registrado en el formulario. (GENERA UN NÚMERO DE RADICADO PARA SU SEGUIMIENTO) Se recibirán solicitudes para la creación del curso en el mes vigente, hasta el día 20 de cada mes, si es día laboral; de lo contrario se tendrá en cuenta el día hábil anterior a la fecha establecida.

6 4. APROBACIÓN DEL CURSO: el apoyo de supervisión de cada coordinación académica, revisará las solicitudes gestionadas por el instructor y los archivos correspondientes para su respectiva aprobación o cancelación según sea el caso. Clic 5. ASIGNACIÓN AL GRUPO DE ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA: El coordinador del Administración Educativa revisa las solicitudes aprobadas por los apoyos a supervisión y designa al responsable de dar trámite a la solicitud.

7 6. ELABORACIÓN DE FICHA DE CARACTERIZACIÓN: una vez creada la ficha, se indicará en el aplicativo de solicitud de cursos complementarios presenciales, el NÚMERO DE FICHA, CÓDIGO DE SOLICITUD (para oferta cerrada) y PERÍODO DE INSCRIPCIÓN. El grupo de Administración Educativa realizará la inscripción de los aspirantes y remitirá el listado dentro de la misma solicitud enviada por el instructor, para su revisión. El instructor debe revisar el resultado de inscripción, la novedad que presenten los aspirantes que están resaltados en rojo, debe ser tramitada por el instructor dentro de las fechas de inscripción designadas.

8 En caso de presentarse alguna anomalía (programación errónea, número horas que no coinciden, códigos de programas incorrectos, sin listados, cruce de horarios o información incompleta) la solicitud será rechazada por el grupo de Administración Educativa y debe realizar una nueva solicitud, dando cumplimiento a los puntos establecidos.

9 7. MATRÍCULA: Administración Educativa realizará la matrícula directamente al terminar el período de inscripción (en caso de Oferta Cerrada) o enviará el reporte de inscritos al instructor para su aprobación y autorización de la matrícula (en caso de Oferta Abierta), para que en el mismo, el instructor indique a qué aprendices se les debe hacer el proceso de matrícula. En caso de no recibir confirmación dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, el Grupo de Administración Educativa realizará la matricular de los aspirantes que se encuentran en estado seleccionado. Administración Educativa publicará el listado de aprendices matriculados en el aplicativo de solicitudes de cursos complementarios presenciales, para el uso académico por parte del instructor en el desarrollo de la formación, seguimiento y certificación de la ficha (en este archivo las únicas casillas que deben ser modificar son: correo electrónico, teléfono y estado). 8. EVALUACIÓN: Una vez finalizada la formación complementaria, cada instructor debe evaluar a todos los aprendices como APROBADO o NO APROBADO. Esta evaluación debe ser realizada aprendiz por aprendiz y competencia por competencia, ya que el aplicativo no toma los Juicios por la opción de Evaluación Masiva. Listados

10 Para evaluar EDT S (Eventos de Divulgación Tecnológica) se debe Gestionar asistencia el mismo día de la finalización del Evento una vez finalice la programación del EDT. El instructor es el responsable en el momento de ingresar el juicio evaluativo a los aprendices, debido a que el aplicativo Sofia Plus, no permite realizar reversiones ni modificaciones a estos. 9. CERTIFICACIÓN: Utilizando el listado de aprendices matriculados (enviado por el Grupo de Administración Educativa punto 7 ) los instructores solicitarán la firma frente a cada aprendiz para el respectivo control, este formato deberá contener las siguientes casillas: Aprobado, No Aprobado, firma del aprendiz (en las columnas después de los nombres), nombres y firma del Coordinador Académico y/o apoyo a la supervisor e Instructor (en la parte inferior del formato); estas planillas deben ser entregadas con una copia en Administración Educativa; al respaldo debe adjuntar las fotocopias de los documentos de identidad legibles, según el orden de relación de los aprendices en el formato a entregar (si no están legibles los documentos o falta alguna fotocopia, no se recibirá la documentación), deben estar debidamente firmadas por las personas mencionadas anteriormente. Sin estos datos no se recibirá ninguna planilla para certificar. Tener en cuenta: No se reciben listas a diligenciadas a mano, no deben tener tachones ni enmendaduras, únicamente se recibirán los listados enviados (punto 7).