MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS UNEMI

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1 No. ACTIVIDAD UNIDAD DE TRABAJO OBJETIVO Estandarizar cada uno de los pasos secuenciales mediante políticas, responsabilidades y las aprobaciones sobre la liquidación de la Nómina al personal que labora bajo relación de dependencia en la Universidad Estatal de Milagro. ALCANCE Este procedimiento es Aplicable para todo el Personal involucrado en el proceso de ingreso, revisión, validación, aprobación, y carga de la nómina como también la transferencia de los valores al personal de la institución RESPONSABILIDADES Jefe Presupuesto Definir estructura presupuestaria para la liquidación de la nómina institucional Verificar totales presupuestario con respecto a la nómina ESIPREM validada Informar de inconsistencias a Analista de Presupuesto, Revisora y Liquidadora de Nómina Generar el Cur en el ESIGEF Asociaciones Ingresar novedades a través de sus representantes y de acuerdo al permiso del rubro asignado como también su periodo de ingreso Liquidadora de nómina Ingresar novedades restantes al Sistema Interno de Nómina en modo registrado Realizar el cuadre de las pre planillas IESS Generar los archivos para carga y validación de la nómina por ESIPREM Valida la nómina previa transferencia de archivos Director R 19/03/2011 Página 1 de 7

2 Informar de inconsistencias si la validación resulta con errores a Revisora Aprobar la nómina sistema interno Revisoría Revisar la nómina si cumple con los cálculos correspondiente a nivel de ingresos y egresos de personal con sus soportes necesarios Informar de inconsistencias a Liquidadora de Nómina y Jefe presupuesto según sea el caso Cambio de estados de la Nómina para posible modificaciones Situar el estado de nómina revisada una vez cumplida la revisión y no tener ninguna inconsistencia Analista presupuesto Verificar los totales presupuestarios con respecto a la Nómina Interna revisada Informar de inconsistencia encontradas a Revisora Subir la nómina interna aprobada al portal web de la institución Ayudante General/Jefe Tesorería Solicitar en sistema ESIGEF los valores para el respectivo pago 4 POLÍTICAS Y NORMAS DE CONTROL Estructura presupuestaria La estructura presupuestaria estará compuesta por : Programa- Subprograma-Proyecto-Actividad-Ítem-Geográfico-Fuente Parametrización de los rubros asociada a las cuentas Jefe presupuesto tendrá el acceso de creación de partidas y de consulta a los accesos de creación de jefe contador y jefe tesorera Jefe contabilidad tendrá los acceso de creación de las cuentas contables, y de consulta a los accesos de creación de jefe de presupuesto y jefe tesorera Director R 19/03/2011 Página 2 de 7

3 Jefe tesorería tendrá el acceso de para redireccionar los rubros a las cuentas bancarias y de consulta a los accesos de creación de jefe contador y jefe presupuesto La Revisión comprenderá: Calculo y aplicación del Impuesto a la Renta; y, liquidación de facturas con su respectiva retención Calculo y aplicación de los diferentes novedades de descuentos tales como: Jubilación, Cesantía, descuentos por asociaciones, entre otros predefinidos como rubros fijos Descuentos tipos A,B y C y su direccionamiento Soporte de las horas faltas Aportes Personal y Patronal Remuneración Mensual Unificada Soporte de otros ingresos Horas Extras La configuración de un Rol constará de la siguiente estructura o parametrización: Mantenimiento y Creación de los Rubros Mantenimiento y Creación de los tipos de rol Mantenimiento y creación de las Unidades de Medidas Configuración de las plantillas rubros, es decir la asociación de rubros por tipo de rol Asignación de plantillas empleados Creación de periodos de liquidación Creación de permisos por rubros Asignación de los permisos por periodo Liquidadora de Nómina: La liquidadora de nómina será la Administradora de Nómina, responsable por el personal de planta y autogestión; y, Asistente de Recursos Humanos con el personal docente de contrato incluyendo los docentes con honorarios profesionales. Liquidadora de Nómina/Administradora de Nómina: Será la única responsable del mantenimiento, creación y configuración de todos los tipos de roles, rubros, unidades de medida, plantillas rubros, asignación de plantillas, periodos de liquidación, permisos por rubros y asignación de los periodos para Director R 19/03/2011 Página 3 de 7

4 ingreso de novedades Asistente de Recursos Humanos Tendrá el permiso para asignación de plantillas e ingreso de novedades Emitirá las facturas receptadas por los docentes bajo la modalidad de honorarios profesionales Asignación de los permisos por periodo: El periodo que comprenderá esta asignación será máximo a los primeros 5 días laborables para ingresar novedades Tabla de impuesto a la renta del año vigente: Jefe de sección Contabilidad definirá y actualizará la tabla de impuesto a la renta del año vigente Reporte de Estados: El reporte de estados de la Nómina contendrá básicamente los datos de detalle, el usuario, el estado, la fecha y hora de proceso, observaciones, la firma ; el costo de la nómina, los descuentos de la nómina, el liquido a recibir de la nómina; y, la firma del Director anciero, a su vez El gestionará la recolección de las firmas del reporte de Estado con los usuarios que intervinieron en el proceso de liquidación El único estado que respalde el flujo de la liquidación de la nómina es la nómina revisada, por lo tanto físicamente esta nómina se convierte en el sustento para los demás estados, adjuntando el reporte de estado de la nómina una vez terminado el proceso Límites de tiempo en liquidar la nómina Parametrizacion de Ingreso de Novedades. (5 primeros días) Generación de Nómina Institucional. (5 días) Días de holgura para solucionar inconvenientes o adecuaciones (3 días) Cargada y Validada la Nómina Institucional (3 días) Director R 19/03/2011 Página 4 de 7

5 Revisión Interna (2 días laborables contados desde le 20 de cada mes) Cargada y Validada la Nómina E-SIPREM (2 días ) Verificación presupuestaria y aprobación de la Nómina en el Sistema E-SIGEF (1 día) Transferencia de Valores y carga en la página Web. (1 día) Anticipos quincenales El CUR (Cuenta Única de Registro) estará bajo responsabilidad de Jefe contador Los anticipos quincenales no deben ser mayor al 50% del RMU Instructivo de Anticipos quincenales del Ministerio de anzas 5 PROCEDIMIENTO Define la estructura presupuestaria para la liquidación de la nómina Ingresa novedades de acuerdo al permiso del rubro y periodo de ingreso Ingresa y confirma novedades restantes del Rol al Sistema de Nómina Interno en modo registrado Realiza el cuadre de las pre-planillas IESS con el Rol (E-SIPREM-IESS- PREPLANILLAS) Genera los archivos para la carga de nómina por E-SIPREM en modo de registro con estado cargado. Valida la Nómina E-SIPREM identificada por su Id, quedando en estado de validada. Si cumple ir al paso 5.7 caso contrario ir a 5.1 Se registra la Nómina en estado validada. JEFE PRESUPUESTO ASOCIACIONES LIQUIDADORA DE NÓMINA 5.8 Recibe la Nómina Institucional con sus respectivas novedades y REVISOR verifica sus novedades y verifica sus soportes. Si no cumple con los Director R 19/03/2011 Página 5 de 7

6 parámetros ir al paso 5.9 caso contrario ir a l paso 5.11 Informa de inconsistencias en la Nómina Institucional y mantiene el estado de registrado de las novedades. Recibe las inconsistencias y solicita el cambio de estado en la nómina E-SIPREM para reiniciar proceso. Ir al paso 5.1 Sitúa el estado de la Nómina Institucional en estado revisada. Verifica totales presupuestarios con respecto a la Nómina revisada en el Sistema Interno. Si cumple ir al paso 5.14 caso contrario ir al paso LIQUIDADORA DE NOMINA REVISOR ANALISTA PRESUPUESTO 5.13 Informa de inconsistencias para cambio de estados de nómina Interna y E-SIPREM y se reinicia el proceso ir al paso 5.1 Nota: Presupuesto cambia el estado nomina E-SIPREM a cargada. Contabilidad cambia el estado de la nómina interna a registrada La nómina interna toma el estado de presupuestada, originando el compromiso Verifica totales presupuestarios en sistemas MEF con respecto a la Nómina presupuestada y al sustento físico de Nómina Revisada, encontrándose en estado presupuestada y validada. Si cumple ir al paso 5.17 caso contrario ir al paso 5.16 Anula el proceso de la Liquidación de la Nómina interna reservando lo presupuestado y cambia el estado de la Nómina E-SIPREM, reiniciando el proceso. Ir al paso 5.1 Aprueba la Nómina E-SIPREM. JEFE PRESUPUESTO 5.18 Genera el asiento borrador en base al estado de Nómina presupuestada y al sustento físico de Nómina Revisada CONTADOR 1 Director R 19/03/2011 Página 6 de 7

7 5.19 Contabiliza el asiento borrador. JEFE CONTADOR Genera el CUR (Cuenta Única de Registro) realizando el compromiso y el devengado. Solicita el pago mediante transferencia en el E-SIGEF Realiza la aprobación total de la nómina y carga la misma en la página Web de la UNEMI e Imprime el reporte de Estados de las fases de aprobación JEFE DE PRESUPUESTO TESORERÍA/AYUDANT E GENERAL Director R 19/03/2011 Página 7 de 7