GUIA DE PARAMETRIZACIONES

Transcripción

1 Ministerio de Salud Comisión de Desarrollos GUIA DE PARAMETRIZACIONES Integración Bienestar Sistema Contable (Nombre de la Solicitud) Bienestar (Especificar Módulos involucrados) Usuario Solicitante: Alejandro Pérez. Servicio Solicitante: MINSAL.

2 Nombre: (Nombre de la nueva funcionalidad) Identificación de la Solicitud Integración Bienestar Sistema Contable Organismo solicitante: Tipo Solicitud: Módulo SIRH afectado: Fecha del Documento: MINSAL Mejora Bienestar 06/01/2015 Código del Proyecto: Versión: (Versión X.Y; uso del comité) Nº Total de páginas: Fecha de Creación: /01/2015 Control de Versiones del documento Modificaciones respecto a la versión anterior Versión Causa del cambio Usuario Solicitante Fecha 1.0 Primera iteración MINSAL 06/01/2015 1

3 INDICE 1 INTRODUCCIÓN SISTEMA DE CONTABILIDAD DE BIENESTAR CREACIÓN DE USUARIOS PARÁMETROS DEL SISTEMA CUENTAS BANCARIAS SERVICIOS DEPENDIENTES PLAN DE CUENTAS PRESUPUESTARIAS PRESUPUESTO INICIAL AUTORIZADO PLAN DE CUENTAS CONTABLES CARGA DE CHEQUES CADUCADOS DIGITACIÓN DE ASIENTO INICIAL (APERTURA) PLANTILLAS ASIENTOS CONTABLES SISTEMA SIRH BIENESTAR PERFIL DE USUARIOS INICIALIZACIÓN AÑO BIENESTAR ASOCIACIÓN PLANTILLA PARA ASIENTOS CONTABLES REVISIÓN DE PARÁMETROS

4 1 INTRODUCCIÓN El presente documento tiene como finalidad explicar las parametrizaciones iniciales con la finalidad de comenzar la explotación del proyecto Integración Bienestar Sistema Contable. A continuación se muestran los pasos a ejecutar tanto para el sistema SIRH Bienestar como para el Sistema de Contabilidad. Se marca con cuadros rojos las explicaciones importantes a considerar. Es importante ejecutar los pasos en el orden presentado. Para más detalles respecto al uso del Sistema de Contabilidad de Bienestar, favor referirse al documento Manual de Usuario - Contabilidad Bienestar.pdf Para detalles del uso de las nuevas características del Sistema SIRH Bienestar, favor referirse al documento Guía de Cambios - Pry Integración Bienestar Sistema contable.doc 3

5 2 Sistema de Contabilidad de Bienestar Los pasos que a continuación se enuncian, deben ser ejecutados en el orden indicado. 2.1 Creación de Usuarios Para utilizar este sistema, el usuario respectivo a su servicio debe ser creado por el administrador de los sistemas SIRH, a través del sistema de control de accesos. El código de Sistema de Contabilidad de Bienestar: 15. Se accede a través de la opción menú: Menú del sistema Ingreso de usuarios Imagen nº 2.1.1: Sistema de Accesos. Consulta de usuarios Sistema de Contabilidad de Bienestar. 2.2 Parámetros del Sistema Debe revisar los datos iniciales del sistema, si bien no son vitales, son importantes para la realización de algunos procesos y emisión de listados, algunos de esos datos son: Fechas de cierres IPC Acumulado Caducidad de cheques Líneas de Membretes Pie de Firmas Se accede a través de la opción menú: Otros Parámetros del Sistema 4

6 Imagen nº 2.2.1: Sistema de Contabilidad de Bienestar. Mantenedor Parámetros Sistema. 2.3 Cuentas Bancarias Debe ingresar las cuentas bancarias para asociar este dato con cada servicio, ya sea principal o dependiente. Se accede a través de la opción menú: Otros Cuentas Bancarias Imagen nº 2.3.1: Sistema de Contabilidad de Bienestar. Mantenedor Cuentas Bancarias. 5

7 2.4 Servicios Dependientes Para los Servicios de salud que posean Cabañas u otros tipos de servicios dependientes, recuerde que el sistema está diseñado para llevar las contabilidad de estos, para ello debe definirlo en la opción adecuada, además de configurar el plan de cuentas respectivo, la información que se ingrese no se verá mezclada con la del Servicio de Salud. Se accede a través de la opción menú: Otros Servicios Dependientes Imagen nº 2.4.1: Sistema de Contabilidad de Bienestar. Mantenedor Servicios Dependientes. 6

8 2.5 Plan de Cuentas Presupuestarias Debe revisar si el plan de cuentas presupuestarias corresponde al servicio, en caso de haber imprecisiones, usted debe hacer los ajustes necesarios para que este plan sea el óptimo para sus necesidades. Se accede a través de la opción menú: Presupuesto Plan de Cuentas Presupuestarias Imagen nº 2.5.1: Sistema de Contabilidad de Bienestar. Plan de Cuentas Presupuestarias. 7

9 2.6 Presupuesto Inicial Autorizado Como tarea primordial, el sistema debe tener cargado el Presupuesto inicial, a pesar de que está permitido operar sin presupuesto inicial, al no ingresarlo, puede que algunos informes no reflejen la realidad, por lo tanto, debe realizar este paso antes de comenzar a operar el sistema. Se accede a través de la opción menú: Presupuesto Definición de Presupuesto Inicial Imagen nº 2.6.1: Sistema de Contabilidad de Bienestar. Definición de Presupuesto Inicial. 2.7 Plan de Cuentas Contables Para realizar la contabilidad del servicio, el sistema viene con un plan de cuentas contables que debe revisar y ajustar de ser necesario, dada las condiciones particulares que presente su servicio. Adicionalmente se debe ingresar el plan de cuentas para los servicios dependientes, este no está pre-cargado, por lo tanto usted debe confeccionarlo de acuerdo a su realidad. IMPORTANTE: Una vez terminada esta actividad, debe contactar con la Mesa de Ayuda para la revisión de los indicadores de cada cuenta. Se accede a través de la opción menú: Contabilidad Plan de Cuentas Contables 8

10 Imagen nº 2.7.1: Sistema de Contabilidad de Bienestar. Plan de Cuentas Contables. 2.8 Carga de Cheques Caducados Debe realizar la carga de Cheques caducados para luego asociarlo al Asiento Inicial. Se accede a través de la opción menú: Procesos Carga de Cheques Caducados Imagen nº 2.8.1: Sistema de Contabilidad de Bienestar. Carga de Cheques Caducados. 9

11 2.9 Digitación de Asiento Inicial (Apertura) Una vez definido el plan de cuentas contables y presupuestarias, debe ingresar el asiento inicial, este procedimiento se realiza solo e primer año, en lo sucesivo, el sistema determina este asiento. Se accede a través de la opción menú: Contabilidad Centralización Contable Imagen nº 2.9.1: Sistema de Contabilidad de Bienestar. Centralización Contable. IMPORTANTE: Después de realizar esta actividad debe contactarse con la Mesa de Ayuda o Capacitador y solicitar que se asocien los cheques cargados (Carga realizada en paso 2.8) con el asiento inicial. Además, debe solicitar que se reemplacen los números de traspasos generados por el sistema por los números reservados Plantillas Asientos Contables Una vez definido el plan de cuentas contables y presupuestarias, se deben registrar las plantillas de asientos contables que serán utilizadas por el módulo SIRH Bienestar. Se accede a través de la opción menú: Otros Mantenedor Plantillas Asientos Contables 10

12 Imagen nº : Sistema de Contabilidad de Bienestar. Mantenedor Plantillas Asientos Contables. 11

13 3 Sistema SIRH Bienestar Los pasos que a continuación se enuncian, deben ser ejecutados en el orden indicado. 3.1 Perfil de Usuarios Para utilizar este sistema, el usuario respectivo a su servicio debe contar con los privilegios para acceder a los mantenedores que permiten la parametrización del sistema. Esto se debe realizar a través del sistema de control de accesos. El código de Sistema SIRH Bienestar: 05. Se accede a través de la opción menú: Menú del sistema Ingreso de usuarios Imagen nº 3.1.1: Sistema de Accesos. Consulta de usuarios Sistema SIRH Bienestar. 12

14 3.2 Inicialización Año Bienestar Cada año el sistema de Bienestar debe inicializarse con la información básica para que pueda operar correctamente. Esta información consiste en: Definición de Beneficios Topes para Beneficios Agrupados Topes para Beneficios Detallado Aranceles FONASA Se accede a través de la opción menú: Procesos Apertura de Año Imagen nº 3.2.1: Sistema SIRH Bienestar. Inicialización Año Bienestar. 13

15 Se debe comprobar los ítems inicializados: Definición de Beneficios y Topes Beneficios Detallado Acceder a la opción de menú: Códigos Tablas de Códigos de Beneficios Definición de Beneficios, botón Consultar Topes Beneficios Agrupados Imagen nº 3.2.2: Mantenedor Definición de Beneficios. Se comprueba la inicialización para el año requerido. Acceder a la opción de menú: Códigos Tablas de Códigos de Beneficios Beneficios Agrupados, botón Consultar Imagen nº 3.2.3: Mantenedor Beneficios Agrupados. Se comprueba la inicialización para el año requerido. 14

16 Aranceles FONASA Acceder a la opción de menú: Códigos Tablas de Códigos de Beneficios Arancel FONASA de prestaciones, botón Consultar Imagen nº 3.2.3: Mantenedor Arancel FONASA de prestaciones. Se comprueba la inicialización para el año requerido. 15

17 3.3 Asociación Plantilla Para Asientos Contables Para poder utilizar el sistema, es primordial la asociación de un asiento contable a cada tipo de beneficio, vale decir, Beneficios Médicos, Subsidios, Préstamos, Facultativos, Fondos de Terceros y además Recaudación. Se accede a través de la opción menú: Códigos Asociación Plantilla Para Asientos Contables Imagen nº 3.3.1: Sistema SIRH Bienestar. Mantenedor Asociación Plantilla Para Asientos Contables. Se deben parametrizar TODOS los ítems de cada categoría, definiendo como mínimo los hechos OTORGAR y RECEPCION, realizando el pareo de las cuentas contables. Sólo para el caso de la categoría BENEFICIOS tipo Medico, se deben parear FONASA e ISAPRE. Para obtener una lista de todas las categorías que están asociadas, puede acceder a un reporte detallado a través de la opción menú: Pantallas Act Vista de Ayuda, seleccionar vista V_INE_ASOCIACION_ASIENTOS, y presionar botón Consultar. Puede exportar el reporte a un archivo local utilizando el botón Exportar. 16

18 Imagen nº 3.3.2: Sistema SIRH Bienestar. Vistas de Informes No Estructurados, Asociación Asientos. 3.4 Revisión de Parámetros Si bien, los parámetros no cambian año tras año, es recomendable revisarlos. En particular se recomienda revisar el nuevo parámetro implementado en la integración, llamada Seguro de Desgravamen. Dependiendo si esta activo o no, se habilita un nuevo tipo de recaudación, el cual permite saldar todas las deudas de un funcionario que presente alejamiento por fallecimiento. Se accede a través de la opción menú: Códigos Parámetros Imagen nº 3.4.1: Mantenedor de Parámetros. 17