PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE PRIMAS

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1 Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Administración de la Compensación Salarial Profesional Planeación Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008 Resolución N 032 Página 1 de 11 OBJETIVO Procesar las novedades y modificaciones que se presenten sobre el personal vinculado, con el fin de generar la liquidación y así suministrar la información necesaria para realizar el pago oportunamente. ALCANCE Desde la recepción de las novedades hasta la impresión, entrega y archivo de los listados de la liquidación realizada. NORMATIVIDAD Decreto 1045 de 1978 (Art. 8 33) Decreto 1279 de 2002 (Art ) Reglamento del Profesor (Art. 98) Reglamento Personal Administrativo ( ) Convención Colectiva de Trabajo (Art ) Acuerdo Consejo Superior 065 de 1980 (Art. 1 3 ) Acuerdo Consejo Superior 015 de 1985 (Art. Único) Acuerdo Consejo Superior 151 de 1989 (Art. 1 y 2) Decreto 1919 de 2002 Acuerdo Consejo Superior 016 de 2004 Acuerdo Consejo Superior 018 de 2004 Ley 995 de 2005 Decreto 404 de 2006 Acuerdo Consejo Superior 060 de 2007 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Primas: Prestaciones sociales a las que tienen derecho los empleados públicos y los trabajadores oficiales. SIRH: Sistema de Información de Recursos Humanos. DSI: División de Servicios de Información. RASIRH: Ruta de Acceso al Sistema de Información. DRH: División de Recursos Humanos. BSP: Bonificación de Servicio Prestado. IBC: Ingreso Base de Cotización. RP: Reglamento del Profesor. RPA: Reglamento del Personal Administrativo. ACS: Subproceso Administración de la Compensación Salarial CONSIDERACIONES La liquidación de primas se realiza de manera mensual, semestral o anual dependiendo del tipo de vinculación. Las novedades que se reciben para adelantar este procedimiento pueden ser: Comisiones no remuneradas, Retefuente, Embargos, Licencias no remuneradas, Descuentos, Retiros, Sanciones y Formas de pago. La liquidación de primas puede ser total o parcial, total cuando comprende a todo el personal vinculado y parcial cuando se requiere o se necesita liquidar a una persona o a un grupo de personas. Los aportes de salud y pensión sólo se tienen en cuenta para la Liquidación de la Prima de Antigüedad - Bonificación de Servicios Prestados. En el Anexo A se encuentran los diferentes tipos de primas y la relación para su cálculo, que depende del tipo de vinculación y/o régimen que cobije al funcionario. Se realiza un aporte correspondiente a 1/12 sobre el total devengado de BSP, para quienes se encuentran afiliados al Fondo Nacional del Ahorro.

2 Página 2 de 11 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO Recibe novedades Registra novedades Establece parámetros Genera preliquidación Genera listados de preliquidación Listados de preliquidación Radicación y verificación 1. Recibe de los funcionarios o entidades las novedades de manera escrita presentadas de conformidad con la reglamentación vigente en el mes a liquidar. 2. Organiza las novedades recibidas e incluye en el SIRH las diferentes modificaciones que afecten los pagos. RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Manejo de novedades è Inclusión. NOTA: Para la inclusión de embargos seguir RASIRH: Pagos de personal è Hoja de pagos è Descuentos personales è Inclusión. 3. Establece en el SIRH de información el período a liquidar, el tipo de vinculación y el tipo de liquidación (ver Anexo A: Primas a liquidar). RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Liquidación de pagos è Primas. 4. Genera la preliquidación que se constituye en un soporte para la liquidación definitiva. Genera la cifras de control del proceso de liquidación para la verificación. RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Liquidación de pagos è Primas. 5. Genera los listados de Preliquidación (ver Anexo B: Listados de Prenómina) RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Listados de liquidación. 6. Confronta las novedades recibidas con la prenómina para verificarla. Revisa nombre y asignación mensual, y que la aplicación de la liquidación esté acorde con el tipo de vinculación. 1

3 DIAGRAMA DE FLUJO 1 TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 3 de 11 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Incluye novedades 7. Graba en el SIRH las diferentes modificaciones que afectan los pagos. RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Manejo de novedades è Inclusión. NOTA: Para la inclusión de embargos seguir RAISRH: Pagos de personal è Hoja de pagos è Descuentos personales è Inclusión. Revisión de novedades 8. Revisa si están correctas las novedades grabadas. El mismo SRH indica si hay inconsistencia o no. Genera liquidación 9. Liquida la primas mediante el SIRH del Personal Vinculado. Genera cifras control del proceso de liquidación. RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Listados de liquidación. Confronta Liquidación 10. Realiza una confrontación de la Liquidación generada en pantalla con la Preliquidación para verificar que ésta sea correcta, las cifras globales deben ser iguales tanto en descuentos como en devengados, también verifica que las modificaciones se hayan efectuado correctamente. No Inconsistencias Si Ajustes Genera listados Listados 1 Si hay inconsistencias se busca donde se encuentra el error para realizar el respectivo ajuste. 11. Realiza las correcciones directamente en el SIRH para generar la Liquidación definitiva. 12. a. Genera los archivos de Listados de Liquidación (ver Anexo C: Listados de Liquidación). RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Listados de Liquidación è Primas. B. Genera los archivos externos (Ver Anexo E: Archivos Externos Generados). RASIRH: Pagos de personalè Proceso de liquidación è Generar archivos externos. 2

4 DIAGRAMA DE FLUJO 2 TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 11 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Genera descuentos 13. Revisa los Acumulados del mes y los Acumulados a la fecha: Devengados y Aportes, para poder realizar el cierre de la liquidación del mes. Auxiliar ACS No Inconsistencias Si Revisa acumulados 1 Pág. 3 Si hay inconsistencias se busca donde se encuentra el error par realizar el respectivo ajuste. 14. Realiza las correcciones directamente en el SIRH para obtener los Acumulados. Profesional DSI Cargue de Liquidación 15. Realiza el cargue de la Liquidación definitiva. RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è Nómina è Copiar Tablas. Cargue Genera Cifras Control 16. Genera cifras control del proceso de cargue de la Liquidación definitiva para verificar que todas las cifras sean consistentes. No Inconsistencias Si hay inconsistencias se busca donde se encuentra el error par realizar el respectivo ajuste. Si Realiza ajustes 17. Realiza las correcciones directamente en el SI para poder realizar el cierra de la Liquidación. Profesional DSI Genera descuentos Archivo FIN 18. Genera manualmente los descuentos si los hay. 19. Archiva los diferentes listados generados en la Liquidación definitiva. A partir de este punto, se adelanta el Procedimiento de Egresos (Proceso Financiero) Auxiliar ACS Auxiliar ACS

5 Página 5 de 11 Para realizar la Liquidación de Primas se debe tener en cuenta lo siguiente: EMPLEADOS PÚBLICOS PROFESIONALES (Régimen Antiguo) ANEXO A. PRIMAS A LIQUIDAR Prima de Antigüedad (Una Doceava) PA = (RM a 31 de marzo*1,125*n)/180 Período de abril año anterior a 31 de marzo PS = RM a 31 de mayo PS (1/12)=(1/12)*PA del presente año + (1/12)(PN+PV+PS) del año anterior PV = [RM a la fecha de liquidación + (1/12)*PS]/2 Período a liquidar: Enero - Diciembre PN = RM a 30 de noviembre + ((1/12)*(PS+PV)) Período a liquidar: Enero Diciembre. Aplica si meses laborados >=1 NORMA RPA: Cap. XI Art. 220 Ac. CS 065 de 1980: Art. 1 Ac. CS 015 de 1985: Art. Único RPA: Cap. XI Art. 219 Ac CS 065 de 1980: Art. 2 Ac. CS 151 de 1989: Art. 1 y 2 Decreto 1045 de 1978: Art RPA: Cap. XI Art.218 Decreto 1045 de 1978: Art RPA: Cap. XI Art. 219 Ac. CS 065 de 1980: Art. 2 EMPLEADOS PÚBLICOS PROFESIONALES (Régimen Nuevo) CÁLCULO NORMA Bonificación de Servicios Prestados BSP = 35% a la fecha de liquidación Aplica al año de vinculado PS = (RM a 31 de mayo)/2 Período a liquidar: Junio año anterior a 31 de mayo. Aplica si durante el período a liquidar se ha laborado mínimo 6 meses PV = [(RM a la fecha de liquidación)+(1/12)*(bsp + PS)]/2 Período a liquidar: Enero - Diciembre PN = [(RM a 30 de noviembre)+(1/12)*(bsp + PS + PV)] Período a liquidar: Enero Diciembre. Aplica si meses laborados >=1 Ac. CS 060 de 2007 Decreto 1919 de 2002 Ac. CS 060 de 2007 Decreto 1919 de 2002 Ac. CS 060 de 2007 Decreto 1919 de 2002 Ac. CS 060 de 2007 Decreto 1919 de 2002

6 Página 6 de 11 ANEXO A. PRIMAS A LIQUIDAR EMPLEADOS PÚBLICOS NO PROFESIONALES (Régimen Antiguo) CÁLCULO NORMA Prima de Antigüedad PA = (RM a 31 de marzo*1,125*n)/180 Período a liquidar: Abril año anterior a 31 de marzo RPA: Cap. XI Art. 220 Ac. CS 065 de 1980: Art. 1 Ac. CS 015 de 1985: Art. Único (Una Doceava) PS = RM a 31 de mayo PS (1/12)=(1/12)*PA del presente año + (1/12)(PN+PV+PS) del año anterior PV = [(RM a la fecha de liquidación+st+sa)+(1/12)*ps]/2 Período a liquidar: Enero - Diciembre PN = [(RM a 30 de noviembre+st+sa)+(1/12)*(ps+pv)] Período a liquidar: Enero Diciembre. Aplica si meses laborados >=1 RPA: Cap. XI Art. 219 Ac CS 065 de 1980: Art. 2 Ac. CS 151 de 1989: Art. 1 y 2 Decreto 1045 de 1978: Art RPA: Cap. XI Art.218 Decreto 1045 de 1978: Art RPA: Cap. XI Art. 219 Ac. CS 065 de 1980: Art. 2 EMPLEADOS PÚBLICOS NO PROFESIONALES (Régimen Nuevo) CÁLCULO NORMA BSP = 35% de RM a 31 de marzo Bonificación de Servicios Prestados Período a liquidar: Abril año anterior a 31 de marzo. Aplica si meses completos Acuerdo CS 018 de 2004 laborados >=1 PS = (RM a 31 de mayo + (1/12)*HE)/2 Período a liquidar: Junio año anterior a 31 de mayo. Aplica si meses completos laborados >=1 PV = [(RM a la fecha de liquidación + ST +SA)+(1/12)*(BSP +PS)]/2 Período a liquidar: Enero - Diciembre. Proporcional a días laborados Acuerdo CS 018 de 2004 Acuerdo CS 018 de 2004 PN = [(RM a 30 de noviembre + ST+SA) + (1/12)*(BSP + PS +PV)] Período a liquidar: Enero - Diciembre. Aplica si meses completos laborados >=1 Acuerdo CS 018 de 2004

7 Página 7 de 11 ANEXO A. PRIMAS A LIQUIDAR DOCENTES RÉGIMEN ANTIGUO Prima de Antigüedad (Una Doceava) CÁLCULO PA = (RM a 31 de marzo*1,125*n)/180 Período de abril año anterior a 31 de marzo PS = RM a 31 de mayo PS (1/12)=(1/12)*PA del presente año + (1/12)(PN+PV+PS) del año anterior PV = (1/24) parte de los sueldos devengados en el año Período a liquidar: Enero - Diciembre PN = RM a 30 de noviembre Período a liquidar: Julio Diciembre. Aplica si días laborados segundo semestre >=90 NORMA Ac. CS 065 de 1980: Art. 1 Ac. CS 015 de 1985: Art. Único Ac. CS 065 de 1980: Art. 2 Ac. CS 151 de 1989: Art. 1 y 2 Ac. CS 065 de 1980: Art. 3 Ac. CS 065 de 1980: Art. 2 DOCENTES RÉGIMEN 1279/2002 Bonificación de Servicios Prestados CÁLCULO BSP = 35% de RM a 31 de marzo (Vinculados antes mayo 2003) Período de abril año anterior a 31 de marzo BSP = 35% de RM a la fecha de liquidación (Vinculados después de mayo 2003) Período a liquidar: Año de servicio PS = RM a 30 de abril + (1/12)*BSP Período a liquidar: Junio año anterior a 31 de mayo. Aplica si meses laborados >=6 PV = (2/3)*RM a la fecha de liquidación + (1/12)*(BSP+PS) Período a liquidar: Enero Diciembre (Meses completos) PN = RM a 30 de noviembre + (1/12)*(BSP+PS+PV) Período a liquidar: Enero Diciembre (Meses completos) NORMA Decreto 1279 de 2002: Cap. IX Art Decreto 1279 de 2002: Cap. IX Art. 44 Decreto 1279 de 2002: Cap. IX Art Decreto 1279 de 2002: Cap. IX Art RP: Título IX Cap. VII Art. 98

8 Página 8 de 11 ANEXO A. PRIMAS A LIQUIDAR TRABAJADORES OFICIALES (Régimen Antiguo) TRABAJADORES OFICIALES (Régimen Nuevo) Donde: Prima de Antigüedad (Una Doceava) Bonificación de Servicios Prestados CÁLCULO PA = (RM a 31 de marzo*1,125*n)/180 Período de abril año anterior a 31 de marzo PS = RM a 31 de marzo PS (1/12)=(1/12)*PA del presente año + (1/12)(PN+PV+PS) del año anterior PV = (25/30)*RM a la fecha de liquidación Período a liquidar: Enero - Diciembre PN = RM a 30 de noviembre Período a liquidar: Julio Diciembre. Aplica si días laborados segundo semestre >=90 CÁLCULO BSP = 35% de RM a 31 de marzo Período a liquidar: Abril año anterior a 31 de marzo. Aplica si meses completos laborados >=1 PS = [(RM a 31 de mayo + (1/12)*HE)]/2 Período a liquidar: Junio año anterior a 31 de mayo. Aplica si meses completos laborados >=1 PV = [(RM a la fecha de liquidación + ST +SA)+(1/12)*(BSP +PS)]/2 Período a liquidar: Enero - Diciembre. Proporcional a días laborados PN = [(RM a 30 de noviembre + ST+SA) + (1/12)*(BSP + PS +PV)] Período a liquidar: Enero - Diciembre. Aplica si meses completos laborados >=1 NORMA CCT CCT CCT CCT CCT NORMA Acuerdo CS 016 de 2004 Acuerdo CS 016 de 2004 Acuerdo CS 016 de 2004 Acuerdo CS 016 de 2004 RM = Remuneración Mensual BSP = Bonificación de Servicios Prestados PS (1/12) = (Una Doceava) PA = Prima de Antigüedad PS =. PV =. PN =. n = Nº de meses desde la fecha de vinculación a 31 de marzo ST = Subsidio de Transporte Mensual. SA = Subsidio de Alimentación Mensual. HE = Horas Extras

9 Página 9 de 11 ANEXO B. LISTADOS DE PRENÓMINA Tiras de pago: Contiene la siguiente información del empleado: Identificación, nombre del empleado, unidad donde está trabajando, cargo, tiempo de dedicación, días, mes, sueldo, gastos de representación. Relaciona una lista detallada de los devengados y deducidos, y el neto a pagar al empleado. Resumen: Contiene resumen de Devengados, Aportes y Deducidos por unidad. Bancos: Es un resumen de bancos, muestra cifras totales y contiene: bancos, número de consignaciones y valor total a consignar. Efectivo: Es un resumen de efectivo, muestra cifras totales y contiene: sucursales de efectivo, número de efectivo y valor total a pagar. ANEXO C. LISTADOS DE LIQUIDACIÓN Nº Impresiones y destinos Tiras de pago: Contiene la siguiente información del empleado: Identificación, nombre del empleado, unidad donde está trabajando, cargo, tiempo de dedicación, días, mes, sueldo, gastos de representación. Relaciona una lista detallada de los devengados y deducidos, y el neto a pagar al empleado. Resumen: Contiene resumen de Devengados, Aportes y Deducidos por unidad. Bancos: Relación de entidades bancarias con funcionarios, número de cuentas y valor unitario a consignar. Efectivo: Contiene relación de efectivos con funcionarios y valor. Descuentos: Contiene información de los descuentos realizados. Acumulados Devengados del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de devengados del mes y a la fecha por persona correspondiente factores salariales y prestacionales. Deducidos del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de deducidos del mes y a la fecha por persona: aportes salud, aportes pensión, aporte fondo de solidaridad, retención en la fuente, estampilla PROUIS. Aportes UIS del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de aportes UIS del mes y a la fecha por persona: aporte salud, aporte riesgos profesionales, ICBF, FAVUIS y cesantías. Resumen de liquidación por persona: Contiene por persona los acumulados de sueldo, tiempo trabajado y el valor liquidado para la prima. EPS Entidades Promotoras de Salud: Contiene la identificación del empleado, nombre del empleado, novedades, días trabajados, sueldo, IBC del empleado, tarifa aporte empleado, tarifa aportes UIS, total aportes y solidaridad. Se genera para BSP y PA. Dos è(1) DRH / (1) D. Financiera (A 1 parte) Dos è(1) DRH / (1) D. Financiera (A 1 parte) Uno è (1) D. Financiera (A 2 partes) Uno è (1) D. Financiera (A 2 partes) Tres è (1) DRH / (2) D. Financiera. Uno è (1) DRH Uno è (1) DRH Tres è (1) DRH / (2) D. Financiera

10 Página 10 de 11 ANEXO C. LISTADOS DE LIQUIDACIÓN (Continuación) Nº Impresiones y destinos AFP Administradoras Fondos Pensiones: Contiene la identificación del empleado, nombre del empleado, novedades, días trabajados, último sueldo, IBC del empleado, aportes del empleado, aporte UIS, total aportes y solidaridad. Se genera para BSP y PA. Aportes ISS: Contiene la identificación del empleado, nombre del empleado, días trabajados, valor base de liquidación, IBC del empleado, aportes del empleado, aportes UIS y solidaridad. Se genera para BSP y PA. Solidaridad Pensiones: Contiene la identificación del empleado, nombre del empleado, IBC del empleado, aporte de solidaridad pensión, y los días trabajados. Se genera para BSP y PA. Fondo Nacional del Ahorro: Contiene nombre, identificación, base empleado, aporte empleado, aporte UIS, total aporte y días. Resumen de Liquidación: Contiene las cifras devengados y deducidos por fondos y totales UIS. Tres è(1) DRH / (2) D. Financiera Tres è(1) DRH / (2) D. Financiera Cuatro è(1) DRH / (3) D. Financiera Cuatro è(1) DRH / (3) D. Financiera Uno è (1) Sección de Presupuesto ANEXO D. ARCHIVOS EXTERNOS GENERADOS Fondo Nacional del Ahorro: Archivo plano con la información correspondiente a los aportes liquidados. Embargos: Archivo plano con la información correspondiente a los descuentos aplicados. Registro Presupuestal: Se coloca la información en el Sistema Financiero para la ejecución presupuestal. Registro Contable: Se coloca la información en el Sistema Financiero para la ejecución contable. Orden de Pago: Se coloca la información en el Sistema Financiero para la ejecución de la orden de pago. Nº Impresiones y destinos Uno è (1) Se envía en medio magnético al Fondo Nacional del Ahorro Uno è (1) Se envía en medio magnético a la Sección de Tesorería. Dos è (1) DRH / (1) Sección de Presupuesto Uno è (1) DRH Uno è (1) DRH

11 Página 11 de 11 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Enero 24 de 2008 Creación del Documento 2 Enero 17 de 2011 Modificación en la Normatividad, las Definiciones y/o Abreviaturas y las Consideraciones; modificación en todas las actividades de responsable Auxiliar de Nómina DRH a Auxiliar ACS y Profesional de Nómina a ; modificación en las actividades 12 y 15; modificación de los Anexos A, B y C e inclusión del Anexo D.