PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE NÓMINA DE PENSIONADOS

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1 Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Nómina Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 9 Fecha de aprobación: Octubre 11 de 2004 Resolución N 884 OBJETIVO Procesar las novedades y modificaciones sobre el personal jubilado que se presenten con el fin de generar la liquidación y así suministrar la información necesaria para realizar el pago oportunamente. ALCANCE Desde la recepción de las novedades hasta la impresión, entrega y archivo de los listados de la liquidación realizada. NORMATIVIDAD Ley 100 de 1993: Arts. 14, 33-35, 39-49, 128, 134, 156, 157, 160, y 209 Ley 797 de 2003: Arts. 3-5 y 7 Decreto 806 de 1998: Arts. 26, 52, 70, Decreto 1406 de 1999: Arts. 5, 7-10 y 24 Decreto 510 de 2003: Arts. 1 3 y 5. Decreto 1670 de 2007: Art. 1 Convención Colectiva de Trabajo UIS (Vigente) DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS SIRH: Sistema de Información de Recursos Humanos DSI: División de Servicios de Información. RASIRH: Ruta de Acceso al Sistema de Información de Recursos Humanos. DRH: División de Recursos Humanos. NOVEDAD: Toda aquella modificación que se tenga que registrar en el SRH durante el proceso de liquidación. Las novedades que se pueden presentar son las siguientes: (1) creación de descuentos, (2) ingreso de pensionados, (3) reajuste de pensión, (4) retiro descuentos personales, (5) retiro de pensionados (Sustitución o muerte), (6) suspensión de aportes, (7) Aporte pensión, (8) Aporte fondo solidaridad, (9) aporte seguridad social, (10) descuento cooperativa, (11) descuento embargo y acuerdo de alimentos, (12) descuento otros embargos, (13) forma de pago, (14) otros descuentos, (15) reclamación de pagos y (16) resoluciones. No aplican CONSIDERACIONES

2 Página 2 de 9 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO Recibe información en medio magnético o vía electrónica Incluye modificaciones Reporte de inconsistencias Recibe información impresa Revisa relación de novedades Prepara inclusión Incluye modificaciones 1. Recibe información de CAPRUIS, COOPRUIS, ARPRUIS Y FAVUIS, en medio magnético o vía electrónica, sobre las novedades presentadas de conformidad con la reglamentación vigente en el mes a liquidar. 2. Realiza la transferencia de archivos, de acuerdo con el soporte enviado por estas entidades, luego los carga con el software FTP, cambia sus nombres y realiza el cargue de novedades automáticamente en el SIRH, generándose el listado de Reporte de inconsistencias, el cuál se imprime. RASIRH: Pagos de personal Proceso de liquidación Manejo de novedades FAVUIS Transferencia FAVUIS. RASIRH: Pagos de personal Proceso de liquidación Manejo de novedades Cargue automático de novedades 3. Recibe información impresa sobre las novedades presentadas de conformidad con la reglamentación vigente en el mes a liquidar, organizándolas de tal forma que se pueda realizar la revisión. 4. Revisa las relaciones de novedades que fueron recibidas, así como los descuentos y devengados que afectan el pago de los pensionados. 5. Prepara para incluir en el SIRH aquellas novedades que no presentan inconsistencias. 6. Incluye en el SIRH las diferentes modificaciones que afectan los pagos. Para modificaciones puntuales seguir RASIRH: Pagos de personal Proceso de liquidación Manejo de novedades Inclusión. Para la inclusión de descuentos fijos y con saldo y de embargos seguir RASIRH: Pagos de personal Hoja de pagos Descuentos personales Inclusión. Profesional de Nómina Profesional de Nómina 1

3 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 3 de 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 Revisa novedades grabadas 7. Revisa si están correctas las novedades grabadas. El SIRH informa si hay inconsistencia o no. RASIRH: Pagos Personal Proceso de liquidación Manejo de novedades Crítica de novedades. Genera liquidación 8. Genera la liquidación, esta Prenómina constituye un soporte para la liquidación definitiva. Se generan cifras control del proceso de liquidación para verificar el mismo (ver Anexo A: Listados de Prenómina) RASIRH: Pagos Personal Proceso de Liquidación Liquidación pagos Liquidación mensual Liquidación mensual todos los empleados. Prepara inclusión 9. Realiza confrontación de los totales de cada descuento con las novedades y éstos deben coincidir para que la liquidación sea correcta. También chequea que las novedades estén afectando la liquidación correctamente. No Inconsistencias Si Si hay inconsistencias busca dónde está el error para realizar el respectivo ajuste. Ajustes 10. Realiza las correcciones directamente en el SIRH para genera la Nómina. Para realizar la corrección borra, modifica o registra la respectiva novedad. RASIRH: Pagos de personal Proceso de liquidación Manejo de novedades Inclusión / Modificación. También incluye las nuevas novedades que se presenten. RASIRH: Pagos Personal Hoja de Pagos Descuentos personales Genera listados Genera la liquidación de la Nómina en el SIRH y generan las cifras control del proceso de liquidación. RASIRH: Pagos Personal Proceso de liquidación Liquidación de pagos 2

4 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 Confronta Liquidación 12. Realiza una confrontación de la nómina generada en pantalla con la Prenómina para verificar que ésta sea correcta, las cifras globales deben ser iguales tanto en descuentos como en devengados, también verifica que las modificaciones se hayan efectuado correctamente. No Inconsistencias Si Si hay inconsistencias se busca en donde se encuentra el error para realizar el respectivo ajuste. Ajustes 1 Pág Realiza las correcciones directamente en el SIRH para generar la Liquidación definitiva. Genera listados Listados de Liquidación Listados de Acumulados 14.a. Genera los archivos de Listados de Liquidación (ver Anexo B: Listados de Liquidación). RASIRH: Pagos de personal Proceso de liquidación Listados de pagos b. Genera los archivos de acumulados (ver Anexo B). RASIRH: Pagos personal Proceso de liquidación Listados de liquidación Acumulados c. Genera los archivos externos (ver Anexo B). RASIRH: Pagos personal Proceso de liquidación Generar Archivos externos. Envía archivos vía electrónica 15. Envía por vía electrónica archivos de FAVUIS y FIDUCAFE y por medio magnético archivo del ISS. Profesional de Nómina Revisa los Acumulados 16. Revisa los Acumulados del mes y los Acumulados a la fecha: Devengados y Aportes, para poder realizar el cierre de la liquidación del mes. 3

5 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3 No Inconsistencias Si Revisa acumulados Si hay inconsistencias se busca donde se encuentra el error para realizar el respectivo ajuste. 17. Realiza las correcciones directamente en el SIRH para obtener los Acumulados. Profesional DSI Cargue de Nómina 18. Realiza el cargue de la Liquidación definitiva. RASIRH: Pagos personal Proceso de liquidación Cargue Nómina. Profesional Nómina No Genera Cifras Control Inconsistencias Si Realiza ajustes 19. Genera cifras control del proceso de cargue de la Liquidación definitiva para verificar que todas las cifras sean consistentes. RASIRH: Pagos personal Proceso de liquidación Cargue Nómina. Si hay inconsistencias se busca donde se encuentra el error par realizar el respectivo ajuste. 20. Realiza las correcciones directamente en el SIRH para poder realizar el cierra de la Liquidación. Profesional Nómina Profesional DSI Archivo 21. Archiva los diferentes listados generados en la Liquidación definitiva. Archivo FIN 22. Da VoBo a los listados de descuentos y aportes, después se envían a la fiduciaria. A partir de este punto, se adelanta el Procedimiento de Egresos (Proceso Financiero) Profesional Nómina

6 Página 6 de 9 ANEXO A. LISTADOS DE PRENÓMINA Tiras de pago: Contiene la siguiente información del pensionado: nombre y pensión, además, muestra una lista detallada de los devengados y deducidos del mes y el neto a pagarle el pensionado. Resumen: Contiene cifras totales de los conceptos liquidados: Devengados, Deducidos y Aportes. Relación de descuentos: Resumen de los descuentos efectuados y los no efectuados. Contiene cifras totales y se da por cada entidad: identificación del pensionado, nombre del pensionado y valor del descuento. Maestra: resumen del estado de la liquidación del pago mensual de la persona, adicionalmente contiene la concurrencia de los pagos (nación, departamento y UIS) ANEXO B. LISTADOS LISTADOS DE LIQUIDACIÓN Tiras de pago: Contiene la siguiente información del pensionado: nombre, sueldo, y muestra una lista detallada de los devengados y deducidos, y el neto a pagar al pensionado. Resumen: Contiene cifras totales de los conceptos liquidados: Devengados, Deducidos y Aportes. Relación de descuentos: Resumen de los descuentos efectuados y los no efectuados. Contiene cifras totales y se da por cada entidad: identificación del pensionado, nombre del pensionado y valor del descuento. Bancos: Es un resumen de bancos, muestra cifras totales y contiene: bancos, número de consignaciones y valor total a consignar. Efectivo: Es un resumen de efectivo, muestra cifras totales y contiene: número de efectivo y valor total a pagar Acumulados Devengados del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de devengados del mes y a la fecha correspondiente a mesadas y subsidio educativo. Se da por cada pensionado cada concepto acumulado. Deducidos del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de deducidos del mes y a la fecha: aportes salud, aporte pensión, aporte fondo de solidaridad, retención en la fuente. Se da por persona cada concepto acumulado. Aportes UIS del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de aportes UIS del mes y a la fecha: tipo de documento, identificación del pensionado, nombre del pensionado, aporte salud, aporte riesgo, ICBF, FAVUIS. Maestra: Resumen del estado de la liquidación del pago mensual de la persona, adicionalmente contiene la concurrencia de los pagos (nación, departamento y UIS) EPS Entidades Promotoras de Salud: Contiene la identificación del pensionado, nombre, último sueldo, IBC del pensionado, aporte del pensionado. Nº Impresiones y destinos Dos (1) DRH / (1) D. Financiera (A 2 partes) Dos (1) DRH / (1) D. Financiera (A 2 partes) Cuatro (4) (1) DRH / (3) V. Administrativa Dos (1) DRH / (1) D. Financiera (A 2 partes) Dos (1) DRH / (1) D. Financiera (A 2 partes) Uno (1) DRH. Cuatro (4) (3) DRH / (1) V. Administrativa Cuatro (4) (1) DRH / (3) V. Administrativa

7 Página 7 de 9 ANEXO B. LISTADOS (Continuación) LISTADOS DE LIQUIDACIÓN (Continuación) Descuentos con Saldo: Contiene cifras de los descuentos con saldo y se da por cada entidad: identificación del pensionado, nombre del pensionado y valor del descuento. Descuentos Fijos: Contiene cifras de los descuentos fijos y se da por cada entidad: identificación del pensionado, nombre del pensionado y valor del descuento. Uno è (1) DRH. Uno (1) DRH. Nº Impresiones y destinos Aportes ISS: Contiene la identificación del pensionado, nombre, valor base de liquidación y aportes de salud, pensión, fondo de solidaridad correspondientes al pensionado y a la universidad en cuanto a lo obligatorio y adicional. Uno (1) DRH. Solidaridad Pensiones: Contiene la identificación del pensionado, nombre, IBC, aporte de solidaridad pensión. Resumen liquidación mensual nómina Jubilados y sustitutos: Contiene los valores de los diferentes montos de la liquidación mensual. Informe soporte de liquidación mensual: Contiene la información de diferentes montos de la liquidación mensual. Total de aportes UIS agrupados por subcuentas: Reporte estadístico de acuerdo a los aportes UIS por subcuentas, los valores que se manejan. Total de netos agrupados por subcuentas: Reporte estadístico de acuerdo a los netos por subcuentas, los valores que se manejan. Total de aportes persona agrupados por subcuentas: Reporte estadístico de acuerdo a los aportes persona por subcuentas, los valores que se manejan. Total de deducidos agrupados por subcuentas: Reporte estadístico de acuerdo a los deducidos por subcuentas, los valores que se manejan. Cuatro (4) (1) DRH / (3) V. Administrativa Total de descuentos agrupados por subcuentas: Reporte estadístico de acuerdo a los descuentos por subcuentas, los valores que se manejan. ARCHIVOS EXTERNOS GENERADOS Uno (1) V. Administrativa. FAVUIS: Contiene nombre, abreviatura, documento y valor de descuento. Maestro FAVUIS: Contiene nombre, abreviatura, documento y valor de descuento. Autoliquidación ISS: Contiene las definiciones dadas por el ISS. Pago FAVUIS: Contiene el documento, apellido, nombre, número de cuenta, tipo de cuenta y valor a abonar. Ninguna (Envío electrónico) Ninguna (Envío electrónico) Ninguna (Envío medio magnético) Uno No se archiva.

8 Página 8 de 9 ANEXO B. LISTADOS (Continuación) ARCHIVOS EXTERNOS GENERADOS (Continuación) Nº Impresiones y destinos Embargos: Contiene por persona la información de los embargos. Registro Presupuestal: Se coloca la información en el Sistema Financiero para la ejecución de la parte financiera. Registro Contable: Se coloca la información en el Sistema Financiero para todos los pagos. Orden de Pago: Se coloca la información en el Sistema Financiero para la generación de la orden de pago. Fiducafe: Se genera para el pago por persona a través de la fiducia. Uno (1) DRH. Se envía en medio magnético a la Sección de Tesorería. Dos (1) DRH / (1) Sección de Presupuesto Uno (1) DRH Uno (1) DRH Ninguna (Envío electrónico)

9 Página 9 de 9 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Octubre 11 de 2004 Creación del Documento 2 Marzo 3 de 2008 Adaptación al nuevo formato de procedimiento, actualización de la normatividad que aplica, adición de pasos necesarios para la realización del procedimiento, adición de las rutas de acceso al Ruta de Acceso al Sistema de Información de Recursos Humanos y actualización de los listados generados y sus destinos.