División Gestión Financiera Declaraciones tributarias

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1 Código: PA-GA-5.2-PR-3 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 1 de PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: Gestión administrativa / Gestión Financiera 2. RESPONSABLE(S): - 3. OBJETIVO: Elaborar, presentar las declaraciones Tributarias del Orden Nacional y Municipales, atendiendo a las disposiciones vigentes 4. ALCANCE: Inicia con la aplicación de las retenciones en el momento del pago de acuerdo los hechos económicos generadores de los tributos y termina con el archivo en las carpetas correspondientes 5. MARCO NORMATIVO: Constitución Nacional, Estatuto Tributario, Decreto 6. CONTENIDO: No. Cargo Actividad / Descripción Responsable Declaraciones de retención Punto de control 1 Verifica y efectúa las retenciones si es del caso, de conformidad con los hechos económicos generadores del tributo en el momento de pago Revisar las retenciones Cada vez que sea necesario 2 Liquida e informa al funcionario responsable del avance para que consigne en la cuenta de la Universidad las retenciones administrativo Funcionario responsable de Avance 3 Consigna en el Banco el valor liquidado Funcionario responsable de Avance Verificar administrativo 4 Registra en el sistema la consignación de las retenciones Verificar reporte Consecutivo

2 Código: PA-GA-5.2-PR-3 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 2 de 14 documentos de tesorería del aplicativo finanzas plus Cada vez que sea necesario 5 Recepciona de la Unidad de Salud los cheques físicos y el listado Resumen Conceptos Tributarios ejecutiva Radicar el oficio con los cheques físicos y el listado Resumen Conceptos Tributarios- ejecutiva Mensual 6 Elabora e imprime los comprobantes de egreso y cheques de las retenciones por los diferentes conceptos tributarios (Retenciones e ICA) e imprime listados. Refrendar Mensual 7 Consolida información de las retenciones de impuestos nacionales y municipales de las unidades existentes que conforman la parte económica y social de la Universidad. 8 Diligencia, firma y presenta electrónica y/o manualmente las Declaraciones Tributarias de Retenciones ante las entidades correspondientes NOTA 1: Para esta actividad se necesita la firma electrónica del Representante Legal (Señor Rector) y el tesorero. Diligencia formulario 350 de la DIAN y Formulario del ICA en forma electrónica y/o manual Mensual

3 Código: PA-GA-5.2-PR-3 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 3 de 14 9 Imprime la declaración presentada y hace copia de seguridad en equipo del tesorero 10 Genera e imprime el formato de recibo oficial de Pago en Bancos por cada concepto Envió mediante correo electrónico las declaraciones tributarias presentadas con pago o sin pago al correo de la División Gestión Financiera (dfinan@ unicauca.edu.co). Verificar cumplimiento de pagos y presentación de declaraciones, Jefe División de Gestión Financiera 11 Entrega al funcionario del área de gestión documental el (los) cheque y formato diligenciado para que realice el pago en la entidad financiera Efectuar el pago en la Entidad Financiera. Funcionario Gestión Documental Verificar copia de Pago efectivo universitario 12 Archiva en carpetas según normas de archivística para su custodia y posterior disposición Auxiliar Declaración de renta y complementarios o de ingresos y patrimonio Verificar universitario 1 Descarga del aplicativo finanzas plus los reportes por l forma CRMA en forma consolidada. Clasifica las cuentas contables del Balance y el Estado de Resultados de acuerdo con la normatividad Vigente para presentación de información de Renta y Complementarios o de Ingresos y patrimonio Documento en Excel de clasificación de cuentas de acuerdo con el formato DIAN formulario 110 Anual 2 Estructura la información solicitada en el formulario de la Declaración de renta y complementarios o de Ingresos y Patrimonio

4 Código: PA-GA-5.2-PR-3 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 4 de 14 3 Diligencia, Firma y presenta electrónicamente la declaración renta y complementarios o de Ingresos y Patrimonio. NOTA 2: para esta actividad se necesita la firma electrónica y/o manual del Representante Legal (Señor Rector) y el contador Diligenciar formulario establecido por la DIAN anual Verificar cumplimiento de presentación de declaraciones Especializada 4 Imprime los formularios de la presentación de información a la DIAN, y hace copia de seguridad en el equipo de cómputo del. NOTA 3: Envió mediante correo electrónico las declaraciones tributarias presentadas sin pago al correo de la División (dfinan@ unicauca.edu.co) y a rectoría. 5 Archiva en carpetas según normas de archivística para su custodia y posterior disposición dela impresión del formulario de declaración y presentado. Auxiliar Información exógena 1 Revisa la(s) resolución(es) expedida y publicada en la página de la DIAN de la vigencia a informar (anual) NOTA 4: En las resoluciones se determina que se debe presentar, como se debe presentar y cuando se debe presentar. 2 Solicita a la División de TIC, mediante correo electrónico, la información de pagos a los Correo electrónico con copia al Jefe

5 Código: PA-GA-5.2-PR-3 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 5 de 14 funcionarios por conceptos de vinculación laboral y pensionales, de conformidad con la normatividad vigente de la División de Gestión Financiera Anual 3 Revisa y actualiza si es del caso la parametrización recibida con la normatividad vigente Asociación de los códigos tributarios con los conceptos de los pagos Anual 4 Estructura la información de pagos por vinculación laboral en un archivo Excel con iguales características al solicitado en el prevalidador de la DIAN. 5 Ejecuta la opción de generación de archivos según requerimientos de la DIAN en Finanzas Plus 6 Unifica la información de Finanzas con la de pagos laborales y pensionales para los formularios respectivos 7 Genera la prevalidación en aplicativo de la DIAN 8 Revisa las diferencias resultantes, como son identificaciones de terceros, valores duplicados y que los valores sean coherentes con las cuentas contables de los Estados Financieros correspondientes Verificación y Refrendación 9 Depura las inconsistencias presentadas y reportar observaciones Verificación y Refrendación

6 Código: PA-GA-5.2-PR-3 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 6 de 14 La información se envía mediante correo electrónico para revisión por parte del Jefe de División de Gestión Financiera. Jefe División de Gestión Financiera 10 Presenta la Información exógena del portal Web de la DIAN a través Diligencia, Firma y presenta electrónicamente la información exógena. NOTA 5: para esta actividad se necesita la firma electrónica del Representante Legal (Señor Rector). Verificar cumplimiento de presentación de la Información, Jefe División de Gestión Financiera 11 Saca copia magnética de los archivos presentados y acuses de recibos, en el equipo del técnico y en cd 12 Imprime los formularios de la presentación de información a la DIAN 13 Archiva en Carpetas según normas de archivística para su custodia y posterior disposición las impresiones y cd Auxiliar Declaración de impuesto de industria y comercio 1 Descarga reportes del aplicativo finanzas plus por la forma CDMO de la unidad 01 de los ingresos por venta de material de impresos y publicaciones del sello editorial. Documento en Excel de los ingresos del sello editorial Anual 2 Diligencia y presenta electrónicamente los Ingresos anuales del sello editorial a través del portal Web de la Alcaldía de Popayán.

7 Código: PA-GA-5.2-PR-3 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 7 de 14 3 Se imprime la declaración de impuesto de industria y comercio, firma el profesional universitario contador y se envía a la Rectoría para firma. Ejecutiva 4 Comunica al Coodinador del Sello Editorial el monto para que realice la solicitud de avance para el pago respectivo Coordinador Sello Editorial 5 Realiza solicitud de avance a la Vicerrectoría Administrativa Coordinador Sello Editorial 6 Remite copia a la División financiera del pago de la declaración de impuesto de industria y comercio Ejecutiva Radicar documentos Y escanea ejecutiva Anual 7 Archiva en carpetas según normas de archivística para su custodia y posterior disposición las impresiones y cd Auxiliar 7. FORMATOS: Formato de Industria y Comercio Formato Declaración de Ingresos y Patrimonio DIAN Formato de recibo Oficial de Pago- DIAN Formato de Declaraciones de Retención en Fuente e IVA 8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: DIAN: Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales MCGC: Composición de Literales CGCO: Generación de Medio Magnético CRCT: Reporte Resumen Concepto Tributario

8 Código: PA-GA-5.2-PR-3 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 8 de REGISTRO DE MODIFICACIONES: ICA: Impuesto de Industria y Comercio PARAMETRIZAR: Establecer equivalencias en el sistema P.U. FECHA VERSIÓN : No CÓDIGO MODIFICACIONES FIN-PR-003 Construcción procedimiento: Declaraciones Tributarias MA-GA-5.2-PR-3 Codificación del Procedimiento y Ajuste MA-GA-5.2-PR-3 Ajuste y mejora en las actividades del procedimiento de acuerdo a lo realizado en la actualidad PA-GA-5.2-PR-3 Modificación y actualización de las actividades del procedimiento 10. ANEXOS: Anexo A: Convenciones del diagrama de flujo Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento

9 Código: PA-GA-5.2-PR-3 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 9 de 14 ELABORACIÓN REVISIÓN Nombre: Cargo: Fecha: REVISIÓN Nombre: Responsable Subproceso Cargo: Jefe División de Gestión Financiera Fecha: APROBACIÓN Nombre: Responsable Proceso Cargo: Vicerrector(a) (a) Rector Fecha: DD-MM.AA Fecha: Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

10 Código: PA-GA-5.2-PR-3 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 10 de 14 Anexo A: Convenciones del diagrama de flujo SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

11 Código: PA-GA-5.2-PR-3 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 11 de 14 Anexo B: Convenciones del diagrama de flujo Declaraciones de retención SECRETARIA EJECUTIVA JEFE DE DIVISION PROFESIONAL ESPECIALIZADO DIVISION FINANCIERA PROFESINAL UNIVERSITARIO TESORERIA TECNICO ADMINISTRATIVO RESPONSABLE DEL AVANCE AREA DE GESTION DOCUMENTAL MENSAJERO INICIO Verifica y efectúa las retenciones si es del caso, de conformidad con los hechos económicos generadores del tributo en el momento de pago Liquida e informa al funcionario responsable del avance para que consigne en la cuenta de la Universidad las Retenciones Recibe información y realiza consignación en el Banco por el valor liquidado Verifica consignación Ingresa a Sistema Finanzas Plus Recepciona y radica de la Unidad de Salud los cheques físicos y el listado Resumen Conceptos Tributarios Verificar reporte Consecutivo documentos de tesorería del aplicativo finanzas plus Registra en el sistema la consignación de las retenciones Recibe, verifica y remite documentos a - Tesorería Recibe y revisa documentación Elabora e imprime los comprobantes de egreso y cheques de las retenciones por los diferentes conceptos tributarios (Retenciones e ICA) e imprime listados Listados comprobantes de egreso y cheques de las retenciones Consolida información de las retenciones de impuestos nacionales y municipales de las unidades existentes que conforman la parte económica y social de la Universidad Entrega documentos a - Tesorería Diligencia, firma y presenta electrónica y/o manualmente las Declaraciones Tributarias de Retenciones ante las entidades correspondientes Imprime la declaración presentada y hace copia de seguridad en equipo del tesorero Declaración presentada Genera e imprime el formato de recibo oficial de Pago en Bancos por cada concepto Pago en Bancos Envió mediante correo electrónico las declaraciones tributarias presentadas con pago o sin pago al correo de la División Gestión Financiera Entrega al funcionario del área de gestión documental el (los) cheque y formato diligenciado para que realice el pago en la entidad financiera Recibe y efectua pago en la Entidad Financiera. Entrega documentación para archivo en carpetas según normas de archivística para su custodia y posterior disposición FIN

12 Código: PA-GA-5.2-PR-3 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 12 de 14 Declaración de renta y complementarios o de ingresos y patrimonio DIVISION FINANCIERA RECTORIA SECRETARIA EJECUTIVA JEFE DE DIVISION PROFESIONAL ESPECIALIZADO PROFESINAL UNIVERSITARIO CONTADOR SECRETARIA RECTOR INICIO Descarga del aplicativo finanzas plus los reportes por la forma CRMA en forma consolidada Clasifica las cuentas contables del Balance y el Estado de Resultados de acuerdo con la normatividad Vigente para presentación de información de Renta y Complementarios o de Ingresos y patrimonio Diligencia, Firma y presenta electrónicamente la declaración renta y complementarios o de Ingresos y Patrimonio Recibe y envía a la Rectoría Entrega a ejecutiva Recibe y radica los documentos y entrega al Rector Recibe, revisa, firma Documentos y entrega a Recibe y radica los documentos y entrega al Especializado Recibe y envía los documentos a Oficina financiera Recibe, revisa, firma Documentos y entrega a Recibe, verifica y remite documentos a - Tesorería Recibe y verifica documentos Imprime los formularios de la presentación de información a la DIAN, y hace copia de seguridad en el equipo de cómputo del Formularios DIAN Envió mediante correo electrónico las declaraciones tributarias presentadas sin pago al correo de la División y a rectoría Entrega documentación para archivo en carpetas según normas de archivística para su custodia y posterior disposición FIN

13 Código: PA-GA-5.2-PR-3 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 13 de 14 Información exógena DIVISION FINANCIERA DIVISION TIC TECNICO ADMINISTRATIVO PROFESINAL UNIVERSITARIO TESORERO PROFESINAL UNIVERSITARIO CONTADOR FUNCIONARIO TIC INICIO Revisa la(s) resolución(es) expedida y publicada en la página de la DIAN de la vigencia a informar (anual) Solicita a la División de TIC, mediante correo electrónico, la información de pagos a los funcionarios por conceptos de vinculación laboral y pensionales, de conformidad con la Recibe solicitud y envía información mediante correo electrónico normatividad vigente Revisa y actualiza si es del caso la Revisa y actualiza si es del caso la Revisa y actualiza si es del caso la parametrización recibida con la normatividad parametrización recibida con la normatividad parametrización recibida con la normatividad vigente vigente vigente Realiza asociación de los códigos tributarios con los conceptos de los pagos Estructura la información de pagos por vinculación laboral en un archivo excel con iguales características al solicitado en el prevalidador de la DIAN Ingresa a Sistema Finanzas Plus Ejecuta la opción de generación de archivos según requerimientos de la DIAN en Finanzas Plus Unifica la información de Finanzas con la de pagos laborales y pensionales para los formularios respectivos Genera la prevalidación en aplicativo de la DIAN Revisa las diferencias resultantes, como son identificaciones de terceros, valores duplicados y Entrega a - que los valores sean coherentes con las cuentas contables de los Estados Financieros correspondientes Depura las inconsistencias presentadas y reportar observaciones Notifica a técnico Adminsitrativo Presenta la Información exógena a través del portal Web de la DIAN Diligencia, Firma y presenta electrónicamente la información exogena Imprime los formularios de la presentación de información a la DIAN Formularios DIAN Entrega documentación para archivo en carpetas según normas de archivística para su custodia y posterior disposición FIN

14 Código: PA-GA-5.2-PR-3 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 14 de 14 Declaración de impuesto de industria y comercio SECRETARIA EJECUTIVA DIVISION FINANCIERA JEFE DE DIVISION PROFESIONAL ESPECIALIZADO PROFESINAL UNIVERSITARIO CONTADOR COORDINADOR SELLO EDITORIAL SECRETARIA RECTORIA RECTOR INICIO Descarga reportes del aplicativo finanzas plus por la forma CDMO de la unidad 01 de los ingresos por venta de material de impresos y publicaciones del sello editorial Diligencia y presenta electrónicamente los Ingresos anuales del sello editorial a través del portal Web de la Alcaldía de Popayán Se imprime la declaración de impuesto de industria y comercio, firma el profesional universitario contador y se entrega a secretaria ejecutiva Declaración de impuesto de Recibe y envía a la Rectoría industria Recibe y radica los documentos y entrega al Rector Recibe, revisa, firma Documentos y entrega a Recibe y radica los documentos y entrega al Especializado Recibe y envía los documentos a Oficina financiera Recibe, revisa, firma Documentos y entrega a Recibe, verifica y remite documentos a - Tesorería Recibe y verifica documentos Comunica al Coodinador del Sello Editorial el monto para que realice la solicitud de avance para el pago respectivo Realiza solicitud de avance a la Vicerrectoría Administrativa Recibe y radica los documentos y entrega al Especializado Remite copia a la División financiera del pago de la declaración de impuesto de industria y comercio Entrega documentación para archivo en carpetas según normas de archivística para su custodia y posterior disposición FIN