UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA GESTIÓN DE TALENTO HUMANO ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE PAGO A CONTRATISTAS

Transcripción

1 CÓDIGO AP-THU-PR-06 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2016 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Proectar tramitar el pago mensual al personal vinculado por contrato de prestación de servicios, prestación de servicios profesionales, prestación de servicios de investigación proección social, actividades de monitorias. 2. ALCANCE Inicia con la recepción de los contratos finaliza con la entrega de la planilla de pago. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO: 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver Normograma 5. DEFINICIONES Certificado Retiro de : Paz salvo que firman los Jefes de las Oficinas de contabilidad, División de Recursos, Biblioteca, Jefatura de Programa División de, en el cual certifica que el funcionario no tiene pendiente entrega de elementos, documentos dinero por legalización de avances. Contrato de Prestación de Servicios: Es un convenio o acuerdo de voluntades, creador de obligaciones, celebrado entre una persona natural (el trabajador) una persona natural o jurídica (el empleador), para que el trabajador preste determinados servicios personales, a cambio de una remuneración. Póliza: Es un documento que instrumenta el contrato de seguro. Refleja las normas que regulan las relaciones contractuales entre el Asegurador el Asegurado. Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento que permite dar certeza sobre la existencia de un recurso disponible para asumir un compromiso. Minuta: Borrador de un documento legal, en especial un contrato, hecho antes de formalizarlo. Registro Presupuestal: Es el registro definitivo de un gasto que expide el Jefe de Presupuesto de una entidad pública, el cual garantiza que los recursos del presupuesto solo se utilizarán para el fin especificado en dicho registro. Registro Único Tributario - RUT: Es el mecanismo único para identificar, ubicar clasificar a los sujetos de obligaciones administradas controladas por la DIAN.

2 CÓDIGO AP-THU-PR-06 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2016 Página 2 de 5 6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: 6.1 PAGO AL PERSONAL DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, PROFESIONALES PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE INVESTIGACIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL 1 2 Verificar registrar información en el Sistema Administrativo Financiero. Recepcionar organizar documentos para trámites de pago. Se recepcionan los contratos verificando que en éstos se anexen todos los soportes de vinculación compromiso presupuestal, se ingresan en la base de datos la información del contratista (Datos básicos, laboral, vinculación nómina) tres días hábiles contados a partir de la recepción de contratos Se recibe con fecha firma, las constancias de cumplimiento de actividades de los contratistas, emitidas por las diferentes dependencias de la Universidad (firmadas por el supervisor del contrato) se organizan en orden alfabético por apellido (Una copia para el Archivo del área de otra copia para soporte de pago de Tesorería). Las constancias laborales, pago de seguridad social (que debe ser pagada antes del día diez (10) de cada mes), certificado de trabajador independiente certificado de Gestión Ambiental (aplica para liquidación de contrato) se deben entregar a más tardar el día veinte (20) de cada mes. La organización de esta documentación se lleva a cabo en un día hábil contado a partir de la fecha de corte de recepción. Contrato Laboral documentos soportes de vinculación por contratista Constancias Laborales de cumplimiento de actividades de los contratistas 3 4 Programar, liquidar, aplicar novedades revisar la planilla de pago mensual de C.P.S CPS-VIPS Ejecutar la orden de cierre contabilizar la planilla de pago de C.P.S CPS-VIPS NOTA: Para los meses en los cuales se aproxima la liquidación de contratos, la fecha de corte para recepción de documentación puede variar dependiendo de la fecha de terminación de los mismos. Se programa el periodo fecha de pago, se ingresan novedades del mes (Retiros, suspensión por Licencias descuentos) posteriormente se ejecuta la orden de liquidación. El tiempo para llevar a cabo esta actividad es de dos días hábiles en cada procedimiento. Se ejecuta la orden del cierre se contabiliza la liquidación en el sistema administrativo financiero Planilla impresa del sistema administrativo financiero 5 Generar organizar reportes de la planilla de pago Se imprimen se organizan los reportes de la siguiente forma: órdenes de pago, contabilización, descuentos, netos por pagar o bancos, planilla de liquidación constancias. Reportes impresos de planillas generadas por el

3 CÓDIGO AP-THU-PR-06 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2016 Página 3 de 5 sistema administrativo financiero 6 8 Entrega de documentos para la revisión aprobación Remisión de planilla de pago documentos soportes al Ordenador del Gasto Validación de Depósitos judiciales Se entrega a la liquidadora de nómina los documentos de la actividad número 5 para su revisión aprobación. Una vez firmados visados los documentos (Ordenes de pago, contabilización Listado de Terceros), la liquidadora de nómina lo entrega al Profesional de Gestión para su aprobación final Se remite con nota de envío la planilla de pago demás documentos soportes a la Rectoría de la Universidad para firma del Ordenador del Gasto. Para el caso de la planilla de pago de Convenios proectos, es remitida a la Vicerrectoría de Investigación para firma del Ordenador del Gasto. Una vez Firmada las Órdenes de pago, desde la Rectoría /o Vicerrectoría de Investigación Proección Social, se entrega a la Oficina de Presupuesto para el trámite de pago correspondiente. Se realiza el archivo plano con el valor de los descuentos por embargos del mes oficio del Juzgado se hace validar ante la Oficina competente del Banco Agrario de Colombia. Una vez validado se remite con nota de envío a la Oficina de Tesorería para pago. Auxiliar de Nomina, Liquidadora de nómina Profesional de Gestión Institucional Área de Reportes aprobados Nota de Envío Nota de Envío, Informe de validación medio magnético

4 CÓDIGO AP-THU-PR-06 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2016 Página 4 de PAGO DE ACTIVIDADES DE MONITORIAS Recepción de Se recibe la Información de monitores académicos autorizados Oficio Listado de Programación de horas aprobados mediante oficio de la Vicerrectoría Académica. Las Vicerrectoría 1 de monitorias. certificaciones serán recepcionadas a más tardear el día veinte (20) de Académica cada mes Liquidación valor de monitorias. Realización de Acto administrativo para vinculación de monitores. Recepción de constancias Organización de documentos. Realización de Acto Administrativo Contabilización de valores de monitorias Generación organización de documentos de liquidación. Entrega de documentos para la revisión aprobación. Remisión de documentos a la Se Calcula el valor total de las monitorias se revisa el valor con lo presupuestado inicialmente. Si se excede el límite de la disponibilidad presupuestada, se informa se solicita ajuste de las horas a la Vicerrectoría Académica. Se proecta la Resolución de Vinculación, con los datos que lo aprueban, CDP se relaciona monitores con valores liquidados. Se remite a la Secretaría General para su trámite de legalización. Se recibe con fecha firma las constancias de cumplimiento de actividades de monitorias, emitidas por las diferentes dependencias de la Universidad luego se organizan por orden de programa (Una copia para Archivo de una para soporte de pago para Tesorería) Se proecta la Resolución de pago, con los datos que lo aprueban, CDP se relaciona los monitores con valores liquidados. Se causan manualmente los valores a reconocer descontar de cada uno de los monitores en el sistema contable financiero. Se imprimen se organizan los reportes de la siguiente forma: Resolución, órdenes de pago, contabilización constancias. Se entrega a la liquidador de nómina los documentos de la actividad número 7 para su revisión aprobación. Una vez firmados los documentos, la liquidadora de nómina los pasa al para su aprobación final Se remite con nota de envío la documentación a la Secretaría General de la Universidad. Una vez Firmada allí, es remitida a la Rectoría para,, Resolución, CDP, Oficio Listado de monitores con valores liquidados Nota de envío Constancia de cumplimiento de actividades de monitorias Resolución, CDP, Documentos de liquidación, Liquidador de nómina, Nota de envío

5 CÓDIGO AP-THU-PR-06 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2016 Página 5 de 5 Secretaría General. firmas del Ordenador del Gasto luego pasa a la Oficina de Presupuesto para su trámite de pago pertinente. 7. OBSERVACIONES: El contratista debe realizar la cotización a los sistemas obligatorios de seguridad social en salud, pensión riesgos profesionales sobre el 40% del valor mensual del contrato. Para realizar el último pago del cumplimiento del contrato debe estar legalizada en su totalidad el acta de liquidación. Se elabora una planilla mensual de pago, excepto caso fortuito, previa autorización para elaborar planillas de pagos adicionales 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre 22 de 2008 Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre 20 de 2010 Actualización documentos 03 CAL-FO 17 Junio 30 de 2011 Actualización de Documentos 04 CAL-FO 17 Septiembre 30 de 2012 Actualización de Documentos 05 EV-CAL-FO 17 Junio 23 de 2016 Actualización de Documentos ELABORÓ REVISÓ APROBÓ EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO LINA FERNANDA PERDOMO MURILLO Profesional de Apoo SGC CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC