PROCEDIMIENTO DE MATRÍCULA DE ESTUDIANTES ANTIGUOS DEL PROGRAMA ACADÉMICO DE MEDICINA

Transcripción

1 Página 1 de 6 Revisó: Vicerrector Académico Director de Admisiones y Registro Académico Director de Escuela Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Noviembre 21 de 2008 Resolución Nº 2099 OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades para la matrícula de estudiantes antiguos del programa académico de medicina. Aplica para la matrícula de estudiantes antiguos del programa académico de medicina y abarca desde la programación de las asignaturas por parte de las Escuela hasta la legalización de la matrícula por parte de los estudiantes en cada Escuela. NORMATIVIDAD Reglamento Académico Estudiantil de pregrado. Acuerdo 72 de DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS MATRÍCULA: Acto individual por medio del cual una persona adquiere la calidad de estudiante de la Universidad, acepta las responsabilidades propias de los miembros de la comunidad universitaria y se compromete a obrar de acuerdo con la normatividad institucional. MATRÍCULA ORDINARIA: La realizada dentro de las fechas establecidas para tal fin en el calendario académico. MATRÍCULA EXTRAORDINARIA: La realizada posteriormente en los plazos establecidos por la Universidad.

2 Página 2 de 6 CONSIDERACIONES q DOCUMENTOS EXIGIDOS PARA LA MATRÍCULA ACADÉMICA Recibo de pago de matrícula, original y una copia. Carné estudiantil Formato de matrícula de asignaturas debidamente diligenciado. q La matrícula es responsabilidad del estudiante. q Para realizar la matrícula o renovarla el estudiante debe presentar los documentos requeridos de acuerdo a lo establecido en los siguientes casos. El aspirante admitido a primer nivel de un programa académico debe tramitar su matrícula en la Dirección de Admisiones y Registro Académico. El estudiante que haya tenido matrícula vigente en el período académico inmediatamente anterior, debe renovar la matrícula en su Escuela. El estudiante que no haya tenido matrícula vigente en el período académico inmediatamente anterior debe renovar la matrícula en su Escuela previo trámite de readmisión correspondiente. Para legalizar la matrícula, el estudiante debe presentar el recibo de pago correspondiente, según liquidación que realice la Universidad, de acuerdo con la reglamentación establecida y los documentos requeridos por la Universidad. Se entiende por matrícula ordinaria la realizada dentro de las fechas establecidas para tal fin en el calendario académico y por matrícula extraordinaria la realizada posteriormente en los plazos establecidos por la Universidad. Si el estudiante va a hacer la legalización de matrícula fuera de las fechas establecidas en el calendario académico, deberá hacer la Solicitud al Consejo Académico.

3 Página 3 de 6 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Programación de las asignaturas, horarios, aulas y profesores. 1. El Director de Escuela o programa en el Sistema de información las asignaturas a ofrecer, con el detalle de horarios, aulas y profesores y lo registra. Director de Escuela o Calendario Académico 2. Publica horarios en cartelera. 2. Se publican los horarios. Secretarias de Escuelas y s 3. Se entrega liquidación, formato de matrícula, formato Dirección Estudiante y documento que especifica los requisitos de matrícula 3. En la secretaría de la Escuela se hace entrega a los estudiantes la liquidación, el formato de matrícula, el formato de información del estudiante, una circular que especifica los documentos que son requisito de matrícula y otras recomendaciones para el semestre en curso. Secretaria Escuela Información del estudiante FFO Publica fecha y hora de matrícula en cartelera 4. Se publica en cartelera la fecha y la hora en que los estudiantes deben presentarse a realizar la matrícula según el nivel en el que se encuentren. Secretaria Escuela 1

4 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FORMACIÓN DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 5. Presenta documentos solicitados 5. Presenta en la secretaría de la Escuela los documentos requeridos, en la fecha y hora publicada en cartelera. Estudiante Documentos 6. Registra en el Sistema 6. Registra en el Sistema las asignaturas que contiene el formato de matrícula diligenciado por el estudiante. Secretaria Escuela o 7. Firma formato de matrícula y entrega copia al estudiante 7. Firma el formato de matrícula y entrega copia al estudiante. Director de Escuela ó Secretaria 8. Archiva formato de matrícula en la hoja de vida del estudiante 8. Archiva el original del formato de matrícula en la hoja de vida del estudiante. Secretaria Escuela o 9. Genera listados de matriculados 9. El sistema genera los listados de estudiantes matriculados por unidad académica, los cuales pueden ser impresos por las Escuela o por los Profesores, quienes también tienen acceso al Sistema. Secretaria o profesores FIN

5 Página 5 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Diciembre 03 de 2007 Noviembre 21 de 2008 Marzo 9 de 2009 Creación del Documento ya que la matrícula académica para estudiantes antiguos de salud, no se hace a través del sistema. Inclusión del procedimiento en el proceso misional de formación, cambio de código del documento y de la plantilla de acuerdo con lo establecido en la Guía de Elaboración de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Ajustes de redacción. 04 Abril 17 de 2009 Se eliminó la palabra personal en la segunda consideración del procedimiento. Se cambió la redacción de la tercera consideración. Se modificaron los responsables de la las actividades 1, 2, 3, 4, 6, 8 y 9 05 Octubre 30 de 2009 Se cambió el nombre "procedimiento de matrícula de estudiantes antiguos del área de salud a programas académicos de pregrado presencial" por "procedimiento de matrícula de estudiantes antiguos del programa académico de medicina". Se ajustó el alcance y el objetivo incluyendo el programa académico de medicina. En la actividad 1, se cambió cada director de escuela por el director de escuela. En la actividad 3 se cambió cada escuela por la escuela y el formato de dirección por el formato de dirección del estudiante. Igualmente en los documentos de referencia de la actividad 3 se cambió dirección estudiante FAR.08 por información del estudiante FFO.05. En la actividad 5 se eliminó el estudiante. En la actividad 8 se cambió cada escuela por la escuela.

6 Página 6 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 06 Febrero 04 de 2011 En el alcance, las consideraciones y las actividades 1 y 6 se cambió el término unida de aprendizaje por asignatura