PROCEDIMIENTO PARA TRÁMITE Y LEGALIZACIÓN DE COMISIONES DE ESTUDIO

Transcripción

1 Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Asuntos Personal Docente Profesional Formación de Personal Aprobó: Rector Página de 7 Fecha de aprobación: Enero 4 de 008 Resolución N 0 OBJETIVO ALCANCE Realizar el trámite, la legalización y las obligaciones derivadas de las Comisiones de Estudio, acorde con la normatividad establecida por la Universidad para esta situación administrativa. Aplica a las solicitudes realizadas por los profesores de planta de la Universidad Industrial de Santander. NORMATIVIDAD Acuerdo del Consejo Superior 08 de 99 Acuerdo del Consejo Superior 086 de 99 Acuerdo del Consejo Superior 06 de 994 Acuerdo del Consejo Superior 06 de 996 Resolución de Rectoría 09 de 997 Acuerdo del Consejo Académico 6 de 998 Acuerdo del Consejo Superior 06 de 00 Acuerdo del Consejo Superior 050 de 007 Acuerdo del Consejo Superior 055 de 008 Acuerdo del Consejo Superior 09 de 008 Acuerdo del Consejo Superior 084 de 008 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS DRH: División de Recursos Humanos. SIRH: stema de Información de Recursos Humanos. APD: Asuntos Personal Docente. FP: Formación de Personal. Comisión de estudio: Es aquella comisión autorizada por la Universidad para que el profesor realice estudios conducentes a la obtención de títulos académicos (especialización, especialización medico-quirúrgicas, maestría o doctorado) o para realizar estudios posdoctorales. La comisión de estudios no rompe ni interrumpe el vinculo laboral con la Institución. Comisión remunerada: Comisión durante la cual el profesor continúa devengando sueldo, primas y prestaciones según la reglamentación vigente, y así mismo, tendrá derecho a los ajustes salariales que en forma general se aprueben para el personal docente.

2 Página de 7 DEFINICIONES Comisión no remunerada: Se denomina comisión de estudios no remunerada la situación administrativa en que puede encontrarse un Empleado Público, docente o administrativo de la Universidad, definida por los siguientes elementos: Suspende pero no interrumpe el vinculo laboral con la Universidad; Durante la comisión no se causarán, reconocerán, ni pagarán los salarios, prestaciones sociales y demás emolumentos laborales propios del servicio; El empleado podrá continuar afiliado al sistema de seguridad social en salud, pagando por su cuenta la totalidad de los aportes que le correspondan tanto al cotizante como a la Universidad. La efectiva prestación de los servicios quedará sujeta al régimen legal y a los reglamentos internos de la respectiva EPS, sin responsabilidad de la Universidad; El empleado no tendrá los deberes propios del empleo, sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones generadas por el objeto de la comisión; Durante la comisión, el empleado deberá dedicarse preferencialmente al cumplimiento de las obligaciones generadas por el objeto de la comisión, pero podrá realizar otras actividades remuneradas que sean compatibles con la situación administrativa de licencia ordinaria de los Empleados Públicos de la Universidad; La comisión es renunciable en cualquier tiempo; Para todos los efectos legales no regulados expresamente en la reglamentación, la comisión de estudios no remunerada se tendrá como una licencia ordinaria. Independiente del objeto para la cual fue otorgada. CONSIDERACIONES La División de Recursos Humanos atenderá, cuando se le solicite, cualquier requerimiento sobre el estado de la comisión de estudios concedida a un profesor. Cuando el profesor no cumple algún requisito exigido en la reglamentación para la aprobación de la comisión, existe la opción de tramitar ante el Consejo Superior la exoneración respectiva, previo concepto del Consejo Académico. Las comisiones de estudio pueden ser mayores a 6 meses o inferiores a 6 meses. Las primeras exigen la suscripción de compromiso escrito de contraprestación (contrato y pagaré); las segundas no. Este procedimiento no incluye lo dispuesto por el Acuerdo Superior 084 de 008, sobre estímulos económicos a los profesores que se encuentren en comisiones de estudios de doctorado.

3 Página de 7 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO. Radica solicitud de comisión. Radica la solicitud de otorgamiento de comisión de estudios en la Escuela a la cual se encuentra adscrito.. Emite concepto. Emite concepto sobre el otorgamiento de la comisión y remite a la Decanatura correspondiente. Director de Escuela. Emite concepto. Emite concepto sobre el otorgamiento de la comisión y la presenta al Vicerrector Académico. Consejo de Facultad 4. Envía solicitud 4. Envía al Jefe de la DRH la solicitud para la revisión del cumplimiento de los respectivos requisitos Vicerrector Académico 5. Revisa requisitos y remite informe 5. Revisa cumplimiento de requisitos para el otorgamiento de la comisión y remite el informe respectivo al Vicerrector Académico. 6. Revisa solicitud de comisión y emite concepto 6. Revisa la solicitud de comisión y emite concepto al Rector para comisiones superiores a seis meses. NOTA: Las comisiones inferiores a seis meses pueden ser autorizadas por el Vicerrector Académico, las superiores a seis meses deben ser autorizadas por el Rector. Vicerrector Académico

4 DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / ASUNTOS PERSONAL DOCENTE DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 7 Autoriza comisión? 7. la comisión de estudios no es autorizada, se informa al profesor, dando por terminado el procedimiento. Secretario General 8. Emite acto administrativo 7. Informa al profesor FIN 8. se autoriza la comisión, emite acto administrativo correspondiente. Secretario General Es comisión remunerada? Pág 5 Es comisión para estudio de Doctorado en el exterior? 9. Solicita estímulo para estudios doctorales 9. Solicita estímulo para estudios doctorales al Señor Rector. Es comisión superior a 6 meses? Pág 6 0. Proyecta valor del contrato 0. Proyecta la inversión a realizar por la Universidad por concepto de comisión de estudios y de estímulos, en caso Que éstos hayan sido otorgados.. Solicita documentos. Solicita los documentos que deben allegar los garantes o fiadores, informando por escrito al profesor lo correspondiente.

5 DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / ASUNTOS PERSONAL DOCENTE DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de 7. Allega documentación. Allega a la División de Recursos Humanos los documentos solicitados sobre los garantes.. Proyecta minuta. Proyecta minuta del contrato y pagaré que respaldan las obligaciones de la comisión. NOTA: El pagaré sólo se proyecta para comisiones de estudio remuneradas. 4. Revisa y aprueba la minuta del contrato 4. Revisa y aprueba el pagaré y el contrato de comisión de estudios, visando las correspondientes minutas. Asesor Jurídico 5. Firma documentos 5. Firma contrato y pagaré y los entrega en la División de recursos Humanos y sus garantes 6. Revisa contrato y remite para firma 6. Revisa el contrato y pagaré allegados por el profesor y lo remite para la firma del Rector de la Universidad. 7. Firma contrato 7. Firma contrato y remite a la División de Recursos Humanos. Rector 8. Publicación del contrato. 8. Gestiona la publicación del contrato en la pagina web de la Universidad. 9. Presenta informes 9. Envía a la DRH, cada meses, los informes de la comisión, en los cuales demuestre un cabal cumplimiento de los compromisos descritos en la propuesta aprobada. En cada período académico, si es el caso, el profesor envía constancia de matrícula y fotocopias de las calificaciones obtenidas.

6 DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / ASUNTOS PERSONAL DOCENTE DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 6 de 7 0. Realiza seguimiento a entrega de informes 0. Realiza seguimiento al cumplimiento de entrega trimestral de informes de comisión. PTH.6 Procedimiento para seguimiento a comisiones de estudio Finaliza la Comisión de Estudio? Pág 5. Informa reintegro. Informa el reintegro mediante comunicación escrita visada por el Director de Escuela.. Presenta título. Presenta el título obtenido durante la comisión de estudios al Jefe de la DRH, el cual deberá entregarse apostillado cuando el título sea expedido por una Universidad en el exterior. Para el caso de pasantías debe presentar el certificado de cumplimiento de la comisión de estudio. Es comisión de estudios con descarga superior a seis meses? FIN. Actualiza garantías. Actualiza las garantías presentadas para respaldar el contrato y pagaré de la comisión de estudios. 4. Contraprestación de Servicios 4. Presta sus servicios a la Universidad como profesor activo, por un tiempo equivalente al establecido en el acto administrativo por el cual la universidad otorga comisión de estudios. FIN

7 Página 7 de 7 DEFINICIONES CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Octubre de 008 Creación del Documento Enero 8 de 008 Inclusión de la actividad relacionada con la legalización del contrato y el pagaré. Abril 4 de 008 Aclaración de definiciones, ampliación de normativa y consideraciones, adición de actividades (autorización de la comisión, cuantificación del contrato de contraprestación) e inclusión de registros (Resolución de comisiones y Contrato) 4 Abril de 009 Modificación del nombre del Procedimiento. Aclaración de consideraciones. Modificación de actividades, y 4. Se creó la actividad 4. 5 Febrero 7 de 0 Cambio de nombre, modificación de objetivo, alcance, consideraciones y actividades, e inclusión de definiciones, normatividad y nuevas actividades.