DISEÑO Y PRESUPUESTO DE OBRAS (MENOR O IGUAL A 50 SMMLV)

Transcripción

1 Revisó: Jefe División de Planta Aprobó: Rector Página 1 de 7 Fecha de aprobación: Diciembre 05 de 007 Resolución N 1883 OBJETIVO ALCANCE Definir los lineamientos necesarios para un desarrollo adecuado de las tareas adscritas a las actividades de diseño y presupuesto de obras. Aplica a todas las UAA que soliciten el diseño y presupuesto de obra. NORMATIVIDAD - Numeral 7.3 Diseño y Desarrollo, según la norma NTC GP 1000: Acuerdo N 019 de 005 Reglamento de Contratación de la Universidad Industrial de Santander. - Resolución 809 del 005 Manual de rmas y los Procedimientos de Contratación en la Universidad Industrial de Santander - rma smo Resistente NSR 10 - Resolución 1096 de 000 Reglamento Técnico para el sector de agua potable y saneamiento básico - RAS - RETIE - NTC 050 : Código Eléctrico Colombiano DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS UAA: Unidad Académico y/o Administrativa. Módulo de Planta : Modulo informático diseñado en la página intranet de la Universidad, para llevar a cabo de una manera mas rápida y eficiente el proceso de recepción y respuesta de las peticiones de servicio. Elementos de entrada: Son todos aquellos elementos necesarios para una correcta elaboración del diseño. Ejemplo: Necesidades del Beneficiario, CONSIDERACIONES - La solicitud de diseño y presupuesto con los profesionales de Planta no obliga al solicitante a realizar la obra por medio de Planta. - Las solicitudes de mantenimiento que requieren contratación externa, formarán parte de este procedimiento como obras que no requieren diseño (pues pudo haber sido contratado externamente), en consecuencia solo se construirá el presupuesto de la solicitud de mantenimiento. - Las solicitudes que realizan los directivos de la Universidad, se pueden realizar por medio del módulo de Planta en la Intranet; aquellas que sean verbales o por escrito se le darán tratamiento de solicitudes extraordinarias (las cuales no deben ser subidas al sistema).

2 Página de 7 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO La solicitud se envía por el Módulo de Planta 1 Pág. 3 Hay dos maneras en las que las UAA pueden hacer las solicitudes de Diseño y Presupuesto de Obra según lo estipulado en las consideraciones. 1.Ingreso de la solicitud de diseño y/o presupuesto 1. Hace la solicitud de servicio, por medio del módulo de Planta. (Pág. Web UIS/Intranet/Planta /solicitudes/servicios). Personal de UAA solicitante Módulo de Planta.Revisa las solicitudes. Ingresa al módulo de Planta y revisa las solicitudes (Pág. Web UIS/Intranet/Planta física/solicitudes). Módulo de Planta Se autoriza la solicitud de Diseño y Presupuesto 3.Registro causas de la no aceptación 3. la solicitud no es autorizada, ingresa en el módulo de Planta (Pág. Web UIS/Intranet/Planta física/solicitudes) y registra las causas de la no aceptación. Módulo de Planta Fin 4.Crea y asigna la orden de trabajo 1 4. Crea y asigna la orden de trabajo con todas las necesidades expuestas por el beneficiario. Ingresa al módulo de Planta para actualizar en la web el estado de la orden de trabajo (Pág. Web UIS/Intranet/Planta física/solicitudes). Módulo de Planta

3 Página 3 de 7 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 Orden de trabajo impresa Orden de trabajo impresa Hace la solicitud verbalmente o por escrito. 5. Realiza la solicitud de Diseño y/o Presupuesto de Obras verbalmente o por escrito. Jefe de la UAA solicitante 6. Asigna la solicitud 6. Asigna la solicitud de montaje de obra al que realizó el diseño y el presupuesto. 7. Registra la solicitud como Servicio Extraordinario 7. Registra la solicitud asignada como servicio extraordinario. extraordinario (FRF.01) Registro Servicio Extraordinario extraordinario (FRF.01) 8. Búsqueda de los planos 8. Solicitar a la oficina de Planeación los planos actualizados de la localidad a la cual se refiere la solicitud. En algunas ocasiones los planos se encuentran en archivos magnéticos en la División Planta.

4 Página 4 de 7 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 9. Realiza la visita de diagnóstico 9. Realiza la visita a la localidad para verificar que los planos estén actualizados. Toma medidas y observa el estado actual de la localidad. Además, recopila detalladamente las especificaciones del beneficiario y las registra en la Orden de Trabajo Impresa o Extraordinaria. El beneficiario da visto bueno de la visita de diagnóstico y se le deja copia. Orden de Trabajo Impresa o Extraordinario (FRF.01) 10. Actualiza el estado de la orden de trabajo en visita al UAA Se requiere Diseño 10. Se actualiza en el módulo (Pág. Web UIS/Intranet/Planta física/solicitudes), el estado de la orden de trabajo de acuerdo con la visita realizada por el de física hecha a la UAA solicitante. Módulo de Planta 11. Actualiza el estado de la orden de trabajo Pág Se actualiza el estado de la orden de trabajo en el módulo (Pág. Web UIS/Intranet/Planta física/solicitudes), haciendo la observación que la UAA no requirió diseño. Módulo de Planta 1. Actualiza el estado de la orden de trabajo en ejecución 1.Se actualiza el estado de la orden de trabajo en el módulo (Pág. Web UIS/Intranet/Planta física/solicitudes), haciendo la observación que la UAA requirió diseño. Módulo de Planta 13. Planificación del Diseño Se toman los elementos de entrada tales como los requerimientos de la UAA, requerimientos legales, requerimientos de Planta y/o aquellos necesarios para llevar acabo el Diseño, consignándolos en el formato Seguimiento, diseño y desarrollo (FRF.5).

5 Página 5 de 7 DIAGRAMA NO DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Realiza el diseño 14. Realiza el diseño basada en la información recopilada en el formato de seguimiento, diseño y desarrollo. Plano de Diseño 15. Revisa que el diseño cumpla todos las especificaciones y/o 15. Revisa el diseño requisitos del beneficiario, legales, de Planta y aquellos necesarios para el Diseño solicitado. El diseño cumple con los requisitos 16. Verifica el diseño 16. Verifica que el diseño cumpla todos las especificaciones y/o requisitos del beneficiario, legales, de Planta y aquellos necesarios para el Diseño solicitado. El diseño cumple con los requisitos 17. Valida el diseño El diseño cumple con los requisitos iniciales 17. El Jefe de la UAA solicitante del Diseño, hace las observaciones pertinentes al diseño elaborado (comparándolo con diseños similares o los requerimientos estipulados inicialmante). De no cumplir con los requerimientos iniciales o resultado esperado, la División de Planta deberá corregirlo basado en las observaciones hechas por la UAA. Jefe de la UAA solicitante 4

6 Página 6 de 7 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Realiza el presupuesto 18. Se realiza el presupuesto basado en el diseño aprobado. Manual de Especificaciones Técnicas (MRF.08) Presupuesto 19. Finalización de la Orden de Trabajo 19. Se solicita la firma al Jefe de la UAA en la orden de trabajo impresa o solicitud de servicio extraordinario para dar conformidad en la realización del trabajo solicitado. Orden de Trabajo Impresa o Extraordinario (FRF.01) 0. Actualiza el estado de finalización y aprobación 0. Se actualiza en el módulo de Planta (Pág. Web UIS/ Intranet/Planta física/solicitudes) el estado de la orden que culmina satisfactoriamente. Módulo de Planta FIN

7 Página 7 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Diciembre 05 de 007 Creación del Documento 0 Abril 11 de 008 Se cambio la metodología, pues antes no se había tenido en cuenta las obras que no tenían diseño, además también se cambio el formato FRF.01 por la Orden de trabajo impresa. 03 viembre 14 de 008 Se estableció una metodología más exacta en la realización de éste procedimiento. La norma de referencia NTC ISO 9001:000 fue modificada por la NTCGP 1000: Febrero 0 de 009 Se incluyó dentro de la normatividad el RETIE y la NTC Marzo 07 de 011 Cambio de la normatividad de referencia NTC GP 1000:004 por NTC GP 1000:009 y de la rma smo Resistente NSR 98 por NSR 10.