MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCION FINANCIERA

Transcripción

1 Código: MP TES DF Hoja: Página 1 de 20 DIRECCION Revisión: 00 Fecha de actualización: 31/08/2010 DE LA DIRECCION

2 ÍNDICE 1. Introducción 3 Pág. 2. Marco Jurídico 5 3. Políticas y Lineamientos Generales 6 4. Lista Maestra de Documentos 8 5. Descripción de Procedimientos 9 DE LA DIRECCION Página 2 de 20

3 1. INTRODUCCIÓN Con el fin de promover el desarrollo administrativo y contribuir al fortalecimiento, la mejora y operación institucional en la Administración Pública Municipal, se establece el presente Manual de Procedimientos como un instrumento de información, orientador y de apoyo, en el que se consigna en forma metódica el funcionamiento interno de la Dirección Financiera, describiendo las operaciones que deben seguirse así como los puestos responsables de su ejecución, cuidando que se atienda la Visión Municipal e Institucional. Así, además de constituirse como un instrumento de información, consulta e inducción a los procedimientos de la Dirección Financiera, este Manual permite compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se efectúan, los órganos que intervienen y los formatos que se utilizan para la realización de las actividades institucionales; establecer y uniformar formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para la realización de las actividades, buscando evitar su alteración arbitraria; controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo; aumentar la eficiencia de los colaboradores, al precisarles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo; facilitar la comprensión de los canales de comunicación, las labores de auditoría y de evaluación DE LA DIRECCION Página 3 de 20

4 del control interno; transparentando de esta manera las actividades que se desarrollan en el Municipio de Benito Juárez. La estructura del Manual comprende la descripción de los siguientes apartados fundamentales: El marco jurídico que da sustento a las funciones de la Dirección Financiera, sus políticas y lineamientos generales de actuación, así como la descripción de los procedimientos de ésta. Es importante considerar que el presente documento requiere de actualización en la medida que se presenten modificaciones en la normatividad establecida, en la estructura orgánica del área o en cualquier aspecto que influya en la operatividad de la misma, construyéndose de esta manera una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. DE LA DIRECCION Página 4 de 20

5 2. MARCO JURÍDICO 1. Código Fiscal Municipal del Estado de Quintana Roo. Artículo 5, 32 y demás relativos. Se publica y decreta el 15 de Diciembre de 1997, y se reforma el 15 de Diciembre de 1998, el 29 de Diciembre de 2000, el 30 de Diciembre de 2002, el 16 de Diciembre de 2003, el 13 de Diciembre de 2005, el 20 de Diciembre de 2006 y el 17 de Diciembre de Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado. Artículo 47, y demás relativos. Se publica y se decreta en el P.O.E. el 30 de Septiembre de Ley Orgánica de la Administración Pública Centralizada del Municipio de Benito Juárez. Articulo 36 Fracción IX. Se publica en el P.O.E. el 29 de Diciembre de 2008, y se reforma el 12 de Mayo de Reglamento Interior de Tesorería del Municipio de Benito Juárez. Artículo 30 y demás relativos. Se publica en el P.O.E. el 12 de Mayo de 2009 DE LA DIRECCION Página 5 de 20

6 3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS GENERALES 1. La Dirección Financiera para cumplir con los planes, programas y proyectos, deberá proponer y realizar en forma anual el Presupuesto de Egresos, a fin de cumplir con las metas establecidas. 2. Las facturas y/o documentos para trámite de pago, deberán tener el soporte documental que justifique la erogación del gasto, así como la suficiencia presupuestal en la partida específica del proyecto y actividad. 3. Todos los trámites de pago que gestionan las Dependencias y/o Unidades Administrativas, tales como: Reembolsos de gastos, Fondos Revolventes, Viáticos, Arrendamientos, así como Adquisiciones de Bienes y Servicios, deberán cumplir con los Lineamientos y Políticas para el Control de los Egresos y el Gasto Público. 4. Previo a la asignación del presupuesto las facturas deberán cumplir con los requisitos fiscales del Artículo 29 y 29 A del Código Fiscal de la Federación, de lo contrario deberán cancelarse y reiniciar el trámite ante las dependencias correspondientes. 5. Solicitar a las Dependencias y/o Unidades Administrativas, las transferencias de las partidas, en caso de que la solicitud de compra o servicio no cuente con la suficiencia presupuestal. DE LA DIRECCION Página 6 de 20

7 6. Las solicitudes de pago de los Recursos del Ramo 20, Ramo 33 y Subsemun, serán validados con base en el presupuesto autorizado por el COPLADEMUN, apegándose siempre a los proyectos, programas, obras y acciones dadas a conocer ante la SEDESOL y SEPLADER. En caso de no coincidir se procederá a su devolución mediante oficio a la Dirección General de Planeación. 7. La recepción de los reembolsos de gastos, fondo revolvente, gastos por comprobar, viáticos, requisiciones, órdenes de compra y de servicio, será del 1ro. al 25 de cada mes, con un horario de 9:00 A.M. a 2:00 P.M., de Lunes a Viernes. 8. Los tiempos de entrega de los documentos validados y autorizados, con sello de control presupuestal, será de 48 a 72 horas, a partir de la fecha de recepción. DE LA DIRECCION Página 7 de 20

8 4. LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS CÓDIGO VERSIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Unidad de Control Presupuestal FECHA DE LA ÚLTIMA EMISIÓN P TES DF Procedimiento para el Control de los Recursos Municipales del Gasto Público. 31/08/2010 P TES DF Unidad de Seguimiento Procedimiento para el Control de los Recursos Federales y Municipales de la Inversión y Gasto Público. ( Ramo 20, Ramo 33 y Subsemun) 31/08/2010 DE LA DIRECCION Página 8 de 20

9 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL FINANCIERO DE LOS RECURSOS MUNICIPALES DEL GASTO PÚBLICO. Código: P TES DF 01 Emisión: 31/08/2010 DIRECCION Revisión: 00 Departamento: Unidad de Control Presupuestal. 1.0 OBJETIVO Determinar las acciones para el adecuado manejo financiero y registro de los recursos presupuestarios autorizados en el Presupuesto de Egresos, analizando que la documentación soporte para trámite de pago cumpla con los Lineamientos y Políticas para el Control de los Egresos y el Gasto Público, a efecto de contar con un control fehaciente de las finanzas municipales. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable para todas las dependencias y/o Unidades Administrativas del H. Ayuntamiento de Benito Juárez y a proveedores en general. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Director Controla las partidas presupuestales del gasto corriente de acuerdo con la distribución por capitulo. 3.2 Jefe del Departamento de Operaciones Recepciona, revisa y valida que la documentación soporte de las operaciones de bienes y servicios, cumplan con los lineamientos y políticas para el control de los egresos y el gasto público. 3.3 Jefe del Departamento de Presupuesto Analiza y libera el presupuesto autorizado. DE LA DIRECCION Página 9 de 20

10 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1 Documentos: Reembolsos de Gastos, Fondos Revolventes, Viáticos, Requisiciones, Órdenes de Compra y/o Servicio, Facturas y Gastos por Comprobar. 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Dependencia y/o Unidades Administrativas 2 Departamento de Operaciones 3 Departamento de Operaciones Solicita la validación de los documentos, para trámite de liberación de recursos. Recibe las solicitudes de las dependencias, con documentación soporte original. Revisa y valida que la documentación soporte cumpla con los lineamientos y políticas para el control de los egresos y el gasto público. 4 Cumplen con los datos requeridos y con la normatividad vigente? Si no cumple, se devuelve a las Dependencias y/o Unidades Administrativas la documentación con soportes originales, para su corrección. Si cumple con los lineamientos establecidos, pasa a la siguiente actividad. 5 Departamento de Presupuesto Recibe la documentación con soporte original de los gastos fijos y recurrentes de operación, de acuerdo a las funciones inherentes a las áreas. En caso de gastos extraordinarios o de importes considerables por concepto, éstos son autorizados por la Dirección Financiera. DE LA DIRECCION Página 10 de 20

11 Paso Responsable Descripción de la Actividad 6 Dirección Financiera Autoriza y revisa los gastos extraordinarios o importes considerables, valorando la necesidad y prioridad de los mismos. 7 Departamento de Presupuesto 8 Departamento de Presupuesto Verifica y analiza la suficiencia presupuestal. Cumple los documentos con la suficiencia presupuestal? Si no cumple, se devuelve a las Dependencias y/o Unidades Administrativas, para realizar las transferencias que correspondan. Si cumple con el presupuesto, pasa a la siguiente actividad. 9 Departamento de Presupuesto 10 Departamento de Operaciones Sella y firma el compromiso presupuestal de la documentación. Entrega la documentación soporte original, a las dependencias y/o Unidades Administrativas, con los compromisos de la suficiencia presupuestal. 11 FIN del procedimiento. 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS No aplica. 7.0 REGISTROS 7.1 F TES DF 01 Formato de recepción. 7.2 D TES DF 01 Diagrama de Flujo del Procedimiento para el manejo financiero de los recursos municipales del gasto público. DE LA DIRECCION Página 11 de 20

12 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez DE LA DIRECCION Página 12 de 20

13 MUNICIPIO DE BENITO JUAREZ, QUINTANA ROO Diagrama de Flujo del Procedimiento para el Control de los Recursos Municipales del Gasto Público Código: D TES DF 01 Revisión:00 Emisión31/08/2010 Departamento: Unidad de Control Presupuestal Dependencias y Unidades Administrativas Departamento de operaciones Departamento de Presupuesto Dirección Financiera INICIO Solicita Validación Recibe solicitudes de las dependencias Revisa y valida documentación cumpla con los Lineamientos si cumple? no Recibe la documentación de gastos fijos y recurrentes de operación Verifica y analiza la suficiencia presupuestal Autoriza y revisa los gastos extraordinarios no cumple? A si DE LA DIRECCION Página 13 de 20

14 MUNICIPIO DE BENITO JUAREZ, QUINTANA ROO Diagrama de Flujo del Procedimiento para el Control de los Recursos Municipales del Gasto Público Código: D TES DF 01 Emisión: 31/08/2010 Revisión:00 Departamento: Unidad de Control Presupuestal Dependencias y Unidades Administrativas Departamento de operaciones Departamento de Pres upuesto Dirección Financiera A Sella y firma el compromiso presupuestal Entrega la documentación a las dependencias con los compromisos de suficiencia presupuestal FIN DE LA DIRECCION Página 14 de 20

15 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS RECURSOS FEDERALES Y MUNICIPALES DE LA INVERSIÓN Y GASTO PÚBLICO Código: P TES DF 02 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Departamento: Unidad de Seguimiento DIRECCION 1.0 OBJETIVO Determinar las acciones para el adecuado manejo financiero de los recursos federales y municipales, analizando que las solicitudes de pago cumplan con los lineamientos vigentes, vigilando que los recursos sean ejercidos en las obras y acciones programadas y presupuestadas en los Fondos del Ramo 20, Ramo 33 y SUBSEMUN. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable para la Dirección Financiera, Dirección General de Planeación Municipal, Dirección de Egresos, Dirección de Contabilidad y a proveedores. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Director Controla el avance financiero de los programas de los recursos federales y municipales, con base en el Programa de Inversión Anual (PIA), autorizado y actualizado vía COPLADEMUN. 3.2 Unidad de Seguimiento. (Ramo 20, 33 y SUBSEMUN) Revisa y valida que las solicitudes de pago cumplan con los lineamientos vigentes de cada programa. DE LA DIRECCION Página 15 de 20

16 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1 PIA: Programas de Inversión Anual. 4.2 Solicitudes: Oficios emitidos por la Dirección General de Planeación, donde se solicita la liberación de las obras y acciones de los recursos federales y municipales. 4.3 Programas: Ramo 20 Hábitat, Tu Casa y Rescate de Espacios Públicos, Ramo 33 FISM / FAFM, SUBSEMUN. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Dirección General de Planeación. Requiere la validación de las solicitudes de pago, provenientes de los Recursos Federales y Municipales. 2 Dirección Financiera Recibe las solicitudes de pago en original, con fotocopia del soporte documental. 3 Unidad de Seguimiento 4 Unidad de Seguimiento 5 Unidad de Seguimiento Revisa y valida que las solicitudes de pago y anexos, cumplan con la normatividad de cada programa, verificando que cada obra o acción sea aplicado al origen de los recursos (FISM, FAFM, HABITAT, TU CASA, RESCATE DE ESPACIOS PUBLICOS, SUBSEMUN). Se verifica que los montos y las aportaciones de cada programa de los recursos solicitados, estén considerados dentro del PIA. Cumplen con vigente? los datos requeridos y con la normatividad Si no cumple, se devuelve a la Dirección General de Planeación, las solicitudes de pago y anexos para su corrección. Si cumple con los lineamientos establecidos, pasa a la siguiente actividad. DE LA DIRECCION Página 16 de 20

17 Paso Responsable Descripción de la Actividad 6 Unidad de Seguimiento 7 Unidad de Seguimiento Procede a elaborar los cheques y fichas de cobro, según sea el requerimiento de pago, considerando el origen de los recursos. (Ramo 20, Ramo 33, SUBSEMUN). Se captura la información de los cheques en el PIA, y en consecutivo de cheques. 8 Dirección Financiera Autoriza los cheques y fichas de cobro, a favor de los proveedores. 9 Unidad de Seguimiento 10 Unidad de Seguimiento 11 Dirección de Egresos (Caja General). 12 Unidad de Seguimiento Turna a la Dirección de Egresos y a la Tesorería Municipal, los cheques y fichas de cobro, para recabar las firmas de autorización. Una vez firmado los cheques y fichas de cobro, se envía a la Caja General, adscrito a la Dirección de Egresos para su pago. Paga solicitudes y envía a la Unidad de Seguimiento, la documentación soporte de los pagos realizados. Turna a la Dirección General de Planeación la documentación soporte en original para su integración al expediente y Copia a la Dirección de Contabilidad para su registro contable. 13 Unidad de Seguimiento Se archiva todo lo relativo a los trámites de pago. 10 FIN del procedimiento. 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 F TES DF 01 Cheque 6.2 F TES DF 02 Fichas de cobro. DE LA DIRECCION Página 17 de 20

18 7.0 REGISTROS 7.1 D TES DF 02 Diagrama de Flujo del Procedimiento para el manejo de los recursos federales y municipales de la inversión y gasto público. 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez DE LA DIRECCION Página 18 de 20

19 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO Diagrama de Flujo para el Control de los Recurso Federales y Municipales de la Inversión y Gasto Publico Código: D TES DF 01 Emisión: 31/08/2010 Revisión:00 Departamento: Unidad de Seguimiento Dirección General de Planeación Dirección Financiera Unidad de Seguimiento Dirección de Egresos (Caja General) INICIO Requiere validación de las solicitudes de pago Recibe solicitudes Revisa y valida las solicitudes de pago Verifica que los montos y aportaciones estén en el PIA cumple? no si Elaboran cheques y fichas de cobro Capturan cheques en PIA y consecutivo de cheques A DE LA DIRECCION Página 19 de 20

20 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO Diagrama de Flujo para el Control de los Recurso Federales y Municipales de la Inversión Pública y Gasto Público Código: D TES DF 02 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Departamento: Unidad de Seguimiento Dirección General de Planeación Dirección Financiera Unidad de Seguimiento Dirección de Egresos (Caja General) A Autoriza cheques y fichas de cobro Turna cheques y fichas de cobro para recabar firmas autorización Envía solicitudes de pago a la Caja Gral. de la Dir. Egresos Envía los cheques y fichas de cobro a las dependencias Paga solicitudes y envía a la Unidad de Seguimiento Turna a Planeación la documentación original y Copia a Contabilidad para su registro contable. FIN DE LA DIRECCION Página 20 de 20