HOJA DE PRESENTACIÓN ACADÉMICO-ADMINISTRATIVA ÁMBITO DE APLICACIÓN UNIVERSIDAD ICEL I. PROPÓSITO... 2 II. ALCANCE... 2

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1 HOJA DE PRESENTACIÓN ACADÉMICO-ADMINISTRATIVA ÁMBITO DE APLICACIÓN Página 1 de 16 ÍNDICE PÁGINA I. PROPÓSITO II. ALCANCE III. RESPONSABILIDADES Y POLÍTICAS IV. DIAGRAMA DE FLUJO V. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES VI. LISTA DE FORMATOS VII. ANEXOS VIII. REFERENCIAS IX. GLOSARIO X. CÉDULA DE AUTORIZACIÓN

2 I. PROPÓSITO Página 2 de 16 Establecer la metodología que habrá de guiar al personal de la Universidad ICEL en la solicitud y control de los gastos a comprobar para obtener mayor eficiencia y productividad en la transparencia de la aplicación de los recursos, basándose en los lineamientos establecidos por la Contraloría y la normatividad instituida en la Universidad ICEL. II. ALCANCE Estas políticas y el procedimiento, aplican a los gastos por comprobar solicitados con cheque expedido a favor del solicitante o a nombre de un tercer interesado, para comprobar exclusivamente gastos relacionados con la actividad de la Universidad, sin haber entregado previamente un comprobante final o factura. III. RESPONSABILIDADES Y POLÍTICAS a) El solicitante para requerir un cheque de gastos por comprobar, deberá presentar la carta compromiso, la cual debe estar firma por el propio solicitante y tendrá que estar autorizada por el Vicerrector del área. b) Una carta compromiso podrá respaldar varios cheques que la Coordinación General de Contabilidad controlará conforme se vayan comprobando. c) Los cheques por el concepto de gastos a comprobar serán emitidos a nombre de la persona que lo solicite o a nombre de un tercer interesado y la Coordinación General de Contabilidad lo registrará en la cuenta de deudores diversos (a nombre del interesado, aunque haya salido a nombre de un tercero, dándole seguimiento a ambos) y llevará el control en los auxiliares contables. d) Los cheques a nombre del solicitante o de un tercero deben ser comprobados por el mismo solicitante. e) El solicitante de gastos por comprobar, será responsable del buen uso y comprobación que se le dé al mismo. f) La utilización de gastos por comprobar, se realizará para efectuar pagos que por su urgencia o tipo de erogación, se justifique. g) La comprobación del gasto será exclusivamente para el uso por el cual fue solicitado. h) El plazo máximo para entregar la documentación comprobatoria de un gasto por comprobar, que a su vez corresponda a un pago efectuado a una tercera persona, llámese proveedor de bienes o servicios, será de 21 días naturales siguientes a la fecha a la entrega del cheque. i) Si el solicitante no comprueba el gasto en el tiempo establecido, tendrá que enviar por correo electrónico a la Coordinación General de Contabilidad, el motivo de la no comprobación. j) En caso de no comprobar los gastos en los 21 días naturales correspondientes sin una justificación especifica, el importe del mismo será descontado por nomina. k) La instancia encargada de recibir la documentación probatoria de los saldos sujetos a comprobación, será la Coordinación General de Contabilidad, además de que deberá darle seguimiento a la comprobación y

3 Página 3 de 16 emitir un memorándum dirigido a la Coordinación de Capital Humano, en caso de no presentare los documentos o la devolución del importe en el tiempo establecido, para el descuento por nómina. l) Las comprobaciones de gastos y la suma de los depósitos en efectivo deberá ser por el 100% del recurso entregado. m) No se permiten comprobaciones parciales, deberán ser por el total del cheque expedido al solicitante. n) Los conceptos por los artículos comprados o el servicio recibido deberán estar desglosados claramente en el formato de comprobación de gastos. o) No se autorizara al solicitante otro cheque por comprobar cuando se tengan saldos pendientes de comprobación de gastos anteriores, excepto cuando se realicen 2 programas o eventos diferentes y los saldos pendientes no tengan una antigüedad mayor a 21 días. p) En caso de no realizar el gasto, el solicitante deberá elaborar un memorándum, dirigido a la Coordinación General de Contabilidad, especificando las causas del porque no se realizó el gasto requisitado. El cheque lo tendrá que depositar en una cuenta bancaria de la Universidad, determinada por el área de Tesorería y la ficha de depósito la entregará a la Coordinación General de Contabilidad. q) Los comprobantes deberán contener los requisitos marcados en el código fiscal y ley del impuesto sobre la renta, ley del IVA y sus respectivos reglamentos, así como cumplir con la norma establecida en la institución. r) Cuando no se utilice la totalidad del cheque, el sobrante se depositará en una cuenta bancaria de la Universidad, proporcionada por el área de Tesorería y la ficha de depósito será entregada a la Coordinación General de Contabilidad, junto con los formatos y los comprobantes probatorios, así como con el formato de comprobación de gastos. s) Cuando se comprueben gastos y el importe de estos es mayor que el cheque, el jefe inmediato superior analizara y decidirá si se autoriza un cheque por la cantidad faltante, (limitado al uso correcto del gasto, a la necesidad del caso y al presupuesto). t) Cuando el solicitante de un gasto a comprobar se separe del empleo por cualquier causa, deberá justificar con la documentación correspondiente el saldo pendiente, en caso de no hacerlo, se le descontará el importe de su finiquito. Si el finiquito no cubre la totalidad del gasto a comprobar, el solicitante deudor deberá firmar un pagare por el saldo pendiente. u) Los documentos comprobación del gasto, deberán ser pegados en hojas blancas para evitar que se traspapelen. v) Cuando se realice un deposito por la falta de comprobación parcial o total, el descuento que haga la Coordinación General de Capital Humano deberá depositarlo a una cuenta bancaria asignada por Tesorería y deberá entregar la ficha de depósito a la Coordinación General de Contabilidad y una copia a la Coordinación General de Tesorería.

4 IV. DIAGRAMA DE FLUJO VICERRECTORÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS/ CONTRALORÍA Página 4 de 16 ADMINISTRACIÓN DE CAPITAL HUMANO INICIO REALIZA COTIZACIONES, CÁLCULO DEL GASTO Y DETERMINA CANTIDADES 2 ELABORA SOLICITUD DE PAGO, CARTA COMPROMISO Y ENTREGA PARA AUTORIZACIÓN 3 LA EMISIÓN DEL SE REALIZARÁ CONFORME AL PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE S DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE EMISIÓN DE PAGOS PR-VFI RECIBE SOLICITUD DE PAGO, CARTA COMPROMISO Y REVISA ES JUSTIFICADO EL GASTO? NO 3.1 SI 4 1 SOLICITA JUSTIFICACIÓN O CORRECCION A RECIBE SOLICITUD DE PAGO, CARTA COMPROMISO Y REALIZA TRÁMITE `PARA OBTENER 5 AUTORIIZA SOLICITUD DE PAGO Y CARTA COMPROMISO Y REGRESA 6 RECIBE Y REVISA LAS SOLICITUDES DE PAGO, SERÁN RECIBIDAS LOS DÍAS LUNES HASTA LAS 13:00 HRS. A

5 Página 5 de 16 VICERRECTORÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS/ CONTRALORÍA ADMINISTRACIÓN DE CAPITAL HUMANO A ES CORRECTA LA INFORMACIÓN? NO REGRESA PARA QUE SEAN CORREGIDOS SI 7 EL SISTEMA UTILIZADO PARA EL REGISTRO DE LAS CUENTAS CONTABLES ES EL CONTPAQI. REGISTRA EN SISTEMA Y CODIFICA LA SOLICITUD DE PAGO RECIBE Y VERIFICA AL MOMENTO DE ENVIAR LA SOLICITUD DE PAGO YA CODIFICADA EL COORDINADOR FIRMA DE VISTO BUENO EN EL DOCUMENTO. 8 SACA COPIAS DE, RESGUARDA Y ENVÍA ORIGINALES PARA EMISIÓN DE VARIOS 9 VARIOS SE TIENE PRESUPUESTADO EL GASTO? NO 9.1 EN CASO DE FALTAR EL VICERRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS/CONTRALOR, SE LE ENTREGARÁ LA SOLICITUD A AQUELLA AUTORIDAD FACULTADA PARA AUTORIZAR GASTOS EXTRAORDINARIOS. SI 10 ENVÍA SOLICITUD DE PAGO PARA AUTORIZACIÓN DE EMISIÓN DE 9.2 REVISA SOLICITUD DE PAGO EL SISTEMA UTILILZADO PARA LA ELABORACIÓN Y EL REGISTRO DE S ES EL CHEQPAQ. EL SE ELABORA EN ORIGINAL Y COPIA PARA SOLICITAR FIRMA DE RECIBIDO DEL O. LOS S SERÁN FIRMADOS POR LAS VICERRECTORÍAS Y COORDINACIONES GENERALES AUTORIZADAS CON FIRMA MANCOMUNADA, O EN SU CASO, FIRMARÁ EL PRESIDENTE O EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD CON FIRMA INDISTINTA. ELABORA A NOMBRE DEL SOLICITANTE O DE UN TERCERO Y RECABA FIRMAS 11 ENTREGA AL SOLICITANTE Y RECABA FIRMA DE RECIBIDO EN COPIA DE 10 AUTORIZA? NO 9.3 INFORMA LAS CAUSAS POR MEDIO DE MEMORÁNDUM O CORREO ELECTRÓNICO A SI COPIA DE B FIRMA DE AUTORIZACIÓN, INFORMA RUBRO DE CARGO Y ENTREGA PARA ELABORAR INDICARÁ A EN LA SOLICITUD O VÍA MAIL EL RUBRO AL QUE SE LE REALIZARÁ EL CARGO POR CONCEPTO DEL GASTO.

6 Página 6 de 16 VICERRECTORÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS/ CONTRALORÍA ADMINISTRACIÓN DE CAPITAL HUMANO B RECIBE Y FIRMA DE RECIBIDO COPIA DE 12 LA INFORMACIÓN QUE SE RECABA CUANDO EL SOLICITANTE RECOGE EL ES: - NOMBRE COMPLETO - FECHA - FIRMA 13 ENTREGA COPIA DE FIRMADA 14 RECIBE COPIA DEL CONTINUA CON LO SEÑALADO EN EL PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE S DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE EMISIÓN DE PAGOS PR-VFI COPIA DE COPIA DE 15 EL SE EMITIÓ A NOMBRE DE LA PERSONA QUE LO SOLICITO O DE UN TERCERO, POR LO QUE EL REGISTRO CONTABLE SE HARA A LA CUENTA DE DEUDORES DIVERSOS Y EN LA SUBCUENTA SE CARGARÁ AL NOMBRE DEL SOLICITANTE PARA SU CONTROL. RECIBE Y REALIZA REGISTRO CONTABLE VARIOS 16 ELABORA RELACIÓN DE S ENTREGADOS Y PROPORCIONA PARA REGISTRO CONTABLE COPIA DE LOS QUE ENTREGA SON: - COPIAS DEL CON FIRMAS DE RECIBIDO. - RELACIÓN DE S. F-VFI A F-VFI A EN CASO DE QUE EL EMPLEADO NO REALICE EL GASTO O COMPRUEBE EN FORMA PARCIAL, DEPOSITARÁ EL NO UTILIZADO O EL SOBRANTE EN UNA CUENTA BANCARIA DESIGNADA POR EL ÁREA DE, QUIÉN PROPORCIONARA EL NÚMERO. EL ORIGINAL DE LA FICHA DE DEPÓSITO DEBERÁ DE ENTREGARLA A LA CON COPIA A LA. 17 PROCEDE A LA ADQUISICIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO POR EL QUE SOLICITÓ EL 18 IMPRIME POLIZA Y ARCHIVA CON RECABADOS VARIOS REALIZA EL GASTO? NO 18.1 VERIFICA EN SUS CONTROLES, QUE S EMITIDOS NO HAN SIDO COMPROBADOS EN LOS 21 DÍAS SEÑALADOS SI 19 EFECTUA EL GASTO POR EL QUE SOLICITÓ EL A SU NOMBRE O DE UN TERCERO 18.2 ELABORA MEMORÁNDUM SOLICITANDO DESCUENTO POR NÓMINA MEMORÁNDUM 18.3 RECIBE MEMORÁNDUM EFECTUA DESCUENTO POR NÓMINA, DEPÓSITA EN BANCO Y ENTREGA FICHAS DE DEPÓSTO MEMORÁNDUM C RECIBE FICHA DE DEPÓSTO, DESCARGA DE CONTROLES DE DEUDOREDS DIVERSOS Y ARCHIVA RECIBE COPIA DE FICHA DE DEPÓSTO Y ARCHIVA FICHA DE DEPÓSITO FICHA DE DEPÓSITO 4

7 Página 7 de 16 VICERRECTORÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS/ CONTRALORÍA ADMINISTRACIÓN DE CAPITAL HUMANO C 20 RECABA CON REQUISITOS FISCALES LOS COMPROBANTES DEBERÁN CONTENER LOS REQUISITOS MARCADOS EN EL CÓDIGO FISCAL Y LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA, LEY DEL IVA Y SUS RESPECTIVOS REGLAMENTOS, ASÍ COMO CUMPLIR CON LA NORMA ESTABLECIDA EN LA INSTITUCIÓN VARIOS 21 LLENA FORMATO DE COMPROBACIÓN DE GASTOS Y ENTREGA JUNTO CON SOPORTE DOCUMENTAL PEGADOS EN HOJAS BLANCAS 5 22 RECIBE FORMATO Y DE COMPROBACIÓN DE GASTOS Y REVISA SOPORTE SOPORTE AUTORIZA? NO REGRESA PARA QUE SE REALICEN LAS CORRECCIONES DETERMINADAS SI 23 RECIBE FORMATO Y Y ENTREGA PARA COMPROBACIÓN 24 AUTORIZA, FIRMA FORMATO Y REGRESA SOPORTE SOPORTE D

8 Página 8 de 16 VICERRECTORÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS/ CONTRALORÍA ADMINISTRACIÓN DE CAPITAL HUMANO D 25 RECIBE FORMATO Y Y VERIFICA SOPORTE ESTAN CORRECTOS LOS? SI 26 NO DEVUELVE FORMATO Y PARA SU CORRECCIÓN REGISTRA IMPORTES EN LA CUENTA A SU CARGO POR EL QUE SE LE ENTREGÓ Y ARCHIVA SOPORTE 3 FIN 4

9 V. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABILIDAD ACTIVIDAD Página 9 de 16 DOCUMENTO/ REGISTRO 1. Realiza cotizaciones, cálculo del gasto y determina cantidades. 2. Elabora, carta compromiso y entrega para autorización. Nota: La emisión del cheque se realizará conforme al Procedimiento de Emisión de cheques de las Políticas y Procedimientos de Emisión de Pagos PR-VFI Recibe (Cheque), Carta Compromiso y revisa. Es justificado el gasto? Si, pasa a la actividad 4. No, pasa a la actividad Solicita justificación o corrección a documentos. Regresa a la actividad Autoriza solicitud de pago y carta compromiso y regresa. 5. Recibe solicitud de pago, carta compromiso y realiza trámite para obtener el cheque. 6. Recibe y revisa documentos. Es correcta la información? Si, pasa a la actividad 7. No, pasa a la actividad 6.1. Nota: Las Solicitudes de Pago serán recibidas los días lunes hasta las 13:00 hrs Regresa documentos para que sean corregidos. Regresa a la actividad Registra en sistema y codifica la solicitud de pago. Nota: El sistema utilizado para el registro de las cuentas contables es el CONTPAQI. N/A Carta Compromiso Carta Compromiso Carta Compromiso Carta Compromiso Carta Compromiso Carta Compromiso N/A

10 Página 10 de 16 RESPONSABILIDAD VICERRECTORÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS/ CONTRALORÍA VICERRECTORÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS ACTIVIDAD 8. Saca copias de documentos, resguarda y envía originales para emisión de cheque. Nota: Al momento de enviar la solicitud de pago ya codificada, el Coordinador General de Contabilidad firma de Visto Bueno en el documento. 9. Recibe documentos y verifica. Se tiene presupuestado el gasto? Sí, pasa a la actividad 10. No, pasa a la actividad Envía solicitud de pago para autorización de emisión de cheque. 9.2 Revisa solicitud de pago. Autoriza? Si, pasa a la actividad 9.4. No, pasa a la actividad 9.3. Nota: En caso de faltar el Vicerrector de Administración y Finanzas/Contralor se le entregará la solicitud a aquella autoridad facultada para autorizar gastos extraordinarios. 9.3 Informa las causas por medio de un memorándum o correo electrónico a Tesorería. Pasa al final del procedimiento. 9.4 Firma de autorización la solicitud, informa rubro de cargo y entrega para elaborar cheque. Nota: Indicará a Tesorería en la solicitud o vía mail, el rubro al que se le realizará el cargo por concepto del gasto. 10. Elabora cheque a nombre del solicitante y recaba firmas. Nota: El sistema utilizado para la elaboración y registro de cheques es el CHEQPAQ. El cheque se elabora en original y copia para solicitar firma de recibido del Campus o área solicitante. Los cheques serán firmados por las Vicerrectorías y Coordinaciones Generales autorizadas con firma mancomunada, o en su caso, firmará el Presidente o el Rector de la Universidad con firma indistinta. 11. Entrega cheque al solicitante y recaba firma de recibido en la copia del cheque. DOCUMENTO/ REGISTRO Documentos Varios Documentos Varios Documentos Varios Memorándum o Correo Electrónico Cheque Cheque Copia de Cheque

11 Página 11 de 16 RESPONSABILIDAD ACTIVIDAD 12. Recibe cheque, firma de recibido. Nota: La información que se recaba cuando el solicitante recoge el cheque es: - Nombre completo - Fecha - Firma 13. Entrega copia de cheque firmada. 14. Recibe copia del cheque. DOCUMENTO/ REGISTRO Cheque Copia de Cheque Copia de Cheque Documentos Varios Nota: Continua con lo señalado en el Procedimiento de Emisión de Cheques de las Políticas y Procedimientos de Emisión de Pagos PR-VFI Elabora relación de cheques entregados y proporciona documentos para registro contable. Nota: Los documentos que entregará son: - Copia de cheque con firma de recibido. - Relación de Cheques F-VFI A. 16. Recibe documentos y realiza registro contable. Nota: El cheque se emitió a nombre de la persona que lo solicitó o de un tercero, por lo que el registro contable se hará a la cuenta de deudores diversos y en la subcuenta se cargará al nombre del solicitante para su control. Copia de Cheque Copia de Cheque Relación de Cheques F-VFI A Documentos Varios Relación de Cheques F-VFI A 17. Imprime póliza y archiva con documentos recabados. Documentos Varios 18. Realiza el gasto por el que solicitó el cheque a su nombre. Realiza el gasto? Si, pasa a la actividad 19. No, pasa a la actividad 18.1 Nota: En caso de que el empleado no realice el gasto o compruebe en forma parcial, depositará el cheque no utilizado o el sobrante en una cuenta bancaria designada por el área de Tesorería, quién proporcionará el número. El original de la ficha de depósito deberá de entregarla a la Coordinación General de Contabilidad con copia a la Coordinación general de Tesorería Verifica en sus controles, que cheques emitidos no han sido comprobados en los 21 días señalados Elabora memorándum solicitando descuento por nómina. Memorándum N/A N/A

12 Página 12 de 16 RESPONSABILIDAD ADMINISTRACIÓN DE CAPITAL HUMANO ACTIVIDAD 18.3 Recibe memorándum, efectúa descuento por nómina, deposita en banco y entrega fichas de depósito Recibe ficha de depósito y archiva. Pasa al final del procedimiento Recibe ficha de depósito, descarga de controles de deudores diversos y archiva. Pasa al final del procedimiento. 19. Efectúa el gasto por el que solicitó el cheque a su nombre o de un tercero. 20. Recaba documentos con requisitos fiscales. DOCUMENTO/ REGISTRO Memorándum Ficha de depósito Ficha de depósito Ficha de depósito N/A Nota: Los comprobantes deberán contener los requisitos marcados en el Código Fiscal y Ley del Impuesto sobre la Renta, Ley del IVA y sus respectivos reglamentos, así como cumplir con la norma establecida en la Institución. 21. Llena formato de comprobación de gastos y entrega junto con soporte documental pegados en hojas blancas. 22. Recibe formato y documentos de comprobación de gastos y revisa. Autoriza? SI autoriza, pasa a la actividad 22. No autoriza, pasa a la actividad Regresa documentos para que se realicen las correcciones determinadas. Regresa a la actividad Autoriza documentos, firma formato y regresa. 24. Recibe formato y documentos y entrega para comprobación. N/A Comprobación de Gastos Documentos soporte Comprobación de Gastos Documentos soporte Documentos Varios Comprobación de Gastos Documentos soporte Comprobación de Gastos Documentos soporte

13 Página 13 de 16 RESPONSABILIDAD ACTIVIDAD 25. Recibe formato y documentos y verifica. Están correctos los documentos? Si están correctos, pasa a la actividad 26. No están correctos pasa a la actividad Devuelve formato y documentos para su corrección. Regresa a la actividad Registra importes en la cuenta a su cargo por el cheque que se le entregó y archiva documentos. FIN DEL PROCEDIMIENTO DOCUMENTO/ REGISTRO Comprobación de Gastos Documentos soporte Comprobación de Gastos Documentos soporte Comprobación de Gastos Documentos soporte

14 VI. LISTA DE FORMATOS Página 14 de 16 Carta Compromiso gastos a comprobar. Comprobación de gastos. FORMATOS DEL PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS DE EMISIÓN DE PAGOS PR-VFI

15 VII. ANEXOS N/A VIII. REFERENCIAS N/A Página 15 de 16 IX. GLOSARIO Carta compromiso: Documento que firma el empleado o funcionario en donde se compromete a comprobar los gastos por el cheque emitido a su nombre o de un tercero, para cumplir con las compras de bienes o servicios requeridos en un proyecto determinado y que, en caso de no comprobarlos, acepta que se le descuenten por nómina. Cotizar: Valorar o estimar diversos precios, características o valor agregado de un bien o servicio con la finalidad de tener más de dos opciones y elegir la más idónea. Deudores diversos: Cuenta contable colectiva cuyo saldo representa el monto total de créditos a cargo de varias personas, los cuales no están clasificados como clientes, documentos por cobrar u otro concepto similar. Gastos por comprobar: Provisión de recursos económicos para realizar un evento programado, compra de materiales y suministros o pago de servicios generales, que se requisitan generalmente con cifras estimadas y que se adquiere un compromiso de comprobación por parte del solicitante. Memorándum: Es un informe donde se expone algo que debe de tomarse en cuenta para un determinado asunto o acción. Documento o comunicación escrita de carácter oficial o protocolario que utilizan las autoridades de una institución. Es la forma de comunicación escrita empleado dentro de la Universidad, la cual debe apegarse a lo establecido en la Política de Comunicación Escrita Interna PL-DJG-02-C. Saldo: La diferencia entre los aumentos y las disminuciones registradas en una cuenta.

16 X. CÉDULA DE AUTORIZACIÓN Página 16 de 16