REQUERIMIENTOS GENERALES

Transcripción

1 México, D.F., Junio de 2011 GUÍA DE REQUISITOS PARA LA COMPROBACIÓN DEL RECURSO FEDERAL ASIGNADO POR ESTA DIRECCIÓN GENERAL, PARA APOYO A LA INVESTIGACIÓN Y FORTALECIMIENTO AL POSGRADO Los Institutos y Centros, serán directamente responsables de la correcta aplicación del gasto y de fiscalizar, validar y tramitar la documentación comprobatoria y justificativa del mismo, atendiendo las fechas límite que en su momento indique la Dirección de Recursos Financieros de la DGEST. Les reiteramos la importancia de que previo a la entrega de comprobación de dichos recursos ante esta Dirección, deberán establecerse mecanismos de trabajo al interior de la Institución que representan, con las áreas involucradas en el ejercicio y comprobación de los mismos, para lo cual, adjunto los requisitos que la Dirección de Recursos Financieros solicita para dicha comprobación. REQUERIMIENTOS GENERALES Para efectos de comprobación de los recursos, deben entregar en la Dirección de Recursos Financieros de esta Dirección General lo siguiente: 1. Oficio del Director del Instituto o Centro dirigido a la Dirección de Recursos Financieros de la DGEST, para entrega de la documentación comprobatoria y justificativa del recurso asignado. Si la documentación presentada tuviera observaciones y éstas se les entregan con un oficio de la Dirección de Recursos Financieros, cuando entregue las correcciones, deberá elaborar nuevamente un oficio de entrega con folio y fecha actual. (Anexo 1) 2. Copia del oficio de asignación de Recursos, firmado por el Director General de Educación Superior Tecnológica. (Anexo 2) Página1 de 7

2 3. Copia del oficio de la Dirección de Estudios de Posgrado e Investigación, a través del cual hace del conocimiento al Director(a) del Instituto o Centro, la información básica del proyecto de investigación autorizado, o en su caso, el oficio a través del cual se da a conocer el(los) programa(s) educativo(s) de posgrado, al(los) cual(es) deberán aplicarse los recursos asignados, para fortalecimiento al posgrado. (Anexo 3) 4. Copia del Formato Concentrador de Solicitud de Apoyo Económico CI-01/2011 y del oficio con la autorización de las partidas específicas, emitido por la Dirección de Estudios de Posgrado e Investigación, a fin de verificar lo autorizado contra lo ejercido. (No es necesario para a Fortalecimiento al Posgrado). (Anexo 4) 5. Recibo Institucional, de conformidad con el formato 513-PR-09-R02 Revisión 1, del Sistema de Gestión de Calidad, en dos tantos originales. (Anexo 5) 6. Relación de Gastos Efectuados por partida concentradora (21701 y 31903) según sea el caso, en cuatro tantos originales, que compruebe el total del importe asignado y radicado en cada Cuenta por Liquidar Certificada, de conformidad con el formato 513-PR-09-R01 Revisión 1, del Sistema de Gestión de Calidad. (Anexo 6) 7. Original y copia de las facturas, que reúnan los requisitos fiscales y administrativos. 8. Verificación de comprobantes fiscales en el Sistema de Administración Tributaria, así como firmas autógrafas, nombre y sellos de la Dirección y el Departamento de Recursos Financieros del Instituto o Centro, en original y copia. 9. Nota justificativa en original y copia. (Anexo 7) 10. Original y copia de todos los documentos comprobatorios y justificativos, en el mismo orden y en las mismas condiciones. Será obligación del Instituto o Centro, integrar el expediente con la totalidad de la documentación comprobatoria y justificativa, incluyendo la que no será presentada ante esta Dirección. Página2 de 7

3 En los casos en que cuenten con recurso programado en el mes de Diciembre, éste será radicado únicamente en forma devengada, es decir, una vez que el Instituto o Centro compruebe ante esta Dirección General; por lo antes mencionado, es necesario que las facturas que presenten para comprobar, sean con fecha del mes de noviembre. R E Q U I S I T O S La adquisición de bienes y contratación de servicios, estarán sujetos a lo dispuesto en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento, así como a las demás disposiciones aplicables. Cada una de las facturas, deberán contar con los requisitos fiscales establecidos en el Art. 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación, así como con las demás disposiciones fiscales vigentes. Los requisitos fiscales, para los comprobantes vigentes en el ejercicio 2011 y 2012 (Anexo 8), los pueden consultar en las siguientes direcciones: ftp://ftp2.sat.gob.mx/asistencia_servicio_ftp/publicaciones/comprobantesfiscales/compro bantes_2011_2012.pdf o bien, en: s_fiscales/66_20009.html y después dar click en el apartado de Modelos de comprobantes vigentes en 2011 y 2012 Los proveedores deberán expedir una factura, por cada partida de gasto específico. Los contribuyentes a los que se les retenga el IVA deberán expedir comprobantes con la leyenda "Impuesto retenido de conformidad con la Ley del Impuesto al Valor Agregado" y consignar por separado el monto del impuesto retenido. Página3 de 7

4 Las facturas deberán asentar los nombres, cargos y firmas autógrafas de las siguientes personas: (Anexo 9) a) Director(a) del Instituto o Centro b) Subdirector(a) académico c) Subdirector(a) de servicios administrativos d) Jefe(a) del departamento de recursos financieros e) Jefe(a) del almacén, en el caso de adquisiciones de materiales y suministros o del Jefe(a) de mantenimiento, para el caso de la contratación de servicios. En ausencia de cualquiera de los dos jefes antes mencionados, podrá firmar el Jefe(a) del departamento de recursos materiales y servicios. f) Firma del director(a) del proyecto de investigación, para el caso de recursos asignados para Investigación, o del jefe(a) del departamento de posgrado e investigación, para el recurso de fortalecimiento al posgrado. Esta última firma deberá acompañarse de la leyenda Recibí de conformidad y a entera satisfacción. - Sólo será necesario un sello institucional en la factura. - En caso de que no exista espacio suficiente para las firmas en el anverso de la factura, y con la finalidad de no obstruir dato alguno, cumplir con este punto asentándolas en el reverso de la misma, pero no en la hoja donde se pegue este documento, de ser el caso. Las facturas de tamaño menor o mayor al tamaño carta, deben estar adheridas a hojas tamaño carta, dejando un espacio de 3.0 cms. en el margen izquierdo o en el superior. La documentación comprobatoria y justificativa, debe carecer de tachaduras, borraduras, enmendaduras o mutilaciones y perforaciones para su aceptación, así como las copias de la misma, deberán ser legibles y completas. Los bienes o servicios descritos en las facturas deben corresponder al giro o actividad preponderante del proveedor o prestador del servicio; en caso de no ser claro, adicionar el alta en la SHCP (personas físicas) o bien el acta constitutiva (personas morales) para determinar lo anterior. No deben efectuar pagos a proveedores con tarjetas bancarias, debido a que el recurso se paga al Instituto o Centro de manera anticipada, y éstos tienen la obligación de emitir cheques nominativos a favor de los proveedores y presentar facturas con gastos totalmente devengados. Página4 de 7

5 MANTENIMIENTOS: Es importante que en las facturas presentadas por concepto de mantenimiento, el concepto sea claro y detallado y contemple precios unitarios, V. gr. Cantidad Descripción Precio unitario Importe 2 Limpieza general a equipo de cómputo 2, , ó Cantidad Descripción Precio unitario Importe 10 mts 2 Aplicación de impermeabilizante , No es necesario que en la factura se especifique el edificio, el número de inventario del equipo o bien o la ubicación de los mismos, a los cuales se les realizó un mantenimiento, ya que la factura es expedida por los proveedores y éstos son datos que normalmente el proveedor no conoce. Para esta especificación, deberá elaborar una nota que en el siguiente apartado se describe. Las facturas deben presentarse en el mismo orden en que se relacionen en la Relación de Gastos Efectuados, de igual manera en el expediente de las copias. Deberán apegarse a lo establecido en las Circulares No. CSAF/010/2010 del 05 de abril de 2010, CSAF/008/2011 del 17 de febrero de 2011 y CSAF/017/2011 del 11 de abril de 2011, de las cuales adjunto copia para pronta referencia. (Anexo 10) C R I T E R I O S OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN: El oficio de entrega de la documentación comprobatoria y justificativa, deberá ser con la fecha en que se presente en la Dirección de Recursos Financieros y contener el número de CLC y el importe de la misma. En caso de tener observaciones su documentación, al presentar las correcciones de la misma, deberá también presentar un nuevo oficio de entrega con la fecha en que éstas sean entregadas en la Dirección de Recursos Financieros. Página5 de 7

6 NOTA JUSTIFICATIVA: Para cada una de las facturas que presente para comprobación, deberá elaborar una nota justificativa, la cual deberá ser en hoja membretada del Instituto o Centro (no es necesario que sea a color), y deberá especificar los datos de la factura como son folio, proveedor, fecha, importe y partida y la amplia justificación de la utilización de los materiales o servicios adquiridos, misma que deberá justificar su uso y beneficio dentro del proyecto de investigación o en su caso, para el fortalecimiento del posgrado. Esta nota debe contener la firma autógrafa del director(a) del instituto o centro y del director(a) del proyecto de investigación o en su caso, del jefe(a) del departamento de posgrado e investigación, para el recurso de fortalecimiento al posgrado. NOTAS ACLARATORIAS: - COMPRA FORÁNEA: Las compras realizadas fuera de los 50 kms. a la redonda de la ubicación del plantel, se consideran foráneas y deben estar justificadas con una nota aclaratoria en hoja membretada del Instituto o Centro, firmada y sellada por el Director y el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios. (Anexo 11) - VALOR CONTABLE DE FACTURA: En aquellos casos en que el valor total de la factura, deba considerarse que se paga por dos o más fuentes de financiamiento, deberá elaborar una nota aclaratoria en hoja membretada del Instituto o Centro, en donde especifique los datos generales de la factura, así como el importe considerado a pagarse por investigación o posgrado y la aclaración de la fuente de financiamiento de la diferencia. Esta nota deberá firmase y sellarse por el Director(a) del Instituto o Centro y el Jefe(a) del Departamento de Recursos Financieros. (Anexo 12) - MANTENIMIENTO: Para todos los tipos de mantenimiento, se requiere anexar nota aclaratoria en hoja membretada del Instituto o Centro, en donde especifique los detalles del equipo o bien al que se le dio mantenimiento, como son: Número de inventario, área de ubicación física del bien y bajo el resguardo de quién se encuentra dicho equipo, así como la identificación del inmueble al que se le dio mantenimiento, en su caso. Deberá ser firmada por el Director(a) del Instituto o Centro y el Jefe(a) de Recursos Materiales y Servicios o el Jefe de Mantenimiento, en su caso. (Anexo 13) Página6 de 7

7 CÓMO DEBE INTEGRAR LA DOCUMENTACIÓN PARA SU REVISIÓN ORIGINALES: En el paquete de documentos originales, deberá integrar: COPIAS: - Copia del recibo institucional - Relación de Gastos Efectuados de la partida 21701, adjuntando en el mismo orden que se mencionan en la relación de gastos efectuados, cada una de las facturas originales con su verificación de comprobantes fiscales en el SAT, la nota justificativa original y los documentos justificativos que sean necesarios para el ejercicio de cada partida. - Relación de Gastos Efectuados de la partida 31903, con su correspondiente documentación, como se indica en el párrafo anterior. El paquete de copias, deberá integrarlo con: - Los numerales del 1 al 4, de los requerimientos generales de este documento. - Original del recibo institucional. - Las 3 Relaciones de Gastos Efectuados restantes, de cada una de las partidas, con su correspondiente documentación en copia, integrada de la misma forma que los paquetes originales. Página7 de 7