C O N T E N I D O. 1. Propósito Alcance Responsabilidad y autoridad Normatividad aplicable Políticas...

Transcripción

1 C O N T E N I D O 1. Propósito Alcance Responsabilidad y autoridad Normatividad aplicable Políticas Diagrama de bloque del procedimiento Glosario Anexos Revisión Histórica /11

2 1. PROPÓSITO Establecer los lineamientos, requisitos y pasos a seguir para la comercialización de libros de texto, inglés, casas editoriales comerciales, pruebas psicométricas y material didáctico. 2. ALCANCE Este procedimiento debe ser aplicado por el Gerente, el Asistente Administrativo, el Contador del área, el Supervisor de Compras, Almacén y Cajero; así mismo debe ser observado por la Dirección General. 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD En las siguientes tablas se presenta las Responsabilidades y Autoridades de todos los que participan en el procedimiento. Puesto Responsabilidad Autoridad Gerente Dar seguimiento al cumplimiento del procedimiento de ventas de manera correcta. Realizar actividades de promoción y ventas en instituciones educativas y todas aquellas que tienen la necesidad de adquirir libros o material didáctico. Supervisar las adquisiciones de libros para comercializar. Autorizar los pagos a proveedores. Autorizar las adquisiciones de libros y material didáctico para su comercialización. Establecer plazos de pagos de cuentas por cobrar. Autorizar descuentos para clientes y pedidos especiales. Asistente Administrativo Llenar el formato de pedidos. Calendarizar módulos de venta de libros. Elaborar pagarés. Establecer contacto con clientes para hacer aclaraciones. Establecer fechas para módulos según agenda. Contador Auxiliar Contable Realizar registro contable de las cuentas por cobrar. Revisar el llenado de los pagarés. Realizar el registro contable de los ingresos. Revisar la facturación de los pedidos especiales. Realizar el corte de caja. Reportar ingresos al contador Rechazar las facturas mal elaboradas. Realizar depósitos y movimientos bancarios. Realizar depósitos bancarios. 2/11

3 Supervisor de compras Almacenista Cajero Chofer Identificar las necesidades de compras. Localizar vía telefónica o electrónica el material en la editorial o con un distribuidor. Verificar precios y disponibilidad de los libros o material didáctico. Elaborar el formato de solicitud de compra. Revisar los datos de facturación y cotejar el material facturado contra el pedido realizado. Entregar libros a los clientes de acuerdo a la factura. Realizar la distribución de libros a los puntos de venta. Realizar movimientos en el sistema de control de inventarios. Preparar libros para módulos y pedidos especiales. Verificar la existencia de libros en el sistema de control de inventarios. Brindar saludos e informar sobre la existencia de los títulos y el precio de los mismos. Cobrar los libros. Verificar la autenticidad del papel moneda con el que se paga. Entregar los pedidos y las facturas al cliente. Establecer contacto con las casas editoriales para adquisiciones. Negociar descuentos con casas editoriales y proveedores de material didáctico. Realizar compras libros en efectivo. Negociar las devoluciones de libros a casas editoriales. Acceder al sistema para realizar movimientos de alta, baja y en el caso de recibir autorización, cancelaciones. Acceder a los libros en el almacén. Dar acceso al personal para realizar alguna actividad dentro del almacén N/A N/A 4. NORMATIVIDAD APLICABLE Legislación mercantil Ley de impuesto especial sobre producción y servicios. Código civil Federal. Código fiscal de la federación: Reglamento del código fiscal de la federación. Ley del impuesto sobre la renta. Reglamento del Impuesto Sobre la Renta. Ley del Impuesto al valor agregado. Reglamento de la ley del IVA. Ley de precios únicos. 3/11

4 5. POLÍTICAS 1. El cajero deberá brindar al cliente el saludo y dar información precisa de lo que se requiere. En caso de no contar con el material que el cliente solicita, se debe canalizar al área de pedidos especiales. 2. El cajero deberá llenar un formato para identificar los libros con mayor recurrencia. Los libros que tengan una recurrencia de 10 o más peticiones pasan en automático a formar parte del stock. 3. Los cajeros, al informar sobre la existencia y precio de un libro, deberán ofrecer primero el libro que forma parte de la Línea En el caso venta de pedidos especiales, se deberá tener confirmación del cliente por escrito. 5. Para otorgar descuentos, el cliente deberá cumplir con los siguientes requisitos: 5.1 Ser miembro activo de uno de los sindicatos de la Universidad Autónoma del Estado de México o personal de FONDICT-UAEM. 5.2 Mostrar talón de pago del periodo más reciente, en el cual se debe reflejar la retención por cuota sindical. Así como identificación que avale al portador como titular del mismo. 5.3 Firmar el formato de registro de descuentos. 6. El personal operativo de la no podrá aplicar descuentos no establecidos o autorizados con anticipación. 7. Para realizar una factura, el cajero deberá buscar adecuadamente el registro del cliente para evitar duplicidad en el Sistema de Control de Inventarios. En caso de no encontrarse el registro, el cajero deberá realizarlo de forma adecuada. 8. Las cancelaciones y devoluciones de material, serán realizadas únicamente por el contador, con el visto bueno del Almacenista. 9. Para la venta a consignación a través de las cafeterías y centros de copiado, deberá firmarse un contrato en el cual se establezca el mecanismo de venta y recuperación del efectivo, así como las devoluciones. 10. Los concesionarios que incumplan con los plazos de corte, de pagos o devoluciones, serán dados de baja como consignatarios. 11. Las escuelas con las que se establezcan acuerdos para la venta de libros, estarán obligadas a cumplir con las fechas de pago establecidas en los pagarés; la institución que incumpla será sancionada con la negación del servicio por parte de la. 12. Las Pruebas Psicométricas solo se podrán vender a Licenciados en Psicología y éste deberá dejar como evidencia una copia de su cédula profesional. En caso de que éstas sean solicitadas por estudiantes, el profesor deberá presentar una carta debidamente firmada y con el número de cédula profesional, explicando el fin didáctico. 4/11

5 6. DIAGRAMA DE BLOQUE DEL PROCEDIMIENTO: 6.1 En caso de ventas de mostrador CLIENTE CAJERO ALMACENISTA SUPERVISOR DE COMPRAS AUXILIAR CONTABLE CONTADOR Inicio 1 2 Solicita informe de existencia y precio del libro Brinda saludo e informa sobre la existencia y precio del libro. 3 Hay existencia 4 Si Confirma el precio del libro, realiza el cobro y entrega factura al cliente. No 5 Recibe la factura del cliente, verifica el precio y el título y entrega el libro al cliente. Llena la orden de compra de pedido especial y realiza trámite de adquisición del libro. 6 Entrega al cliente la encuesta de satisfacción y brinda despedida. 7 Realiza el corte de caja y reporta los ingresos al contador. 8 Realiza el depósito en el banco. 9 Realiza el registro contable FIN 5/11

6 6.2 En caso de venta de pedidos especiales GERENTE CLIENTE CONTADOR ALMACENISTA SUPERVISOR DE COMPRAS CHOFER Inicio 1 3 Realiza actividades de venta y de promoción en escuelas. 2 Realiza solicitud de pedido por escrito especificando títulos, autores, editoriales cantidades y fecha de entrega. Si 4 Verifica existencias en el sistema. Hay existencia No Archiva pedido para su procesamiento. 5 6 Realiza trámite de compra según procedimiento. Realiza la facturación 9 Realiza el registro contable y da seguimiento a la cobranza del pedido. 7 Prepara el material para entregada de acuerdo a lo facturado. 8 Recibe el material y realiza la entrega del mismo, así como la factura al cliente. FIN 6/11

7 6.3 En caso de venta por módulos GERENTE CLIENTE ASISTENTE ADMINISTRATIVO ALMACENISTA SUPERVISOR DE COMPRAS CHOFER Y CAJERO AUXILIAR CONTABLE CONTADOR Inicio 1 2 Realiza actividades de venta y de promoción en escuelas para dar a conocer los servicios que ofrece la Librería Universitaria Realiza solicitud de pedido por escrito especificando títulos, autor, editorial, cantidades y fecha del módulo. 3 Llena formato de solicitud de pedido y lo entrega al almacén. 4 Verifica existencias el sistema. en 5 Hay existencia No Realiza trámite de compra según procedimiento. Si 6 Realiza salida en el sistema y coloca el material en la ventana de entrega. Turna la salida de almacén al chofer y al cajero. 7 Reciben el material y la salida del almacén, misma que entregan al auxiliar contable. 9 8 Ingresa al sistema el material. Entrega notas y morralla para la venta. 11 Asisten al plantel y realizan la venta a los alumnos. Recibe e ingresa devolución de material al sistema. Entrega al chofer y al cajero el formato de la misma. 10 Preparan y entregan devolución de material al almacén. 12 Recibe formato de devolución, realiza el corte, el depósito y reporta el ingreso al contador. 13 Registra el ingreso y la facturación. FIN 7/11

8 6.4 En caso de venta por consignación GERENTE CLIENTE ASISTENTE ADMINISTRATIVO ALMACENISTA SUPERVISOR DE COMPRAS CHOFER AUXILIAR CONTABLE CONTADOR Inicio 1 2 Realiza actividades de venta y de promoción en escuelas para dar a conocer los servicios que ofrece la Librería Universitaria. Realiza solicitud de pedido por escrito especificando títulos, autor, editorial, cantidades y fecha de entrega. 3 4 Llena formato de pedido y lo entrega al almacén. Verifica existencias el sistema. en 5 Hay existencia No Realiza trámite de compra según procedimiento. 6 Si Realiza salida en el sistema y coloca el material en la 7 ventana de entrega. Turna Llena el formato el formato de del pagaré de salida al acuerdo formato al de asistente administrativo. 8 salida. Revisa el pagaré y firma de visto 9 bueno. Recibe material, el formato de salida de almacén y el pagaré. 10 Entrega material verifica llenado pagaré parte cliente. el y el del por del 11 Recibe el pagaré y le da seguimiento a la cobranza. 12 Realiza la contabilidad de ingresos. FIN 8/11

9 6.5 En caso de las compras SUPERVISOR DE GERENTE COMPRAS PROVEEDOR ALMACENISTA CONTADOR 1 Inicio Identifica las necesidades de compras, a través de la solicitud de un cliente, por el reporte de recurrencias o por las necesidades del stock del almacén. 2 Localiza vía telefónica o electrónica el material en la editorial o con un distribuidor, verifica precios y disponibilidad. 4 Revisa el formato de la solicitud de compra y firma de autorización. 3 Elabora el formato de solicitud de compra el cual debe incluir: título, presentación, autor, editorial, cantidad, precio e importe total de la compra. 5 Envía la solicitud de compra al proveedor y acuerda la fecha y la forma de entrega. Si 6 Realiza el pago vía transferencia. Pago de contado No 7 8 Procesa la solicitud de compra, realiza la entrega del material y la factura o remisión. Recibe el material de acuerdo al procedimiento de almacén de libros y turna la factura al Supervisor de compras. 9 Revisa los datos de facturación y coteja lo facturado contra la solicitud de compra y tramita el pago. 10 Da de alta el material en el sistema de control de inventarios de acuerdo a las características del pedido. 11 Lleva a cabo el registro contable y realiza el pago correspondiente al proveedor. Fin 9/11

10 7. Glosario Venta de mostrador Venta por módulo Venta por consignación Venta de pedidos especiales Compras Punto de venta Factura FONDICT-UAEM Remisión Módulo Existencias Sistema de Control de Inventarios Es cuando se realiza una operación comercial en cualquier punto de venta, realizando el pago y adquisición del libro directamente en ventanilla. Es el servicio de venta que solicitan las instituciones educativas en la que se envía un equipo de personas a realizar la venta directamente a los alumnos. Esquema de venta en el que los clientes adquieren los libros con derecho a devolución del 100% y con un plazo de un mes para la realización del corte. Este esquema de venta se refiere al servicio de venta cuando los libros se deben solicitar por encargo, ya sea para servicio de mayoreo o para el público en general. Operación mercantil que tiene como objetivo la adquisición de los libros para ofrecerlos en venta al público en general. Lugar destinado para realizar la comercialización de libros. Documento original que cumple con los requisitos fiscales: Número de factura, nombre de la razón social del cliente, domicilio fiscal, RFC, fecha, descripción del producto o servicio, desglose del IVA (en caso de que aplique), cédula fiscal, vigencia del documento. Tecnológica de ka Universidad Autónoma del Estado de México Documento simple donde se describe el producto entregado, el costo y precio, pero no reúne los requisitos fiscales. Punto de venta móvil. Stock. Cantidad establecida en el almacén de libros, la cual se debe conservar en un estándar de acuerdo a la demanda de los clientes. Herramienta electrónica (software) que permite y facilita el manejo de los inventarios, a través del control de entradas, salidas, cancelaciones, ventas y facturación de los artículos almacenados y exhibidos en la Tienda Universitaria. 8. Anexos Formato de solicitud de compra Monitoreo de stock Formato de recurrencia Formato de registro de descuentos Contrato mercantil de concesionarios Orden de compra de pedidos especiales Encuestas de satisfacción del usuario Solicitud de pedido para módulo Formato de devolución 10/11

11 9. Revisión Histórica Número de revisión Fecha de revisión Revisó (puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del cambio 00 22/09/10 RD Director General Generación del Documento 11/11