Sistema para servicio de television por cable - Gestel

Transcripción

1 Sistema para servicio de television por cable - Gestel Sistema de Gestión de Telecable GESTEL es un software para el rubro de "Empresas que brindan el servicio de televisión por cable", cuenta con una solución informática COMPLETA que cubre los diversos requerimientos propios de este rubro empresarial. CARACTERISTICAS Zonificación del mercado GESTEL le permite zonificar el espacio geográfico en donde se brinda el servicio de cable. La división del mercado se realiza por "zonas y rutas", estando las rutas comprendidos dentro de las zonas. Esta zonificación facilita el trabajo de entrega de los recibos mensuales en los domicilios de los abonados pues se pueden imprimir los recibos por sectores y ordenados por secuencia de visita, es decir según el orden en que los domicilio se encuentran ubicados evitando pasar por un mismo lugar más de una vez. Atención a los clientes - Solicitudes Toda la atención a los clientes se realiza a través de solicitudes, este procedimiento esta normada por OSIPTEL y otorga a las empresas de Cable y telecomunicaciones un mecanismo de control estándar para la atención a los clientes. Como Funciona en el sistema?. La solicitud del cliente es recepcionada y registrada en el sistema, este identifica a la solicitud con un número único autogenerada correlativamente. Los clientes pueden realizar sus solicitudes de forma personal en las instalaciones de la empresa o en forma telefónica, en este último caso se le dará a conocer al abonado el número de solicitud para que este pueda posteriormente realizar la consulta sobre la situación de su solicitud. Una vez registrada la solicitud el sistema imprime una constancia por triplicado, permitiendo realizar todo el flujo posterior de la solicitud. Las solicitudes realizadas por el abonado pueden ser de dos tipos: gratuitas y pagadas. Gratuitas: Son aquellas que el abonado puede solicitar sin tener que realizar ningún pago para ser atendidas, por ejemplo: reclamo de mala señal, cable caído, solicitar corte del servicio, etc. Pagadas: Son aquellas que para ser tramitadas el abonado debe cancelar un determinado importe, por ejemplo: reconexión del servicio, Inscripción de conexión nueva, conexión de anexos nuevos, etc. Es potestativo de las empresas de cable determinar que tipo de servicios solicitados son gratuitos y cuales son pagados. Un vez registrada la solicitud se le entrega al cliente en caso la solicitud se realice personalmente una copia de la misma como una constancia. De forma automática las solicitudes son derivadas por el sistema al área Técnica para su atención. Los técnicos desde el sistema tienen el control de las solicitudes pendientes de atender. Los técnicos con las dos copias de cada solicitud, atienden las solicitudes haciendo firmar al abonado una de las copias indicando la fecha, hora y técnico que atendió la solicitud la cual regresa a la empresa como constancia de haber atendido la solicitud, la Página 1

2 tercera copia se queda con el cliente con el visto del técnico que atendió la solicitud. Toda la información de la atención de las solicitudes es registrada en el sistema, como: fecha y hora de atención, técnico o técnicos que atendieron la solicitud, materiales empleados y el resultado de la atención. Inscripción de conexiones nuevas Las solicitudes por "conexiones nuevas" crean nuevos clientes del servicio de cable los cuales serán incluidos en la siguiente facturación. Los clientes de cable pueden tener diversas categorías de servicio, estas categorías corresponden al tipo de servicio que reciben y define el importe mensual que se les facturará. Por ejemplo: tarifa básica, tarifa especial, etc. cada una con un importe mensual determinado. Los contratos son emitidos en forma automática por el sistema cada vez que un cliente nuevo se inscribe. GESTEL tiene un modelo estándar de contrato, caso contrario se puede personalizar un tipo de modelo exclusivo. Manejo de tarifas GESTEL maneja tarifas ya sea por tipo de servicio o número de televisores instalados. Así mismo puede crear tarifas con monto cero para clientes especiales no afectos a cobros mensuales; denominados clientes con bonificaciones (parroquias, postas de salud, etc.). Formato de Recibos Diseñamos el modelo adecuado o sugerido por el usuario con toda la información necesaria y requerida por OSIPTEL. Programación de cortes Antes de realizar la facturación mensual, GETSEL efectúa el proceso de identificación de clientes con morosidad (1, 2 o3 meses según política de la empresa) y así evitar que sean incluidos en la emisión de recibos. Según la política de la empresa, se considera que un abonado debe ser incluido en la relación de clientes para corte del servicio cuando tienen dos recibos vencidos ó un solo recibo vencido (opcional). El usuario tiene la flexibilidad de considerar el número de meses sin pago para efectos de cortes. Los clientes que resultan incluidos en la relación de cortes serán visitados por los técnicos quienes precederán a realizar el corte del servicio. En el sistema todos los clientes cortados cambian su situación de "activos" a "cortados por morosidad". Página 2

3 Si la política de la empresa es que con dos recibos vencidos entran a corte, entonces el sistema informa en el segundo recibo que el abonado se encuentra con "Orden de corte" en caso no cancele su segundo recibo. Facturación mensual La facturación corresponde a un periodo mensual y la fecha de facturación depende de la política de cada empresa, pudiendo facturar en cualquier momento del mes. Son incluidos en la facturación los clientes en situación de "activos". El sistema contempla múltiples casos en que los abonados tienen consumos parciales, como cuando se han reconectado a mediados de mes, cuando tenían deuda de días previos a su corte, cuando el consumo de anexos es por una fracción del mes, etc. La facturación corresponde exclusivamente al consumo del servicio de cable. También puede efectuarse cobranzas con otra serie o tipo de recibos por otros conceptos como el caso de: importe por reconexión, venta de material adicional (cables, spliter), etc. Una vez realizada la facturación se procede a la impresión de los recibos, la cual se puede realizar por zonas y sectores para facilitar la entrega de los recibos en los domicilios de los clientes. La impresión de los recibos cumple la normativa de legislación tributaria actual (opcional). Para realizar el reparto de los recibos el sistema ofrece listas de reparto con la relación de los clientes ordenados según su secuencia de reparto, por rutas y calles. Notas de crédito de ventas. Cuando existe la necesidad de disminuir la deuda de un cliente posterior a la facturación se utilizan las notas de crédito. Las notas de crédito por descuento disminuyen las cuentas del cliente por el importe de la nota de crédito, solo válido para clientes que reciben facturas aparte del recibo de cobranza. Registro de Compras. Puede registrar toda la documentación y carga de los insumos y materiales comprados a los proveedores, actualizando en tiempo real los saldos de los productos en almacén. Le permite provisionar la deuda del documento de compra para su posterior cancelación. Genera reporte de compras por producto de forma analítica a fin de conocer los costos en cada compra y por cada proveedor. Genera reporte de registro de compras valorizadas por periodo. Permite efectuar el pago de deudas por compras de suministros y otros productos. Caja - Cobranzas y financiamiento de deudas Para realizar las cobranzas no es necesario que el cliente lleve su recibo pues el sistema ofrece en pantalla una información detallada sobre la deuda del cliente. Opcionalmente se le puede entregar al cliente un recibo notificatorio DUPLICADO y a la vez un recibo de ingreso a caja, como constancia del pago que está realizando. Página 3

4 El sistema permite realizar cobros adelantados a los clientes, es decir cobrar por meses que aun no han sido facturados. El sistema permite realizar financiamientos de las deudas de los clientes, otorgando la capacidad de fraccionar la deuda en cuotas iguales de vencimiento mensual con cálculo de intereses de forma opcional. El financiamiento de su deuda incluye la emisión de un cronograma de pagos con el detalle de su fraccionamiento y cuotas a cancelar. Al cierre del día el sistema genera el reporte de cuadre de Caja en el que se consolidan todos los movimientos de entradas y salidas. Caja y bancos - Control de los gastos Puede realizar diversas operaciones con la caja y las cuentas bancarias, como: depósitos, transferencias, pago de deudas, etc. Todos los gastos que realiza la empresa pueden ser controlados por el sistema tanto en moneda nacional como extranjera. Permite al usuario definir libremente las cuentas de clasificación de los gastos y utilizar una o varias cajas. Análisis de los gastos por rango de fechas. Análisis detallado de los gastos por tipos de conceptos. El importe destinado al gasto puede provenir de Caja o de Bancos. Control del stock y kardex de los suministros, equipos y Herramientas. Puede registrar todos los suministros, equipos, herramientas de trabajo, bienes, etc. y llevar un padrón de estos clasificados por familia y línea. Capacidad para agregar nuevos almacenes, controlando las salidas y entradas de suministros a cada almacén, detallando el motivo del movimiento. Puede efectuar partes de ingresos o salidas de insumos de los almacenes creados, ya sea para uso de instalaciones nuevas o ampliación de instalaciones. Traslados de suministros entre almacenes. Stock de suministros físicos y valorados. Kardex por cada suministro y general. Padrón de equipos, herramientas y otros bienes que dispone la empresa. Reportes generales Los reportes de solicitudes contemplan los datos: fecha y hora de solicitud, número de solicitud, código y razón social del cliente, servicio solicitado, fecha y hora de atención. Además del técnico(s) y los materiales empleados para atender la solicitud. Historial de solicitudes realizadas por un determinado abonado desde que obtuvo el servicio. Reporte de las solicitudes pendientes de atender. Reporte de las solicitudes atendidas durante un rango de fechas. Reporte de las solicitudes efectuadas por un servicio específico durante un rango de fechas determinado. Padrón de clientes, pudiendo analizar que clientes se inscribieron en un determinado mes y año. Página 4

5 En caso de clientes cortados o de baja se puede solicitar el padrón según el mes y año en que fueron cortado o dados de baja. Los padrones pueden ser generados de forma general o por una determinada zona o ruta. Reporte de clientes según estados, activos, inactivos, con corte, bonificados, etc. Reporte estadístico de facturación y cobranzas efectuadas por mes y año. Reporte de las cuentas por cobrar de clientes activos, de clientes cortados, en este caso se puede solicitar las cuentas por cobrar de clientes que fueron cortados en un determinado mes y año. Reporte de recibos cobrados, por cobrar o ambos. Página 5