BCN Gestión Software de Gestión Administrativa Contable Versión Cliente/Servidor

Transcripción

1 BCN Gestión Software de Gestión Administrativa Contable Versión Cliente/Servidor BCN Gestión es un software totalmente integrado concebido para brindar a la empresa una herramienta completa, accesible, fácil de utilizar y entender, que le permite manejar y controlar su gestión administrativo-contable en forma segura y ágil. La versión Cliente/Servidor ha sido desarrollada utilizando GeneXus 7.5 como herramienta de programación. El lenguaje de programación es Microsoft Visual Basic 6.0 y las posibles bases de datos son DB2, Informix, Oracle y SQL Server El sistema cuenta con una serie de herramientas de gestión, ya disponibles en la versión desarrollada con Microsoft Access como manejador de base de datos, entre las cuales se destacan: Manejo y emisión de documentos (facturas, recibos, remitos, etc.) Cuenta corriente de deudores (cuentas por cobrar) Cuenta corriente de acreedores (cuentas por pagar) Múltiples listas de precios Caja y Bancos Contabilidad central Gestión de stocks Información estadística Gráficas Menú de Tablas del Sistema BCN Gestión agrupa las tablas del sistema de acuerdo a las funciones que cumplen las mismas. Existen cinco tablas principales: Artículos, Conceptos, Clientes, Proveedores y Rubros. Para los artículos se permite definir todos los datos relevantes (código, nombre, dos descripciones alternativas o ampliatorias, código de origen, proveedor, familia, marca, categoría e IVA y Segundo Impuesto que se aplica tanto para compras como para ventas). Se registra también la información relativa al manejo de stock (mínimo global y por depósito, ubicación en estanterías, cantidad por unidad, foto del artículo, componentes del mismo), la información contable asociada (rubros contables de compra y venta, costo actual expresado en la moneda que se defina, precios de venta, etc.) y observaciones relativas al artículo. Para los artículos que así se requieran, se permite llevar el control de lotes y números de serie por unidad ingresada, salida o transferida de depósito.

2 Tanto para Clientes como para Proveedores se permite definir los datos identificatorios (código, nombre, razón social, RUC, domicilio personal y laboral, teléfono, celular, correo-e) y en cada caso los que correspondan (por ejemplo en clientes documento de identidad y fecha de nacimiento si es persona física, límite de crédito y vendedor). En ambos casos se permite asociar un rubro contable y registrar observaciones. Las demás tablas se agrupan según el siguiente criterio: Tablas Generales: Monedas, Numeradores de comprobantes y de Fanfold, IVA, Tipos de Cambio, Usuarios y Permisos y Textos Predefinidos. Tablas de Cuentas Corrientes: Categorías de Clientes, Comprobantes, Condiciones de Pagos, Giros, Localidades, Vendedores, Tipos y Categorías de Tipos de Vendedores y Zonas. Tablas de Caja y Bancos: Bancos, Cuentas, Grupo de Conceptos, Referencias, Sectores de la Empresa, Tarjetas de Crédito. Tablas de Stock: Categoría, Familias y Marcas de Artículos, Comprobantes de stock, Depósitos y sucursales, Listas de Precios, Tipos de Precio y Precios Base. Tablas de Contabilidad: Grupos de Rubros y Libros Auxiliares. Ventas: Cuenta Corriente de Clientes El manejo de los comprobantes y la información de cada Cliente se hace particularmente fácil y rápido en BCN Gestión. Para ello se presenta una ventana donde se puede ver la información relevante relacionada con un Cliente en particular. Los documentos ingresados en esta ficha actualizan automáticamente tanto el saldo del cliente como el stock en cada depósito de los artículos involucrados en las ventas y devoluciones. El sistema muestra los movimientos y saldos en todas las monedas con que opera el cliente utilizando un código único de cliente. Para un cliente se permite consultar el vencimiento de facturas, las facturas pendientes, los créditos pendientes, los documentos en cartera, emitir el estado de cuenta (en formatos personalizables), análisis de saldos pendientes y calcular intereses por mora. Los formatos de impresión de los distintos documentos (de venta, devolución de venta, cobranza, salidas de stock, devolución de egresos de stock, estados de cuenta y cheques emitidos) son personalizables. Compras: Cuenta Corriente de Proveedores Al igual que en el módulo de Clientes, el de Proveedores brinda toda la información relacionada a los acreedores de su empresa. El funcionamiento es análogo al de Clientes y cuenta con los mismos informes.

3 Movimientos de Stock Este módulo permite registrar todos los movimientos de mercadería que no sean por compra o venta (los que se infieren a partir de los módulos de Clientes y Proveedores) El sistema es multidepósito, permite el costeo de la mercadería por última compra o último costo y promedio ponderado, permite el armado de artículos a partir de otros (por ejemplo Juego de Comedor dando de baja cuatro Sillas y una Mesa ), permite el seguimiento de items a partir del número de serie o similar y organiza el manejo de listas de precios. Se permite asociar asientos contables predefinidos para comprobantes de Stock, para el registro por ejemplo de Ajustes de Inventario. El sistema permite administrar lotes y números de serie asociados a los artículos a través de todo el ciclo dentro de la empresa. Los métodos de costeo de la mercadería disponibles son Ultima Compra y Promedio Ponderado Móvil. Movimientos de Caja El módulo de Caja tiene como objetivo registrar los movimientos de ingresos y egresos de caja. A su vez le permite hacer un seguimiento de cada uno de los gastos, lo que hace particularmente poderoso a BCN Gestión al momento de saber el destino de los fondos. Los recibos de cobranza y pago, las ventas y compras contado junto con sus devoluciones de contado no son ingresados a este nivel sino en los ficheros de Clientes y Proveedores. En todo el sistema se usa el criterio de ingreso único por comprobante, encargándose BCN Gestión de afectar la caja, el stock o lo que corresponda en cada caso. A los efectos de BCN Gestión la Caja se compone de efectivo y documentos en cartera (cheques, cupones de tarjetas de crédito y conformes). Todos los movimientos que originaron algún gasto o ingreso se registran relacionándose con un Concepto definido en la Tabla correspondiente. Cada concepto representa un motivo de ingreso o egreso (ejemplo Combustible); a su vez dicho Concepto pertenecerá a un Grupo (ejemplo Gastos de Transporte) y podrá estar definido como Gasto Fijo. En el momento de registrar el gasto, el mismo puede asignarse a un Sector (ejemplo Ventas) y relacionar a una persona u objeto (ejemplo Camión de Reparto). Esto permite un seguimiento por medio de informes y gráficos- de cada Concepto, Grupo de Conceptos o Gastos Fijos en su empresa, pudiendo filtrar los datos a evaluar por Sector, Referencias y Períodos. Todas las planillas de comprobantes como también los formularios de ingreso son similares; se pueden ordenar por cualquier columna y exportar a Microsoft Excel

4 Movimientos Bancarios El módulo de Banco tiene como objetivo registrar los Débitos y Créditos que se imputan a sus Cuentas Bancarias. Se ingresan en esta planilla los depósitos y retiros (que afectan el saldo de las cuentas bancarias y el de caja) y los créditos y débitos (que afectan solamente los saldos de las cuentas bancarias). Se permite registrar Transferencias Bancarias como medio de pago (tanto para cuentas por cobrar como por pagar). El sistema cuenta con una herramienta para conciliación de cuentas bancarias. Cheques emitidos La planilla de Cheques Emitidos tiene como objetivo almacenar todos los cheques librados a los Proveedores (por pago de facturas) o librados por pago de Gastos o cualquier otra causa. Los cheques se muestran ordenados por fecha de vencimiento. Documentos en Cartera BCN Gestión mantiene actualizada una planilla con todos los documentos (Cheques, Conformes y Tarjetas de Crédito) recibidos en su empresa. El objetivo principal de esta planilla es dar la posibilidad de listar por pantalla o impresora un informe con los documentos que se podrán cobrar en un período dado. Asientos Contables BCN Gestión no sólo contempla la gestión comercial de la empresa sino también la gestión contable. A partir de los asientos ingresados (manualmente en esta planilla o generados automáticamente a partir de los comprobantes con las herramientas provistas al efecto) se emitirán todos los informes contables oficiales, tales como Libros Auxiliares (Centas y Compras Crédito, Ingresos y Egresos de Caja), los Libros Diarios (Analì tico, por día, por mes, detalle de operacioones), Mayores por Cuentas y Balances (Balance completo de 4 columnas, Estado de Situación y Resultados, Números y Saldos). Para comprobantes que tengan asociado un asiento automático, se permite en tiempo de ejecución definir un asiento especial que se considera alternativo al automático.

5 Menú de Informes El sistema ofrece los siguientes informes: Caja y Bancos Planilla de Caja Agenda de Ingresos y Egresos Listado de Gastos Fijos Listado de Egresos Listado de Ingresos Estado de Cuentas Bancarias Saldo de Cuentas Bancarias Documentos en Cartera Movimientos por Concepto Movimientos por Grupo de Conceptos Movimientos por Sectores de la Empresa Movimientos por Referencia Totales por Concepto Clientes Vencimiento de Facturas Comprobantes Pendientes Estados de Cuenta Listado de Saldos por Moneda Cálculo de Intereses por Mora Libro de Ventas Libro de Cobranzas Libro de Costo de Ventas Listado de Descuentos Saldos a 30, 60, 90 y más días Ventas por Cliente Ventas por Vendedor Comisiones por Vendedor Recibos sin vincular a Facturas Diferencias de Cambio por Fecha de Pago Diferencias de Cambio por Revaluación Proveedores Vencimiento de Facturas Comprobantes Pendientes Estados de Cuenta Listado de Saldos por Moneda Libro de Compras Libro de Pagos Listado de Descuentos Saldos a 30, 60, 90 y más días Comprar por Proveedor Recibos sin vincular a Facturas Diferencias de Cambio por Fecha de Pago Diferencias de Cambio por Revaluación

6 Stock Listas de Precios Historial de Artículos Detalle de Movimientos del día Movimientos entre Depósitos Inventarios Stock Actual por Depósito Stock Actual para todos los Depósitos Artículos bajo Stock Mínimo Ganancia por Artículo Stock por Cliente y Depósito Stock por Proveedor y Depósito Ventas por Artículo Ventas por Cliente y Artículo Compras por Artículo Compras por Proveedor y Artículo Seguimiento de Items Items por Artículo Contabilidad Diarios Libros Auxiliares Mayor de Rubros Balances Vencimientos Gráficas y otros Evolución Mensual de Ventas Evolución Mensual de Ingresos y Egresos Evolución Mensual de Compras Ranking de Clientes Ranking de Proveedores Ranking de Artículos Incidencias y Comparativo de Conceptos Comprobantes por Fanfold Egresos de Stock sin Facturas Información General de Artículos Menú de Herramientas BCN Gestión cuenta con las siguientes herramientas: Generales Respaldo de datos Indexar información Auditoría de Usuarios Cambiar Contraseña Herramientas Externas y de Corrección Comprobantes Eliminados Report Viewer

7 Configurar Impresora Consolidar Empresas Exportar archivos a otros formatos Corrección de inconsistencias Clientes y Proveedores Facturación por Lote Exportar Comprobantes de Clientes Exportar Facturas Pendientes de Clientes Exportar Comprobantes de Proveedores Generación automática de Intereses Repetición Automática de Ventas Reconstruir Ficha de Comprobantes Caja y Bancos Emisión de Cheques por Lote Conciliación de Cuentas Bancarias Correr Saldo de Caja Stock Exportar Comprobantes Recalcular Stock por Depósitos Aumentar Precios de Venta Actualizar Precios de Costo Stock Inicial por Depósito Recodificar artículo Contabilidad Definir y Generar Asientos Automáticos Generar asientos automáticamente desde los comprobantes Definir asientos por comprobante Generar asientos de Diferencia de Cambio Generar asientos de Ajuste a Moneda Extranjera Generar asientos de Resultados del Ejercicio Generar asientos de Cierre y Apertura Eliminar los asientos generados automáticamente Validar asientos Eliminar asientos por rubro Reconstruir referencias a rubros Importar Asientos Exportar Asientos Módulos opcionales disponibles Se encuentran disponibles los siguientes módulos adicionales, que funcionan en forma totalmente integrada con BCN Gestión Módulo de facturación rápida Sistema de atención al cliente Módulo de activo fijo (disponible en la versión Cliente/Servidor)

8 Contabilidad presupuestaria Permite el registro del presupuesto autorizado para el año a nivel de rubros contables y genera los controles y alarmas de ejecución del mismo. Centros de Costos